Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Работник-студент на предприятии: предоставляем и оплачиваем учебный отпуск

Редакция БН
Бухгалтерская неделя Ноябрь, 2013/№ 46
Печать
Статья

РАБОТНИК-СТУДЕНТ НА ПРЕДПРИЯТИИ:

предоставляем и оплачиваем учебный отпуск

 

Ваш работник учится в вузе? Он стремится самосовершенствоваться и готов для этого жертвовать своим свободным временем? Цените и поддерживайте его.

Но что же может сделать работодатель для облегчения жизни работника-студента? Конечно, создать необходимые условия для сочетания работы и обучения, предоставив ему дополнительный отпуск в связи с обучением.

Об особенностях получения и оплаты отпуска студентам ПТУЗов, вузов, учебных заведений последипломного образования и аспирантам и поговорим в сегодняшней статье.

Дарья КРАВЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», d.kravchenko@id.factor.ua

 

Условия предоставления

Право работников-студентов на учебный отпуск предусмотрено ст. 213 — 216 КЗоТ и ст. 14, 15, 151 Закона об отпусках*. Это дополнительный оплачиваемый отпуск. Его предоставляют:

— учащимся ПТУЗов (ст. 213 КЗоТ, ст. 14 Закона об отпус-
ках
);

— студентам вузов, учебных заведений последипломного образования и аспирантам (ст. 216 КЗоТ, ст. 15 Закона об отпусках);

— лицам, проходящим профсоюзное обучение (ст. 151 Закона об отпусках).

* В этой статье мы не будем рассматривать вопросы предоставления отпусков в связи с учебой в средних учебных заведениях (ст. 211 КЗоТ, ст. 13 Закона об отпусках).

Обратите внимание: ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не ограничивают право работников учиться одновременно в нескольких учебных заведениях.

Однако для того, чтобы работник, совмещающий работу и обучение, смог получить оплачиваемый учебный отпуск, необходимо соблюсти ряд обязательных условий. Представим их в табл. 1.

А все особенности, характерные для учебного отпуска, для большей наглядности представим в табл. 2.

 

Таблица 1. Условия предоставления учебного отпуска

Условие

Пояснение

1

2

1. Работник обучается в учебном заведении, которое соответствует ряду требований

Заведение образования, в котором обучается работник, должно (ст. 15 Закона об образовании):

— иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности, полученную в соответствии с Порядком № 1019;

— пройти аккредитацию в соответствии с Положением № 978 — для вузов (уровень аккредитации вуза указывается в справке-вызове);

— быть включено в Государственный реестр учебных заведений (ч. 3 ст. 15 Закона об образовании);

— иметь право выдавать документ об образовании (ч. 4 ст. 15 Закона об образовании);

— действовать согласно законодательству об образовании

Примечание. Если работник учится за границей, предприятие предоставляет ему учебный отпуск только в случае соблюдения двух условий:

— обучение протекает в порядке, установленном законодательством соответствующего государства;

— по окончании обучения работнику-студенту будет выдан диплом, эквивалентный диплому украинского вуза, т. е. который признан в Украине (такое мнение высказывали представители Минтруда в своих устных консультациях).

Иначе вопрос о предоставлении оплачиваемого учебного отпуска и оплаты стоимости проезда может быть урегулирован коллективным договором (письмо Минтруда от 12.03.07 г. № 66/06/186-07).

2. Работник проходит обучение без отрыва от производства

Работник проходит обучение:

—на вечернем отделении ПТУЗа (ст. 213 КЗоТ);

— на вечерней и заочной форме обучения вуза (ст. 215, 216 КЗоТ)

Примечание. Работникам других форм обучения (дневная, дистанционная) учебный отпуск работодатель не предоставляет. Совмещать такое обучение с работой работник может, работая по определенному графику. В отдельные периоды работник может оформить отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 25 или 26 Закона об отпусках (не более 15 календарных дней в году). Также они для этих целей могут использовать и свой ежегодный отпуск.

