ПРАЦІВНИК-СТУДЕНТ НА ПІДПРИЄМСТВІ:
надаємо та оплачуємо навчальну відпустку
Ваш працівник навчається у вищому навчальному закладі? Він прагне самовдосконалюватися та готовий для цього жертвувати своїм вільним часом? Цінуйте і підтримуйте його.
Але що ж може зробити роботодавець для полегшення життя працівника-студента? Звичайно, створити необхідні умови для поєднання роботи і навчання, надавши йому додаткову відпустку у зв’язку з навчанням.
Про особливості отримання та оплати відпустки студентам ПТНЗ, ВНЗ, навчальних закладів післядипломної освіти та аспірантам поговоримо в сьогоднішній статті.
Дар’я КРАВЧЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», d.kravchenko@id.factor.ua
Умови надання
Право працівників-студентів на навчальну відпустку передбачено ст. 213 — 216 КЗпП і ст. 14, 15, 151 Закону про відпустки*. Це додаткова оплачувана відпустка. Її надають:
— учням ПТНЗ (ст. 213 КЗпП, ст. 14 Закону про відпустки);
— студентам вищих навчальних закладів, навчальних закладів післядипломної освіти та аспірантам (ст. 216 КЗпП, ст. 15 Закону про відпустки);
— тим, хто проходить профспілкове навчання (ст. 151 Закону про відпустки).
* У цій статті ми не розглядатимемо питання надання відпусток у зв’язку з навчанням у середніх навчальних закладах (ст. 211 КЗпП, ст. 13 Закону про відпустки).
Зверніть увагу: ні КЗпП, ні Закон про відпустки не обмежують право працівників навчатися одночасно в декількох навчальних закладах.
Проте для того, щоб працівник, який поєднує роботу і навчання, зміг отримати оплачувану навчальну відпустку, необхідно виконати низку обов’язкових умов. Наведемо їх у табл. 1.
А всі особливості, характерні для навчальної відпустки, для більшої наочності наведемо в табл. 2.
Таблиця 1. Умови надання навчальної відпустки
| Умова | Пояснення |
| 1 | 2 |
| 1. Працівник навчається в навчальному закладі, що відповідає певним вимогам | Заклад освіти, в якому навчається працівник, повинен (ст. 15 Закону про освіту): — мати ліцензію на здійснення освітньої діяльності, отриману відповідно до Порядку № 1019; — пройти акредитацію згідно з Положенням № 978 — для вищих навчальних закладів (рівень акредитації закладу вказується в довідці-виклику); — бути включеним до Державного реєстру навчальних закладів (ч. 3 ст. 15 Закону про освіту); — мати право видавати документ про освіту (ч. 4 ст. 15 Закону про освіту); — діяти відповідно до законодавства про освіту |
| Примітка. Якщо працівник навчається за кордоном, підприємство надає йому навчальну відпустку тільки в разі дотримання двох умов: — навчання відбувається в порядку, установленому законодавством відповідної держави; — після закінчення навчання працівнику-студенту буде виданий диплом, еквівалентний диплому українського ВНЗ, тобто визнаний в Україні (таку думку висловлювали представники Мінпраці у своїх усних консультаціях). | |
| 2. Працівник проходить навчання без відриву від виробництва | Працівник проходить навчання: — на вечірньому відділенні ПТНЗ (ст. 213 КЗпП); — вечірньої та заочної форми навчання вищого навчального закладу (ст. 215, 216 КЗпП) |
