ПОМИЛКИ В ПЕНСІЙНИХ ТА ЄВС-ЗВІТАХ:
актуальні «прийоми» проти старих помилок
Приводом для написання статті стало питання читача до редакції такого змісту. «З 1 жовтня 2013 року всі роботодавці подають форму № Д4 до своєї податкової, а не до ПФУ. У зв’язку з таким переходом скажіть, будь ласка, як після 1 жовтня 2013 року виправляти помилки щодо ЄВС і пенсійних внесків, яких ми припустилися, коли звітували ще до ПФУ. Як виправити помилку, якщо ми у звіті за серпень 2013 року на працівника неправильно зазначили в таблиці 6 прізвище прийнятого 15.08.13 р. працівника (зазначили «Якіменко», а правильно — «Якименко»). За іншим працівником неправильно зазначили код (замість 1212121212 зазначили 2112121212). Крім того, узагалі забули вказати в таблиці 5 рядок на цього працівника про прийняття його на роботу».
Питання гаряче. Тому сьогодні для вас — тренінг з виправлення помилок з ЄВС та пенсійних внесків після 1 жовтня 2013 року, коли кермо ЄВС-правління перебуває вже в руках міндоходівців.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
За сприяння Валентини БОРШОВСЬКОЇ, заступника директора Департаменту —
начальника відділу персоніфікованого обліку, інформаційних систем і мереж Пенсійного фонду України
Які можуть бути помилки?
Помилки нікого не тішать. Але всі можуть їх припускатися. Та чи варто засмучуватися з цього приводу? Життя чудове і дрібниці не варті наших засмучень! Головне в такій ситуації — своєчасно та з мінімальними штрафами їх виправити.
До речі, бувають помилки, виправляти які самостійно безглуздо. Узяти той же самий випадок із формою № 1ДФ — виправляй, не виправляй, відповідальність однакова.
Так от, помилки в обчисленні ЄВС, а до 2011 року — і пенсійних внесків — це не той випадок. Їх важливо своєчасно виправити і не чекати, доки перевіряючі вам у цьому допоможуть.
Усі помилки та описки можна умовно поділити на 2 види:
— помилки в персональних даних працівника (сумові показники раніше поданих звітів не правимо);
— помилки в сумах нарахованого ЄВС (до 2011 року — пенсійних внесків).
Є ще один вид — коригування (перерахунок) нарахувань за минулі періоди (наприклад, працівнику забули нарахувати премію тощо). Але це швидше не помилка з точки зору обчислення ЄВС (пенсійних внесків), бо такі коригування ми відображаємо у складі нарахувань за місяць, коли виявили прорахунок.
Далі — сьогоднішня «специфіка». З 1 жовтня 2013 року роботодавці подають форму № Д4 не до ПФУ, а до органу Міндоходів. Тому, якщо після цієї дати ви виявляєте помилки в поданих до 1 жовтня звітах, вам потрібно виправити помилку і подати звіт з виправленнями вже до органу Міндоходів. Форма звіту — та, що діє на момент виправлення помилки. До ПФУ вам нічого подавати не потрібно.
Увага. Є виняток: якщо помилки, які стосуються даних про працівника, періодів справляння пенсійного внеску (періоди до 01.01.11 р.). У цьому випадку потрібно діяти, як ми описали в наступному розділі «Помилки в персональних даних (сумові показники не змінюються)» на с. 33 (залежно від виду помилки).
Важливо! Виправляти помилки за пенсійними внесками та ЄВС радимо незалежно від того, чи минув загальний строк давності у 3 роки (або 1095 днів за ПКУ). Для пенсійних внесків строк давності після 01.01.04 р. для стягнення недоїмки, пені та штрафів, для помилок, допущених у звітності, не застосовується згідно з ч. 15 ст. 106 Закону № 1058. А для ЄВС строки давності не застосовуються згідно з ч. 16 ст. 25 Закону про ЄВС.
І оскільки розміри санкцій за порушення чималі, радимо своєчасно внести необхідні виправлення. При цьому за пенсійними внесками за розміром штрафу слід орієнтуватися на розміри санкцій, які було встановлено до запровадження ЄВС і до зміни у зв’язку з цим Закону № 1058. А за ЄВС — на зазначені у ч. 11 ст. 25 Закону про ЄВС.
Але є й привід порадіти. Так, у частині штрафів за доЄВСні помилки (допущені до 01.01.11 р.) дещо обнадіюють останні постанови ВСУ, в яких ідеться про те, що ПФУ позбавлений можливості накладати «старі» штрафи, окрім як у разі стягнення заборгованості, що виникла до 01.01.11 р. (див., зокрема, постанову ВСУ від 04.06.13 р. № 21-170а13 // «БТ», 2013, № 41, с. 9). Але особливо сподіватися на ці рішення не радимо (є ще й амінштраф).
