Шпаргалка бухгалтера. Декретные: основные правила расчета

Обстоятельства рождения ребенка

Продолжительность отпуска по беременности и родам

1. Общий случай (кроме женщин, относящихся к 1 — 4категориям лиц, пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС)

126 к. дн. (70 до родов и 56 — после)

2. Преждевременные роды, рождение нескольких детей, возникновение осложнений во время родов или в послеродовом периоде (кроме женщин, относящихся к 1 — 4 категориям лиц, пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС)

140 к. дн. (70 до родов и 70 — после)

3. Беременность и роды у женщин, относящихся к 1 — 4категориям лиц, пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС

180 к. дн. (90 до родов и 90 — после)

4. Беременная женщина не наблюдалась у врача в период беременности до дня родов

В зависимости от вида страхового случая (см. пп. 1, 2, 3 данной таблицы) 56, 70 или 90 к. дн.

5. Преждевременные роды до 30 недель беременности в случае рождения живого ребенка

140 к. дн.

6. Преждевременные роды до 30 недель беременности
(в случае мертворождения при родах)

70 к. дн.

7. Усыновление ребенка (предоставляется со дня усыновления)

56 к. дн. (общий случай);

70 к. дн.
(при усыновлении двоих и более детей);

90 к. дн. (для женщин из п. 3 таблицы)

Характеристика

Основное место работы

Место работы по совместительству

1

2

3

Основание для назначения

Оригинал ЛН, оформленный согласно Инструкции № 455

Копия ЛН, заверенная подписью руководителя и печатью по основному месту работы.

Справка о средней заработной плате с основного места работы⁽¹⁾

⁽¹⁾ Если застрахованное лицо работает на нескольких местах работы по совместительству, необходимо предоставить справки о средней заработной плате по всем местам работы по совместительству.

Порядок назначения и выплаты

1) работница для назначения пособия предоставляет работодателю:

оригинал ЛН

— копию ЛН;

— справку о средней зарплате с основного места работы

2) комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию принимает решение о назначении пособия, которое оформляется протоколом (см. рис. 1 на с. 27) в день принятия такого решения (Положение № 25)⁽²⁾. Кроме того, отметка о назначении пособия делается комиссией (уполномоченным) на обратной стороне ЛН (см. рис. 3 на с. 29).

Срок рассмотрения документов — не более 10 дней со дня их поступления в комиссию (уполномоченному) по социальному страхованию (ч. 1 ст. 52 Закона № 2240);

3) на основании протокола работодатель:

— издает приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам (см. рис. 4 на с. 30);

— определяет сумму пособия. Расчет среднедневной зарплаты можно привести на обратной стороне ЛН (указывая календарные дни в месяцах расчетного периода) или в отдельном документе, который в обязательном порядке прилагается к ЛН (см. рис. 2 на с. 28);

— оформляет заявление-расчет (по форме согласно приложению к Порядку № 26), содержащее информацию о начисленных застрахованным лицам суммах материального обеспечения по их видам, и подает данное заявление-расчет в органы ФВПТ⁽³⁾ (см. рис. 5 на с. 31);

4) после проверки данных ФВПТ перечисляет денежные средства на выплату декретных на специальный счет предприятия в течение 10 рабочих дней после поступления заявления-расчета;

5) после поступления средств на спецсчет работодатель выплачивает пособие сотруднице в ближайший срок, установленный для выплаты заработной платы (ст. 52 Закона № 2240; письмо ФВПТ от 26.05.11 г. № 07-35-1406). Выплачивать пособие можно сразу при поступлении средств на спецсчет, но не позднее ближайшего срока для выплаты зарплаты. В письме от 31.03.11 г. № 01-16-707 ФВПТ рекомендует на суммы пособия оформлять отдельную расчетно-платежную ведомость. Если работодатель не выплатил пособие своевременно, то полученные средства в течение 3 рабочих дней нужно вернуть ФВПТ (п. 10 Порядка № 26);

6) при выплате пособия работодатель уплачивает ЕВС «сверху» и «снизу» с данной выплаты (ч. 8 ст. 9 Закона № 2464, п.п. 4.3.7 Инструкции № 21-5). Об этих нововведениях подробнее см. в разделе «Декретные в учете и отчетности» на с. 21);

7) информацию о начисленном и выплаченном пособии работодатель приводит в форме Ф4-ФСС з ТВП, которую подают не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом⁽⁴⁾

⁽²⁾ Комиссия создается на предприятии, если количество застрахованных лиц превышает 15 человек, работающих по найму. При численности на предприятии менее 15 застрахованных лиц на общем собрании работников избирается уполномоченный по социальному страхованию предприятия (п. 1.4 Положения № 25).