| Примітка. Працівникам інших форм навчання (денна, дистанційна) навчальну відпустку роботодавець не надає. Поєднувати таке навчання з роботою працівник може, працюючи за певним графіком. В окремі періоди працівник може оформити відпустку без збереження зарплати на підставі ст. 25 або 26 Закону про відпустки (не більше 15 календарних днів на рік). Також такі працівники для цієї мети можуть використовувати і свою щорічну відпустку. | |
| 3. Працівник навчається успішно | Успішне навчання передбачає (лист Мінпраці від 06.09.05 р. № 09-402): — відсутність академзаборгованості за минулий курс; — виконання з позитивною оцінкою не менше 75 % контрольних робіт до початку наступної сесії; — надання для рецензії решти 25 % контрольних робіт і курсових. |
| Примітка. Працівникам-«двієчникам» підприємство може надати відпустку без збереження зарплати на підставі ст. 26 Закону про відпустки або вони можуть для цього використати свою щорічну відпустку. | |
| 4. Навчальну відпустку надаємо тільки за основним місцем роботи | На час навчальних відпусток за працівниками за основним місцем зберігається середня заробітна плата (ст. 217 КЗпП). |
| Примітка. На період навчальної відпустки за основним місцем роботи, на роботі за сумісництвом студенту обов’язково надають відпустку без збереження зарплати (п. 14 ст. 25 Закону про відпустки). | |
| 5. Навчальну відпустку обмежено строком | Надають на період: — настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання державних іспитів, підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) — для студентів ВНЗ (ст. 216 КЗпП, ст. 15 Закону про відпустки); — складання заліків та іспитів — для студентів ПТНЗ та ВНЗ (ст. 213 КЗпП, ст. 14 Закону про відпустки) |
| Примітка. Навчальна відпустка не надається на період: | |
Таблиця 2. Особливості надання навчальної відпустки
| Особливість | Пояснення |
| 1. Навчальну відпустку надають: | |
| — незалежно від відпрацьованого в роботодавця часу | Оформити навчальну відпустку можна в будь-який момент незалежно від строку безперервної роботи працівника, навіть якщо він відпрацював на підприємстві менше 6 місяців (на відміну від щорічних відпусток: на таку відпустку повної тривалості працівник може претендувати, відпрацювавши на підприємстві не менше 6 місяців) |
| — за навчальний рік | А не за календарний (частина шоста ст. 216 КЗпП і частина шоста ст. 15 Закону про відпустки). Навчальний рік триває 12 місяців та починається, як правило, 1 вересня (п. 4.1 Положення № 161) |
| — незалежно від спеціальності, за якою навчається працівник | Трудове законодавство не обмежує право працівників на вільний вибір напрямку підготовки та спеціальності. Працівники вільні у виборі програм освіти або підготовки, в яких вони братимуть участь (п. 14 Рекомендацій МОП № 148). |
| 2. Навчальна відпустка: | |
| — не ділиться | Оскільки навчальна відпустка не належить до категорії щорічних, то вимоги ст. 10 Закону про відпустки на неї не поширюються. |
| — не переноситься | |
| — не подовжується на святкові й неробочі дні та дні хвороби | |
| — не враховується в загальній тривалості щорічних відпусток | |
Тривалість
Тривалість оплачуваної навчальної відпустки, визначена ст. 213, 216 КЗпП, ст. 14, 15, 151 Закону про відпустки, залежить від форми навчання (вечірня, заочна), рівня акредитації навчального закладу, курсу, на якому навчається працівник, та мети навчальної відпустки (табл. 3).
