СОКРАЩАЕТСЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:
как уменьшить расходы на зарплату (простой и неполное время)
Преуспевающий и прибыльный бизнес — мечта любого бизнесмена. А что делать, когда «твое чадо» терпит крах или возникли временные затруднения? Что делать с работниками, которых нечем занять, или которым из-за убыточности деятельности нечем платить зарплату?
Ситуация нехорошая, но в сегодняшней статье мы подскажем вам некоторые пути законного выхода из нее. И подробно рассмотрим, как оформить простой и ввести неполное рабочее время.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», v.zmienko@id.factor.ua
Рис. 1. Способы сокращения расходов на оплату труда
Итак, работодатель на свое усмотрение может уменьшить оплату труда (ставку, оклад, расценку), сократить выплату премии. Также может ввести неполное рабочее время, оформить простой, или уволить работников в связи с сокращением штатов. А вот предоставить отпуск «за свой счет» работодатель по своей инициативе не может. Такой отпуск он может предоставить только по просьбе работника (об этом читайте в статье «Отпуск «за свой счет»: порядок предоставления, особенности учета в расчете средней зарплаты» // «БН», 2013, № 8, с. 17).
Оформляем простой
Когда объявляем простой? Простой — это приостановление работы, вызванное отсутствием организационных или технических условий, необходимых для выполнения работы, непреодолимой силой или другими обстоятельствами (ст. 34 КЗоТ*).
* Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
Время простоя не по вине работника согласно ст. 113 КЗоТ работодатель должен оплачивать из расчета не ниже 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада). Если же простой возник по вине работников (например, работник испортил сырье, из которого в течение смены должен изготовлять детали), то такое время работнику не оплачиваем. Очевидно, что сокращение объемов деятельности из-за плохого сбыта продукции или по другим схожим причинам происходит не по вине работников. Поэтому время такого простоя работников необходимо оплачивать из расчета 2/3 ставки (оклада).
Как вариант, на время простоя работников можно перевести на другую работу на том же предприятии на весь период простоя или на другое предприятие в той же местности. Но в этом случае нужно соблюсти такие условия:
— работник должен быть согласен на перевод;
— должны быть учтены специальность и квалификация работника;
— работа на другой работе не может длиться более одного месяца.
Если эти условия мы не можем выполнить, то переводить работника нельзя.
Но перевод на другую работу — это временная мера. Если же ситуация плачевна, а просвета нет и не предвидится, работодатель может прибегнуть к более радикальным мерам — уволить работников, которых он не сможет больше загрузить работой, в связи с сокращением численности и штата (п. 1 ст. 40 КЗоТ). Причиной такого увольнения как раз и является простой, вызванный приостановлением или сворачиванием деятельности. При этом работодатель обязан уведомить работников о предстоящем увольнении за 2 месяца. До освобождения работников можно их перевести на другую работу или оформить простой. Особенности увольнения см. на с. 27 этого номера.
Помимо увольнения по инициативе работодателя, работники могут сами попросить их уволить, например, по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ) или по соглашению сторон (п. 1 ст. 36 КЗоТ). Важно! Работодатель не имеет право заставить или своими действиями вынудить работника написать заявление на увольнение по собственному желанию. Работник сам без давления должен принять такое решение. Если работник сам не желает увольняться, законным в такой ситуации может быть лишь увольнение по сокращению штатов (п. 1 ст. 40 КЗоТ). Другой вариант — уволить согласно п. 6 ст. 36 КЗоТ, если работник откажется работать в условиях, которые вы ему можете предложить после изменения существенных условий труда (например, после изменения режима работы, введения неполного времени, уменьшения оплаты и пр.).
Все другие меры воздействия работодателя на работника могут быть расценены как нарушение трудового законодательства.
Как документально оформить простой? Порядок документального оформления простоя в нормативных актах не прописан. Свои рекомендации предложило Минтруда в письмах от 19.05.09 г. № 5615/0/14-09/026 (см. ком. в «БН», 2009, № 26, с. 4), от 23.10.07 г. № 257/06/187-07 и Минпромполитики в письме от 01.10.07 г. № 24/5-4-296. В каждом случае необходимо действовать с учетом конкретных обстоятельств, но общая схема действий такова.
