ЕЛЕКТРОННИЙ ЗАЛІЗНИЧНИЙ КВИТОК:
оригінал уже не потрібний?
Купівля через Інтернет квитка на поїзд — справа вже звична. Користуватися таким сервісом могли не тільки звичайні громадяни, а й суб’єкти господарювання. Але чого не вистачало для повного щастя? Для посадки в поїзд потрібно було завчасно відвідати залізничну касу для отримання оригінала документа, оскільки використовувалася технологія з назвою «квиток з відкладеним роздрукуванням». І вже його потрібно було пред’являти провіднику під час посадки.
Нарешті це упущення усунули (ідеться про наказ № 667, яким унесено зміни до Інструкції про відрядження, та про змінений з 9 липня «квитковий» Порядок № 331).
Сьогодні розповімо, як ці вдосконалення стосуються податкового обліку.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Електронний документ — як він працює на залізничному транспорті
Порядком № 331 передбачено, що проїзний документ для проїзду в залізничному транспорті може бути оформлено як на спеціальному бланку, так і сформовано в електронному вигляді. Так само в електронному вигляді може бути сформовано перевізний документ на багаж або на надання послуг (користування постільною білизною, бронювання). Більше того, без відвідування залізничної каси можна обійтися й у разі, коли необхідно повернути куплений раніше та невикористаний електронний проїзний (перевізний) документ.
Електронний проїзний (перевізний) документ на залізничний транспорт формується відповідно до Закону про електронні документи за допомогою програмно-апаратного комплексу щодо оформлення електронних проїзних та перевізних документів (ПАК ЕПД ПП). Він, як і його паперовий побратим, є договором на перевезення пасажира (багажу).
Згідно з п. 8.6 Порядку № 331 при купівлі електронного квитка підготовлені ПАК ЕПД ПП дані з електронних квитків вносяться до спеціалізованого РРО. Після запису даних до фіскальної пам’яті для покупця (пасажира) формується електронний проїзний та перевізний документ. Покупець (пасажир) отримує його візуальну форму у вигляді відповідного посадочного документа і перевізного документа (на перевезення багажу).
Для нас як для споживачів при купівлі електронного квитка на проїзд важливо мати посадочний документ. Він є візуальною формою електронного проїзного документа або його частини на паперовому чи електронному носії інформації (на мобільному телефоні, смартфоні, планшеті, компактному персональному комп’ютері, чіп-карті тощо), містить унікальний код та унікальний номер електронного проїзного документа, інформація з якого зчитується відповідним пристроєм або вноситься до відповідної відомості за встановленою формою.
Отримавши посадочний документ і перевізний документ, ми можемо його:
варіант 1 — роздрукувати самостійно;
варіант 2 — зберігати його як сукупність електронних даних (на мобільному телефоні, смартфоні, планшеті, компактному персональному комп’ютері, чіп-карті тощо);
варіант 3 — попросити роздрукувати квиткового касира на вокзалі у квитковій касі.
Тож на що потрібно звернути увагу? У Порядку № 331 не передбачено обміну електронного документа на документ на паперовому носії (суворого обліку), як це передбачав попередник Порядку № 331 — Порядок № 712. У квитковій касі пасажир тепер може тільки попросити роздрукувати посадочний документ (п. 8.6 Порядку № 331).
Важливо! Згідно з п. 5.6 Порядку № 331 посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення і документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками). Те, що залізничний перевізник має видати своїм покупцям саме ці документи під час придбання електронного документа, податківці підтверджують у консультації в розділі 109.02 ЄБПЗ. Але для надання статусу розрахункового документа важливо його роздрукувати!
При посадці в поїзд пасажиру достатньо пред’явити провіднику роздрукований квиток на проїзд (перевезення багажу) або його електронний варіант на носії (на мобільному телефоні, смартфоні, планшеті, компактному персональному комп’ютері, чіп-карті тощо).
