РАБОТНИК-СТУДЕНТ НА ПРЕДПРИЯТИИ:
предоставляем и оплачиваем учебный отпуск
Ваш работник учится в вузе? Он стремится самосовершенствоваться и готов для этого жертвовать своим свободным временем? Цените и поддерживайте его.
Но что же может сделать работодатель для облегчения жизни работника-студента? Конечно, создать необходимые условия для сочетания работы и обучения, предоставив ему дополнительный отпуск в связи с обучением.
Об особенностях получения и оплаты отпуска студентам ПТУЗов, вузов, учебных заведений последипломного образования и аспирантам и поговорим в сегодняшней статье.
Дарья КРАВЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», d.kravchenko@id.factor.ua
Условия предоставления
Право работников-студентов на учебный отпуск предусмотрено ст. 213 — 216 КЗоТ и ст. 14, 15, 151 Закона об отпусках*. Это дополнительный оплачиваемый отпуск. Его предоставляют:
— учащимся ПТУЗов (ст. 213 КЗоТ, ст. 14 Закона об отпус-
ках);
— студентам вузов, учебных заведений последипломного образования и аспирантам (ст. 216 КЗоТ, ст. 15 Закона об отпусках);
— лицам, проходящим профсоюзное обучение (ст. 151 Закона об отпусках).
* В этой статье мы не будем рассматривать вопросы предоставления отпусков в связи с учебой в средних учебных заведениях (ст. 211 КЗоТ, ст. 13 Закона об отпусках).
Обратите внимание: ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не ограничивают право работников учиться одновременно в нескольких учебных заведениях.
Однако для того, чтобы работник, совмещающий работу и обучение, смог получить оплачиваемый учебный отпуск, необходимо соблюсти ряд обязательных условий. Представим их в табл. 1.
А все особенности, характерные для учебного отпуска, для большей наглядности представим в табл. 2.
Таблица 1. Условия предоставления учебного отпуска
| Условие | Пояснение |
| 1 | 2 |
| 1. Работник обучается в учебном заведении, которое соответствует ряду требований | Заведение образования, в котором обучается работник, должно (ст. 15 Закона об образовании): — иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности, полученную в соответствии с Порядком № 1019; — пройти аккредитацию в соответствии с Положением № 978 — для вузов (уровень аккредитации вуза указывается в справке-вызове); — быть включено в Государственный реестр учебных заведений (ч. 3 ст. 15 Закона об образовании); — иметь право выдавать документ об образовании (ч. 4 ст. 15 Закона об образовании); — действовать согласно законодательству об образовании |
| Примечание. Если работник учится за границей, предприятие предоставляет ему учебный отпуск только в случае соблюдения двух условий: — обучение протекает в порядке, установленном законодательством соответствующего государства; — по окончании обучения работнику-студенту будет выдан диплом, эквивалентный диплому украинского вуза, т. е. который признан в Украине (такое мнение высказывали представители Минтруда в своих устных консультациях). Иначе вопрос о предоставлении оплачиваемого учебного отпуска и оплаты стоимости проезда может быть урегулирован коллективным договором (письмо Минтруда от 12.03.07 г. № 66/06/186-07). | |
| 2. Работник проходит обучение без отрыва от производства | Работник проходит обучение: —на вечернем отделении ПТУЗа (ст. 213 КЗоТ); — на вечерней и заочной форме обучения вуза (ст. 215, 216 КЗоТ) |
| Примечание. Работникам других форм обучения (дневная, дистанционная) учебный отпуск работодатель не предоставляет. Совмещать такое обучение с работой работник может, работая по определенному графику. В отдельные периоды работник может оформить отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 25 или 26 Закона об отпусках (не более 15 календарных дней в году). Также они для этих целей могут использовать и свой ежегодный отпуск. | |
| 3. Работник учится успешно | Успешное обучение подразумевает (письмо Минтруда от 06.09.05 г. № 09-402): — отсутствие академзадолженности за прошлый курс; — выполнение с положительной оценкой не менее 75 % контрольных работ до начала следующей сессии; — предоставление для рецензии остальных 25 % контрольных работ и курсовых. Внимание: подтвердить успешность своего обучения работник может, предоставив справку-вызов на сессию (вторая отрезная часть справки-вызова; письмо Минсоцполитики от 02.01.13 г. № 2/13/116-13) |
