ТРУДОВАЯ КНИЖКА И ЗАРПЛАТА УМЕРШЕГО РАБОТНИКА:
как оформить и кому выдать?
Письмо Министерства социальной политики Украины от 09.04.13 г. № 23/06/187-13
«О трудовой книжке умершего работника»
Не все дни солнечные. Происходят и трагические ситуации, такие, например, как смерть работника.
Комментируемое письмо — подсказка для кадровика, который в этой ситуации должен не растеряться и правильно оформить трудовую книжку (далее — ТК) умершего работника.
В этом случае нужно руководствоваться п. 4.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция).
В разделе «Сведения о работе» ТК нужно сделать такие записи:
— в графе 3 — «Работа прекращена в связи со смертью»;
— в графу 4 вписать дату и номер приказа (распоряжения).
Важный нюанс! Дата приказа о прекращении трудового договора может не совпадать с датой смерти. Тем не менее в этом случае датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти, независимо от даты издания приказа и от того, работал в этот день умерший работник или нет (был в отпуске, болел и пр.). Об этом говорит Минтруда в письме от 31.12.10 г. № 284/06/186-10. Именно дату смерти нужно указать в графе 2 «Дата» ТК.
Запись следует удостоверить в установленном порядке: подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров (п. 4.1 Инструкции).
Когда ТК оформлена по всем правилам, возникает вопрос: кому ее отдавать?
Ответ тоже находим в п. 4.3 Инструкции: в случае смерти работника ТК нужно выдать на руки его ближайшим родственникам под расписку или выслать по почте по их требованию.
Но вот кто относится к этим «ближайшим родственникам», ни Минсоцполитики в комментируемом письме, ни вообще законодательство не разъясняют. По нашему мнению, выдать ТК нужно членам семьи умершего работника.
Здесь нам помогут ст. 3, ч. 1 ст. 6 Семейного кодекса Украины от 10.01.02 г. № 2947-III и решение Верховного Суда Украины «О приобретении статуса члена семьи» от 26.12.07 г. Итак, в состав семьи входят жена (муж) умершего лица, его несовершеннолетние дети, независимо от того, проживали они совместно с умершим или нет. Совершеннолетние дети считаются членами семьи, если они проживают вместе с родителями. Кроме того, к членам семьи можно отнести лиц, связанных с умершим работником кровным родством или на других законных основаниях (иждивенцы и др.), если они вместе жили, вели совместный быт и имели общие права и обязанности.
Чтобы выдать ТК членам семьи, от них нужно потребовать такие документы:
— паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и место регистрации;
— заявление с просьбой выдать трудовую книжку;
— копию свидетельства о смерти;
— копию свидетельства о браке или паспорт с отметкой о регистрации брака (для супруга умершего работника);
— копию свидетельства о рождении (об усыновлении) (для ребенка умершего работника).
Если за ТК никто не обратился, то ее нужно хранить в отделе кадров отдельно от других ТК работающих сотрудников в течение 2 лет. ТК до сих пор не забрали? Ее нужно хранить в архиве предприятия в течение 50 лет. И только после этого ТК можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции).
Кроме вопроса, связанного с трудовой книжкой, нужно решить еще один важный вопрос: кому выплачивать зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты (пособие по временной нетрудоспособности и прочие соцвыплаты), причитающиеся умершему работнику? На этот вопрос Минсоцполитики тоже отвечает в комментируемом письме: такие суммы нужно выплатить членам его семьи (кто к ним относится, мы уже разобрались).
Помните: для выдачи причитающихся сумм от члена семьи нужно потребовать соответствующее заявление и все подтверждающие документы (мы их перечислили выше).
Если же никто из родственников не обратится за зарплатой умершего, то такие суммы будут включены в состав наследства.
О налогообложении выплат в связи со смертью работника читайте в Шпаргалке бухгалтера «Расчет с работником при увольнении» // «БН», 2012, № 45, с. 19.
Екатерина ЛОПАТКИНА
