Новий звіт № Д4 за ЄВС: нова форма, нові правила, приклад для звіту за вересень

НОВИЙ ЗВІТ № Д4 ЗА ЄВС:

нова форма, нові правила, приклад для звіту за вересень

У попередньому номері ми вже писали про «переродження» ЄВС-документів. Сьогодні проаналізуємо суть звітних змін та розповімо, як заповнювати оновлену ф. № Д4. А засвоїти все це вам допоможе практичний приклад. Не гаятимемо часу — до справи!

Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Що змінилося?

З 1 жовтня 2013 року звітність з ЄВС уже за новою формою потрібно подавати до своєї податкової (а не до ПФУ).

Шукати оновлені правила заповнення та подання звітності ЄВС, а також самі бланки звітів з 1 жовтня ми повинні в міндоходівському Порядку № 454. Він є «двійником» пенсійного Порядку № 22-2.

Як і будь-який двійник, Порядок № 454 дуже схожий на оригінал, але має й кілька своїх відмінностей. Про них ми поговоримо трохи пізніше. У цілому ж це збірник уже давно звичних нам норм. Також візуально нам знайомі й чотири звітні форми, наведені в його додатках. Використовуючи ці форми, ми звітуємо щодо нарахування і сплати ЄВС: № Д4 (додаток 4), № Д5 (додаток 5), № Д6 (додаток 6) і № Д7 (додаток 7).

Важливо! Як форма, так і зміст звітів практично не змінилися. Тому, вважаємо, у ваc не виникне особливих труднощів при їх правильному заповненні та поданні. Адже набутий досвід заповнення пенсійних ЄВС-звітів, як і раніше, можна застосовувати при заповненні міндоходівських форм*.

* Про порядок заповнення ви можете прочитати в Темі тижні «Як заповнювати щомісячну форму № Д4 з ЄВС» («БТ», 2013, № 5, с. 24); у статтях «ЄВС та декретні: розраховуємо суму внеску та заповнюємо форму № Д4» («БТ», 2013, № 32, с. 38) і «Декретні у звіті за формою № Д4: нюанси заповнення у прикладах» («БТ», 2013, № 33, с. 15).

Таким чином, за вересень ф. № Д4 потрібно подавати до своєї податкової, за новою формою та за правилами (здебільшого вже звичними), про які розповімо далі.

Насамперед назвемо основні правила подання, що залишилися незмінними і в Порядку № 454:

1. Граничний строк подання — 20 число наступного місяця. Тішить, що граничний строк подання та можливість перенесення останнього дня з вихідного (святкового) в новому Порядку збережені (пп. 3.1 і 2.15 відповідно). Отже, подати (відіслати в електронному вигляді) ф. № Д4 за вересень 2013 року ви повинні не пізніше 21 жовтня (понеділок, 20 жовтня — неділя).

2. Не подаємо звіт із прокресленнями. Роботодавці, які не використовують найману працю, не замовляють виконання робіт, послуг звичайним громадянам за цивільно-правовими договорами (далі — ЦПД), форму № Д4 не подають. Для підприємств таку норму закладено в п. 2.13 Порядку № 454.

3. Електронна форма звіту є обов’язковою, якщо застрахованих осіб більше 5 (6 і більше). Як і при поданні звітів пенсійникам, при поданні звітів до податкової ми також орієнтуємося на чисельність осіб, дані про яких показали у звіті. Якщо їх 5 і менше — можемо (але не зобов’язані) подати звіт лише на папері. Якщо їх 6 і більше — зобов’язані подати ф. № Д4 такими способами:

— засобами електронного зв’язку в електронній формі з реєстрацією електронного підпису відповідальних осіб;

— на паперових носіях, засвідчених підписом та печаткою (за наявності) разом з електронною формою на електронних носіях інформації.

Для формування звіту в електронному вигляді податківці, як раніше пенсійники, повинні надати спеціалізоване програмне забезпечення. Актуальні версії такого забезпечення можна безкоштовно отримати у своїй податковій. Також вона може розміщуватися на офіційному веб-порталі Міндоходів .

Для цієї мети на сьогодні за повідомленням, яке розміщене на сайті Міндоходів, можна використовувати програмне забезпечення «M.E.Doc», АРМ «Єдиний внесок» (тільки для формування звітності, а підписувати звіт через «M.E.Doc») або «iFin Zvit» .

Звіт в електронній формі ми тепер подаємо до податкової, як й інші звіти, з використанням електронного цифрового підпису через центр обробки електронних звітів згідно з наказом ДПАУ «Про подання електронної податкової звітності» від 10.04.08 р. № 233.

Шкода, але при переробці пенсійного Порядку № 22-2 міндоходівці не виправили «ляпсуси» пенсійників. Наприклад, обов’язковим реквізитом звіту є «дата подання звіту» (п. 2.8 Порядку № 454). А ось у таблицях ф. № Д4 місце, де, за ідеєю, має відображатися ця інформація, названо «Дата формування у страхувальника». А ці дати можуть бути різними. Радимо відображати тут саме дату подання звіту, інакше податківці можуть не прийняти звіт через відсутність обов’язкових реквізитів (2.16 Порядку № 454).

Ну а тепер про відмінності.

Перша відмінність. Звіти з ЄВС тепер подаємо до органу Міндоходів. Тому після всіх форм уточнено поле, де вказується одержувач звітності.

Друга відмінність. У п. 4.3 Порядку № 454 зазначено, що на титульному аркуші прокреслення проставляємо напроти таблиць звіту, що не подаються, лише в паперовому звіті. В електронній формі поле залишаємо незаповненим.

Третя відмінність. До міндоходівського Порядку № 454 не перекочувала норма п. 2.16, згідно з якою керівник органу ПФУ міг розробляти рекомендований графік подання звітності. Податківці цього не робитимуть. Головне — здати звіт не пізніше останнього дня його подання .

Четверта відмінність. У таблицях 5 і 6 ф. № Д4 додано по одній графі. А ось таблиця 1 залишилася практично без змін. Щоправда, у полі перед табличною частиною змінено назву реквізиту «Кількість створених нових робочих місць у звітному періоді» — уточнено, що тут відображаємо дані тільки за звітний місяць. Але на практиці ми й раніше так заповнювали це поле.

Без змін залишилася й таблиця 7. Але якщо ви її заповнюєте, зверніть увагу на оновлення додатка 3 до Порядку № 454.

Що нового в заповненні таблиці 5

1. Забули вказати дані про працівника — подаємо додаткову таблицю 5. У загальному випадку таблицю 5 у складі ф. № Д4 ми подаємо не завжди, а лише в певних випадках. Їх 5, і названі вони в п. 4.8 Порядку № 454. Приємно, що міндоходівці не змінили умови, коли потрібно подавати таблицю 5. Якщо жодної з подій з працівниками не відбулося, то таблицю 5 не заповнюємо і не подаємо.

Що робити, якщо ви раптом забули у ф. № Д4 за минулі періоди вказати дані, що відбулися із застрахованою особою, про яку потрібно згідно з п. 4.8 відзвітувати в таблиці 5? У цьому випадку слід скористатися пп. 1.1 і 5.6 Порядку № 454: достатньо заповнити і подати таблицю 5 за минулий період типу «додаткова», супроводивши її титульним аркушем.

Порівняємо з пенсійним п. 5.6 Порядку № 22-2. Тоді додаткову таблицю потрібно було подавати лише, коли забули вказати дані про прийняття на роботу і про звільнення. І якщо ми забували зазначити інші обставини (початок і закінчення відпусток у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду до трирічного (шестирічного) віку), то теоретично нічого уточнювати не було потрібно. Водночас пенсійники на місцях в усних консультаціях і тоді наполягали на тому, щоб у всіх випадках, коли ми забували наводити інформацію в таблиці 5, потрібно було подавати її за минулий звітний місяць із типом «додаткова».