Помилки в персональних даних (сумові показники не змінюються)
Випадок 1. Помилка в персональних даних працівника за періоди до 2010 року (період сплати пенсійних внесків). Якщо ви виявили (або вам допомогли це зробити перевіряючі) помилку в П. І. Б. працівника, його ідентифікаційному номері, коді категорії застрахованої особи, вам потрібно заповнити форму ІНДАНІ «Індивідуальні відомості про застраховану особу» типу «скасовуюча» (повторюємо неправильно заповнену форму) і «коригуюча» (заповнюємо форму правильно). Супроводивши її ярликом-розпискою — ласкаво просимо до ПФУ! До органу Міндоходів нести такий звіт не потрібно.
Пригадати, як правильно заповнити ці форми, вам допоможе стаття «Персоніфікація — 2009: востаннє за старою формою» // «БТ», 2010, № 5, с. 9. Під час оформлення таких правок використовуйте Порядок № 7-6. Нюанс: цей документ скасовано, але його норми необхідно застосовувати для таких цілей згідно з п. 3 постанови правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.
І ще. При таких виправленнях періодів до 2010 року ПФУ, отримавши від вас форми коригувань, проведе перевірку. Причому таку перевірку ініціювати повинні ви. А для цього згідно з п. 3 постанови правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2 потрібно написати до ПФУ заяву із проханням провести перевірку в довільній формі.
Випадок 2. Помилка в персональних даних працівника за місяці 2010 року (період сплати пенсійних внесків). 2010 рік для ПФУ ознаменувався запровадженням щомісячної персоніфікації — додатка 4 до Порядку № 26-1. Ця форма — пращур сучасної форми № Д4. Так от, якщо ви в ній припустилися помилки в персональних даних працівника, то знову ж таки повинні виправити помилку за чинною на той час формою звіту (що діяла у 2010 році). Цей документ знову ж таки скасовано, але його норми необхідно застосовувати для виправлення помилок, допущених у персональних даних за місяці 2010 року (п. 3 постанови правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2).
Порядок виправлення такий. Для виправлення помилки у П. І. Б., допущеної в усіх звітних таблицях, потрібно заповнити на працівника рядок у таблиці 5 з типом «Коригуюча» (період — місяць, у додатку 4 за який допущена і тепер виправляється помилка). Додайте до таблиці 5 титул і несіть звіт до ПФУ. Якщо неправильні П. І. Б. потрапили до інших таблиць (6, 7 або 8), завдяки коригуванню через таблицю 5 П. І. Б. у базі заміниться на правильне і подавати окремо інші таблиці (6, 7 або 8), в яких було зазначено неправильні П. І. Б., не потрібно.
Якщо ж виправити потрібно ідентифікаційний номер працівника або П. І. Б. в окремій таблиці, то вам потрібно скласти відповідні таблиці 5, 6, 7, 8 додатка 4 з відміткою «Скасовуюча» за ті звітні періоди, в яких дані були подані з неправильними зазначеними вище реквізитами (за працівником точно дублюємо неправильні дані). У реквізиті «Звітний місяць» зазначаєте місяць, у додатку 4 за який допущено помилку. І складаєте такі самі таблиці, але з правильним кодом (П. І. Б.) і зі статусом «Початкова».
До кожного звітного місяця потрібно також заповнити супроводжуючий титульний аркуш (у програмному забезпеченні формується автоматично) і пояснювальну записку про причини виправлень (у довільній формі). І подаємо сформований звіт до ПФУ. До органу Міндоходів нести такий звіт не потрібно.
Особливість: якщо ви виправляєте помилки в персональних даних про працівника за періоди до запровадження ЄВС (до 2011 року), то вам потрібно подавати звіт до свого ПФУ і за старою формою, що діяла в період, за який допущено помилку. Але якщо ви виправляєте суму внеску, то виправлення ви відображаєте у чинній на сьогодні формі Д4.
Випадок 3. Помилка в персональних даних працівника після 2011 року (період сплати ЄВС). У цьому випадку для виправлення помилок ви повинні використовувати вже норми Порядку № 454. Тобто механізм виправлення помилок потрібно застосовувати міндоходівський, що прописаний у розділі V цього Порядку. Виправлення потрібно відображати в чинній зараз міндоходівській формі № Д4 (додаток 4 до Порядку № 454). Але при оцінці правильності заповнення форми № Д4, яку ви подали раніше до жовтня 2013 року, вам потрібно використовувати пенсійний Порядок № 22-2. І виправлення, відповідно, вносити потрібно з урахуванням його норм, хоча до іншої (міндоходівської) форми.