| Примечание. Работникам-«двоечникам» предприятие может предоставить отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках или они могут для этого использовать свой ежегодный отпуск. | |
| 4. Учебный отпуск предоставляем только по основному месту работы | На время учебных отпусков за работниками по основному месту сохраняется средняя заработная плата (ст. 217 КЗоТ). На этом же условии прямо настаивает и ст. 54 Закона о высшем образовании. Совместителям оплата времени учебных отпусков не предусмотрена (письма Минтруда от 29.03.07 г. № 713/19/71-07, от 05.06.08 г. № 5305/0/14-08/06) |
| Примечание. На период учебного отпуска по основному месту работы, на работе по совместительству студенту в обязательном порядке предоставляют отпуск без сохранения зарплаты (п. 14 ст. 25 Закона об отпусках). | |
| 5. Учебный отпуск ограничен сроком | Предоставляют на период: — установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи государственных экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта (работы) — для студентов вузов (ст. 216 КЗоТ, ст. 15 Закона об отпусках); — сдачи зачетов и экзаменов — для студентов ПТУЗов и вузов (ст. 213 КЗоТ, ст. 14 Закона об отпусках) |
| Примечание. Учебный отпуск не предоставляется на период: — вступительных экзаменов — на этот период работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты — 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда до местонахождения учебного заведения и назад (ст. 214 КЗоТ, п. 12 ст. 25 Закона об отпусках); — обучения на подготовительных отделениях при вузах — для этого в течение учебного года работнику предоставляют по желанию 1 свободный от работы день в неделю без сохранения зарплаты (ст. 214 КЗоТ); — окончания диссертационных работ, написания учебников — на этот период работник имеет право оформить творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках); — проезда к учебным заведениям (ст. 214 КЗоТ, пп. 12, 13 ст. 25 Закона об отпусках). | |
Таблица 2. Особенности предоставления учебного отпуска
| Особенность | Пояснение |
| 1. Учебный отпуск предоставляют: | |
| — независимо от отработанного у работодателя времени | Оформить учебный отпуск можно в любой момент независимо от срока непрерывной работы сотрудника, даже если он отработал на предприятии менее 6 месяцев (в отличие от ежегодных отпусков: на такие отпуска полной продолжительности работник может претендовать, отработав на предприятии не менее 6 месяцев) |
| — за учебный год | А не за календарный (часть шестая ст. 216 КЗоТ и часть шестая ст. 15 Закона об отпусках). Учебный год длится 12 месяцев и начинается, как правило, 1 сентября (п. 4.1 Положения № 161) |
| — независимо от специальности, по которой обучается работник | Трудовое законодательство не ограничивает право работников на свободный выбор направления подготовки и специальности. Работники свободны в выборе программ образования или подготовки, в которых они будут принимать участие (п. 14 Рекомендаций МОТ № 148) |
| 2. Учебный отпуск: | |
| — не делится | Поскольку учебный отпуск не относится к категории ежегодных, то требования ст. 10 Закона об отпусках на него не распространяются. И если период учебного отпуска совпал с периодом ежегодного, то именно ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен на другой период по желанию работника (ст. 11 Закона об отпусках) |
| — не переносится | |
| — не продлевается на праздничные и нерабочие дни и дни болезни | |
| — не учитывается в общей продолжительности ежегодных отпусков | |
Продолжительность
Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска определена ст. 213, 216 КЗоТ, ст. 14, 15, 151 Закона об отпусках и зависит от формы обучения (вечерняя, заочная), уровня аккредитации учебного заведения, курса, на котором обучается работник, и цели учебного отпуска (табл. 3).