У результаті отримуємо дуже зручний сервіс — «сидячи на дивані», оформили купівлю квитка на поїзд через Інтернет, і, маючи на руках відповідний гаджет і документ, що засвідчує особу, можна сміливо вирушати на посадку, навіть не друкуючи паперовий варіант електронного квитка.
Єдине «але» на сьогодні: не всі поїзди ще оснащено необхідним апаратом для зчитування коду квитка. Поки це на 100 % реалізовано в поїздах класу «Інтерсіті+». Решту ж поїздів, за даними залізниці, планується забезпечити такими пристроями до кінця 2013 року. Тому на сьогодні важливо перед посадкою уточнити, чи не потрібно завітати до квиткової каси, щоб касир роздрукував вам квиток (згідно з чинним раніше порядком).
Загалом, система дуже зручна. А як вона реалізується для підприємств та підприємців, які направляють своїх працівників у відрядження?
Почнемо з можливості відшкодування працівникам вартості витрачених коштів.
Зміни до Інструкції № 59 — відшкодування відряджувальних за роздруківкою
Наказом № 667 з 30.08.13 р. унесено зміни до Інструкції про відрядження в частині використання електронних квитків. Тепер і для відряджень на території України (п. 12 розділу II), і для відряджень за кордон (п. 11 розділу III) передбачено, що в разі використання електронного документа підставою для відшкодування витрат на придбання документа:
1) на проїзд поїздом є роздрукований на паперовому носії посадочний документ;
2) при перевезенні багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
3) у разі окремого замовлення послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць — роздрукований на паперовому носії документ на послуги.
Якщо повертаємо електронний проїзний/перевізний документ на поїзд, до Звіту про відрядження відряджений працівник має додати роздрукований на паперовому носії документ на повернення.
Інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна буде перевірити на офіційному сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України (http://www.uz.gov.ua/). Довідково: електронні проїзні документи можуть мати статус оплаченого, використаного, погашеного або поверненого (п. 8.10 Порядку № 331).
Таким чином, для того щоб роботодавець відшкодував працівнику вартість проїзду поїздом за електронним квитком, до Звіту про відрядження працівник має додати роздрукований самостійно або у квитковій касі посадочний документ. Одного тільки електронного зображення посадочного документа на телефоні або на смартфоні чи наявності його в електронній базі залізниці для відшкодування витрачених коштів, на відміну від можливості проїзду, недостатньо.
Важливо! Оскільки згідно з п. 5.6 Порядку № 331 посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення і документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами, на наш погляд, до Звіту про відрядження не потрібно додавати документ, що підтверджує оплату електронного квитка (платіжне доручення при безготівковій оплаті, чек банкомата, квитанція платіжного терміналу тощо — при оплаті банківською карткою). Річ у тім, що дата й час оформлення електронного документа вказуються в посадочному та перевізному документах (п. 8.7 Порядку № 331). А без оплати проїзний та перевізний документ, у тому числі електронний, покупцеві не видається.
Звертаємо увагу: Інструкція про відрядження є обов’язковою тільки для роботодавців, які фінансуються з бюджету. Звичайним госпрозрахунковим роботодавцям радимо внести такі самі норми до свого внутрішнього документа про службові відрядження.
Податок на прибуток
До податкових витрат підприємство згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ може включити витрати на відрядження працівників, серед яких і витрати на проїзд до місця відрядження і назад, у місці відрядження, у тому числі на перевезення багажу та бронювання транспортних квитків. Як й інші витрати, витрати на проїзд мають бути документально підтверджені. Цього від нас вимагає п. 138.2 ПКУ.
Якщо ми купуємо квиток у касі, то сам квиток є як документом на проїзд, так і підтвердженням оплати, витрати за яким ми можемо сміливо включати до податкових. А от для формування витрат за електронним квитком згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ потрібні:
— посадковий талон;
— документ про сплату.
