Шпаргалка бухгалтера. Декретні: основні правила розрахунку

Обставини народження дитини

Тривалість відпустки по вагітності та пологах

1. Загальний випадок (крім жінок, які належать до 1-ї — 4-ї категорій осіб, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС)

126 к. дн. (70 — до пологів і 56 — після)

2. Передчасні пологи, народження декількох дітей, виникнення ускладнень під час пологів або в післяпологовому періоді (крім жінок, котрі належать до 1-ї — 4-ї категорій осіб, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС)

140 к. дн. (70 — до пологів та 70 — після)

3. Вагітність і пологи у жінок, котрі належать до 1-ї — 4-ї категорій осіб, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС

180 к. дн. (90 до пологів та 90 — після)

4. Вагітна жінка не спостерігалася у лікаря в період вагітності до дня пологів

Залежно від виду страхового випадку (див. пп. 1, 2, 3 цієї таблиці) 56, 70 або 90 к. дн.

5. Передчасні пологи до 30 тижнів вагітності у разі народження живої дитини

140 к. дн.

6. Передчасні пологи до 30 тижнів вагітності (у разі мертвонародження
при пологах)

70 к. дн.

7. Усиновлення дитини (надається з дня усиновлення)

56 к. дн. (загальний випадок),
70 к. дн. (при усиновленні двох та більше дітей),
90 к. дн. (для жінок із п. 3 табл.)

Характеристика

Основне місце роботи

Місце роботи за сумісництвом

1

2

3

Підстава для призначення

Оригінал ЛН, оформлений згідно з Інструкцією № 455

Копія ЛН, засвічена підписом керівника та печаткою за основним місцем роботи.
Довідка про середню заробітну плату з основного місця роботи⁽¹⁾

⁽¹⁾ Якщо застрахована особа працює на декількох місцях роботи за сумісництвом, необхідно надати довідки про середню заробітну плату за всіма місцями роботи за сумісництвом.

Порядок призначення
та виплати

1) працівниця для призначення допомоги надає роботодавцю:

оригінал ЛН

— копію ЛН;

— довідку про середню зарплату з основного місця роботи

2) комісія (уповноважений) із соціального страхування приймає рішення про призначення допомоги, що оформляється протоколом (див. рис. 1 на с. 27) у день прийняття такого рішення (Положення № 25)⁽²⁾. Крім того, відмітка про призначення допомоги проставляється комісією (уповноваженим) на зворотному боці ЛН (див. рис. 3 на с. 29).

Строк розгляду документів — не більше 10 днів від дня їх надходження до комісії (уповноваженому) із соціального страхування (ч. 1 ст. 52 Закону № 2240);

3) на підставі протоколу роботодавець:

— видає наказ про надання відпустки по вагітності та пологах (див. рис. 4 на с. 30);

— визначає суму допомоги. Розрахунок середньоденної зарплати можна записати на зворотному боці ЛН (указуючи календарні дні в місяцях розрахункового періоду) чи в окремому документі, який обов’язково додається до ЛН (див. рис. 2 на с. 28);

— оформляє заяву-розрахунок (за формою згідно з додатком до Порядку № 26), що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми матеріального забезпечення за їх видами, та подає цю заяву-розрахунок до органу ФТВП⁽³⁾ (див. рис. 5 на с. 31);

4) після перевірки даних ФТВП перераховує грошові кошти на виплату декретних на спеціальний рахунок підприємства протягом 10 робочих днів після надходження заяви-розрахунку;

5) після надходження коштів на спецрахунок роботодавець виплачує допомогу працівниці в найближчий строк, установлений для виплати заробітної плати (ст. 52 Закону № 2240; лист ФТВП від 26.05.11 р. № 07-35-1406). Виплачувати допомогу можна відразу під час надходження коштів на спецрахунок, але не пізніше найближчого строку для виплати зарплати. У листі від 31.03.11 р. № 01-16-707 ФТВП рекомендує оформляти на суми допомоги окрему розрахунково-платіжну відомість. Якщо роботодавець не виплатив допомогу своєчасно, то отримані кошти протягом 3 робочих днів потрібно повернути ФТВП (п. 10 Порядку № 26);

6) при виплаті допомоги роботодавець сплачує ЄВС «зверху» та «знизу» з цієї виплати (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464, п.п. 4.3.7 Інструкції № 21-5). Про ці нововведення див. докладніше у розділі «Декретні в обліку та звітності» на с. 21);

7) інформацію про нараховану та виплачену допомогу роботодавець наводить у формі Ф4-ФСС з ТВП, яку подають не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом⁽⁴⁾

⁽²⁾ Комісія створюється на підприємстві, якщо кількість застрахованих осіб, котрі працюють за наймом, перевищує 15 осіб. Якщо на підприємстві менше 15 застрахованих осіб — на загальних зборах працівників обирається уповноважений із соціального страхування підприємства (п. 1.4 Положення № 25).