3. Работник учится успешно

Успешное обучение подразумевает (письмо Минтруда от 06.09.05 г. № 09-402):

— отсутствие академзадолженности за прошлый курс;

— выполнение с положительной оценкой не менее 75 % контрольных работ до начала следующей сессии;

— предоставление для рецензии остальных 25 % контрольных работ и курсовых.

Внимание: подтвердить успешность своего обучения работник может, предоставив справку-вызов на сессию (вторая отрезная часть справки-вызова; письмо Минсоцполитики от 02.01.13 г. № 2/13/116-13)

Примечание. Работникам-«двоечникам» предприятие может предоставить отпуск без сохранения зарплаты на основании ст. 26 Закона об отпусках или они могут для этого использовать свой ежегодный отпуск.

4. Учебный отпуск предоставляем только по основному месту работы

На время учебных отпусков за работниками по основному месту сохраняется средняя заработная плата (ст. 217 КЗоТ).

На этом же условии прямо настаивает и ст. 54 Закона о высшем образовании.

Совместителям оплата времени учебных отпусков не предусмотрена (письма Минтруда от 29.03.07 г. № 713/19/71-07, от 05.06.08 г. № 5305/0/14-08/06)

Примечание. На период учебного отпуска по основному месту работы, на работе по совместительству студенту в обязательном порядке предоставляют отпуск без сохранения зарплаты (п. 14 ст. 25 Закона об отпусках).

5. Учебный отпуск ограничен сроком

Предоставляют на период:

— установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи государственных экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта (работы) — для студентов вузов (ст. 216 КЗоТ, ст. 15 Закона об отпусках);

— сдачи зачетов и экзаменов — для студентов ПТУЗов и вузов (ст. 213 КЗоТ, ст. 14 Закона об отпусках)

Примечание. Учебный отпуск не предоставляется на период:

вступительных экзаменов — на этот период работодатель обязан предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты — 15 календарных дней без учета времени, необходимого для проезда до местонахождения учебного заведения и назад (ст. 214 КЗоТ, п. 12 ст. 25 Закона об отпусках);

обучения на подготовительных отделениях при вузах — для этого в течение учебного года работнику предоставляют по желанию 1 свободный от работы день в неделю без сохранения зарплаты (ст. 214 КЗоТ);

окончания диссертационных работ, написания учебников — на этот период работник имеет право оформить творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках);

проезда к учебным заведениям (ст. 214 КЗоТ, пп. 12, 13 ст. 25 Закона об отпусках).

 

Таблица 2. Особенности предоставления учебного отпуска

Особенность

Пояснение

1. Учебный отпуск предоставляют:

независимо от отработанного у работодателя времени

Оформить учебный отпуск можно в любой момент независимо от срока непрерывной работы сотрудника, даже если он отработал на предприятии менее 6 месяцев (в отличие от ежегодных отпусков: на такие отпуска полной продолжительности работник может претендовать, отработав на предприятии не менее 6 месяцев)

за учебный год

А не за календарный (часть шестая ст. 216 КЗоТ и часть шестая ст. 15 Закона об отпусках). Учебный год длится 12 месяцев и начинается, как правило, 1 сентября (п. 4.1 Положения № 161)

независимо от специальности, по которой обучается работник

Трудовое законодательство не ограничивает право работников на свободный выбор направления подготовки и специальности. Работники свободны в выборе программ образования или подготовки, в которых они будут принимать участие (п. 14 Рекомендаций МОТ № 148)

2. Учебный отпуск:

не делится

Поскольку учебный отпуск не относится к категории ежегодных, то требования ст. 10 Закона об отпусках на него не распространяются.

И если период учебного отпуска совпал с периодом ежегодного, то именно ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен на другой период по желанию работника (ст. 11 Закона об отпусках)

не переносится

не продлевается на праздничные и нерабочие дни и дни болезни

не учитывается в общей продолжительности ежегодных отпусков

 

Продолжительность

Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска определена ст. 213, 216 КЗоТ, ст. 14, 15, 151 Закона об отпусках и зависит от формы обучения (вечерняя, заочная), уровня аккредитации учебного заведения, курса, на котором обучается работник, и цели учебного отпуска (табл. 3).