Тому для виправлення ваших помилок, описаних у запитанні, потрібно діяти таким чином.
Помилки, яких ви припустилися в П. І. Б., потрібно виправляти виходячи з того, що ПФУ прізвище ім’я та по батькові за фізособою беруть за останнім поданим звітом. Тому виправляти помилки у П. І. Б. потрібно залежно від ситуації.
Перша ситуація. Працівник далі працює в роботодавця — у таблиці 6 форми № Д4 за місяць, в якому виявили помилку (або працівник змінив прізвище), відображаємо працівника з правильними П. І. Б. (новим прізвищем).
Друга ситуація. Працівник звільнився після того, як ви виявили помилку в П. І. Б. (працівник змінив прізвище), і жодних нарахувань ви йому не проводили. Тому, відповідно, ви його до форми № Д4 зі зміненими П. І. Б. (прізвищем) не включили. Але, при працевлаштуванні до іншого роботодавця на нього буде подано форму № Д4 вже з правильними П. І. Б. (новим прізвищем), але все з тим же податковим номером платника податків. І далі працівник значитиметься в базі під правильними П. І. Б. (новим прізвищем).
Третя ситуація. Працівник звільнився при виході на пенсію (у тому числі за інвалідністю) і знову ж таки ви не подавали ще форму № Д4 з правильними П. І. Б. (з новим прізвищем). Роботодавцю необхідно відобразити це у формі № Д4, адже працівник зазначається в базі даних під іншими П. І. Б. з помилкою (під старим прізвищем) і йому не можуть оформити пенсію. Для заміни П. І. Б. (прізвища) у такій ситуації роботодавцю достатньо оформити «скасовуючу» і «початкову» таблиці 6 на цього працівника за останній звітний місяць, в якому були нарахування колишньому працівнику.
Враховуючи вищезазначене, для виправлення помилки у прізвищі працівника, допущеної в таблиці 6 форми № Д4 за серпень 2013 року, достатньо було правильно зазначити його прізвище у звітах за подальші місяці (вересень, жовтень тощо).
А ось якщо виправлення стосуються інших реквізитів застрахованої особи, допущені в інших персональних даних працівника (інші несумові помилки), слід керуватися п. 5.5 Порядку № 454. Ви повинні подати форму «скасовуюча» з неправильними даними та форму «початкова» з правильними даними на застраховану особу, які ви відображали в таблицях 5, 6 і 7 за місяці з 2011 року (наприклад, у податковому номері працівника, його громадянстві тощо). Тому у вашій ситуації ви повинні заповнити та подати до органу Міндоходів таблицю 6 за серпень 2013 року зі статусом «скасовуюча». У ній з поданого раніше звіту дублюєте рядок із неправильно зазначеним податковим номером працівника. І ще складаєте таку саму таблицю 6 за серпень 2013 року з одним рядком, але на працівника зазначаєте правильний податковий номер. Такій таблиці ви присвоюєте статус «початкова».
До таблиць заповнюєте титульний аркуш і пояснювальну записку про причини виправлень (у довільній формі) та подаєте цей звіт за серпень 2013 року до органу Міндоходів (п. 5.7 Порядку № 454). До ПФУ нести такий звіт не потрібно. Приклад такого виправлення див. на рис. 1 (с. 35).
Рис. 1. Витяг із таблиці 6 за серпень 2013 року: виправлення помилок у податковому номері працівника
Важливий момент: при такому коригуванні помилок у складі звіту не має бути таблиці 1, оскільки при такому виправленні ви не виправляєте сумові показники (п. 5.7 Порядку № 454).
Що стосується виправлення помилки, коли ви забули зазначити дані про прийняття на роботу працівника в таблиці 5, для цього скористайтеся п. 5.6 Порядку № 454.
Отже, якщо забули зазначити дані про прийняття на роботу працівника Якименко (або про інших працівників, обставини про яких повинні потрапляти до таблиці 5), дійте таким чином. Формуйте таблицю 5 за минулий місяць (у вашому випадку — за серпень 2013 року). У ній вписуйте ті рядки, які забули внести, подаючи звіт. Присвоюйте їй статус «додаткова». Додайте до неї титульний аркуш і подавайте до свого органу Міндоходів. До ПФУ нести такий звіт не потрібно. Приклад такого виправлення див. на рис. 2 (с. 35).