⁽³⁾ Ни Законом № 2240, ни Порядком № 26 не установлен предельный срок подачи заявления-расчета в ФВПТ. В письме от 31.03.11 г. № 01-16-707 ФВПТ разъясняет, что такие заявления подаются страхователями по мере обработки документов, поданных застрахованными лицами.

⁽⁴⁾ Подробно о порядке заполнения см. Шпаргалку бухгалтера «Отчеты в ФВПТ (Ф4-ФСС з ТВП и Ф14-ФСС з ТВП)» // «БН», 2013, № 1, с. 29.

Условия оплаты ЛН

Пособие выплачивается:

— с 1-го дня отпуска в связи с беременностью и родами за счет средств ФВПТ (ст. 39 Закона № 2240);

— общей суммой (за весь период отпуска);

— за календарные дни, приходящиеся на отпуск по беременности и родам согласно ЛН;

— в размере 100 % средней заработной платы независимо от страхового стажа (ст. 39 Закона № 2240). Средняя зарплата рассчитывается согласно Порядку № 1266

1. Размер пособия по беременности и родам (П_БР) определяют исходя из размера среднедневной зарплаты (ЗП_СР) за календарный день (п. 14 и п. 20 Порядка № 1266).

П_БР = ЗП_СРх К_КД(О) ,

где К_КД(О) — количество календарных дней, приходящихся на отпуск по беременности и родам, определенное согласно ЛН (см. табл. 1 на с. 17).

ЗП_СР = ЗП_РП : К_КД(РП),

где: ЗП_РП — сумма зарплаты за расчетный период, которая принимается в расчет. При этом размер среднедневной зарплаты не должен превышать величину максимальной базы начисления ЕВС в расчете на 1 календарный день (п. 14 Порядка № 1266), см. табл. 5 на с. 20;

К_КД(РП) — количество календарных дней в расчетном периоде.

Продолжительность работы женщины до наступления страхового случая

Расчетный период

6 календарных месяцев и больше

Последние 6 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска по беременности и родам

Меньше 6 календарных месяцев

Фактически отработанные календарные месяцы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу, на который приходится начало отпуска по беременности и родам

Меньше 1 календарного месяца

Фактически отработанное время перед началом отпуска по беременности и родам. Пособие рассчитывается с учетом установленных ограничений (см. табл. 5 на с. 20)

Для сезонных работников

12 календарных месяцев подряд (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай

Показатель

Пояснение

ЗП_РП

1. Условия учета доходов:

— выплата включается в ФОТ согласно Инструкции № 5;

— выплата включается в базу взимания ЕВС, в том числе выплаты за неотработанное время (отпускные, оплата простоев не по вине работника и другие выплаты, указанные в п.п. 2.2.12 Инструкции № 5) (письмо Минтруда от 18.01.10 г. № 396/0/14-10/18 // «БН», 2010, № 5, с. 4, от 01.02.10 г. № 1000/0/14-10/18 // «БН», 2010, № 8, с. 7). Причем отпускные учитываются только в сумме начисления за дни отпуска, приходящегося на расчетный период;

— выплаты учитываются в пределах максимальной величины, с которой уплачивается ЕВС (17 ПМТЛ).

2. Поощрительные и компенсационные выплаты, имеющие разовый характер, а также выплаты, которые не предусмотрены актами законодательства или производятся сверх установленных норм (п. 2.3 Инструкции № 5), учитываются пропорционально отработанному времени (п. 9 Порядка № 1266), т. е. выплаты учитываются пропорционально рабочим дням.

3. Все остальные выплаты — например, пособие по временной нетрудоспособности⁽¹⁾ — не учитываются

К_КД(РП)

1. Учитываются:

— все календарные дни, включая дни нахождения во всех видах оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения зарплаты, кроме дней, которые исключаются из расчетного периода по трем уважительным причинам;

— праздничные и нерабочие дни (письмо Минтруда от 13.02.10 г. № 36/18/99-10 // «БН», 2010, № 12, с. 6).