Посадковий талон для залізничного транспорту в розумінні п.п. 140.1.7 ПКУ — це визначений Порядком № 331 посадочний документ. Для податкових витрат, на відміну від можливості сісти в поїзд, на наш погляд, електронного зображення посадочного документа на телефоні або на смартфоні недостатньо. Його потрібно роздрукувати на папері одним із способів, передбачених Порядком № 331 (див. вище). Адже згідно з п. 5.6 Порядку № 331 у цьому випадку він буде розрахунковим документом. Найпростіше — роздрукувати самостійно та прикріпити його разом із документом на оплату до Звіту про відрядження. Можна роздрукувати квиток у квитковій касі, але це не обов’язково.
Зауважимо: що стосується необхідності надати документ про оплату, то, на наш погляд, для залізничних перевезень ця вимога п.п. 140.1.7 ПКУ є застарілою. Адже, як зазначалося вище, відповідно до п. 5.6 Порядку № 331 посадочний документ і перевізний документ, роздруковані на паперовому носії, — це розрахункові документи. І в них прописуються дата й час оформлення електронного документа, тобто й дата оплати.
ПДВ
Транспортний квиток є підставою для формування податкового кредиту з ПДВ без отримання податкової накладної (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ). Але важливо, щоб такий транспортний документ містив:
— загальну суму платежу;
— суму ПДВ;
— податковий номер продавця.
Як розглядалося вище, посадочний документ — це і є візуальна форма проїзного документа, тобто транспортного квитка. Тому, на наш погляд, на його підставі можна включати ПДВ, сплачений у складі вартості проїзду, до податкового кредиту. Важливо, щоб у ньому для дотримання вимоги п.п. «а» п. 201.11 ПКУ було окремо зазначено загальну суму платежу, суму ПДВ та податковий номер продавця.
І цю інформацію ви знайдете в посадочному документі або перевізному документі на багаж, адже їх зазначення передбачено пп. 8.4, 8.7 і 8.15 Порядку № 331 та формою цих документів.
У цьому випадку, як і для відшкодування витрат і формування податкових витрат, посадочний документ або перевізний документ на багаж потрібно роздрукувати.
До речі, раніше податківці не заперечували проти формування податкового кредиту на підставі електронного авіаквитка за умови, що в ньому зазначено загальну суму платежу, суму ПДВ та податковий номер продавця. При цьому як авіакомпанія, так і зазначені особи повинні забезпечити зберігання електронних авіаквитків пасажирів протягом строку, визначеного законодавством про архівну справу та ПКУ (лист ДПАУ від 29.04.11 р. № 8248/6/16-1515-26).
Якщо орієнтуватися на це роз’яснення податківців, то, крім паперової роздруківки, варто зберегти ще й електронний варіант залізничного квитка. У свою чергу, згідно з п. 8.9 Порядку № 331 і п. 12 розділу II та п. 11 розділу III Інструкції про відрядження інформація про квиток міститиметься в базі залізниці. Але оскільки роздрукований посадочний та перевізний документ є розрахунковими документами, то, на наш погляд, електронний варіант залізничного квитка за наявності паперової роздруківки зберігати не обов’язково.
Висновок: роздрукований на папері електронний квиток на проїзд у поїзді, на провезення багажу та отримання інших послуг (постільна білизна, бронювання) є підставою для відшкодування роботодавцем відрядженому працівнику витрачених на це коштів, формування податкових витрат і податкового кредиту з ПДВ.
Документи і скорочення статті
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.10 р. № 2755-VI.
Закон про електронні документи — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.03 р. № 851-IV.
Наказ № 667 — наказ МФУ «Про затвердження Змін до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 19.07.13 р. № 667.
Порядок № 712 — Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений спільним наказом ДПАУ та Мінтрансу від 24.10.01 р. № 712/431.
Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон у редакції наказу МФУ від 17.03.11 р. № 362.
Порядок № 331 — Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.13 р. № 331/137.
ЄБПЗ — Єдина база податкових знань, розміщена на офіційному сайті Міндоходів www.minrd.gov.ua.
Звіт про відрядження — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 05.12.12 р. № 1276.