Таблиця 3. Тривалість навчальної відпустки
| Період, на який надається навчальна відпустка | Курс | Форма навчання | Рівень акредитації ВНЗ | Тривалість навчальної відпустки |
| Професійно-технічна освіта | ||||
| Період підготовки та складання іспитів (крім вступних) | Не має значення | Вечірня | — | 35 к. дн. сукупно протягом навчального року |
| Вища освіта | ||||
| Період настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів | I та II | Вечірня | I та II | 10 к. дн. |
| III та IV | 20 к. дн. | |||
| Заочна | Не має значення | 30 к. дн. | ||
| III та наступні | Вечірня | I та II | 20 к. дн. | |
| III та IV | 30 к. дн. | |||
| Заочна | Не має значення | 40 к. дн. | ||
| Період складання державних іспитів | — | Вечірня та заочна | Не має значення | 30 к. дн. |
| Період підготовки та захисту дипломного проекту (роботи) | — | Вечірня та заочна | I та II | 2 місяці |
| III та IV | 4 місяці | |||
| Примітка. Працівникам, які здобувають другу (наступну) вищу освіту в навчальних закладах післядипломної освіти та вищих навчальних закладах, що мають у своєму підпорядкуванні підрозділи післядипломної освіти, навчальну оплачувану відпустку ви надаєте тієї самої тривалості, що й студентові третього та вище курсів ВНЗ відповідного рівня акредитації | ||||
| Аспірантура | ||||
| Період підготовки та складання вступних іспитів | — | — | — | 10 к. дн. на кожен іспит (один раз на рік) |
| Період виконання індивідуального плану підготовки (за умови успішного його виконання) | — | — | — | 30 к. дн. |
| Профспілкове навчання | ||||
| Період профспілкового навчання(1) | — | — | — | до 6 к. дн. |
| (1) Надається працівникам, обраним до складу виборних профспілкових органів підприємства, установи, організації | ||||
Зверніть увагу: тільки навчальний заклад має право визначати період навчальної відпустки конкретному працівнику та розподіляти її протягом навчального року.
Тому ви зобов’язані надати працівнику навчальну відпустку такої тривалості й на той період, який установлено навчальним закладом у довідці-виклику. І зменшити його з власної ініціативи ви не можете. Відмовити працівнику в наданні навчальної відпустки на підставі виробничої необхідності ви також не маєте права (лист Мінпраці від 06.09.05 р. № 09-402). Це буде порушенням трудового законодавства (ст. 41 КУпАП).
Водночас працівники-студенти можуть у разі погодження з роботодавцем відмовитися (повністю або частково) від навчальної відпустки. Причому в цьому випадку порушення трудового законодавства не буде («Вісник податкової служби України», 2008, № 36, с. 41).
Важливо! Навчальна відпустка має цільовий характер. Якщо працівник у відведену йому навчальну відпустку виконав поставлені перед ним завдання раніше встановленого строку, він зобов’язаний вийти на роботу на наступний день після складання іспитів, захисту диплома тощо. Інакше до нього можуть застосувати заходи дисциплінарного стягнення («Вісник податкової служби України», 2008, № 36, с. 41).
Окрім загальної тривалості навчальної відпустки, для працівників-студентів вищих навчальних закладів та аспірантури нормами трудового законодавства передбачені додаткові дні, вільні від роботи (див. табл. 4).
Таблиця 4. Кількість додаткових вільних днів для студентів вищих навчальних закладів та аспірантури (ст. 218 КЗпП)
| Кому надаємо | Період надання | Кількість додаткових вільних днів | |
| 1. Усім працівникам-студентам | 10 навчальних місяців перед початком виконання дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів | 1 — 2 дні на тиждень без збереження зарплати | |
| 2. Працівникам, які навчаються на останніх курсах вищих навчальних закладів | При 6-денному робочому тижні | Щотижня 1 день для підготовки до занять з оплатою його в розмірі 50 % отримуваної зарплати, але не нижче мінімального розміру зарплати | |
| При 5-денному робочому тижні | Залежно від тривалості робочої зміни за умови збереження загальної кількості вільних від роботи годин | ||
| 3. Працівникам-аспірантам | Протягом 4-х років навчання | 1 день на тиждень з оплатою його в розмірі 50 % середньої зарплати працівника | |
| Протягом 4-го року навчання | 1 день на тиждень без збереження зарплати | ||
Таблиця 5. Тривалість навчальної відпустки, установлена Порядком № 634
| Напрям підготовки | Тривалість навчальної відпустки | |
| оплачуваної | неоплачуваної | |
| Культура (народна художня творчість), музичне мистецтво (фортепіано, орган, оркестрові струнні інструменти, оркестрові духові та ударні інструменти, народні інструменти, співи, диригування, композиція, музичне мистецтво естради, звукорежисура, музичне виховання) | 10 к. дн. щороку | 10 к. дн. щороку |
| Театральне мистецтво (акторське мистецтво, режисура, хореографія, сценографія), кіно-, телемистецтво (кінорежисура, телережисура, кіно- і телеоператорство) | 20 к. дн. щороку | |
| Філологія (мова, література) | — | |
Для працівників, які успішно навчаються у вищих навчальних закладах на вечірній або заочній формі навчання, в яких навчальний план має свої особливості, додатково до навчальних відпусток надаються відпустки, тривалість яких установлено Порядком № 634 (табл. 5).
