Книга предпринимателя-общесистемщика: здравствуй, новая форма

КНИГА ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ-ОБЩЕСИСТЕМЩИКА:

здравствуй, новая форма

Еще летом появился проект «миндоходовского» приказа об утверждении новой формы Книги для предпринимателей, находящихся на общей системе налогообложения, и лиц, занимающихся независимой профдеятельностью. И вот наконец приказ утвержден и прошел регистрацию в Минюсте (вы уже знаете об этом из прошлого номера «БН»). В законную силу этот документ вступил с 18.10.13 г. (со дня его официального опубликования). Значит, с этой даты Книгу нужно вести уже по новой форме. Разберемся, станет ли плательщикам легче.

Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», bn@id.factor.ua

С какого времени?

Первый логичный вопрос, который возникает в голове у плательщиков, когда они узнают о введении новых форм учетных регистров или отчетности, — с какой даты вступают в силу изменения.

Приказ № 481, а именно им утверждена новая форма Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность (далее — Книга) и порядок ее ведения, вступил в силу с 18.10.13 г. (даты официального опубликования). Соответственно, начиная с этой даты Книгу нужно вести по новой форме.

Внимание! Плательщик начинает записи в новой Книге лишь с момента ее регистрации в органе Миндоходов. Результат за месяц (октябрь), IV квартал и весь 2013 год выводится нарастающим итогом с учетом данных предыдущей (старой) Книги, которая остается у предпринимателя (при этом переносить записи из старой Книги в новую не нужно). Такой вывод напрашивается из аналогии с нормой из п.п. 4 п. 3 нового Порядка № 481, согласно которой в случае необходимости регистрации новой книги в течение налогового (отчетного) периода записи в ней продолжаются нарастающим итогом, а предыдущая Книга остается у самозанятого лица.

До момента регистрации новой Книги (а это нужно сделать как можно оперативнее) ничего не остается, как вести старую Книгу, зарегистрированную в органе Миндоходов. Такие разъяснения (пока в устной форме) дают и контролирующие органы на местах.

О возможных рисках «затягивания» с переходом на новую форму вы могли узнать из предыдущего номера «БН» (с. 4). Хочется надеяться, что налоговики не будут «свирепствовать». Более того, есть неофициальная информация, что они готовят разъяснение о возможности перехода на новую форму вплоть до конца года. Это радует.

Вообще, рассматривая «переходные» вопросы в подобных случаях, всегда удивляешься, зачем создавать очередной ажиотаж. Почему бы сразу «официально» не ввести новую форму Книги с 1 января 2014 года? Тогда было бы достаточно времени на полное обеспечение наличия Книг в продаже, на спокойную регистрацию плательщиками новых Книг и на изучение изменений. Но нет, так было бы скучно.

Кто?

Здесь предпринимателей ожидает приятный сюрприз. Теперь на наемных работников не нужно регистрировать отдельные Книги*: у предпринимателя (самозанятого лица) будет только одна Книга, которую он сам и будет вести (как в «докодексные» времена). Старые Книги работников остаются на хранении у предпринимателя.

* Напомним, что утративший силу Порядок № 1025 требовал от предпринимателей, помимо своей основной Книги, регистрировать отдельные Книги на каждого наемного работника, осуществляющего расчеты с покупателями (заказчиками) за наличку.

В связи с этим в новой Книге отсутствуют графы для отражения внутреннего перемещения товаров от предпринимателя к наемным работникам. Заполнение этих граф требовало от предпринимателей дополнительных затрат труда и времени, поэтому эти изменения также многих порадуют. Теперь подтверждение товара между торговыми точками будет фиксироваться только во внутренних документах, которые ведутся в произвольной форме на усмотрение предпринимателя.

Каким способом?

Отныне предусмотрено два способа ведения Книги:

1) в бумажном виде. Здесь без каких-либо изменений. Пронумерованная и прошнурованная Книга с указанием данных о плательщике на титульном листе подается в налоговый орган для регистрации. Регистрация Книги осуществляется бесплатно (предельный срок, в течение которого налоговый орган должен зарегистрировать Книгу, не установлен). По-прежнему Книгу нужно заполнять вручную разборчиво черными чернилами или шариковой ручкой;

2) в электронном виде. Тем, кто хочет воспользоваться этим прогрессивным нововведением, нужно получить усиленные сертификаты открытых ключей в сертифицированных центрах, заключить договор с налоговым органом о признании электронных документов, сформировать и отправить средствами электронной связи заявление в налоговый орган на получение Книги. В течение 3 рабочих дней после получения заявления самозанятому лицу направляется уведомление о регистрации Книги с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

Как?

