ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ ОТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ,
если он работает без РРО
Сегодня поговорим о том, какие документы частный предприниматель должен выдавать покупателю (юрлицу или предпринимателю) при продаже товаров (работ, услуг). Возьмем случай с «подковыркой» — предприниматель работает без РРО (РК).
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Дайте подтверждающий документ…
Предприниматель, «контактирующий» с субъектами хозяйствования (юрлицами, предпринимателями), должен понимать, что его контрагенту (покупателю) для отражения понесенных расходов необходимо иметь правильно оформленный подтверждающий документ (п. 44.1 НКУ).
Не всегда такое понимание есть. Поэтому сейчас разложим по полочкам этот «документальный» вопрос. Чтобы и предприниматель-продавец (исполнитель) знал, как поступать, чтобы не подвести контрагента, и сам контрагент знал, что требовать от предпринимателя для исключения проблем с проверяющими.
Если оплата поступает по безналичному расчету, то обычно проблем нет. Подтверждающим документом у покупателя является платежное поручение на перечисление средств и выписка банка с текущего счета. В подтверждение отгрузки товара покупателю выдается расходная накладная (накладная на отпуск), акт предоставленных услуг (выполненных работ). Данные документы подписываются как передающей, так и принимающей стороной.
А какой документ нужно выдать покупателю в случае оплаты товаров (работ, услуг) наличными, если предприниматель не применяет РРО?
При ведении наличных расчетов предприниматели должны соблюдать требования Положения № 637. Согласно п. 3.1 данного документа кассовые операции* оформляются кассовыми ордерами, расходными ведомостями, расчетными документами, документами по операциям с применением электронных платежных средств, другими кассовыми документами, которые согласно законодательству Украины подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) наличных средств.
* Под кассовыми операциями для целей Положения № 637 понимаются операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, которые связаны с принятием и выдачей наличных денег во время проведения расчетов через кассу с отражением этих операций в соответствующих книгах учета.
Выдавать приходные и расходные кассовые ордера с отражением записей в кассовой книге обязаны только предприятия (юридические лица). На предпринимателей такая обязанность не возложена. В то же время считаем, что предприниматели в добровольном порядке могут использовать формы данных документов, выдавая покупателю корешок квитанции к приходному кассовому ордеру в подтверждение приема наличных.
Важно! Но должны предупредить, что контролеры против оформления предпринимателями приходных кассовых ордеров ввиду того, что они не ведут кассовую книгу (раздел 109.15 ЕБНЗ). Есть и негативные решения судов, поддерживающие в этом вопросе проверяющих (например, определение ВАдСУ от 15.12.11 г. № К-24471/08).
В Положении № 637 дается определение расчетного документа, под которым понимается документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п. ), который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом о РРО, и зарегистрированный в установленном порядке РРО или заполненный вручную.
Как видим, расчетным документом в интересующем нас случае могут быть и товарный чек, и расчетная квитанция, и другой документ. Причем четкие требования к форме и содержанию расчетного документа установлены** только к фискальному кассовому чеку (расчетной квитанции), выдаваемому при использовании РРО (РК). Получается, что другие подтверждающие (расчетные) документы могут быть оформлены в произвольной форме.
** В соответствии с приказом № 614.
Признают сейчас это и налоговики, соглашаясь с тем, что в «безРРОшном» случае должен использоваться первичный документ, содержащий обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
Ранее налоговики предлагали «более оригинальные» решения на этот случай. Например, придерживаться формы расчетной квитанции ф. № РК-1. Также в свое время предлагалось ориентироваться на реквизиты фискального кассового чека (письмо ГНСУ от 27.04.11 г. № 7966/6/23-7015/515). Благо, что все эти решения — уже в прошлом.
Таким образом, для признания выдаваемого покупателю документа проверяющими достаточно, чтобы в нем были те реквизиты, которые должен содержать первичный документ в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухучете, а именно:
— название документа. Например, «товарный чек», «квитанция об оплате» и т. п.;
— дату и место составления. Здесь желательно указать фактический адрес места ведения деятельности (магазина, офиса и т. п.). В то же время, если будет указан только населенный пункт (например, г. Харьков), это вряд ли можно расценивать, как нарушение;
— название субъекта хозяйствования, от имени которого составлен документ. Например, «ФОП Иванов Иван Иванович»;
— содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции. Здесь приводятся наименование проданного товара (услуги), количество, цена за единицу и общая стоимость;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
К вышеперечисленным реквизитам мы бы добавили еще индивидуальный налоговый номер предпринимателя. Документ может быть без печати (для предпринимателя ее использование обязательным не является).
Если предприниматель работает с печатью и ставит ее оттиск на расчетном документе, то дополнительно в форму документа можно не впечатывать (вписывать вручную) наименование субъекта и его ИНН. Эти сведения содержатся на оттиске печати.
Нюанс. Если момент поставки товара совпадает с моментом его оплаты, это нужно зафиксировать в товарном чеке. Как правило, это решается с помощью надписей в товарном чеке «Получено», «Получено от покупателя (заказчика)», где прописывается сумма полученной оплаты цифрами и прописью. Кроме того, для этих целей можно использовать специально изготовленный для этих целей штамп «Оплачено».
Если момент поставки и момент оплаты товара не совпадает, то к ранее выданному товарному чеку предприниматель оформляет квитанцию об оплате, которая также должна содержать реквизиты, обязательные для первичного документа в соответствии с Законом о бухучете.
Далее приведем примерную форму товарного чека, которая содержит все необходимые реквизиты для признания документа расчетным и достаточным для подтверждения у покупателя его расходов.
Образец товарного чека
Документы и сокращения статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.
Закон о РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Положение № 614 — Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
ВАдСУ — Высший административный суд Украины.
ИНН — индивидуальный налоговый номер.
РРО — регистратор расчетных операций.
РК — расчетная книжка.
ФЛП — физическое лицо — предприниматель.
