«ОСЕННИЕ» БОЛЬНИЧНЫЕ:
правильно облагаем, отражаем в учете и отчетности
Поздняя осень каждый год приносит сырую и холодную погоду. Организм у нас не железный, «болячки» тут как тут.
Поэтому сегодня самое время освежить в памяти основные моменты, касающиеся больничных: как платить НДФЛ и ЕВС, учитывать в налоговом и бухгалтерском учете, отражать в отчетности.
Дарья КРАВЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», d.kravchenko@id.factor.ua
НДФЛ
В целях обложения НДФЛ больничные приравниваются к доходу в виде зарплаты независимо от того, оплачивает их работодатель (оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности) или ФВПТ (собственно пособие по временной нетрудоспособности). Такой вывод следует из абз. 3 п.п. 169.4.1 НКУ. Это подтверждают и налоговики (см. письмо ГНАУ от 19.01.11 г. № 697/6/17-0715). Следовательно, к больничным применяют те же правила взимания НДФЛ, что и для зарплаты:
1) из них уплачивают НДФЛ по ставке 15 % (17 %*) — п. 167.1 НКУ;
2) сумму больничных учитывают при определении предельной суммы дохода, дающего право на получение НСЛ (п.п. 169.4.1 НКУ);
3) больничные при расчете НДФЛ уменьшают на удерживаемый ЕВС по ставке 2 % и на сумму НСЛ (при ее наличии) — п. 164.6 НКУ.
Обратите внимание: если период болезни приходится на два и более месяца, сумма больничных относится к доходу каждого из этих месяцев пропорционально дням болезни, приходящимся на них (п.п. 169.4.1 НКУ).
Как известно, в общем случае НДФЛ перечисляют в бюджет во время выплаты налогооблагаемого дохода (п.п. 168.1.2 НКУ). Эти правила работают и здесь.
Важно! Если ФВПТ задерживает выплату пособия, начисленный НДФЛ необходимо уплатить не позднее
30-го числа месяца, следующего за месяцем начисления**.
В ф. № 1ДФ всю сумму больничных отражаем в общей сумме зарплаты, начисленной работнику в отчетном периоде, с признаком дохода «101». То есть на работника заполняем одну строку, в которой одновременно указываем сумму зарплаты и больничных.
Если ФВПТ задерживает перечисление средств для выплаты пособия по временной нетрудоспособности, то графы 3 и 4 ф. № 1ДФ заполняем только после фактической выплаты пособия и уплаты НДФЛ (подкатегория 103.25.1 БЗ Миндоходов)***.
* При превышении месячным доходом 10-кратного размера минзарплаты, действующей на 1 января отчетного года (в 2013 году — 11470 грн.).
** Подробнее об этом вы можете прочитать в Почте недели «ФВПТ задерживает выплату пособий: что делать с уплатой ЕВС и НДФЛ?» // «БН», 2013, № 42, с. 64.
*** Такой порядок заполнения ф. № 1ДФ объясняется тем, что пособие выплачено несвоевременно. А значит воспользоваться привилегией равенства граф не получается (при своевременной выплате зарплаты мы исходим из равенства: гр. 3а = гр 3, гр. 4а = гр. 4).
**** Напомним, что она составляет 17 размеров прожиточного минимума для трудоспособного лица: в период январь-ноябрь 2013 года — 19499 грн, в декабре 2013 года — 20706 грн.
ЕВС
Вся сумма больничных включается в базу взимания ЕВС (абз. 2 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕВС). В общем случае ЕВС платим по ставке 33,2 % в части начисления и по ставке 2 % в части удержания. Но есть и исключения (см. табл. 1 на с. 18).
Важно! ЕВС вы должны начислить независимо от того, выплачены такие суммы фактически или нет (ч. 5 ст. 7 Закона о ЕВС).
Рассчитывая ЕВС с больничных, следует учитывать такие моменты:
1) при определении максимальной величины базы начисления ЕВС больничные учитывают в 3-ю очередь (п. п. 4.3.2 Инструкции № 455). То есть в первую очередь — ЕВС с зарплаты, затем — с выплат по гражданско-правовым договорам и только после этого с суммы больничных и декретных. Причем, если в одном месяце начислены и больничные, и декретные, декретные учитывают в последнюю очередь («БН», 2013, № 40, с. 22);
2) при начислении больничных, приходящихся на несколько месяцев, максимальную величину, с которой уплачивают ЕВС****, применяют отдельно за каждый месяц (п.п. 4.3.2 Инструкции № 455);
3) ЕВС в части начислений уплачивают за счет предприятия как с суммы оплаты первых 5 дней болезни, так и с суммы пособия. ЕВС перечисляется в бюджет одновременно с получением средств на выплату больничных (ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС). Если же начисленные больничные своевременно ФВПТ нам не перечислены, плательщик все равно обязан уплатить ЕВС, начисленный на соответствующий базовый отчетный период, не позднее 20 числа месяца, следующего за таким месяцем (для горных предприятий — до 28 числа) (ч. 8 ст. 9 Закона о ЕВС)*.
* Подробнее об этом вы можете прочитать в Почте недели «ФВПТ задерживает выплату пособий: что делать с уплатой ЕВС и НДФЛ?» // «БН», 2013, № 42, с. 64.
В ЕВС-отчетности суммы больничных отражаем в таблице 1 и таб-лице 6 формы № Д4 в том месяце, в котором они начислены по данным бухучета.
Когда будете заполнять по больничным таблицу 6 формы № Д4, помните:
— больничные отражают отдельно от других доходов со своим кодом категории застрахованного лица (реквизит 9, см. табл. 1 ниже);
— в реквизите 11 показываем месяц, на который приходится болезнь (в таблице 6 на каждый месяц болезни необходимо заполнить по одной отдельной строчке);
— в реквизите 13 фиксируем количество календарных дней болезни в каждом месяце болезни.
Обратите внимание: как правило, реквизит 15 по больничным не заполняем. Исключение — в текущем месяце у работника не было зарплаты.
Напомним: с 01.10.13 г. Миндоходов полностью вступило в свои права по администрированию ЕВС. Поэтому подача отчетности с указанного момента осуществляется в налоговые органы, а оплата производится на новые «миндоходовские» счета**.
** Более полную информацию вы можете получить в статье «Готовность № 1: к уплате ЕВС на новые счета» // «БН», 2013, № 39, с. 43.
Таблица 1. Больничные и ЕВС
| Категория работников | Ставка ЕВС (строки таблицы 1 для заполнения) | Код для графы 9 таблицы 6 | |
| начисление (расходы работодателя) | удержание | ||
| Работник предпринимателя (все, в том числе инвалиды) | 33,2 % (пособие: 2.3.1, 4.3; ЕВС: 3.3.1) | 2 % (стр. 5.5) | 29 |
| Работник предприятия (не инвалид) | |||
| Работник предприятия (инвалид) | 8,41 % (пособие: 2.3.2, 4.3; ЕВС: 3.3.2) | 36 | |
| Работники-инвалиды в общественных организациях инвалидов(1) | 5,5 % (пособие: 2.3.4, 4.3; ЕВС: 3.3.4) | 39 | |
| Работники предприятий УТОГ и УТОС(1) | 5,3 % (пособие: 2.3.3, 4.3; ЕВС: 3.3.3) | 37 | |
| Предприятия судостроительной промышленности (класс 30.11 группа 30.1 раздел 30, класс 33.15 группа 33.1 раздел 33 КВЭД ДК 009:2010) | Х | 29 (36)(2) | |
| (1) При условии, что количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, а фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда. (2) 29 — обычные работники, 36 — инвалиды. | |||
Налог на прибыль
В состав налоговых расходов вы сможете включить только расходы по оплате первых 5 дней временной нетрудоспособности (п. 142.2 НКУ). Да это и понятно. Ведь суммы пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются за счет средств ФВПТ, и поэтому включать их в состав расходов нельзя. А вот начисленный на всю сумму больничных ЕВС включаем в налоговые расходы на основании п. 143.1 НКУ.
Остается решить один вопрос — как классифицировать такие расходы? По мнению налоговиков, оплату первых 5 дней болезни и ЕВС с суммы больничных надо рассматривать как прочие операционные расходы и в налоговой декларации относить в строку 06.4.39 приложения IВ (подкатегория 102.07.17 БЗ Миндоходов).
Важно! Расходы на оплату первых 5 дней нетрудоспособности и суммы начисленного ЕВС признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены (п. 138.5 НКУ).
Бухгалтерский учет
В бухучете сумму больничных начисляем по кредиту субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам» в месяце, в котором комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию приняла решение об оплате листка нетрудоспособности, предоставленного работником.
По мнению Минфина (письма от 06.09.11 г. № 31-08410-07-25/21750, от 26.10.11 г. № 31-08410-07-16/26368), оплату первых 5 дней нетрудоспособности нужно отражать в составе прочих расходов операционной деятельности. Для этого подойдет субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности». По всей видимости, по задумке Минфина туда же должен попасть и ЕВС с суммы больничных. Как видите, этот подход корреспондирует с подходом налоговиков к отражению таких сумм в налоговом учете.
Расчеты с ФВПТ по суммам пособий необходимо вести на субсчете 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами».
Пример. Работник предприятия 11 октября 2013 года предоставил листок нетрудоспособности за период болезни с 25 сентября по 10 октября 2013 года. Решение об оплате больничного было принято 14 октября 2013 года. 15 октября 2013 года в ФВПТ подано заявление-
расчет.
В октябре 2013 года работнику начислены больничные:
1) за дни болезни в сентябре: за счет работодателя будет оплачено 3 дня (25, 26, 27 сентября), сумма больничных составляет 585 грн; за счет ФВПТ — 1 день (195 грн.);
2) за дни болезни в октябре — за счет ФВПТ будет оплачено 8 дней (1560 грн.).
Зарплата за сентябрь 2013 года начислена в размере 3510 грн, за октябрь — 2535 грн.
Пособие от ФВПТ к моменту выплаты зарплаты за октябрь от ФВПТ не получено.
Как отразить больничные в Таблице 1 и Таблице 6 форме Д4 и в форме № 1 ДФ показано на с. 20-21 (для наглядности заполним форму № 1ДФ по данным октября — показатели за ноябрь и декабрь не приводим).
Таблица 2. Бухучет больничных
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет | ||
| дебет | кредит | доходы | расходы | ||
| 1. Начислена зарплата работнику за октябрь | 92 | 661 | 2535,00 | — | 2535,00 |
| 2. Начислены больничные: | |||||
| — оплата первых 5 дней болезни за счет работодателя | 949 | 663 | 585,00 | — | 585,00 |
| — пособие за счет ФВПТ (195,00 + 1560,00) | 378 | 663 | 1755,00 | — | — |
| 3. Удержан ЕВС: | |||||
| — из зарплаты за октябрь (2535,00 х 3,6 %) | 661 | 651 | 91,26 | — | — |
| — из больничных ((585,00+1755,00) х 2 %) | 663 | 651 | 46,80 | — | — |
| 4. Удержан НДФЛ: | |||||
| — из суммы зарплаты ((2535,00 - 91,26) х 15 %) | 661 | 641 | 366,56 | — | — |
| — из суммы больничных ((585,00 +1755,00 - 46,80) х 15 %) | 663 | 641 | 343,98 | — | — |
| 5. Начислен ЕВС на зарплату за октябрь (2535,00 х 36,9 %) | 92 | 651 | 935,42 | — | 935,42 |
| 6. Начислен ЕВС на сумму больничных ((585,00 + 1755,00) х 33,2 %)(1) | 949 | 651 | 776,88 | — | 776,88 |
| 7. Выплачены работнику | |||||
| — зарплата за октябрь (2535,00 - 91,26 - 366,56) | 661 | 301 | 2077,18 | — | — |
| — оплата первых 5 дней болезни (585 -11,70 - 86,00)(2) | 663 | 301 | 487,30 | — | — |
| 8. Уплачены в бюджет: | |||||
| — НДФЛ с зарплаты и больничных (366,56 + 343,98)(3) | 641 | 311 | 710,54 | — | — |
| — ЕВС в части начисления (935,42 + 776,88) | 651 | 311 | 1712,30 | — | — |
| — ЕВС в части удержаний с зарплаты и больничных (91,26 + 46,80)(3) | 651 | 311 | 138,06 | — | — |
| (1) Сравниваем с максимальной величиной, действующей в соответствующем месяце. В нашем случае сумма больничных не превышает максимальную величину взимания ЕВС ((2535 + 585 + 1755) < 19499), поэтому ЕВС начисляем на всю сумму больничных. (2) 11,70 грн. — удержания ЕВС, 86,00 — НДФЛ с суммы оплаты первых дней болезни. (3) В последующем, после получения денег от ФВПТ, НДФЛ и удержания ЕВС с пособия придется заплатить еще раз, но уже со спецсчета. Таким образом возникнет переплата по НДФЛ и ЕВС, которую нужно будет учесть при последующих платежах. | |||||
Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску
| № з/п | Назва показника | Сума (грн.) |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Загальна сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, усього (р.1.1 + р. 1.2 + р. 1.3 + р. 1.4 + р. 1.5) | 4875,00 |
| 1.1 | сума нарахованої заробітної плати | 2535,00 |
| 1.2 | сума винагород за договорами цивільно-правового характеру | |
| 1.3 | сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів роботодавця | 585,00 |
| 1.4 | сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, яка виплачується за рахунок коштів фондів соціального страхування, усього, у тому числі: | 1755,00 |
| <… > | ||
| 2 | Сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, на яку нараховується єдиний внесок, усього (р. 2.1+ р. 2.2 + р. 2.3 + р. 2.4) | 4875,00 |
| 2.1 | Сума нарахованої заробітної плати, на яку нараховується єдиний внесок, усього (р. 2.1.1 + р. 2.1.2 + р. 2.1.3 + р. 2.1.4 + р. 2.1.5 + р. 2.1.6+ р. 2.1.7) | 2535,00 |
| 2.1.1 | роботодавцями відповідно до класу професійного ризику виробництва (36,76 — 49,7 %) | 2535,00 |
| <… > | ||
| 2.3 | Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, усього (р. 2.3.1 + р. 2.3.2 + р. 2.3.3 + р. 2.3.4) | 2340,00 |
| 2.3.1 | Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, на яку нараховується єдиний внесок у розмірі 33,2 % | 2340,00 |
| <… > | ||
| 3 | Нараховано єдиного внеску, усього (р. 3.1 + р. 3.2 + р. 3.3 + р. 3.4) | 1712,30 |
| 3.1 | на суми заробітної плати, усього (р. 3.1.1 + р. 3.1.2 + р. 3.1.3 + р. 3.1.4 + р. 3.1.5 + р. 3.1.6 + р. 3.1.7) | 935,42 |
| 3.1.1 | на суми заробітної плати, нарахованої роботодавцями, відповідно до класу професійного ризику виробництва (р. 2.1.1 х (36,76 %-49,7 %)) | 935,42 |
| <… > | ||
| 3.3 | на суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (р. 3.3.1 + р. 3.3.2 + р. 3.3.3 + р. 3.3.4) | 776,88 |
| 3.3.1 | на суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (р. 2.3.1 х 33,2 %) | 776,88 |
| <… > | ||
| 4 | Сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, з якої утримано єдиний внесок, усього (р. 4.1 + р. 4.2 + р. 4.3 + р. 4.4) | 4875,00 |
| 4.1 | Сума заробітної плати застрахованих осіб, усього (р. 4.1.1 + р. 4.1.2 + р. 4.1.3) | 2535,00 |
| 4.1.1 | осіб, які працюють на умовах трудового договору (контракту) (3,6 %) | 2535,00 |
| <… > | ||
| 4.3 | Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності (2 %) | 2340,00 |
| 4.4 | Cума допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (2 %) | |
| 5 | Утримано єдиний внесок, усього (р. 5.1 + р. 5.2 + р. 5.3 + р. 5.4 + р. 5.5 + р. 5.6) | 138,06 |
| 5.1 | р. 4.1.1 х 3,6 % | 91,26 |
| <… > | ||
| 5.5 | р. 4.3 х 2 % | 46,80 |
| <… > | ||
| 8 | Загальна сума єдиного внеску, що підлягає сплаті, всього (р. 3 + р. 5 + р. 6 - р. 7) | 1850,36 |
| у тому числі | ||
| 8.1 | р. 3.1.1 + р. 6.1.1 - р. 7.1.1 (36,76-49,7 %) | 935,42 |
| <… > | ||
| 8.8 | р. 3.1.7 + р. 3.2.3 + р. 3.3.1 + р. 3.4.1 + р. 6.1.8 - р. 7.1.8 (33,2 %) | 776,88 |
| 8.9 | р. 5.1 + р. 6.3.1- р. 7.3.1 (3,6 %) | 91,26 |
| <… > | ||
| 8.13 | р. 5.5 + р. 5.6 + р. 6.3.5 - р. 7.3.5 (2 %) | 46,80 |
* Если пособие от ФВПТ так и не будет выплачено в течение января 2014 года, то в этой графе надо будет указать 3120,00 грн. (4875,00 - 1755,00).
Выводы
В целях обложения НДФЛ больничные приравниваются к доходу в виде зарплаты. Поэтому к ним применяют те же правила взимания НДФЛ.
Вся сумма больничных также включается в базу начисления ЕВС. В пределах максимальной величины базы начисления ЕВС их учитывают в 3-ю очередь.
Для НДФЛ и ЕВС больничные относят к тому месяцу, на который приходятся дни болезни.
Оплату первых 5 дней болезни и суммы начисленного ЕВС на всю суммы больничных включают в налоговые расходы в месяце начисления и отражают в строке 06.4.39 приложения IВ.
В бухучете больничные отражают в составе прочих операционных расходов (субсчет 949), начисляют по субсчету 663, задолженность ФВПТ по пособию попадет на субсчет 378.
Документы и сокращения статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.
Закон о ЕВС — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.10 г. № 2464-VI.
Инструкция № 455 — Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Миндоходов от 09.09.13 г. № 455.
НДФЛ — налог на доходы физических лиц.
ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.
НСЛ — налоговая социальная льгота.
ФВПТ — Фонд социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности.