Теперь переходим к самому важному вопросу: как по новым правилам заполняется Книга? Остановимся на основных моментах.

1. Количество граф. Старая форма Книги состояла из 12 граф, новая — из 9. Выше мы уже сказали, что в новой форме Книги отсутствуют графы для отражения внутреннего перемещения товаров. К числу приятных изменений также относится упразднение граф для отражения остатка ТМЦ на начало и конец отчетного периода. Таким образом, из Книги ушел учет движения товаров. Эти изменения, во-первых, значительно упростят заполнение Книги, а во-вторых, затруднят налоговикам применение штрафа по ст. 20 Закона об РРО за торговлю неоприходованными товарами (не менее 170 грн.). В то же время налоговики и так «переориентировались» с нее на более «дорогую» санкцию по ст. 121 НКУ за необеспечение хранения первичных документов (510 грн.).

2. Cуммовые показатели. Данные Книги заполняются в гривнях с копейками (п. 9 Порядка № 481).

3. Суммы НДС. Если предприниматель зарегистрирован плательщиком НДС, то доходы и расходы он отражает в соответствующих графах Книги без учета сумм НДС. Напомним, что сумму уплаченного в бюджет НДС предприниматель не вправе включить в состав своих расходов.

4. Периодичность заполнения. Записи в Книге выполняются по итогам рабочего дня, в течение которого получен доход (п. 5 Порядка № 481). Соответственно, «пустые» дни, в течение которых деятельность не велась, не вносятся в Книгу.

5. «Доходная» часть. Повторим, что по новым правилам записи в Книге выполняются на основании первичных документов по итогам рабочего дня, в котором получен доход. Более четко прописано, что доходы отражаются общим итогом за день, а не по факту каждой продажи.

Важно! Предприниматель-общесистемщик отражает доходы по «кассовому» методу, т.е. при получении компенсации (в денежной или неденежной форме) за проданные товары (работы, услуги).

Из новшеств обратим внимание на введение графы для отражения суммы возвращенных покупателям средств за товары (работы, услуги). Ранее аналогичной графы не было, и возвраты приходилось отражать в графе 3 старой Книги со знаком «-». Теперь общая сумма доходов (гр. 4) рассчитывается как разница между суммой полученного дохода (гр. 2) и суммой возвращенных покупателям средств (гр. 3).

Уверены, что с заполнением «доходной» части Книги проблем не возникнет, так как кардинальных изменений здесь нет. Единственное, обратим внимание, что теперь непосредственно в Порядке № 481 прописано, что в доходы, в частности, включаются средства, поступившие на текущий счет, в кассу налогоплательщика и/или полученные наличными, а также сумма задолженности, по которой истек срок исковой давности, стоимость безвозмездно полученных товаров (работ, услуг).

6. «Расходная» часть. Здесь все несколько сложнее (но в то же время легче, чем было ранее). Предприниматель, как известно, отражает расходы по факту получения дохода и при условии, что приобретенные товары (работы, услуги) фактически получены и оплачены (т.е. по «второму событию»). Только в таком случае затраты считаются фактически понесенными предпринимателем и могут быть отражены в Книге.

В предшественнице новой Книги предприниматель по факту приобретения ТМЦ (товаров, материалов, сырья и др.) заполнял гр. 5, указывал в ней реквизиты подтверждающих эти расходы документов. Эта графа транзитная и была предназначена для учета поступления ТМЦ для выведения остатка ТМЦ на конец отчетного периода. Результативной графой, данные которой учитывались при расчете чистого налогооблагаемого дохода, была гр. 6, в которой на дату получения доходов от продажи товаров (продукции, работ, услуг) отражались расходы, непосредственно связанные с получением такого дохода. Приобретенные работы и услуги (т.е. расходы, не несущие в себе материальную составляющую) отражались в гр. 10 старой Книги.

Сейчас видим несколько иной подход.

Графа 6 «сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)». Здесь отражается сумма расходов, связанных с приобретением товаров (работ, услуг). Следовательно, теперь затраты на приобретение и ТМЦ, и работ с услугами (раньше только ТМЦ), непосредственно связанных с получением дохода, приводятся в одной графе — гр. 6.

Порядок заполнения данной графы на сегодняшний день вызывает наибольшее количество вопросов. В п.п. 5 п. 6 Порядка № 481 сказано, что гр. 6 заполняется по итогам дня, в котором получен доход. Как видим, теперь есть прямое указание о заполнении этой графы день в день с получением дохода. Прямо скажем, это трудно реализуемое требование для многих субъектов.

Если предприниматель продает товары небольшой номенклатуры, учитываемые по методу идентифицированной стоимости, то проблем с заполнением этой графы не возникнет. Другое дело, если речь идет о торговце с большим ассортиментом товаров, который ведет учет по средневзвешенной стоимости. Для него ежедневно выводить сумму расходов по проданным товарам не представляется возможным. То же самое касается и предпринимателя-производителя. Рассчитать себестоимость произведенной продукции он сможет только по окончании отчетного месяца. Соответственно, только по итогам отчетного месяца он сможет отразить в Книге расходы в виде себестоимости реализации.

Для справки! В п. 3.6 Порядка № 1025 было просто сказано, что в гр. 6 отражается сумма расходов, непосредственно связанных с получением доходов. Это давало определенную вольность в вопросе, в какой момент нужно отражать расходы в Книге. Так, ничего не мешало отражать расходы в гр. 6 по итогам отчетного месяца при подведении итогов общей суммой на основании ведомости (отчетов, расчетов и т. п.) по соответствующим расходам.

Полагаем, что предприниматели, для которых ежедневное заполнение гр. 6 Книги является крайне проблематичным, и далее, вопреки требованиям Порядка № 481, будут заполнять ее только по итогам месяца. Максимум, что грозит за это, — штраф за ненадлежащее ведение учета доходов и расходов по ст. 164¹ КоАП (от 51 до 85 грн.). Заметим, что штраф по ст. 20 Закона об РРО за осуществление реализации товаров, которые не учтены в установленном порядке, в размере двойной стоимости неучтенных товаров, но не менее 170 грн., в данном случае неприменим.

Не забывайте в случае возврата товара поставщикам снимать с расходов ранее отраженные затраты (в гр. 6 со знаком «-»).

Графа 5 «реквізити документа, що підтверджує понесені витрати». Документами, которые подтверждают расходы, могут быть, в частности, платежное поручение, приходный кассовый ордер, квитанция, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, оказанных услуг) и другие первичные документы, удостоверяющие факт оплаты товаров, работ, услуг (п.п. 5 п. 6 Порядка № 481).

Графа 5 корреспондирует с остальными расходными графами Книги, а именно 6, 7 и 8. Необходимость приведения в Книге подтверждающего документа усложняет и так нелегкую ситуацию с заполнением гр. 6 ввиду наличия тесной связи между ними.

Получается, что предпринимателю нужно не только подсчитывать ежедневную сумму расходов, но и расписать ее в разрезе подтверждающих документов. Это под силу лишь торговцам, продающим единичный товар или работающим с небольшой номенклатурой. Если предприниматель примет решение о заполнении гр. 6 не ежедневно, а по итогам отчетного месяца, то корреспондирующая с ней гр. 5 вообще не будет заполнена. Получается, что такие субъекты будут заполнять гр. 5, приводя в ней реквизиты подтверждающего документа, только по расходам, попадающим в «прочую» гр. 8 новой Книги.

Как вариант (хотя сразу заметим, что он не соответствует абсолютно всем требованиям Порядка № 481), предпринимателям можно предложить следующий порядок заполнения гр. 5 и 6 Книги. В течение отчетного месяца вносить в эти графы сумму расходов и реквизиты подтверждающих документов сплошным способом по мере их осуществления (точнее, оплаты). В конце месяца при расчете окончательного результата себестоимости проданных товаров (работ, услуг) в гр. 6 отражать корректировку (+/-) понесенных расходов. В гр. 5 в таком случае можно указать, например, номер и дату составления справки о корректировке расходов (ведомости учета движения товаров или другого документа, на основании которого производится расчет). Повторим, что к этому варианту могут (вернее, вынуждены) прибегнуть предприниматели, у которых нет возможности выполнить требования Порядка № 481 в идеале.

Графа 7 «витрати на оплату праці найманих осіб». В этой графе отражается сумма расходов на оплату труда и начисления на оплату труда наемных работников, понесенные в отчетном месяце. Ввиду отсутствия четких рекомендаций считаем, что, как и сейчас, здесь показываем «грязную» сумму (т. е. без вычета НДФЛ и ЕВС) заработной платы на дату ее выплаты работникам, а также сумму перечисленного ЕВС «сверху» с зарплаты работников (на дату фактической уплаты). Такие расходы прямо не привязаны к получению выручки, поэтому их следует учитывать в том месяце, в котором они осуществлены (на дату выплаты).