⁽³⁾ Ні Законом № 2240, ні Порядком № 26 не встановлено граничний строк подання заяви-розрахунку до ФТВП. У листі від 31.03.11 р. № 01-16-707 ФТВП роз’яснює, що такі заяви подаються страхувальниками в міру обробки документів, поданих застрахованими особами.

⁽⁴⁾ Докладно про порядок заповнення див. Шпаргалку бухгалтера «Звіти до ФТВП (Ф4-ФСС з ТВП та Ф14-ФСС з ТВП)» // «БТ», 2013, № 1, с. 29.

Умови оплати ЛН

Допомога виплачується:

— з 1-го дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за рахунок коштів ФТВП (ст. 39 Закону № 2240);

— загальною сумою (за весь період відпустки);

— за календарні дні, що припадають на відпустку по вагітності та пологах згідно з ЛН;

— у розмірі 100 % середньої заробітної плати незалежно від страхового стажу (ст. 39 Закону № 2240). Середня зарплата розраховується відповідно до Порядку № 1266

Д_ВГ = ЗП_СЕРх К_КД(В) ,

де К_КД(В) — кількість календарних днів, що припадають на відпустку по вагітності та пологах, визначена відповідно до ЛН (див. табл. 1 на с. 17).

ЗП_СЕР = ЗП_РП : К_КД(РП),

де ЗП_РП — сума зарплати за розрахунковий період, що включається до розрахунку. При цьому розмір середньоденної зарплати не повинен перевищувати величину максимальної бази нарахування ЄВС з розрахунку на 1 календарний день (п. 14 Порядку № 1266), див. табл. 5 на с. 20;

К_КД(РП) — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Тривалість роботи жінки до настання страхового випадку

Розрахунковий період

6 календарних місяців та більше

Останні 6 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, на який припадає початок відпустки по вагітності та пологах

Менше 6 календарних місяців

Фактично відпрацьовані календарні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, на який припадає початок відпустки по вагітності та пологах

Менше 1 календарного місяця

Фактично відпрацьований час перед початком відпустки по вагітності та пологах. Допомога розраховується з урахуванням установлених обмежень (див. табл. 5 на с. 20)

Для сезонних працівників

12 календарних місяців підряд (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок

Показник

Пояснення

ЗП_РП

1. Умови обліку доходів:

— виплата включається до ФОП згідно з Інструкцією № 5;

— виплата включається до бази справляння ЄВС, у тому числі виплати за невідпрацьований час (відпускні, оплата простоїв не з вини працівника та інші виплати, зазначені в п.п. 2.2.12 Інструкції № 5) (листи Мінпраці від 18.01.10 р. № 396/0/14-10/18 // «БТ», 2010, № 5, с. 4, від 01.02.10 р. № 1000/0/14-10/18 // «БТ», 2010, № 8, с. 7). Причому відпускні враховуються тільки в сумі нарахування за дні відпустки, що припадають на розрахунковий період;

— виплати враховуються в межах максимальної величини, з якої сплачується ЄВС (17 ПМПО).

2. Заохочувальні та компенсаційні виплати, що мають разовий характер, а також виплати, які не передбачені актами законодавства або здійснюються понад установлені норми (п. 2.3 Інструкції № 5), ураховуються пропорційно відпрацьованому часу (п. 9 Порядку № 1266), тобто пропорційно робочим дням.

3. Усі інші виплати — наприклад, допомога по тимчасовій непрацездатності⁽¹⁾ — не враховуються

К_КД(РП)

1. Ураховуються:

— усі календарні дні, уключаючи дні перебування в усіх видах оплачуваних відпусток та відпусток без збереження зарплати, крім днів, що виключаються з розрахункового періоду з трьох поважних причин;

— святкові та неробочі дні (лист Мінпраці від 13.02.10 р. № 36/18/99-10 // «БТ», 2010, № 12, с. 6).

2. Не враховуються календарні дні, не відпрацьовані з однієї з трьох поважних причин, а саме з причини (п. 9 Порядку № 1266):

— тимчасової непрацездатності;

— відпустки по вагітності та пологах;

— відпустки для догляду за дитиною до 3 (6 — за медичним висновком) років

⁽¹⁾ Див. Шпаргалку бухгалтера «Виплати працівникам: нарахування та утримання, участь у розрахунку середньої зарплати для соцвиплат і відпускних, індексація та компенсація, податкові витрати» // «БТ», 2013, № 18-19, с. 23.