Действие 1. Работник, ответственный за участок работ, на котором начался простой, уведомляет свое руководство о начале простоя (устно или письменно в форме докладной или служебной записки; пример см. на рис. 2, с.18).
Действие 2. Факт простоя структурного подразделения или всего предприятия следует оформить актом простоя, с указанием в нем причины простоя. На законодательном уровне форма акта простоя не определена, поэтому его следует составлять в произвольной форме с указанием всех реквизитов, присущих первичным документам (письмо Минпромполитики от 01.10.07 г. № 24/5-4-296*). Для рассмотрения причин простоя и составления акта можно создать специальную комиссию. Пример составления акта см. на рис. 3 (с. 18).
* О том, как из «бумажки» сделать первичный документ, вы можете узнать из статьи «Первичные документы: составляем, заполняем, подписываем…»// «БН», 2011, № 39, с. 10.
Действие 3. На основании акта руководитель издает приказ (распоряжение), в котором целесообразно указать:
— причину простоя,
— меры по устранению простоя;
— необходимость присутствия либо отсутствия рабочих во время простоя на рабочих местах;
— порядок оплаты времени простоя (пример см. на рис. 4, с. 18).
Местонахождение работников при простое может быть также определено в Правилах трудового распорядка предприятия (письмо Минтруда от 23.10.07 г. № 257/06/187-07).
Действие 4. Учет времени простоев по каждому работнику отдел кадров ведет в Табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5). Для обозначения простоев мы используем такие обозначения: буквенное «П» и цифровое «23».
Важно! Правильное документальное оформление простойных выплат обеспечит им бесспорный путь в налоговые расходы.
Справочно: простойные в размере 2/3 тарифной ставки включаются в фонд дополнительной зарплаты. Поэтому с них платится единый взнос и НДФЛ в общем порядке по правилам, определенным для зарплаты. Нюанс! Уменьшение размера оплаты труда до 2/3 ставки не влияет на применение НСЛ — если 2/3 ставки меньше предельной величины дохода для применения НСЛ, НДФЛ исчисляем с применением НСЛ (при наличии заявления на применение НСЛ от работника). В связи с уменьшением оплаты или отработанного времени, НСЛ не нужно каким-либо образом рассчитывать пропорционально.
Предприятие имеет право на налоговые расходы по простойным выплатам.
В бухучете такие выплаты следует отражать в затратах того отчетного периода, в котором они понесены, по Дт 949. Подробнее об этом читайте в статье « Расходы в период простоя: особенности отражения в учете по налогу на прибыль» // «БН», 2012, № 17-18, с. 14).
Подытожим. Работодатель вправе объявить простой. При этом работникам нужно платить не менее 2/3 тарифной ставки (оклада). Простойная выплата облагается по тем же правилам, что и зарплата. Плательщик налога на прибыль простойные выплаты может включить в налоговые расходы.
Рис. 2. Пример составления служебной записки
Рис. 3. Пример составления акта простоя
Рис. 4. Пример составления приказа об установлении простоя
Устанавливаем неполное рабочее время
Суть неполного времени. При неполном рабочем времени работник работает меньше (меньше часов, дней в неделю), и его труд работодатель оплачивает пропорционально отработанному времени или в зависимости от фактической выработки. В этом и состоит суть экономии денег на оплату труда.
Напомним: нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю (ч. 1 ст. 50 КЗоТ). В коллективном договоре может быть установлена нормальная продолжительность рабочего времени меньше 40 часов в неделю. Но оплачивать труд работодатель обязан по полной ставке или окладу (ч. 2 ст. 50 КЗоТ).
Нюанс. Важно различать неполное рабочее время и сокращенную продолжительность рабочего времени. Последнюю устанавливают отдельным категориям работникам согласно ст. 51 КЗоТ (несовершеннолетним работникам, на вредных работах, инвалидам и пр.). Труд таких работников мы оплачиваем исходя из полной тарифной ставки (по полному окладу). То есть люди работают меньше времени, но оплату получают как те работники, которые отработали нормальное время.
Варианты неполного времени. Установить неполное рабочее время может просить сам работник (основание — ст. 56 КЗоТ). А может неполное рабочее время ввести работодатель (основание — ст. 32 КЗоТ). Возможны различные варианты уменьшения: продолжительности рабочего дня, количества рабочих дней недели, одновременно и продолжительности рабочего дня и количества рабочих дней недели.