Рис. 2. Витяг із таблиці 5 («додаткова») за серпень 2013 року: забули зазначити рядок на працівника
Помилки в сумах нарахованих пенсійних внесків та ЄВС
Ви може виявити в себе помилки в базі для нарахування пенсійних внесків або ЄВС (наприклад, виплатили без нарахування внеску будь-які оподатковувані ним виплати, або неправильно застосували ставку внеску чи максимальну величину).
Важливо! Такі помилки потрібно виправляти в чинній міндоходівській формі № Д4 за той звітний місяць, в якому виправляєте допущені помилки. При цьому механізм виправлень буде дещо різним для періодів сплати пенсійних внесків (помилки допущено до 2011 року) і для періодів сплати ЄВС (помилки допущено після 2011 року).
Випадок 1. Помилки в сумах ЄВС (допущені після 2011 року). У цьому випадку помилку виправляємо в таблиці 1 через коригувальні рядки 6 (донараховуємо ЄВС) або 7 (зменшуємо нарахований ЄВС).
Також заповнюємо на працівника окремий рядок у таблиці 6. У графі 11 зазначаємо період, за який правимо помилку з ЄВС. Важливим моментом тут є заповнення графи 10. Якщо ви донараховуєте ЄВС — проставляйте тут «2». Якщо ЄВС потрібно зменшити — проставляйте тут «3». Важливо: ставки ЄВС і розмір максимальної величини ви повинні використовувати за той самий період, що і виправляєте помилку.
Інші рядки форми № Д4 заповнюєте в загальному порядку*. І подаєте звіт до свого органу Міндоходів.
Випадок 2. Помилки в сумах пенсійних внесків, допущені у 2010 році. Для виправлення помилок за пенсійними внесками у формі № Д4 передбачені окремі рядки в додатку до таблиці 1 форми № Д4 — рядки 3.1 (3.1.1, 3.1.2), 3.2, 3.3 (3.3.1, 3.3.2), 3.4, 3.5, 3.6.
Водночас суми пенсійних внесків до табличної частини таблиці 1 не потраплять. А ось у таблиці 6 у цьому випадку потрібно заповнити рядок на працівника. Як і в попередньому випадку (1), у графі 11 зазначаємо період, за який виправляємо помилку за пенсійними внесками. А у графі 10 заповнюєте:
«6» — якщо донараховуєте пенсійні внески;
«7» — якщо зменшуєте пенсійні внески.
Решту рядків форми № Д4 заповнюєте в загальному порядку*. І подаєте звіт до свого органу Міндоходів.
* Про те, як заповнити форму № Д4 на зарплатні виплати, читайте у статті «Форма № Д4: показуємо нарахування зарплати по-міндоходівськи» // «БТ», 2013, № 44, с. 13.
Випадок 3. Помилки в сумах пенсійних внесків, допущені до 2010 року.
У цьому випадку заповнюємо форму № Д4, як описано у попередньому випадку (2). Форму № Д4 з такими виправленнями ви несете до свого органу Міндоходів.
Але якщо помилки вплинули на персоніфіковані дані працівника про його нарахування, крім заповнення таблиць 1 і 6, ви повинні сформувати та подати форму ІНДАНІ за звітний рік, в якому було допущено помилку. Її ви заповнюєте в порядку для виправлення помилок у такій звітності. ІНДАНІ разом з Ярликом-розпискою потрібно подати до свого ПФУ. Знову ж таки до ПФУ ви повинні написати заяву про проведення перевірки в довільній формі, оскільки виправляти такі дані ПФУ має право зробити тільки після проведення перевірки (п. 3 постанови правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2).
Висновки
Помилки за пенсійними внесками та ЄВС радимо виправляти незалежно від їх давності. Річ у тім, що з 2004 року не застосовується строк давності для стягнення за ними недоїмки, пені та штрафів.
Виправляти помилки, допущені після 2011 року, потрібно у чинній на сьогодні формі № Д4. Ви її подаєте до свого органу Міндоходів, а не до ПФУ.
Якщо ви виправляєте помилки в персональних даних про працівника (без зміни сум нарахувань) за періоди до запровадження ЄВС (до 2011 року), то вам потрібно подавати звіт до свого ПФУ і за старою формою, що діяла в період, за який допущено помилку. Але якщо ви виправляєте суму нарахованих пенсійних внесків (до 2011 року), то виправлення ви відображаєте у чинній на сьогодні формі № Д4.
Документи і скорочення статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755-VI.
Закон про ЄВС — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI.
Закон № 1058 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.03 р. № 1058-IV.
Порядок № 7-6 — Порядок формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.04 р. № 7-6.
Порядок № 26-1 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування органам Пенсійного фонду України, затверджений постановою правління ПФУ від 05.11.09 р. № 26-1.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.
ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