2. Не учитываются календарные дни, не отработанные по одной из трех уважительных причин, а именно по причине (п. 9 Порядка № 1266):

— временной нетрудоспособности;

— отпуска по беременности и родам;

— отпуска для ухода за ребенком до 3 (6 — по медицинскому заключению) лет

⁽¹⁾ См. Шпаргалку бухгалтера «Выплаты работникам: начисления и удержания, участие в расчете средней зарплаты для соцвыплат и отпускных, индексация и компенсация, налоговые расходы» // «БН», 2013, № 18 — 19, с. 23.

ЗПС_СР = ЗПС_РП : К_КД(РП),

где ЗПС_РП — зарплата, начисленная по совместительству (с учетом правил из табл. 4 на с. 19);

К_КД(РП) — количество календарных дней в расчетном периоде по основному месту работы.

ЗПС_СР = ЗПС_РП(Ф) : К_КД(РП)С,

где: ЗПС_РП(Ф) — зарплата, начисленная по совместительству (с учетом правил из табл. 4 на с. 19) за фактически отработанные календарные месяцы;

К_КД(РП)С — количество календарных дней по месту работы по совместительству.

Ситуация

Ограничения

Общий случай

Верхняя граница — максимальная база начисления ЕВС в расчете на один календарный день (М_б) (п. 14 Порядка № 1266), рассчитанная по формуле:

М_б = Б_п : К_кд,

где: Б_п — установленный размер максимальной базы начисления ЕВС в последнем месяце расчетного периода;

К_кд — среднемесячное количество календарных дней (30,44)

Если женщина работала меньше месяца, но за нее уплачивался ЕВС⁽¹⁾

Верхняя граница — размер средней зарплаты по всем видам экономической деятельности в месяце, предшествующем месяцу наступления страхового случая, соответственно в АР Крым, областях, г. Киеве и г. Севастополе (по данным Госкомстата — www.ukrstat.gov.ua)⁽²⁾. Рассчитывается по формуле (п.п. 2 п. 4 письма Минтруда от 01.02.10 г. № 1000/0/14-10/18):

ЗП_ср(в) = ЗП_рег : К_кд(пм),

где: ЗП_ср(в) — верхний предел среднедневной зарплаты;

ЗП_рег — средняя зарплата по региону в месяце, предшествующем месяцу наступления страхового случая;

К_кд(пм) — количество календарных дней в месяце, предшествующем наступлению страхового случая.

Нижняя граница — размер минимальной зарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая. Определяем следующим образом (п.п. 1 п. 4 письма Минтруда от 01.02.10 г. № 1000/0/14-10/18):

ЗП_ср(н) = ЗП_мин : К_кд,

где: ЗП_ср(н) — нижний предел среднедневной зарплаты;

ЗП_мин — установленный размер минимальной зарплаты в месяце наступления страхового случая;

К_кд — количество календарных дней в месяце наступления страхового случая

⁽¹⁾ Не распространяется на случаи, когда:

— перед наступлением страхового случая застрахованное лицо находилось в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего или шестилетнего возраста по медицинскому заключению (письмо Минтруда от 21.01.10 г. № 11/18/99-10 // «БН», 2010, № 12, с. 6);

— работница принята на работу не в первый календарный день месяца (приходится на выходной), а в первый рабочий день месяца. В следующем месяце она уходит в отпуск по беременности и родам. Месяц приема на работу будет учитываться как полный календарный месяц (письмо Минтруда от 12.03.10 г. № 2515/0/14-10/18 // «БН», 2010, № 17, с. 6).

Если на новом месте работница отработала меньше месяца, но за последний год работала у другого работодателя или нескольких работодателей, то она может самостоятельно обратиться в ФВПТ за расчетом пособия по альтернативному варианту, о чем подробнее ниже.

⁽²⁾ Если на момент начисления пособия неизвестен показатель средней зарплаты по региону, Минтруда в письме от 01.02.10 г. № 1000/0/14-10/18 рекомендует проводить расчет и выплату пособия исходя из минимальной зарплаты, а впоследствии корректировать размер этой выплаты.

Учет и налоги

Отражение пособия по беременности и родам

1

2

ЕВС

Хотим напомнить!!! В связи с принятием Закона № 231 с 01.07.13 г. пособие по беременности и родам уже является базой для начисления и удержания ЕВС. Обязанность по начислению и уплате ЕВС возлагается на работодателя.

Порядок взимания ЕВС с суммы пособия по беременности и родам идентичен порядку, применяемому для больничных (в общем случае 33,2 % (8,41 %, 5,3 % или 5,5 %) «сверху» и 2 % «снизу»):

— ЕВС «сверху» уплачивается за счет средств работодателя, а «снизу» за счет работницы (с суммы пособия, поступившего на спецсчет);

— сроки для уплаты ЕВС с суммы пособия такие же, как и при выплате других доходов работникам. Если по какой-либо причине пособие от ФВПТ получено после 20 числа (28 числа — для горных предприятий) месяца, следующего за месяцем, в котором начислено пособие, то ЕВС нужно уплатить не позднее 20 (28) числа;

— для целей сравнения с максимальной величиной (17 ПМТЛ) сумма пособия разбрасывается по месяцам, на которые приходятся дни отпуска по беременности и родам — исходя из среднедневного пособия (обновленный п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5) (см. «БН», 2013, № 32, с. 39).

О начислении и удержании ЕВС с декретных, начисленных после 1 июля за дни до 1 июля, см. разъяснения в «БН», 2013, № 32, с. 43

Форма № Д4 (ЕВС)

Начиная с отчета за июль 2013 года пособие отражаем в отчетности по ЕВС (форма № Д4) (с 09.08.13 г. вступили в силу изменения в Порядок № 22-2 //«БН», 2013, № 32, с. 10).

Правила отражения декретных в форме № Д4:

1. Декретные отражаем в форме № Д4 за месяц, в котором они начислены (отражено начисление в бухучете) на основании полученного от работника листка нетрудоспособности — за все 126 (140 или 180) календарных дней отпуска. Вся сумма пособия попадет в таблицу 1 формы № Д4 месяца, в котором начислено пособие в бухучете (на основании листка нетрудоспособности не ранее даты утверждения протокола комиссии (уполномоченного) по соцстраху).

2. В ТАБЛИЦЕ 5 на работницу в месяце ухода в отпуск в связи с беременностью и родами и выхода из него заполняем строку, указав в графе 7 код «5» «особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах» (см. «БН», 2013, № 32, с. 40 — рис. 1 и 2).

3. В ТАБЛИЦЕ 6 на работницу заполняем несколько строк — на каждый месяц отпуска отдельная строка.

В графе 9 таблицы 6 вписываем код из приложения 2 к Порядку № 22-2 — «42», «43», «44» или «45»:

— для работников предприятия (неинвалидов) и для всех работников предпринимателя (в том числе инвалидов) — «42»;

— для работников предприятия инвалидов — «43»;

— для работников предприятий УТОГ и УТОС — «44»;

— для работников-инвалидов в общественных организациях инвалидов — «45»;

— для работников предприятий судостроительной промышленности (класс 30.11 группа 30.1 раздел 30, класс 33.15 группа 33.1 раздел 33 КВЭД ДК 009:2010) — «42», для работников инвалидов — «43».

Графу 10 не заполняем.

В графе 11 указываем месяц, на который приходится отпуск по беременности и родам.

В графе 13 показываем дни отпуска в связи с беременностью и родами.

Графу 14 не заполняем.

По строке пособия, которое приходится на отчетный месяц, графу 15 заполняем только в случае, если нет начисления зарплаты или больничных (тогда ее заполняем по этой строке). Если за месяц начислены больничные и пособие в связи с беременностью и родами, то графу 15 заполняем по строке больничных. В строках, в которых приводим пособие за будущие месяцы отпуска, указываем количество дней отпуска (графа 15 = графа 13).

Обратите внимание: в таблице 6 формы № Д4, которую будем подавать за будущие месяцы отпуска, на работницу не нужно заполнять строку без суммовых показателей, но с данными в графе 15 (т. е. в отчетном периоде мы показываем пособие с разбивкой по месяцам наперед и с заполнением реквизита 15, а в форме № Д4 последующих месяцев мы уже не показываем ничего).

Сумму пособия за каждый месяц указываем в графе 16. Декретные по месяцам нужно распределить пропорционально дням отпуска по беременности и родам (п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5): сумму декретных вписываем в графу 16 таблицы 6 по каждому месяцу, указанному в графе 11 без применения максимальной величины дохода (17 ПМТЛ).