ЗПС_СЕР = ЗПС_РП : К_КД(РП),

де ЗПС_РП — зарплата, нарахована за сумісництвом (з урахуванням правил з табл. 4 на с. 19);

К_КД(РП) — кількість календарних днів у розрахунковому періоді за основним місцем роботи.

ЗПС_СЕР = ЗПС_РП(Ф): К_КД(РП)С,

де ЗПС_РП(Ф) — зарплата, нарахована за сумісництвом (з урахуванням правил із табл. 4 на с. 19) за фактично відпрацьовані календарні місяці;

К_КД(РП)С — кількість календарних днів за місцем роботи за сумісництвом.

Ситуація

Обмеження

1

2

Загальний випадок

Верхня межа — максимальна база нарахування ЄВС із розрахунку на 1 календарний день (М_б) (п. 14 Порядку № 1266), розрахована за формулою:

М_б = Б_н : К_кд,

де Б_н — установлений розмір максимальної бази нарахування ЄВС в останньому місяці розрахункового періоду;

К_кд — середньомісячна кількість календарних днів (30,44)

Якщо жінка працювала менше місяця, але за неї сплачувався ЄВС⁽¹⁾

Верхня межа — розмір середньої зарплати за всіма видами економічної діяльності в місяці, що передує місяцю настання страхового випадку, відповідно в АР Крим, областях, мм. Києві та Севастополі (за даними Держкомстату — www.ukrstat.gov.ua)⁽²⁾. Розраховується за формулою (п.п. 2 п. 4 листа Мінпраці від 01.02.10 р. № 1000/0/14-10/18):

ЗП_сер(в) = ЗП_рег : К_кд(пм),

де ЗП_сер(в) — верхня межа середньоденної зарплати;

ЗП_рег — середня зарплата по регіону в місяці, що передує місяцю настання страхового випадку;

К_кд(пм) — кількість календарних днів у місяці, що передує настанню страхового випадку.

Нижня межа — розмір мінімальної зарплати, установленої законом у місяці настання страхового випадку. Визначаємо її таким чином (п.п. 1 п. 4 листа Мінпраці від 01.02.10 р. № 1000/0/14-10/18):

ЗП_сер(н) = ЗП_мін : К_кд,

де ЗП_сер(н) — нижня межа середньоденної зарплати;

ЗП_мін — установлений розмір мінімальної зарплати в місяці настання страхового випадку;

К_кд — кількість календарних днів у місяці настання страхового випадку.

⁽¹⁾ Не поширюється на випадки, коли:
— перед настанням страхового випадку застрахована особа перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку за медичним висновком (лист Мінпраці від 21.01.10 р. № 11/18/99-10 // «БТ», 2010, № 12, с. 6);
— працівницю прийнято на роботу не в перший календарний день місяця (припадає на вихідний), а в перший робочий день місяця. У наступному місяці вона йде у відпустку по вагітності та пологах. Місяць прийняття на роботу враховуватиметься як повний календарний місяць (лист Мінпраці від 12.03.10 р. № 2515/0/14-10/18 // «БТ», 2010, № 17, с. 6).

Якщо на новому місці працівниця відпрацювала менше місяця, але за останній рік працювала в іншого роботодавця або кількох роботодавців, то вона може самостійно звернутися до ФТВП за розрахунком допомоги за альтернативним варіантом, про що докладніше див. нижче.

⁽²⁾ Якщо на момент нарахування допомоги не відомий показник середньої зарплати в регіоні, Мінпраці в листі від 01.02.10 р. № 1000/0/14-10/18 рекомендує здійснювати розрахунок і виплату допомоги виходячи з мінімальної зарплати, а згодом коригувати розмір цієї виплати.

Облік та податки

Відображення допомоги по вагітності та пологах

1

2

ЄВС

Нагадуємо!!! У зв’язку з прийняттям Закону № 231 з 01.07.13 р. допомога по вагітності та пологах вже є базою для нарахування та утримання ЄВС. Обов’язок щодо нарахування і сплати ЄВС покладається на роботодавця.

