ЭЛЕКТРОННЫЙ Ж/Д БИЛЕТ:
оригинал уже не нужен?
Покупка через Интернет билета на поезд — дело уже привычное. Пользоваться таким сервисом могли не только обычные граждане, но и субъекты хозяйствования. Но чего не хватало для полного счастья? Для посадки в поезд нужно было заблаговременно посетить железнодорожную кассу для получения оригинала документа, так как использовалась технология под названием «билет с отложенной печатью». И его уже нужно было предъявлять проводнику при посадке.
Наконец-то эту недоработку устранили (речь о приказе № 667, который внес изменения в Инструкцию о командировках, и об измененном с 9 июля «билетном» Порядке № 331).
Сегодня мы расскажем, как эти усовершенствования затронули налоговый учет.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Электронный документ — как он работает на железнодорожном транспорте
Порядком № 331 предусмотрено, что проездной документ для проезда в ж.-д. транспорте может быть оформлен как на специальном бланке, так и сформирован в электронном виде. Точно так же в электронном виде может быть сформирован перевозочный документ на багаж или на предоставление услуг (пользование постельным бельем, бронирование). Более того, без посещения железнодорожной кассы можно обойтись и в случае, когда необходимо вернуть купленный ранее и неиспользованный электронный проездной (перевозочный) документ.
Электронный проездной (перевозочный) документ на железнодорожный транспорт формируется в соответствии с Законом об электронных документах с помощью программно-аппаратного комплекса по оформлению электронных проездных и перевозочных документов (ПАК ЭПД ПП). Он, как и его бумажный собрат, является договором на перевозку пассажира (багажа).
Согласно п. 8.6 Порядка № 331 при покупке электронного билета подготовленные ПАК ЭПД ПП данные из электронных билетов заносятся в специализированное РРО. После записи данных в фискальную память для покупателя (пассажира) формируется электронный проездной и перевозочный документ. Покупатель (пассажир) получает его визуальную форму в виде соответствующего посадочного документа и перевозочного документа (на перевозку багажа).
Для нас, как потребителей, при покупке электронного билета на проезд важно иметь посадочный документ. Он представляет собой визуальную форму электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (на мобильном телефоне, смартфоне, планшете, компактном персональном компьютере, чип-карте и т. д.), содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация из которого считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость по установленной форме.
Получив посадочный документ и перевозочный документ, мы можем его:
вариант 1 — распечатать самостоятельно;
вариант 2 — хранить его как совокупность электронных данных (на мобильном телефоне, смартфоне, планшете, компактном персональном компьютере, чип-карте и т. д.);
вариант 3 — попросить распечатать билетного кассира на вокзале в билетной кассе.
Так вот, на что нужно обратить внимание! В Порядке № 331 не предусмотрен обмен электронного документа на документ на бумажном носителе (строгого учета), как это предусматривал предшественник Порядка № 331 — Порядок № 712. В билетной кассе пассажир теперь может лишь попросить распечатать посадочный документ (п. 8.6 Порядка № 331).
Важно! Согласно п. 5.6 Порядка № 331 посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами). То, что именно эти документы должен выдать железнодорожный перевозчик своим покупателям при приобретении электронного документа, налоговики подтверждают в консультации в разделе 109.02 ЕБНЗ. Но для придания статуса расчетного документа важно его распечатать!
При посадке в поезд пассажиру достаточно предъявить проводнику распечатанный билет на проезд (перевозку багажа), либо его электронный вариант на носителе (на мобильном телефоне, смартфоне, планшете, компактном персональном компьютере, чип-карте и т. д.).
В итоге получаем очень удобный сервис — «сидя на диване» оформили покупку билета на поезд через Интернет и, имея на руках соответствующий гаджет и документ, удостоверяющий личность, можно смело отправляться на посадку, даже не печатая бумажный вариант электронного билета.
Единственное «но» на данный момент: не все поезда еще оснащены необходимым аппаратом для считывания кода билета. Пока это на 100 % реализовано в поездах класса «Интерсити+». Другие же поезда, по данным железной дороги, планируется обеспечить такими устройствами до конца 2013 года. Поэтому на сегодня важно перед посадкой уточнить, не нужно ли заглянуть в билетную кассу, чтобы кассир распечатал вам билет (по ранее действующему порядку).
В общем — система очень удобна. А как она реализуема для предприятий и предпринимателей, которые направляют своих работников в командировки?
Начнем с возможности возмещения работникам стоимости потраченных средств.
Изменения в Инструкцию № 59 — возмещение командировочных по распечатке
Приказом № 667 с 30.08.13 г. внесены изменения в Инструкцию о командировках в части использования электронных билетов. Теперь и для командировок по Украине (п. 12 раздела II), и для командировок за границу (п. 11 раздела III) предусмотрено, что в случае использования электронного документа основанием для возмещения расходов на приобретение документа:
1) на проезд поездом является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ;
2) при перевозке багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ;
3) в случае отдельного заказа услуги по пользованию комплектом постельных вещей, бронирования мест — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги.
Если возвращаем электронный проездной/перевозочный документ на поезд к Отчету по командировкам командированный работник должен приложить распечатанный на бумажном носителе документ на возврат.
Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно будет проверить на официальном сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины (http://www.uz.gov.ua/). Справочно: электронные проездные документы могут иметь статус оплаченного, использованного, погашенного или возвращенного (п. 8.10 Порядка № 331).
Таким образом, для того, чтобы работодатель возместил работнику стоимость проезда поездом по электронному билету к Отчету по командировкам работник должен приложить распечатанный самостоятельно или в билетной кассе посадочный документ. Одного лишь электронного изображения посадочного документа на телефоне или на смартфоне, или наличия его в электронной базе железной дороги для возмещения потраченных средств, в отличие от возможности проезда, недостаточно.
Важно! Учитывая, что согласно п. 5.6 Порядка № 331 посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами, на наш взгляд, к Отчету по командировкам не нужно прилагать документ, подтверждающий оплату электронного билета (платежное поручение при безналичной оплате, чек банкомата, квитанция платежного терминала и др. — при оплате банковской карточкой). Дело в том, что дата и время оформления электронного документа указываются в посадочном и перевозочном документе (п. 8.7 Порядка № 331). А без оплаты проездной и перевозочный документ, в том числе электронный, покупателю не выдается.
Обращаем внимание: Инструкция о командировках обязательна только для работодателей, финансируемых из бюджета. Обычным хозрасчетным работодателям советуем внести такие же нормы в свой внутренний документ о служебных командировках.
Налог на прибыль
В налоговые расходы предприятие согласно п.п. 140.1.7 НКУ может включить расходы на командировку работников, среди которых и расходы на проезд к месту командировки и обратно, по месту командировки, в том числе на перевозку багажа и бронирование транспортных билетов. Как и другие расходы, расходы на проезд должны быть документально подтверждены. Этого от нас требует п. 138.2 НКУ.
Если мы покупаем билет в кассе, то сам билет является как документом на проезд, так и подтверждением оплаты, расходы по которому мы можем смело включать в налоговые. А вот для формирования расходов по электронному билету согласно п.п. 140.1.7 НКУ нужен:
— посадочный талон;
— документ об оплате.
Посадочный талон для железнодорожного транспорта в понимании п.п. 140.1.7 НКУ — это определенный Порядком № 331 посадочный документ. Для налоговых расходов, в отличие от возможности сесть в поезд, на наш взгляд, электронного изображения посадочного документа на телефоне или на смартфоне недостаточно. Его нужно распечатать на бумаге одним из способов, которые предусматривает Порядок № 331 (см. выше). Ведь согласно п. 5.6 Порядка № 331 в этом случае он будет расчетным документом. Самый простой — распечатать самостоятельно и прикрепить его вместе с документом на оплату к Отчету по командировке. Можно распечатать билет в билетной кассе, но это вовсе не обязательно.
Заметим: что касается необходимости предоставить документ об оплате, то, на наш взгляд, для железнодорожных перевозок это требование п.п. 140.1.7 НКУ устарело. Ведь, как мы указывали выше, согласно п. 5.6 Порядка № 331 посадочный документ и перевозочный документ, распечатанные на бумажном носителе, — это расчетные документы. И в них прописываются дата и время оформления электронного документа, то есть и дата оплаты.
НДС
Транспортный билет является основанием для формирования налогового кредита по НДС без получения налоговой накладной (п.п. «а» п. 201.11 НКУ). Но важно, чтобы такой транспортный документ содержал:
— общую сумму платежа;
— сумму НДС;
— налоговый номер продавца.
Как мы рассмотрели выше, посадочный документ — это и есть визуальная форма проездного документа, то есть транспортного билета. Поэтому, на наш взгляд, на его основании можно включать НДС, уплаченный в составе стоимости проезда, в налоговый кредит. Важно, чтобы в нем для соблюдения требования п.п. «а» п. 201.11 НКУ были отдельно указаны общая сумма платежа, сумма НДС и налоговый номер продавца.
И эту информацию вы найдете в посадочном документе или перевозочном документе на багаж, ведь их указание предусмотрено пп. 8.4, 8.7 и 8.15 Порядка № 331 и формой этих документов.
В этом случае, как и для возмещения расходов и формирования налоговых расходов, посадочный документ или перевозочный документ на багаж нужно распечатать.
К слову говоря, ранее налоговики не возражали против формирования налогового кредита на основании электронного авиабилета при условии, что в нем указана общая сумма платежа, сумма НДС и налоговый номер продавца. При этом, как авиакомпания, так и указанные лица должны обеспечить хранение электронных авиабилетов пассажиров в течение срока, определенного законодательством об архивном деле и НКУ (письмо ГНАУ от 29.04.11 г. № 8248/6/16-1515-26).
Если ориентироваться на это разъяснение налоговиков, то помимо бумажной распечатки стоит сохранить еще и электронный вариант ж.-д. билета. В свою очередь согласно п. 8.9 Порядка № 331 и п. 12 раздела II и п. 11 раздела III Инструкции о командировках информация о билете будет содержаться в базе железной дороги. Но учитывая, что распечатанный посадочный и перевозочный документ являются расчетными документами, на наш взгляд, электронный вариант железнодорожного билета при наличии бумажной распечатки хранить не обязательно.
Вывод: распечатанный на бумаге электронный билет на проезд в поезде, на провоз багажа и получение других услуг (постель, бронирование) является основанием для возмещения работодателем командированному работнику потраченных на это средств, формирования налоговых расходов и налогового кредита по НДС.
Документы и сокращения статьи
НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI.
Закон об электронных документах — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 г. № 851-IV.
Приказ № 667 — приказ МФУ «Об утверждении Изменений к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 19.07.13 г. № 667.
Порядок № 712 — Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный совместным приказом ГНАУ и Минтранса от 24.10.01 г. № 712/431.
Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа МФУ от 17.03.11 г. № 362.
Порядок № 331 — Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.13 г. № 331/137.
ЕБНЗ — Единая база налоговых знаний, размещенная на официальном сайте Миндоходов www.minrd.gov.ua
Отчет по командировке — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом МФУ от 05.12.12 г. № 1276.