4. При начислении ЕВС на сумму декретных применяем максимальную величину дохода (17 ПМТЛ). В этом случае пользуемся обновленным п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5:

— максимальную величину при начислении ЕВС на суммы пособия применяем отдельно за каждый месяц (т. е. после разбивки по месяцам согласно п.п. 4.3.1 Инструкции № 21-5);

— пособие по беременности и родам учитываем после зарплаты, выплат по гражданско-правовым договорам;

— вместе с больничными учитываем в третью очередь (после суммы зарплаты, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера и обычных больничных).

В графе 17 таблицы 6 мы показываем сумму пособия, приходящегося на календарный месяц, с учетом максимальной величины дохода (17 ПМТЛ) в данном месяце (январь — ноябрь 2013 года — 19499 грн., декабрь 2013 года — 20706 грн.).

5. В таблице 1 сумму начисленного в отчетном месяце пособия за все 126 (140, 180) календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами отражаем:

в строках 1 и 1.5 — всю начисленную сумму пособия;

в строках 2, 2.4 (2.4.1 — 2.4.4), 4, 4.4 — в пределах 17 ПМТЛ.

Начисленный «сверху» ЕВС на такую базу показываем в строках 3, 3.4 (3.4.1 — 3.4.4), а удержанный ЕВС — в строках 5, 5.6.

Подробнее о порядке отражения декретных в обновленной форме № Д4 читайте в статьях «ЕВС и декретные: рассчитываем сумму взноса и заполняем форму № Д4» // «БН», 2013, № 32, с. 38, «Декретные в отчете по форме № Д4: нюансы заполнения в примерах» // «БН», 2013, № 33, с. 15.

НДФЛ

Не облагается НДФЛ (п.п. 165.1.1 НКУ).

Внимание!!! НДФЛ не взимается, несмотря на то что с 1 июля с декретных взимаем ЕВС.

В ф. № 1 ДФ признак дохода — «128» (социальные выплаты из соответствующих фондов) (разд. 103.25 ЕБНЗ). Пособие отражается общей суммой в том отчетном квартале, в котором оно начислено (выплачено). Если выплата приходится на следующий квартал, то, соответственно, гр. 3 ф. № 1ДФ заполняется в таком следующем квартале

Налоговые расходы

Сумма пособия по беременности и родам не включается в состав расходов предприятия, поскольку полностью выплачивается за счет средств ФВПТ (разд. 102.06.07 ЕБНЗ). В декларации по налогу на прибыль не указывается.

Сумма ЕВС, начисленная «сверху» на пособие по беременности и родам, относится к расходам предприятия на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ

Бухгалтерский учет

Отчет в ФВПТ

В отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП:
— в стр. 21 таблицы І указываем общую сумму начисленных расходов за счет средств ФВПТ, в том числе на выплату пособий, в том отчетном периоде, в котором начислено пособие;
— в стр. 3 таблицы ІІ — даем расшифровку по видам выплат: проставляются данные по количеству календарных дней отпуска по беременности и родам в соответствии с листком нетрудоспособности (колонка 3) и сумма начисленного пособия по беременности и родам, предоставляемого за счет средств ФВПТ (колонка 4)⁽¹⁾;
— в стр. 6 таблицы I приводим сумму пособия, полученную на спецсчет от ФВПТ в том отчетном периоде, в котором фактически поступили средства

Определение количества работников

Работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, учитываются при определении:
— учетной численности штатных работников (рассчитывается на определенную дату) (п. 2.5.8 Инструкции № 286).
Не учитываются при исчислении:
— среднеучетной численности штатных работников (рассчитывается за определенный период (месяц, квартал, год)) (п. 3.2.2 Инструкции № 286);
— среднего количества работников в эквиваленте полной занятости (п. 4.5 Инструкции № 286).
При расчете количества наемных работников у плательщика единого налога — физического лица работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, не учитываются (п.п. 291.4.1 НКУ)

⁽¹⁾ Если ЛН выдан женщине, которая относится к I — IV категориям пострадавших вследствие аварии на ЧАЭС, то количество дополнительных (льготных) дней сверх общеустановленных 126 дней, а также сумма пособия за эти дополнительные дни отражаются в гр. 5 и 6 таблицы II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.