 

Таблица 3. Продолжительность учебного отпуска

Период, на который предоставляется учебный отпуск

Курс

Форма обучения

Уровень аккредитации вуза

Продолжительность учебного отпуска

Профессионально-техническое образование

Период подготовки и сдачи экзаменов (кроме вступительных)

Не имеет значения

Вечерняя

35 к. дн. совокупно в течение учебного года

Высшее образование

Период установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов

I и II

Вечерняя

I и II

10 к. дн.

III и IV

20 к. дн.

Заочная

Не имеет значения

30 к. дн.

III и следующие

Вечерняя

I и II

20 к. дн.

III и IV

30 к. дн.

Заочная

Не имеет значения

40 к. дн.

Период сдачи государственных экзаменов

Вечерняя и заочная

Не имеет значения

30 к. дн.

Период подготовки и защиты дипломного проекта (работы)

Вечерняя и заочная

I и II

2 месяца

III и IV

4 месяца

Примечание. Работникам, которые получают второе (следующее) высшее образование в учебных заведениях последипломного образования и вузах, имеющих в своем подчинении подразделения последипломного образования, учебный оплачиваемый отпуск вы предоставляете той же продолжительности, что и студенту третьего и выше курсов вуза соответствующего уровня аккредитации.

Аспирантура

Период подготовки и сдачи вступительных экзаменов в аспирантуру

10 к. дн. на каждый экзамен (один раз в год)

Период выполнения индивидуального плана подготовки (при условии успешного его выполнения)

30 к. дн.

Профсоюзное обучение

Период профсоюзной учебы(1)

до 6 к. дн.

(1) Предоставляется работникам, избранным в состав выборных профсоюзных органов предприятия, учреждения, организации.

 

Обратите внимание: только учебное заведение имеет право определять период учебного отпуска конкретному работнику и распределять его в течение учебного года.

Поэтому вы обязаны предоставить работнику учебный отпуск такой продолжительности и на тот период,- который установлен учебным заведением в справке-вызове. И уменьшить его по собственной инициативе вы не можете. Отказать работнику в предоставлении учебного отпуска на основании производственной необходимости вы также не имеете права (письмо Минтруда от 06.09.05 г. № 09-402). Это будет нарушением трудового законодательства (ст. 41 КоАП).

Вместе с тем работники-студенты могут при согласовании с работодателем отказаться (полностью или частично) от учебного отпуска. Причем в данном случае нарушения трудового законодательства не будет («Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 36, с. 41).

Важно! Учебный отпуск носит целевой характер. Если работник в отведенный ему учебный отпуск выполнил поставленные перед ним задачи раньше установленного срока, он обязан выйти на работу на следующий день после сдачи экзаменов, защиты диплома и т. д. В противном случае к нему могут применить меры дисциплинарного взыскания («Вестник налоговой службы Украины», 2008, № 36, с. 41).

Кроме общей продолжительности учебного отпуска, для работников — студентов вузов и аспирантуры нормами трудового законодательства предусмотрены дополнительные дни, свободные от работы (см. табл. 4).

Для работников, успешно обучающихся в вузах на вечерней или заочной форме обучения, у которых учебный план имеет свои особенности, дополнительно к учебным отпускам предоставляются отпуска, продолжительность которых установлена Порядком № 634 (табл. 5).