Документальне оформлення
Оформлення навчальної відпустки не забере у вас багато часу. Усе, що вам для цього необхідно:
— заява працівника на ім’я керівника підприємства (підприємця) про надання йому оплачуваної навчальної відпустки;
— довідка-виклик з навчального закладу, в якій зазначені: форма навчання, рівень акредитації навчального закладу, курс, на якому навчається працівник, період сесії, підстава для надання відпустки (складання заліків та іспитів, настановні заняття, державні іспити, підготовка та захист дипломної роботи).
На підставі зазначених документів ви видаєте наказ (розпорядження) про надання оплачуваної навчальної відпустки працівнику. У відривній частині довідки-виклику проставляйте відмітку про надання відпустки.
Контролювати дотримання режиму робочого часу працівником-студентом ви будете в Табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5). Для цього використовуйте такі умовні позначення:
1) літерний код — Н, цифровий код — 12 — для позначення навчальної відпустки (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки);
2) літерний код — НБ, цифровий, — 13 — для відпустки без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки).
Оплата навчальної відпустки
Розрахунок навчальних відпускних не повинен викликати у вас жодних труднощів, оскільки особливостей, що відрізняють його від інших видів відпусток, немає. Для розрахунку ви традиційно застосовуєте Порядок № 100. Виплачуєте відпускні не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки)*.
* Про те, як розрахувати і виплатити відпускні, ви можете дізнатися зі Шпаргалки бухгалтера «Надання відпусток: інструкція для бухгалтера» // «БТ», 2013, № 22, с. 17
А тепер зупинимося на особливостях оплати навчальної відпустки.
1. Оплатити ви повинні всі календарні дні навчальної відпустки згідно з довідкою-викликом, у тому числі святкові й неробочі дні (лист Мінпраці від 27.07.10 р. № 217/13/116-10). При цьому на святкові та неробочі дні навчальна відпустка, на відміну від щорічної, не подовжується.
2. За невикористані дні навчальної відпустки грошову компенсацію не виплачуєте (навіть у випадку звільнення). Використовувати навчальну відпустку чи ні — право працівника. Але роботодавець не має права відмовити працівнику в наданні таких днів, якщо працівник про це його попросить.
3. Дні хвороби працівника, що припадають на час навчальної відпустки, не оплачуються (п. 6 ч. 1 ст. 36 Закону № 2240). Але якщо час хвороби продовжуються й на робочі дні, то дні хвороби, що припадають на робочі дні, потрібно оплатити.
4. Дні навчальної відпустки, протягом яких працівник перебував на робочому місці, оформляють та оплачують як робочі дні. Тож працівникові за дні, коли він фактично виконував свої трудові обов’язки, виплачують лише зарплату. А при достроковому виході з відпустки на роботу утримують з нарахованої зарплати суму надміру виданих відпускних.
Оподаткування та облік
Витрати на оплату навчальних відпусток відносимо до фонду додаткової зарплати (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5), тому обкладаємо в тому самому порядку, що й зарплату. Отже, на суму відпускних нараховується ЄВС «зверху» та утримуєте ЄВС «знизу» та ПДФО.
