ПЕРВИННИЙ ДОКУМЕНТ ВІД ПІДПРИЄМЦЯ,
якщо він працює без РРО
Сьогодні поговоримо про те, які документи приватний підприємець має видавати покупцеві (юридичній особі чи підприємцю) під час продажу товарів (робіт, послуг). Розглянемо випадок із «вивертом» — підприємець працює без РРО (РК).
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Дайте підтвердний документ
Підприємець, який «контактує» із суб’єктами господарювання (юридичними особами, підприємцями), має розуміти, що його контрагенту (покупцю) для відображення понесених витрат необхідно мати правильно оформлений підтвердний документ (п. 44.1 ПКУ).
Не завжди таке розуміння є. Тому сьогодні розкладемо «по поличках» це «документальне» питання, щоб і підприємець-продавець (виконавець) знав, як діяти, аби не підвести контрагента, і сам контрагент знав, чого вимагати від підприємця для унеможливлення проблем із перевіряючими.
Якщо оплата надходить за безготівковим розрахунком, то зазвичай проблем немає. Підтвердними документами в покупця є платіжне доручення на перерахування коштів та виписка банку з поточного рахунка. На підтвердження відвантаження товару покупцю видається видаткова накладна (накладна на відпуск), акт наданих послуг (виконаних робіт). Ці документи підписуються як стороною, що передає, так і стороною, що приймає.
А який документ потрібно видати покупцю в разі оплати товарів (робіт, послуг) готівкою, якщо підприємець не застосовує РРО?
При веденні готівкових розрахунків підприємці повинні дотримуватись вимог Положення № 637. Згідно з п. 3.1 цього документа касові операції оформляються касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням електронних платіжних засобів, іншими касовими документами, які відповідно до законодавства України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.
Видавати прибуткові та видаткові касові ордери з відображенням записів у касовій книзі зобов’язані лише підприємства (юридичні особи). На підприємців такий обов’язок не покладається. Водночас вважаємо, що підприємці в добровільному порядку можуть використовувати форми цих документів, видаючи покупцю корінець квитанції до прибуткового касового ордера на підтвердження прийняття готівки.
Важливо! Мусимо попередити, що контролери заперечують проти оформлення підприємцями прибуткових касових ордерів з огляду на те, що вони не ведуть касову книгу (розділ 109.15 ЄБПЗ). Є й негативні рішення судів, що підтримують у цьому питанні перевіряючих (наприклад, див. ухвалу ВАдСУ від 15.12.11 р. у справі № К-24471/08).
У Положенні № 637 надано визначення розрахункового документа, під яким розуміється документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом про РРО, та зареєстрований у встановленому порядку РРО або заповнений вручну.
Як бачимо, розрахунковим документом у випадку, що нас цікавить, може бути і товарний чек, і розрахункова квитанція, й інший документ. Причому чіткі вимоги до форми та змісту розрахункового документа встановлені лише до фіскального касового чека (розрахункової квитанції), що видається при використанні РРО (РК). Виходить, що інші підтвердні (розрахункові) документи можуть бути оформлені в довільній формі.
Це визнають сьогодні й податківці, погоджуючись з тим, що в «безРРОшному» випадку має використовуватися первинний документ, що містить обов’язкові реквізити, перелічені в п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.
Раніше податківці пропонували «оригінальніші» рішення цієї ситуації. Наприклад, дотримуватися розрахункової квитанції ф. № РК-1. Також свого часу пропонувалося орієнтуватися на реквізити фіскального касового чека (лист ДПСУ від 27.04.11 р. № 7966/6/23-7015/515). Добре, що всі ці рішення — уже в минулому.
Таким чином , для визнання документа, що видається покупцю, перевіряючим достатньо, щоб у ньому були ті реквізити, які має містити первинний документ відповідно до вимог п. 2 ст. 9 Закону про бух-облік, а саме:
— назва документа. Наприклад, «товарний чек», «квитанція про оплату» тощо;
— дата і місце складання. Тут бажано зазначити фактичну адресу місця ведення діяльності (магазину, офісу тощо). Водночас, якщо буде зазначено тільки населений пункт (наприклад, м. Харків), це навряд чи можна розцінювати як порушення;
— назва суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ. Наприклад, «ФОП Іванов Іван Іванович»;
— зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції. Тут наводяться найменування проданого товару (послуги), кількість, ціна за одиницю і загальна вартість;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий підпис чи інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
До перелічених вище реквізитів ми б додали ще індивідуальний податковийо номер підприємця. Документ може бути без печатки (для підприємця її використання обов’язковим не є).
Якщо підприємець працює з печаткою і ставить її відбиток на розрахунковому документі, то додатково до форми документа можна не вдруковувати (вписувати вручну) найменування суб’єкта і його ІПН. Ці відомості містяться на відбитку печатки.
Нюанс. Якщо момент поставки товару збігається з моментом його оплати, це потрібно зафіксувати в товарному чеку. Як правило, це вирішується за допомогою написів у товарному чеку: «Отримано», «Отримано від покупця (замовника)», де прописується сума отриманої оплати цифрами та прописом. Крім того, для цього можна використовувати спеціально виготовлений для цих цілей штамп «Оплачено».
Якщо момент поставки та момент оплати товару не збігаються, то до раніше виданого товарного чека підприємець оформляє квитанцію про оплату, яка також має містити реквізити, обов’язкові для первинного документа відповідно до Закону про бухоблік.
Далі наведемо примірну форму товарного чека, що містить усі необхідні реквізити для визнання документа розрахунковим і достатнім для підтвердження у покупця його витрат.
Зразок товарного чека
Документи і скорочення статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755-VI.
Закон про РРО — Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.
Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Положення № 614 — Положення про форму і зміст розрахункових документів, затверджене наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.
ВАдСУ — Вищий адміністративний суд України.
ІПН — індивідуальний податковий номер.
РРО — реєстратор розрахункових операцій.
РК — розрахункова книжка.
ФОП — фізична особа — підприємець.