Графа 8 «інші витрати, пов’язані з одержанням доходу». Здесь Порядком № 481 предписано отражать затраты, которые не отражены в гр. 6 и 7, в частности расходы на оплату услуг связи, коммунальных услуг, аренду, командировочные расходы и т.п. Иными словами, здесь отражаются накладные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. В этой графе предприниматель отражает и сумму ЕВС, уплаченного «за себя», прочие налоги (кроме оплаты стоимости патентов и суммы НДФЛ в виде авансовых платежей и при окончательном расчете по итогам года).

Графа 9 «Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 - гр. 8)». Эта графа заполняется по итогам отчетного периода согласно приведенной в ней формуле. Отчетным налоговым периодом для предпринимателей-общесистемщиков и самозанятых лиц является год. Однако ввиду требования в Порядке № 481 о подведении суммарных итогов за месяц, квартал и год, гр. 9 тоже следует рассчитывать по результатам этих периодов. Годовой показатель гр. 9 должен совпадать с суммой чистого налогооблагаемого дохода, отражаемой в годовой декларации.

Для закрепления вышесказанного — пример заполнения Книги.

Пример заполнения

Пример. Заполним Книгу на основании таких операций (предприниматель является плательщиком НДС):

1) 31.10.13 г. — подписан акт предоставленных арендных услуг на сумму 1200,00 грн., в т.ч. НДС — 200,00 грн. Оплата аренды произведена 05.11.13 г. (платежное поручение № 835).

Данные расходы будут отражены в гр. 8 Книги 05.11.13 г.;

2) 01.11.13 г. — продан товар А  по цене 4800,00 грн. (НДС — 800,00 грн.). Покупная стоимость товара — 3600,00 грн., в т.ч. НДС — 600,00 грн. Оплата поставщику производилась 20.10.13 г. (платежное поручение № 780).

Несмотря на то что товар был оплачен 20 октября, в Книге расходы отражаем на дату получения доходов от его продажи, т.е. 01.11.13 г.;

3) 04.11.13 г. — получен и оплачен поставщику товар В по стоимости 9000,00 грн., в т.ч. НДС — 1500,00 грн.
Расходы на приобретение данного товара будут отражены в Книге только на дату получения дохода от его продажи;

4) 31.10.13 г. — начислена зарплата наемному работнику в сумме 1150,00 грн. Зарплата выплачивается 2 раза в месяц (21.10.13 г. за 1-ю половину 700 грн., 05.11.13 г. — за 2-ю половину 450 грн. «грязными», «чистыми» по расчетно-платежной ведомости — 328,33 грн.).

В Книге отражаем на дату выплаты «грязную» сумму зарплаты (на примере выплаты за 2-ю половину месяца);

5) 05.11.13 г. — в день выплаты зарплаты уплачены «зарплатные» платежи:

— НДФЛ — 61,29 грн.;

— ЕВС «снизу» — 16,20 грн.;

— ЕВС «сверху» — 165,74 грн.

В Книге отражаем только расходы по уплате ЕВС «сверху» с зарплаты наемного работника;

6) 06.11.13 г. — выплачены покупателю деньги в связи с возвратом товара в сумме 180,00 грн.

Возвратные операции отражаются в гр. 3 Книги на дату выплаты средств в сумме 150,00 грн. (без учета НДС);

7) 10.11.13 г. — уплачены:

— авансовый взнос по НДФЛ в размере 300,00 грн.;

— сумма ЕВС «за себя» — 104,10 грн.;

— сбор за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (патент) — 100,00 грн.

В гр. 8 Книги отражается только сумма уплаченного ЕВС «за себя». Остальные платежи не включаются в состав расходов предпринимателя и не отражаются в Книге.

Выводы

• Предпринимателям и лицам, осуществляющим независимую профессиональную деятельность, в срочном порядке нужно подать на регистрацию новую Книгу в орган Миндоходов по своему налоговому адресу.

• На наемных работников регистрировать отдельные Книги теперь не нужно.

• Новая Книга компактнее (по количеству граф), нежели ее предшественница.

• Проблемы с порядком заполнения «расходных» граф Книги не сняты. Более того, сейчас, на наш взгляд, требования ужесточены (расходы необходимо отражать по итогам дня, в котором получены доходы).

• Концептуально порядок формирования (отражения в Книге) доходов и расходов предпринимателя-общесистемщика не изменился.

Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб,
що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність

Пример заполнения Книги

Документы статьи

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х.

Порядок № 481 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481.

Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 01.06.2000 г. № 1776-III.

Порядок № 1025 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом ГНСУ от 24.12.10 г. № 1025 (утрачивает силу с введением в действие Порядка № 481).