Помните! Если работодатель вынуждает работника написать заявление о переходе на работу в режиме неполного рабочего времени согласно ст. 56 КЗоТ по причине отсутствия работы, снижения объема работ и пр., то он действует незаконно. Именно работодатель должен загрузить работника работой, а если он не может это обеспечить, то именно от него (а не от работника) должна исходить инициатива о переводе на неполное рабочее время.
Лучшее решение: работники могут пойти навстречу работодателю и самостоятельно напишут заявление согласно ст. 56 КЗоТ (лучше, когда в заявлении работник укажет личную причину перевода, а не сошлется на состояние дел на предприятии). На основании заявления работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) и с согласованного времени работник начинает работать в новом режиме. При этом не нужно соблюдать двухмесячный срок для введения режима неполного рабочего времени, как это предусмотрено в случае перевода по решению работодателя на основании ст. 32 КЗоТ.
Как работодатель устанавливает неполное время по своей инициативе (ст. 32 КЗоТ)? Если работник не против перейти на неполное рабочее время, работодатель может сделать это в одностороннем порядке согласно ст. 32 КЗоТ. Для этого работодателю нужно:
Во-первых, запастись вескими причинами, которые побуждают работодателя установить своим работникам неполное рабочее время. На этом настаивает Минсоцполитики в письме от 17.06.11 г. № 190/13/116-11 («БН», 2011, № 30, с. 11): работодатель может установить неполное рабочее время только в случае, если на предприятии действительно осуществляются изменения в организации производства и труда. Внимание! Если таких изменений нет, то изменить режим работы только из-за того, что так пожелал работодатель, нельзя. Обоснование своего решения советуем работодателю зафиксировать письменно, например, в приказе (распоряжении) об изменениях в организации производства и труда (пример см. на рис. 5).
Во-вторых, соблюсти срок уведомления работников о новом режиме работы — не позднее чем за 2 месяца до установления или упразднения неполного рабочего времени. Советуем уведомление оформить письменно (например, как отдельный документ для каждого работника, или для всех работников в приказе (распоряжении) об изменениях в организации производства и труда).
В-третьих, уволить работника, который не согласен продолжать работать в новом режиме неполного рабочего времени и соответственно зарабатывать меньше. Основание — п. 6 ст. 36 КЗоТ. В таком случае работодатель должен выплатить работнику выходное пособие в размере средней зарплаты (ст. 44 КЗоТ).
Важно для работника! Работа на условиях неполного рабочего времени не сокращает продолжительность ежегодного отпуска: при исчислении отпускных из расчетного периода следует исключить рабочие дни, когда работник работал в режиме неполного рабочего времени по не зависящим от него причинам (письмо Минтруда от 07.08.09 г. № 472/13/84-09 // «БН», 2009, № 38, с. 9). А вот при оплате больничных выплату работник получит только за пропущенные по причине болезни дни (часы) болезни.
Справочно: уменьшение зарплаты, как и при простойных выплатах, не влияет на применение НСЛ (НДФЛ удерживаем в общем порядке). Кроме того, возможна ситуация, когда из зарплаты НДФЛ не придется платить. Это возможно, когда из-за урезанного режима работы работнику начислим за месяц сумму зарплаты меньше, чем применяемый размер НСЛ.
Подытожим. Если нет возможности загрузить работников на полную, можно перевести их на работу с неполным временем (ст. 32 КЗоТ). Это возможно не ранее, чем через 2 месяца с момента уведомления работника о новом графике работы. Зарплату начисляем пропорционально выработке. Но будьте готовы, что не все согласятся работать в новых условиях, и часть людей придется уволить согласно п. 6 ст. 36 КЗоТ. Лучшее решение — работник сам попросит перевести его в такой режим (ст. 56 КЗоТ). В этом случае не нужно соблюдать двухмесячный срок для введения нового режима.
В следующих номерах мы продолжим тему уменьшения расходов на зарплату и опишем, как законно уменьшить размер премии, окладов (ставок). До встречи!
Рис. 5. Пример составления приказа (распоряжении) об изменениях в организации
производства и труда (введение неполного рабочего времени)