Таблица 3. Продолжительность учебного отпуска
| Период, на который предоставляется учебный отпуск | Курс | Форма обучения | Уровень аккредитации вуза | Продолжительность учебного отпуска |
| Профессионально-техническое образование | ||||
| Период подготовки и сдачи экзаменов (кроме вступительных) | Не имеет значения | Вечерняя | — | 35 к. дн. совокупно в течение учебного года |
| Высшее образование | ||||
| Период установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов | I и II | Вечерняя | I и II | 10 к. дн. |
| III и IV | 20 к. дн. | |||
| Заочная | Не имеет значения | 30 к. дн. | ||
| III и следующие | Вечерняя | I и II | 20 к. дн. | |
| III и IV | 30 к. дн. | |||
| Заочная | Не имеет значения | 40 к. дн. | ||
| Период сдачи государственных экзаменов | — | Вечерняя и заочная | Не имеет значения | 30 к. дн. |
| Период подготовки и защиты дипломного проекта (работы) | — | Вечерняя и заочная | I и II | 2 месяца |
| III и IV | 4 месяца | |||
| Примечание. Работникам, которые получают второе (следующее) высшее образование в учебных заведениях последипломного образования и вузах, имеющих в своем подчинении подразделения последипломного образования, учебный оплачиваемый отпуск вы предоставляете той же продолжительности, что и студенту третьего и выше курсов вуза соответствующего уровня аккредитации. | ||||
| Аспирантура | ||||
| Период подготовки и сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру | — | — | — | 10 к. дн. на каждый экзамен (один раз в год) |
| Период выполнения индивидуального плана подготовки (при условии успешного его выполнения) | — | — | — | 30 к. дн. |
| Профсоюзное обучение | ||||
| Период профсоюзной учебы(1) | — | — | — | до 6 к. дн. |
| (1) Предоставляется работникам, избранным в состав выборных профсоюзных органов предприятия, учреждения, организации. | ||||
Обратите внимание: только учебное заведение имеет право определять период учебного отпуска конкретному работнику и распределять его в течение учебного года.
Поэтому вы обязаны предоставить работнику учебный отпуск такой продолжительности и на тот период,- который установлен учебным заведением в справке-вызове. И уменьшить его по собственной инициативе вы не можете. Отказать работнику в предоставлении учебного отпуска на основании производственной необходимости вы также не имеете права (письмо Минтруда от 06.09.05 г. № 09-402). Это будет нарушением трудового законодательства (ст. 41 КоАП).
Вместе с тем работники-студенты могут при согласовании с работодателем отказаться (полностью или частично) от учебного отпуска. Причем в данном случае нарушения трудового законодательства не будет («Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 36, с. 41).
Важно! Учебный отпуск носит целевой характер. Если работник в отведенный ему учебный отпуск выполнил поставленные перед ним задачи раньше установленного срока, он обязан выйти на работу на следующий день после сдачи экзаменов, защиты диплома и т. д. В противном случае к нему могут применить меры дисциплинарного взыскания («Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 36, с. 41).
Кроме общей продолжительности учебного отпуска, для работников — студентов вузов и аспирантуры нормами трудового законодательства предусмотрены дополнительные дни, свободные от работы (см. табл. 4).
Для работников, успешно обучающихся в вузах на вечерней или заочной форме обучения, у которых учебный план имеет свои особенности, дополнительно к учебным отпускам предоставляются отпуска, продолжительность которых установлена Порядком № 634 (табл. 5).