Порядок справляння ЄВС із суми допомоги по вагітності та пологах ідентичний порядку, що застосовується для лікарняних (у загальному випадку — 33,2 % (8,41 %, 5,3 % або 5,5 %) «зверху» і 2 % «знизу»):
— ЄВС «зверху» сплачується за рахунок коштів роботодавця, а «знизу» — за рахунок працівниці (із суми допомоги, що надійшла на спецрахунок);
— строки для сплати ЄВС із суми допомоги такі самі, як і при виплаті інших доходів працівникам. Якщо з будь-якої причини допомогу від ФТВП отримано після 20-го числа (28-го числа — для гірничих підприємств) місяця, наступного за місяцем, в якому нараховано допомогу, то ЄВС потрібно сплатити не пізніше 20-го (28-го) числа;
— для цілей порівняння з максимальною величиною (17 ПМПО) сума допомоги розподіляється за місяцями, на дні яких припадає відпустка по вагітності та пологах, виходячи із середньоденної допомоги (оновлений п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5) (див. «БТ», 2013, № 32, с. 39).

Щодо нарахування та утримання ЄВС із декретних, нарахованих після 1 липня за дні до 1 липня, див. роз’яснення у «БТ», 2013, № 32, с. 43

Форма № Д4 (ЄВС)

Починаючи зі звіту за липень 2013 року допомогу відображаємо у звітності з ЄВС (форма № Д4)
(з 09.08.13 р. набрали чинності зміни до Порядку № 22-2 // «БТ», 2013, № 32, с. 10).

Правила відображення декретних у формі № Д4:

1. Декретні відображаємо у формі № Д4 за місяць, у якому їх нараховано (відображено нарахування в бухобліку), на підставі отриманого від працівника листка непрацездатності — за всі 126 (140 або 180) календарних днів відпустки. Уся сума допомоги потрапить до ТАБЛИЦІ 1 форми № Д4 місяця, в якому нараховано допомогу в бухобліку (на підставі листка непрацездатності не раніше дати затвердження протоколу комісії (уповноваженого) із соцстраху).

2. У ТАБЛИЦІ 5 на працівницю в місяці виходу у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами і виходу з неї заповнюємо рядок, зазначивши у графі 7 код «5» «особи, яким надано відпустку по вагітності та пологах»
(див. «БТ», 2013, № 32, с. 40 — рис. 1 і 2).

3. У ТАБЛИЦІ 6 на працівницю заповнюємо кілька рядків — окремий рядок на кожен місяць відпустки.

У графі 9 ТАБЛИЦІ 6 вписуємо код із додатка 2 до Порядку № 22-2 — «42», «43», «44» або «45»:

— для працівників підприємства (не інвалідів) та для всіх працівників підприємця (у тому числі інвалідів) — «42»;

— для працівників підприємства — інвалідів — «43»;

— для працівників підприємств УТОГ і УТОС — «44»;

— для працівників-інвалідів у громадських організаціях інвалідів — «45»;

— для працівників підприємств суднобудівної промисловості (клас 30.11, група 30.1, розділ 30; клас 33.15, група 33.1, розділ 33 КВЕД ДК 009:2010) «42» (для працівників-інвалідів — «43»).

Графу 10 не заповнюємо.

У графі 11 вказуємо місяць, на який припадає відпустка по вагітності та пологах.

У графі 13 показуємо дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Графу 14 не заповнюємо.

У рядку допомоги, що припадає на звітний місяць, графу 15 заповнюємо тільки в разі, якщо немає нарахування зарплати або лікарняного (тоді її заповнюємо в цьому рядку). Якщо за місяць нараховано лікарняні та допомогу по вагітності та пологах, то графу 15 заповнюємо у рядку лікарняних. У рядках, де наводимо допомогу за майбутні місяці відпустки, зазначаємо кількість днів відпустки (графа 15 = графа 13).

Зверніть увагу: у ТАБЛИЦІ 6 форми № Д4, яку подаватимемо за майбутні місяці відпустки, на працівницю не потрібно заповнювати рядок без сумових показників, але з даними у графі 15 (тобто у звітному періоді ми показуємо допомогу з розподілом за місяцями наперед та із заповненням графи 15, а у формі № Д4 наступних місяців ми вже не показуємо нічого).

Суму допомоги за кожен місяць зазначаємо у графі 16. Декретні за місяцями необхідно розподілити пропорційно дням відпустки по вагітності та пологах (п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5): суму декретних вписуємо до графи 16 ТАБЛИЦІ 6 щодо кожного місяця, зазначеного у графі 11, без застосування максимальної величини доходу (17 ПМПО).