У формі № 1ДФ навчальні відпускні показуємо з ознакою доходу «101». У ЄВСній формі № Д4 «навчальні» відпускні показуємо, як і оплату щорічних відпусток, таким чином:
— у таблиці 1 суму «навчальних» відпускних заносимо до рядків для відображення зарплати;
— у таблиці 6 показуємо окремо від зарплати в окремому рядку після рядка зарплати із проставлляням у графі 10 КТН «10». Якщо, крім навчальної відпустки, в одному місяці надано ще і щорічну відпустку, суму відпускних показуємо в одному рядку.
Податкові витрати на суму нарахованих у бухобліку відпускних (Кт 661) відображаємо як суму зарплати працівників та інших відпускних на підставі пп. 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 та п. 142.1 ПКУ. ЄВС у частині нарахування на суми відпускних уключаємо до податкових витрат на підставі п.п. 138.10.4, п. 143.1 ПКУ.
Якщо працівник навчається з власної ініціативи, вважаємо, що витрати на оплату навчальної відпустки слід відображати у складі інших операційних витрат (Дт 949). Якщо з ініциативи роботодавця — у складі витрати, на яких відображаємо зарплату працівника-студента (Дт 23, 91 — 94).
Для оплати навчальних відпусток резерв не створюють.
Додаткові гарантії
Працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, роботодавець має оплатити проїзд до місцезнаходження навчального закладу і назад один раз протягом навчального року в розмірі 50 % від вартості проїзду.
Компенсацію виплачуєте, коли працівник-студент вирушає:
— на настановні заняття;
— для виконання лабораторних робіт;
— для складання заліків та іспитів;
— для підготовки і захисту дипломного проекту (роботи);
— для складання державних іспитів.
Проїзд працівника до вищого навчального закладу і назад ви оплачуєте згідно з правилами оплати проїзду при відрядженнях (лист Мінсоцполітики від 02.01.13 р. № 2/13/116-13). Отже, підставою для повернення коштів працівнику буде Звіт про використання кош-тів, виданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом Мінфіну України від 05.12.12 р. № 1276. Його працівник заповнює після повернення з поїздки, а до нього додає оригінали квитків.
Компенсація вартості проїзду для працівника буде додатковим благом згідно з п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ. Її ви обкладаєте ПДФО за ставкою 15 (17) %. А от ЄВС не справляємо, оскільки сума компенсації не включається до фонду оплати праці (п. 3.24 Інструкції № 5).
Усю суму компенсації відносимо до податкових витрат як обов’язкові виплати, гарантовані державою (п. 142.2 ПКУ).
Документи статті
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Закон про освіту — Закон України «Про освіту» від 23.05.91 р. № 1060-XII.
Закон про вищу освіту — Закон України «Про вищу освіту» від 17.01.02 р. № 2984-III.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.01 р. № 2240-III.
Порядок № 634 — Порядок, тривалість та умови надання щорічних відпусток працівникам, які навчаються у вищих навчальних закладах з вечірньою та заочною формами навчання, де навчальний процес має свої особливості, затверджені постановою КМУ від 28.06.97 р. № 634.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Порядок № 1019 — Порядок ліцензування діяльності з надання освітніх послуг, затверджений постановою КМУ від 08.08.07 р. № 1019.
Положення № 978 — Положення про акредитацію вищих навчальних закладів та спеціальностей у вищих навчальних закладах і вищих професійних училищах, затверджене постановою КМУ від 09.08.01 р. № 978.
Положення № 161 — Положення про організацію навчального процесу у вищих навчальних закладах, затверджене наказом Міносвіти від 02.06.93 р. № 161.
Конвенція № 140 — Конвенція міжнародної організації праці «Про оплачувані навчальні відпустки» від 24.06.74 р. № 140.
Рекомендації МОП № 148 — Рекомендації Міжнародної організації праці щодо оплачуваних навчальних відпусток від 24.06.74 р. № 148.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