Таблица 4. Количество дополнительных свободных дней для студентов вузов и аспирантуры (ст. 218 КЗоТ)
| Кому предоставляем | Период предоставления | Количество дополнительных свободных дней | |
| 1. Всем работникам-студентам | 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов | 1 — 2 дня в неделю без сохранения зарплаты | |
| 2. Работникам, обучающимся на последних курсах вузов | при 6-дневной рабочей неделе | еженедельно 1 день для подготовки к занятиям с оплатой его в размере 50 % получаемой зарплаты, но не ниже минимального размера зарплаты | |
| при 5-дневной рабочей неделе | в зависимости от продолжительности рабочей смены при условии сохранения общего количества свободных от работы часов | ||
| 3. Работникам - аспирантам | в течение 4-х лет учебы | 1 день в неделю с оплатой его в размере 50 % средней зарплаты работника | |
| в течение 4-го года обучения | 1 день в неделю без сохранения зарплаты | ||
Таблица 5. Продолжительность учебного отпуска, установленная Порядком № 634
| Направление подготовки | Продолжительность учебного отпуска | |
| оплачиваемого | неоплачиваемого | |
| Культура (народное художественное творчество), музыкальное искусство (фортепиано, орган, оркестровые струнные инструменты, оркестровые духовые и ударные инструменты, народные инструменты, пение, дирижирование, композиция, музыкальное искусство эстрады, звукорежиссура, музыкальное воспитание) | 10 к. дн. ежегодно | 10 к. дн. ежегодно |
| Театральное искусство (актерское искусство, режиссура, хореография, сценография), кино-, телеискусство (кинорежиссура, телережиссура, кино- и телеоператорство) | 20 к. дн. ежегодно | |
| Филология (язык, литература) | — | |
Документальное оформление
Оформление учебного отпуска не займет у вас много времени. Для этого вам необходимы:
— заявление работника на имя руководителя предприятия (предпринимателя) о предоставлении ему оплачиваемого учебного отпуска;
— справка-вызов из учебного заведения, в которой указаны: форма обучения, уровень аккредитации учебного заведения, курс, на котором обучается работник, период сессии, основание для предоставления отпуска (сдача зачетов и экзаменов, установочные занятия, государственные экзамены, подготовка и защита дип-ломной работы).
На основании указанных документов вы издаете приказ (распоряжение) о предоставлении оплачиваемого учебного отпуска работнику. В отрывной части справки-вызова делаете отметку о предоставлении отпуска.
Контролировать соблюдение режима рабочего времени работником-студентом вы будете в Табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5). Для этого используйте такие условные обозначения:
1) буквенный код — Н, цифровой код — 12 — для обозначения учебного отпуска (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках);
2) буквенный код — НБ, цифровой — 13 — для отпуска без сохранения зарплаты в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках).
Оплата учебного отпуска
Расчет учебных отпускных у вас не должен вызвать каких-либо трудностей, так как особенностей, отличающих его от других видов отпусков, нет. Для расчета вы традиционно применяете Порядок № 100. Выплачиваете отпускные не позже чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках)*.
* О том, как рассчитать и выплатить отпускные, вы можете узнать из Шпаргалки бухгалтера «Предоставление отпусков: инструкция для бухгалтера» // «БН», 2013, № 22, с. 17.
А сейчас давайте остановимся на особенностях оплаты учебного отпуска.
1. Оплатить вы должны все календарные дни учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом, в том числе праздничные и нерабочие дни (письмо Минтруда от 27.07.10 г. № 217/13/116-10). При этом на праздничные и нерабочие дни учебный отпуск, в отличие от ежегодного, не продлевается.
2. За неиспользованные дни учебного отпуска денежную компенсацию не выплачиваете (даже в случае увольнения). Использовать или нет учебный отпуск — право работника. Но работодатель не вправе отказать работнику предоставить такие дни, если работник об этом его попросит .
3. Дни болезни работника, приходящиеся на время учебного отпуска, не оплачиваются (п. 6 ч. 1 ст. 36 Закона № 2240). Но если время болезни распространяется и на рабочие дни, то дни болезни, которые приходятся на рабочие дни, нужно оплатить.
4. Дни учебного отпуска, в течение которых работник находился на рабочем месте, оформляют и оплачивают как рабочие дни. То есть работнику за дни, когда он фактически выполнял свои трудовые обязанности, выплачивают только зарплату. А при досрочном выходе из отпуска на работу — удерживают из начисленной зарплаты сумму излишне выданных отпускных.