2. Нова додаткова графа 8. У табличній частині таблиці 5 додано нову графу 8 «Договір ЦПХ за основним місцем роботи (1 — так, 0 — ні)». У ній, судячи з назви, ми проставляємо «1», якщо ми уклали ЦПД з нашим працівником, працевлаштованим у нас на основному місці (ми вносимо запис до його трудової книжки). У інших випадках у графі 8 проставляємо «0» (так налаштоване програмне забезпечення).

Що нового в заповненні таблиці 6

1. Два нових КТН для графи 9 — «11» і «12». Для графи 9 таблиці 6 абз. 17 — 19 п. 4.9 Порядку № 454 додано два коди типу нарахування (КТН). Їх потрібно застосовувати, якщо за результатами перевірки органами доходів і зборів нам донараховують (КТН 11) або зменшують (КТН 12) суму ЄВС.

2. Нова додаткова графа 16. У табличній частині таблиці 6 з’явилася нова графа 16 «Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами». У цій графі ми відображаємо кількість днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадають на відповідний місяць, який зазначаємо у графі 11.

У пенсійній ф. № Д4 за липень і серпень 2013 року дні такої відпустки ми показували у графі 13. Проте з назви цієї графи це не випливало. Водночас на цьому наполягали працівники ПФУ (див. статтю «Декретні у звіті за формою № Д4: нюанси заповнення у прикладах» // «БТ», 2013, № 33, с. 15).

3. Декретні в таблиці 6 можна показувати не лише за майбутні, а й за минулі місяці. Міндоходів трохи підкоригувало останній абзац п. 4.9. І тепер кілька записів на одного працівника до таблиці 6 ми вносимо як за поточний, майбутні, так і за минулі місяці. При цьому рядки за минулі місяці формуємо в таких випадках: «за минулі (лікарняні, тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами та нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул) періоди». Порівняно з пенсійним останнім абзацом п. 4.9 Порядку № 22-2, міндоходівці додали два додаткові випадки, коли щодо працівника можна наводити дані про нарахування за минулі місяці (ми виділили напівжирним):

1) тимчасова непрацездатність;

2) перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами.

Першу підставу, вважаємо, зазначено міндоходівцями помилково, адже «лікарняні» якраз і виплачуються за дні тимчасової непраце-здатності.

А от що стосується перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, то в загальному випадку декретні в поточному звіті ми відображаємо за поточний та майбутні місяці. Але якщо працівниця принесе вам декретний лікарняний із запізненням або комісія (уповноважений) із соцстраху затвердить протокол у місяці, наступному за місяцем відкриття лікарняного, то вам у ф. № Д4 за звітний місяць доведеться відображати нарахування декретних за минулий (минулі) місяці. Також цю норму, на наш погляд, можна застосовувати й тоді, коли із-за помилки у розрахунку ви змушені донарахувати суму допомоги, яку відобразили у звіті за минулі місяці.

Приклад

Для наочності за даними, які ми навели в таблиці нижче, покажемо як підприємство (1-й клас профризику) заповнить і подасть ф. № Д4 за вересень 2013 року (с.15-16).

Дані про нарахування працівникам за вересень 2013 року та утриманий з таких сум ЄВС

Висновки

Ф. № Д4 за вересень потрібно подавати до своєї податкової за новою формою.

Загальні правила подання та принципи заповнення звітів не змінилися. Так, ф. № Д4 подаємо не пізніше 20 числа наступного місяця. При чисельності фізичних осіб 6 і більше звіт складаємо в електронній формі.

У міндоходівській ф. № Д4 у таблиці 5 з’явилася нова графа 8, а в таблиці 6 — графа 16

Документи статті

Порядок № 454 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міндоходів від 09.09.13 р. № 454.

Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.10 р. № 22-2.

Додаток 4
до Порядку формування та подання страхувальниками звіту
 щодо сум нарахованого єдиного внеску
 на загальнообов’язкове державне соціальне страхування
 (пункт 3.1 розділу III)

Звітність
Звіт про суми нарахованої заробітної плати
 (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації)
 застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску
на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів

<...>

Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску