ВІДРЯДЖУВАЛЬНІ ПИТАННЯ:
«тонкощі» подання авансового звіту
Лист Міністерства доходів і зборів України від 03.07.13 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169
«Про необов’язковість видачі авансу та звітності щодо витрачених власних коштів»
1. Міндоходів знову не бачить різниці між особистою карткою працівника та КБПК.
Висловилося Міндоходів і з приводу строку подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт про відрядження) та повернення залишку невикористаних підзвітних сум у разі перерахування йому авансу на особисту платіжну картку. Це питання є актуальним для більшості роботодавців, оскільки готівкові розрахунки з працівниками використовуються все менше й менше. Загалом, нічого нового в сьогоднішньому листі не прозвучало:
якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає Звіт про відрядження та повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
Цю позицію податківці відстоюють уже давно і твердо (див., наприклад, лист ДПСУ від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214 і наш коментар до нього «Якщо аванс перераховувався на картку, авансовий звіт, на думку ДПСУ, потрібно подати у 3-денний строк» // «БТ», 2012, № 25, с. 7). Оскільки ми неодноразово обговорювали цю тему, сьогодні просто ще раз наведемо нашу позицію: спеціальні строки подання Звіту про відрядження, установлені п.п. 170.9.3 ПКУ (3 дні, 10 або 20 днів), застосовуються в разі проведення розрахунків відрядженим працівником з використанням корпоративної банківської платіжної картки (КБПК), тобто з рахунка, що належить підприємству, а не працівнику. При знятті у відрядженні готівки зі своєї особистої картки, куди заздалегідь було перераховано аванс на відрядження, або при проведенні безготівкових розрахунків за допомогою такої картки має застосовуватися загальний 5-денний строк.
Проте Міндоходів не хоче бачити різниці між особистою карткою працівника та КБПК. Цікаво, що в листі на запитання щодо строку «подання працівником звіту про витрачені кошти під час відрядження, зняті з корпоративної платіжної карти підприємства» відповідь стосується в тому числі й особистих карток працівника.
2. Звіт подати потрібно, навіть якщо аванс не видавався. Ще один момент, на який ми хочемо звернути увагу в коментарі до цього листа: Міндоходів вважає, що відзвітувати в установлені чинним законодавством строки працівник має незалежно від того, видавався аванс на відрядження чи витрати під час відрядження здійснювалися ним за власні кошти.
Безумовно, для уникнення зайвих суперечностей із перевіряючими Звіт про відрядження в усіх випадках слід подавати у строки, передбачені в ПКУ. Проте якщо такий строк порушено, але аванс при цьому не видавався (працівник витрачав свої гроші), то санкції ні в частині обкладення ПДФО, ні в частині дотримання касової дисципліни не застосовуються. Покарання передбачено тільки за несвоєчасний звіт щодо отриманих коштів на відрядження або для виконання окремого цивільно-правового доручення, тобто коли працівник забезпечувався авансом на ці цілі. Немає підстав і для відмови працівнику у відшкодуванні понесених ним за свій рахунок витрат, якщо Звіт про відрядження буде подано несвоєчасно.
Примітно, що в розділі 109.14 ЄБПЗ на запитання про те, які строки звітування підзвітної особи, яка витратила власні кошти на закупівлю товарів для потреб підприємства, та чи передбачена відповідальність за несвоєчасне звітування такої особи, відповіли: «у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються». А в тому самому розділі стосовно подібного запитання (чи передбачено строки повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби або у відрядженні) відповіли, що це питання не належить до їх компетенції.
Докладно ці та інші питання ми розглядали у статті «Підзвіт: засади та нюанси» // «БТ», 2011, № 9, с. 19.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