Налогообложение и учет
Расходы на оплату учебных отпусков относим к фонду дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), поэтому облагаем в том же порядке, что и зарплату. То есть на сумму отпускных начисляется ЕВС «сверху» и удерживаете ЕВС «снизу» и НДФЛ.
В форме № 1ДФ учебные отпускные показываем с признаком дохода «101». В ЕВСной форме № Д4 «учебные» отпускные показываем, как и оплату ежегодных отпусков, так:
— в таблице 1 сумму «учебных» отпускных заносим в строки для отражения зарплаты;
— в таблице 6 показываем отдельно от зарплаты в отдельной строке после строки зарплаты с указанием в графе 10 КТН «10». Если помимо учебного отпуска в одном месяце предоставлен еще и ежегодный отпуск, сумму отпускных показываем в одной строке.
Налоговые расходы на сумму начисленных в бухучете отпускных (Кт 661) отражаем, как сумму зарплаты работников и других отпускных на основании пп. 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 и п. 142.1 НКУ. ЕВС в части начисления на суммы отпускных включаем в налоговые расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.
Если работник учится по собственной инициативе, считаем, что расходы на оплату учебного отпуска следует отражать в составе прочих операционных расходов (Дт 949). Если по инициативе работодателя — в составе расходов, на которых отражаем зарплату работника-студента (Дт 23, 91 — 94).
Для оплаты учебных отпусков резерв не создают.
Дополнительные гарантии
Работникам, которые обучаются в вузах с вечерней и заочной формами обучения, работодатель должен оплатить проезд к местонахождению учебного заведения и назад 1 раз в течение учебного года в размере 50 % от стоимости проезда.
Компенсацию выплачиваете, когда работник-студент едет:
— на установочные занятия;
— для выполнения лабораторных работ;
— для сдачи зачетов и экзаменов;
— для подготовки и защиты дип-ломного проекта (работы);
— для сдачи государственных экзаменов.
Проезд работника в вуз и обратно вы оплачиваете согласно правилам оплаты проезда при командировках (письмо Минсоцполитики от 02.01.13 г. № 2/13/116-13). Следовательно, основанием для возврата средств работнику будет Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Минфина Украины от 05.12.12 г. № 1276. Его работник заполняет после возвращения из поездки. А к нему прилагает оригиналы билетов.
Компенсация стоимости проезда для работника будет дополнительным благом согласно пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ. Ее вы облагаете НДФЛ по ставке 15 % (17 %). А вот ЕВС не взимаем, так как сумма компенсации не включается в фонд оплаты труда (п. 3.24 Инструкции № 5).
Всю сумму компенсации относим к налоговым расходам как обязательные выплаты, гарантированные государством (п. 142.2 НКУ).
Документы статьи
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Закон об образовании — Закон Украины «Об образовании» от 23.05.91 г. № 1060-XII.
Закон о высшем образовании — Закон Украины «О высшем образовании» от 17.01.02 г. № 2984-III.
Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.01 г. № 2240-III.
Порядок № 634 — Порядок, продолжительность и условия предоставления ежегодных отпусков работникам, обучающимся в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения, где учебный процесс имеет свои особенности, утвержденный постановлением КМУ от 28.06.97 г. № 634.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Порядок № 1019 — Порядок лицензирования деятельности по предоставлению образовательных услуг, утвержденный постановлением КМУ от 08.08.07 г. № 1019.
Положение № 978 — Положение об аккредитации высших учебных заведений и специальностей в высших учебных заведениях и высших профессиональных училищах, утвержденное постановлением КМУ от 09.08.01 г. № 978.
Положение № 161 — Положение об организации учебного процесса в высших учебных заведениях, утвержденное приказом Минобразования от 02.06.93 г. № 161.
Конвенция № 140 — Конвенция международной организации труда «Об оплачиваемых учебных отпусках» от 24.06.74 г. № 140.
Рекомендации МОТ № 148 — Рекомендации Международной организации труда, касающиеся оплачиваемых учебных отпусков от 24.06.74 г. № 148.
Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.