4. При нарахуванні ЄВС на суму декретних застосовуємо максимальну величину доходу (17 ПМПО). У цьому випадку користуємося оновленим п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5:

— максимальну величину при нарахуванні ЄВС на суми допомоги застосовуємо окремо за кожен місяць (тобто після розподілу за місяцями згідно з п.п. 4.3.1 Інструкції № 21-5);

— допомогу по вагітності та пологах ураховуємо після зарплати, виплат за цивільно-правовими договорами;

— разом із лікарняними ураховуємо в третю чергу (після суми зарплати, винагороди за договорами цивільно-правового характеру та звичайних лікарняних).

У графі 17 ТАБЛИЦІ 6 ми показуємо суму допомоги, що припадає на календарний місяць, з урахуванням максимальної величини доходу (17 ПМПО) у цьому місяці (січень — листопад 2013 року — 19499 грн., грудень 2013 року — 20706 грн.).

5. У ТАБЛИЦІ 1 суму нарахованої у звітному місяці допомоги за всі 126 (140, 180) календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами відображаємо:

у рядках 1 і 1.5 — усю нараховану суму допомоги;

у рядках 2, 2.4 (2.4.1 — 2.4.4), 4, 4.4 — у межах 17 ПМПО.

Нарахований «зверху» на таку базу ЄВС показуємо в рядках 3, 3.4 (3.4.1 — 3.4.4), а утриманий ЄВС — у рядках 5, 5.6.

Докладніше про порядок відображення декретних в оновленій формі № Д4 читайте у статтях «ЄВС та декретні: розраховуємо суму внеску та заповнюємо форму № Д4» // «БТ», 2013, № 32, с. 38, «Декретні у звіті за формою № Д4: нюанси заповнення у прикладах» // «БТ», 2013, № 33, с. 15

ПДФО

Не обкладається ПДФО (п.п. 165.1.1 ПКУ).

Увага!!! ПДФО не справляється, незважаючи на те, що з 1 липня з декретних справляємо ЄВС.

У ф. № 1ДФ ознака доходу — «128» (соціальні виплати з відповідних фондів) (розд. 103.25 ЄБПЗ). Допомога відображається загальною сумою в тому звітному кварталі, в якому її нараховано (виплачено). Якщо виплата припадає на наступний квартал, то відповідно гр. 3 ф. № 1ДФ заповнюється в такому наступному кварталі

Податкові витрати

Сума допомоги по вагітності та пологах не включається до складу витрат підприємства, оскільки повністю виплачується за рахунок коштів ФТВП (розд. 102.06.07 ЄБПЗ). У декларації з податку на прибуток не зазначається.

Сума ЄВС, нарахована «зверху» на допомогу по вагітності та пологах, належить до витрат підприємства на підставі п.п. 138.10.4, п. 143.1 ПКУ

Бухгалтерський облік

Звіт до ФТВП

У звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП:
— у ряд. 21 таблиці І вказуємо загальну суму нарахованих витрат за рахунок коштів ФТВП, у тому числі на виплату допомог, у тому звітному періоді, в якому нараховано допомогу;
— у ряд. 3 таблиці ІІ — наводимо розшифровку за видами виплат: проставляємо дані щодо кількості календарних днів відпустки по вагітності та пологах відповідно до листка непрацездатності (колонка 3) та суму нарахованої допомоги по вагітності та пологах, що надається за рахунок коштів ФТВП (колонка 4)⁽¹⁾;
— у ряд. 6 таблиці I наводимо суму допомоги, отриману на спецрахунок від ФТВП у тому звітному періоді, в якому фактично надходили кошти

Визначення кількості працівників

Працівники, які перебувають у відпустці по вагітності та пологах, ураховуються при визначенні:
— облікової чисельності штатних працівників (розраховується на певну дату) (п. 2.5.8 Інструкції № 286).

Не враховуються при обчисленні:
— середньооблікової чисельності штатних працівників (розраховується за певний період (місяць, квартал, рік)) (п. 3.2.2 Інструкції № 286);
— середньої кількості працівників в еквіваленті повної зайнятості (п. 4.5 Інструкції № 286).

При розрахунку кількості найманих працівників у платника єдиного податку — фізичної особи працівники, які перебувають у відпустці по вагітності та пологах, не враховуються (п.п. 291.4.1 ПКУ)

⁽¹⁾ Якщо ЛН видано жінці, яка належить до I — IV категорій постраждалих унаслідок аварії на ЧАЕС, то кількість додаткових (пільгових) днів понад загальновстановлені 126 днів, а також сума допомоги за ці додаткові дні відображаються у гр. 5 і 6 таблиці II звіту за формою Ф4ФСС з ТВП.