КОМАНДИРОВОЧНЫЕ ВОПРОСЫ:
«тонкости» подачи авансового отчета
Письмо Министерства доходов и сборов Украины от 03.07.13 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169
«О необязательности выдачи аванса и отчетности по потраченным собственным средствам»
1. Миндоходов снова в упор не видит разницы между личной карточкой работника и КБПК.
Высказалось Миндоходов и по поводу срока подачи Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет о командировке), и возврата остатка неиспользованных подотчетных сумм в случае перечисления ему аванса на личную платежную карточку. Данный вопрос актуален для большинства работодателей, так как наличные расчеты с работниками используются все реже и реже. В общем-то ничего нового в сегодняшнем письме не прозвучало: если во время служебных командировок командированное лицо получило наличные деньги с применением платежных карт, в том числе с использованием личного специального платежного средства, оно подает Отчет о командировке и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания третьего банковского дня по завершении командировки.
Эту позицию налоговики занимают уже давно и твердо (см., например, письмо ГНСУ от 06.02.12 г. № 2292/6/23-50.0214 и наш комментарий к нему «Если аванс перечислялся на карточку, авансовый отчет, по мнению ГНСУ, нужно предоставить в 3-дневный срок» // «БН», 2012, № 25, с. 7). Так как неоднократно мы обсуждали эту тему, сейчас просто еще раз приведем нашу позицию: специальные сроки подачи Отчета о командировке, установленные п.п. 170.9.3 НКУ (3 дня, 10 или 20 дней), применяются при проведении расчетов командированным работником с использованием корпоративной банковской платежной карточки (КБПК), т.е. со счета, принадлежащего предприятию, а не работнику. При снятии в командировке наличных со своей личной карточки, куда предварительно был перечислен аванс на командировку, или при проведении безналичных расчетов с помощью такой карточки должен применяться общий 5-дневный срок.
Однако Миндоходов не хочет видеть разницы между личной карточкой работника и КБПК. Забавно, что в письме на вопрос по сроку «представления работником отчета о потраченных средствах во время командировки, снятых с корпоративной платежной карты предприятия» ответ распространен, в том числе и на личные карточки работника.
2. Отчет подать нужно, даже если аванс не выдавался. Еще один момент, на который мы хотим обратить внимание в комментарии к данному письму: Миндоходов считает, что отчитаться в установленные действующим законодательством сроки работник должен вне зависимости от того, выдавался аванс на командировку или расходы во время командировки осуществлялись им за собственные средства.
Безусловно, во избежание лишних противоречий с проверяющими Отчет о командировке во всех случаях следует подавать в сроки, предусмотренные в НКУ. Однако если такой срок нарушен, но аванс при этом не выдавался (работник расходовал свои деньги), то санкции ни в части обложения НДФЛ, ни в части соблюдения кассовой дисциплины не применяются. Наказание предусмотрено лишь за несвоевременный отчет по полученным средствам на командировку или для выполнения отдельного гражданско-правового поручения, т.е. когда работник обеспечивался авансом на эти цели. Нет оснований и для отказа работнику в возмещении понесенных им за свой счет затрат, если Отчет о командировке будет подан не вовремя.
Примечательно, что в разделе 109.14 ЕБНЗ на вопрос о том, каковы сроки отчетности подотчетного лица, израсходовавшего собственные средства на закупку товаров для нужд предприятия, и предусмотрена ли ответственность за несвоевременную отчетность такого лица, ответили: «в случае несвоевременной подачи Отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных средств в командировке) финансовые санкции не применяются». А в том же разделе в отношении похожего вопроса (предусмотрены ли сроки возврата средств предприятием работнику, израсходовавшему собственные средства на хозяйственные нужды или в командировке) ответили, что этот вопрос не относится к их компетенции.
Подробно эти и другие вопросы мы рассматривали в статье «Подотчет: основы и нюансы» // «БН», 2011, № 9, с. 19.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