 

Таблица 4. Количество дополнительных свободных дней для студентов вузов и аспирантуры (ст. 218 КЗоТ)

Кому предоставляем

Период предоставления

Количество дополнительных свободных дней

1. Всем работникам-студентам

10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов

1 — 2 дня в неделю без сохранения зарплаты

2. Работникам, обучающимся на последних курсах вузов

при 6-дневной рабочей неделе

еженедельно 1 день для подготовки к занятиям с оплатой его в размере 50 % получаемой зарплаты, но не ниже минимального размера зарплаты

при 5-дневной рабочей неделе

в зависимости от продолжительности рабочей смены при условии сохранения общего количества свободных от работы часов

3. Работникам - аспирантам

в течение 4-х лет учебы

1 день в неделю с оплатой его в размере 50 % средней зарплаты работника

в течение 4-го года обучения

1 день в неделю без сохранения зарплаты

 

Таблица 5. Продолжительность учебного отпуска, установленная Порядком № 634

Направление подготовки

Продолжительность учебного отпуска

оплачиваемого

неоплачиваемого

Культура (народное художественное творчество), музыкальное искусство (фортепиано, орган, оркестровые струнные инструменты, оркестровые духовые и ударные инструменты, народные инструменты, пение, дирижирование, композиция, музыкальное искусство эстрады, звукорежиссура, музыкальное воспитание)

10 к. дн. ежегодно

10 к. дн. ежегодно

Театральное искусство (актерское искусство, режиссура, хореография, сценография), кино-, телеискусство (кинорежиссура, телережиссура, кино- и телеоператорство)

20 к. дн. ежегодно

Филология (язык, литература)

 

Документальное оформление

Оформление учебного отпуска не займет у вас много времени. Для этого вам необходимы:

заявление работника на имя руководителя предприятия (предпринимателя) о предоставлении ему оплачиваемого учебного отпуска;

справка-вызов из учебного заведения, в которой указаны: форма обучения, уровень аккредитации учебного заведения, курс, на котором обучается работник, период сессии, основание для предоставления отпуска (сдача зачетов и экзаменов, установочные занятия, государственные экзамены, подготовка и защита дип-ломной работы).

На основании указанных документов вы издаете приказ (распоряжение) о предоставлении оплачиваемого учебного отпуска работнику. В отрывной части справки-вызова делаете отметку о предоставлении отпуска.

Контролировать соблюдение режима рабочего времени работником-студентом вы будете в Табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5). Для этого используйте такие условные обозначения:

1) буквенный код — Н, цифровой код — 12 — для обозначения учебного отпуска (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках);

2) буквенный код — НБ, цифровой — 13  для отпуска без сохранения зарплаты в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках).

 

Оплата учебного отпуска

Расчет учебных отпускных у вас не должен вызвать каких-либо трудностей, так как особенностей, отличающих его от других видов отпусков, нет. Для расчета вы традиционно применяете Порядок № 100. Выплачиваете отпускные не позже чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 21 Закона об отпусках)*.

* О том, как рассчитать и выплатить отпускные, вы можете узнать из Шпаргалки бухгалтера «Предоставление отпусков: инструкция для бухгалтера» // «БН», 2013, № 22, с. 17.

А сейчас давайте остановимся на особенностях оплаты учебного отпуска.

1. Оплатить вы должны все календарные дни учебного отпуска в соответствии со справкой-вызовом, в том числе праздничные и нерабочие дни (письмо Минтруда от 27.07.10 г. № 217/13/116-10). При этом на праздничные и нерабочие дни учебный отпуск, в отличие от ежегодного, не продлевается.

2. За неиспользованные дни учебного отпуска денежную компенсацию не выплачиваете (даже в случае увольнения). Использовать или нет учебный отпуск — право работника. Но работодатель не вправе отказать работнику предоставить такие дни, если работник об этом его попросит .

3. Дни болезни работника, приходящиеся на время учебного отпуска, не оплачиваются (п. 6 ч. 1 ст. 36 Закона № 2240). Но если время болезни распространяется и на рабочие дни, то дни болезни, которые приходятся на рабочие дни, нужно оплатить.

4. Дни учебного отпуска, в течение которых работник находился на рабочем месте, оформляют и оплачивают как рабочие дни. То есть работнику за дни, когда он фактически выполнял свои трудовые обязанности, выплачивают только зарплату. А при досрочном выходе из отпуска на работу — удерживают из начисленной зарплаты сумму излишне выданных отпускных.

 

Налогообложение и учет

Расходы на оплату учебных отпусков относим к фонду дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5), поэтому облагаем в том же порядке, что и зарплату. То есть на сумму отпускных начисляется ЕВС «сверху» и удерживаете ЕВС «снизу» и НДФЛ.

В форме № 1ДФ учебные отпускные показываем с признаком дохода «101». В ЕВСной форме № Д4 «учебные» отпускные показываем, как и оплату ежегодных отпусков, так:

— в таблице 1 сумму «учебных» отпускных заносим в строки для отражения зарплаты;

— в таблице 6 показываем отдельно от зарплаты в отдельной строке после строки зарплаты с указанием в графе 10 КТН «10». Если помимо учебного отпуска в одном месяце предоставлен еще и ежегодный отпуск, сумму отпускных показываем в одной строке.

Налоговые расходы на сумму начисленных в бухучете отпускных (Кт 661) отражаем, как сумму зарплаты работников и других отпускных на основании пп. 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 и п. 142.1 НКУ. ЕВС в части начисления на суммы отпускных включаем в налоговые расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.

Если работник учится по собственной инициативе, считаем, что расходы на оплату учебного отпуска следует отражать в составе прочих операционных расходов (Дт 949). Если по инициативе работодателя — в составе расходов, на которых отражаем зарплату работника-студента (Дт 23, 91 — 94).

Для оплаты учебных отпусков резерв не создают.

 

Дополнительные гарантии

Работникам, которые обучаются в вузах с вечерней и заочной формами обучения, работодатель должен оплатить проезд к местонахождению учебного заведения и назад 1 раз в течение учебного года в размере 50 % от стоимости проезда.

Компенсацию выплачиваете, когда работник-студент едет:

— на установочные занятия;

— для выполнения лабораторных работ;

— для сдачи зачетов и экзаменов;

— для подготовки и защиты дип-ломного проекта (работы);

— для сдачи государственных экзаменов.

Проезд работника в вуз и обратно вы оплачиваете согласно правилам оплаты проезда при командировках (письмо Минсоцполитики от 02.01.13 г. № 2/13/116-13). Следовательно, основанием для возврата средств работнику будет Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Минфина Украины от 05.12.12 г. № 1276. Его работник заполняет после возвращения из поездки. А к нему прилагает оригиналы билетов.

Компенсация стоимости проезда для работника будет дополнительным благом согласно пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ. Ее вы облагаете НДФЛ по ставке 15 % (17 %). А вот ЕВС не взимаем, так как сумма компенсации не включается в фонд оплаты труда (п. 3.24 Инструкции № 5).

Всю сумму компенсации относим к налоговым расходам как обязательные выплаты, гарантированные государством (п. 142.2 НКУ).

 

Документы статьи

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Закон об образовании — Закон Украины «Об образовании» от 23.05.91 г. № 1060-XII.

Закон о высшем образовании — Закон Украины «О высшем образовании» от 17.01.02 г. № 2984-III.

Закон № 2240 — Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.01 г. № 2240-III.

Порядок № 634 — Порядок, продолжительность и условия предоставления ежегодных отпусков работникам, обучающимся в высших учебных заведениях с вечерней и заочной формами обучения, где учебный процесс имеет свои особенности, утвержденный постановлением КМУ от 28.06.97 г. № 634.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Порядок № 1019 — Порядок лицензирования деятельности по предоставлению образовательных услуг, утвержденный постановлением КМУ от 08.08.07 г. № 1019.

Положение № 978 — Положение об аккредитации высших учебных заведений и специальностей в высших учебных заведениях и высших профессиональных училищах, утвержденное постановлением КМУ от 09.08.01 г. № 978.

Положение № 161 — Положение об организации учебного процесса в высших учебных заведениях, утвержденное приказом Минобразования от 02.06.93 г. № 161.

Конвенция № 140 — Конвенция международной организации труда «Об оплачиваемых учебных отпусках» от 24.06.74 г. № 140.

Рекомендации МОТ № 148 — Рекомендации Международной организации труда, касающиеся оплачиваемых учебных отпусков от 24.06.74 г. № 148.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше