Новый отчет № Д4 по ЕВС: новая форма, новые правила, пример для отчета за сентябрь

НОВЫЙ ОТЧЕТ № Д4 ПО ЕВС:

новая форма, новые правила, пример для отчета за сентябрь

В прошлом номере мы уже писали о «перерождении» ЕВС-документов. Сегодня мы проанализируем суть отчетных изменений, расскажем, как заполнять обновленную ф. № Д4. А усвоить все это вам поможет практический пример. Не будем терять времени — за дело!

Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua

Что изменилось?

С 1 октября 2013 года отчетность по единому взносу на общеобязательное государственное социальное страхование (далее — ЕВС) уже по новой форме нужно подавать в свою налоговую (а не в ПФУ).

Искать обновленные правила заполнения и подачи отчетности по ЕВС, а также сами бланки отчетов с 1 октября мы должны в миндоходовском Порядке № 454. Он является двойником пенсионного Порядка № 22-2.

Как и любой двойник, Порядок № 454 очень похож на оригинал, но имеет и несколько своих отличий. О них мы поговорим чуть позже. В целом же это сборник уже давно привычных нам норм. Также визуально нам знакомы и четыре отчетные формы, приведенные в его приложениях. Используя данные формы, мы отчитываемся по начислению и уплате ЕВС: № Д4 (приложение 4), № Д5 (приложение 5), № Д6 (приложение 6) и № Д7 (приложение 7).

Важно! Как форма, так и содержание отчетов практически не изменились. Поэтому, думаем, вам не составит особого труда их правильно заполнить и подать. Ведь былой опыт заполнения пенсионных ЕВС-отчетов по-прежнему можно применять при заполнении миндоходовских форм*.

* О порядке заполнения вы можете прочитать в Теме недели «Как заполнять ежемесячную форму № Д4 по ЕВС» («БН», 2013, № 5, с. 24); в статьях «ЕВС и декретные: рассчитываем сумму взноса и заполняем форму № Д4» («БН», 2013, № 32, с. 38) и «Декретные в отчете по форме № Д4: нюансы заполнения в примерах» («БН», 2013, № 33, с. 15).

Таким образом, за сентябрь ф. № Д4 нужно подавать в свою налоговую по новой форме и по правилам (в основном, уже привычным), о которых скажем далее.

Прежде всего, назовем основные правила подачи, которые остались неизменными и в Порядке № 454:

1. Предельный срок подачи — 20 число следующего месяца. Радует то, что предельный срок подачи и возможность переноса последнего дня с выходного (праздничного) в новом Порядке сохранены (пп. 3.1 и 2.15 соответственно). Так что подать (отослать в электронном виде) ф. № Д4 за сентябрь 2013 года вы должны не позднее 21 октября (понедельник, 20 октября — воскресенье).

2. Не подаем отчет с прочерками. Работодатели, которые не используют наемный труд, не заказывают выполнение работ и услуг обычным гражданам по договорам гражданско-правового характера (далее — ГПД), форму № Д4 не подают. Для предприятий такая норма заложена в п. 2.13 Порядка № 454.

3. Электронная форма отчета является обязательной, если застрахованных лиц более 5 человек (6 и более). Как и при подаче отчетов пенсионщикам, при представлении отчетов в налоговую мы ориентируемся на численность людей, данные о которых показали в отчете. Если их 5 и менее — можем (но не обязаны) подать отчет только на бумаге. Если их 6 и более — обязаны подать ф. № Д4 такими способами :

— средствами электронной связи в электронной форме с регистрацией электронной подписи ответственных лиц ;

— на бумажных носителях, заверенных подписью и печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.

Для формирования отчета в электронном виде налоговики, как и ранее пенсионщики, должны предоставить специализированное программное обеспечение. Актуальные версии такого обеспечения можно бесплатно получить в своей налоговой. Также она может размещаться на официальном веб-портале Миндоходов .

Для этих целей на сегодняшний день по сообщению, которое размещено на сайте Миндоходов, можно использовать программное обеспечение «M.E.Doc», АРМ «Єдиний внесок» (только для формирования отчетности, а подписывать отчет через «M.E.Doc») или «iFin Zvit» .

Отчет в электронной форме мы теперь подаем в налоговую, как и другие отчеты , с использованием электронной цифровой подписи через центр обработки электронных отчетов согласно приказу ГНАУ «О представлении электронной налоговой отчетности» от 10.04.08 г. № 233.

Жаль, но при переработке пенсионного Порядка № 22-2 миндоходовцы не исправили «ляпы» пенсионщиков. Например, обязательным реквизитом отчета является «дата подачи отчета» (п. 2.8 Порядка № 454). А вот в таблицах ф. № Д4 место, где по идее должна отражаться эта информация, названо «Дата формування у страхувальника». А эти даты могут быть разными. Советуем отражать здесь именно дату подачи отчета, иначе налоговики могут не принять отчет по причине отсутствия обязательных реквизитов (2.16 Порядка № 454).

Ну а теперь об отличиях.

Первое отличие. Отчеты по ЕВС теперь подаем в орган Миндоходов. Поэтому по всех формах уточнено поле, где указывается получатель отчетности.

Второе отличие. В п. 4.3 Порядка № 454 указано, что в титульном листе прочерки проставляем напротив неподаваемых таблиц отчета только в бумажном отчете. В электронной форме поле оставляем незаполненным.

Третье отличие. В миндоходовский Порядок № 454 не перекочевала норма п. 2.16, согласно которому руководитель органа ПФУ мог разрабатывать рекомендуемый график представления отчетности. Налоговики этого делать не будут. Главное — сдать отчет не позднее последнего дня его подачи .

Четвертое отличие. В таблицы 5 и 6 ф. № Д4 добавлено по одной графе. А вот таблица 1 осталась практически без изменений. Правда, в поле перед табличной частью изменено название реквизита — «Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді», т. е. уточнено, что здесь отражаем данные только за отчетный месяц. Но на практике мы и ранее так заполняли данное поле.

Без изменений осталась и таблица 7. Но если вы ее заполняете, обратите внимание на обновление приложения 3 к Порядку № 454.

Что нового в заполнении таблицы 5

1. Забыли указать данные о работнике — подаем дополнительную таблицу 5. В общем случае таблицу 5 в составе ф. № Д4 мы подаем не всегда, а только в определенных случаях. Их пять и названы они в п. 4.8 Порядка № 454. Радует то, что миндоходовцы не поменяли условия, когда нужно подавать таблицу 5. Если ни одно из этих пяти событий с работниками не произошло, то таблицу 5 не заполняем и не подаем.

Что делать, если вы вдруг забыли в ф. № Д4 за прошлые периоды указать данные о произошедшем с застрахованным лицом событии, о котором нужно согласно п. 4.8 отчитаться в таблице 5? В этом случае надо воспользоваться пп. 1.1 и 5.6 Порядка № 454: достаточно заполнить и подать таблицу 5 за прошлый период типа «додаткова», сопроводив ее титульным листом.

Сравним с пенсионным п. 5.6 Порядка № 22-2. Тогда дополнительную таблицу нужно было подавать только , когда забыли указать данные о приеме на работу и об увольнении. И если мы забывали указать другие обстоятельства (начало и окончание социальных отпусков ), то теоретически ничего уточнять не нужно было. В то же время пенсионщики на местах в устных консультациях и тогда настаивали на подаче  таблицы 5 за прошлый отчетный месяц с типом «додаткова».

2. Новая дополнительная графа 8. В табличной части таблицы 5 добавлена новая графа 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи (1 — так, 0 — ні)». В ней, судя из названия, мы проставляем «1», если заключили ГПД с работником, трудоустроенным у нас на основное место (мы вносим запись в его трудовую книжку). В других случаях в графе 8 указываем «0» (так настроено программное обеспечение).

Что нового в заполнении таблицы 6

1. Два новых КТН для графы 9 — «11» и «12». Для графы 9 таблицы 6 абз. 17 — 19 п. 4.9 Порядка № 454 добавлены два кода типа начисления (КТН). Их нужно применять, если по результатам проверки органами доходов и сборов нам доначисляют (КТН 11) или уменьшают (КТН 12) сумму ЕВС.

2. Новая дополнительная графа 16. В табличной части таблицы 6 появилась новая графа 16 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами». В этой графе мы отражаем количество дней отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на соответствующий месяц, который указываем в графе 11.

В пенсионной ф. № Д4 за июль и август 2013 года дни такого отпуска мы показывали в графе 13. Однако из названия этой графы это не следовало. В то же время на этом настаивали сотрудники ПФУ (см. статью «Декретные в отчете по форме № Д4: нюансы заполнения в примерах» // «БН», 2013, № 33, с. 15).

3. Декретные в таблице 6 можно показывать не только за будущие, но и за прошлые месяцы. Миндоходов слегка подкорректировало последний абзац п. 4.9. И теперь несколько записей на одного работника в таблицу 6 мы вносим как за текущий, будущие, так и за прошлые месяцы. При этом строки за прошлые месяцы формируем в таких случаях: «за прошлые (больничные, временная нетрудоспособность и пребывание в отпуске в связи с беременностью и родами и начисление сумм заработной платы (дохода) за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, а также за отработанное время после увольнения с работы или согласно решению суда — средняя заработная плата за вынужденный прогул) периоды». В сравнении с пенсионным последним абзацем п. 4.9 Порядка № 22-2 миндоходовцы добавили 2 дополнительных случая, когда по работнику можно приводить данные о начислениях за прошлые месяцы (мы выделили полужирным):

1) временная нетрудоспособность;

2) нахождение в отпуске в связи с беременностью и родами.

Первое основание, считаем, указано миндоходовцами ошибочно, ведь «больничные» как раз и выплачиваются за дни временной нетрудоспособности.

А вот что касается нахождения в отпуске в связи с беременностью и родами, то в общем случае декретные в текущем отчете мы отражаем за текущий и будущие месяцы. Но если вам работница принесет декретный больничный с опозданием, либо комиссия (уполномоченный) по соцстраху утвердит протокол в месяце, следующем за месяцем открытия больничного, то вам в ф. № Д4 за отчетный месяц придется отражать начисленные декретные за прошлый (прошлые) месяцы. Также эту норму, на наш взгляд, можно применять и тогда, когда из-за ошибки в расчете вы вынуждены доначислить сумму пособия, которую уже отразили в отчете за прошлые месяцы.

Пример

Для наглядности по данным, которые мы привели в таблице ниже, покажем, как предприятие (1 класс) заполнит и подаст ф. № Д4 за сентябрь 2013 года (с. 15—16).

Данные о начислениях работникам за сентябрь 2013 года и удержанном с таких сумм ЕВС

Выводы

Форму № Д4 за сентябрь нужно подавать в свою налоговую по новой форме.

Общие правила подачи и принципы заполнения отчетов не поменялись. Так, ф. № Д4 подаем не позднее 20 числа следующего месяца. При численности физлиц 6 и более отчет составляем в электронной форме.

В миндоходовской ф. № Д4 в таблице 5 появилась новая графа 8, а в таблице 6 — графа 16.

Документы статьи

Порядок № 454 — Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Миндоходов от 09.09.13 г. № 454.

Порядок № 22-2 — Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления ПФУ от 08.10.10 г. № 22-2.

Додаток 4
до Порядку формування та подання страхувальниками звіту
 щодо сум нарахованого єдиного внеску
 на загальнообов’язкове державне соціальне страхування
 (пункт 3.1 розділу III)

Звітність
Звіт про суми нарахованої заробітної плати
 (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації)
застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску
 на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів

<...>

Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску