Ой, чья то подпись стоит… на документе

Ой, чья то подпись стоит… на документе

Для придания юридической силы документу нужно, чтобы на нем была не просто чья-то «загогулинка», а подпись лица, имеющего соответствующие полномочия.

Чья именно? Давайте выясним вместе.

Николай ШПАКОВИЧ, заместитель главного редактора, n.shpakovich@id.factor.ua

Подпись — обязательный элемент документа

Бумажка без подписи — не документ. Бухгалтеру приходится работать с разнообразными документами. Одни он получает в готовом виде, другие составляет сам. Их можно подразделить на следующие три основных группы:

1) первичные документы — содержат сведения о хозяйственной операции и подтверждают ее осуществление (ст. 1 Закона о бухучете);

2) договоры, составленные в пись­менной либо электронной форме, — фиксируют договоренность двух или более сторон, направленную на установление, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей (ч. 1 ст. 626 ГКУ);

3) отчетные документы — содержат информацию о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств или об объектах налого­обложения и суммах начисленных налогов (ст. 1 Закона о бухучете, п. 46.1 НКУ).

Обязательным элементом, подтверждающим юридическую силу документа, является подпись лица, которое его составило или принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Требование о необходимости подписи на первичных документах предусмотрено в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и в п.п. 2.5 Положения № 88. Там предусмотрено, что первичный документ должен содержать личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Сделки между юридическими лицами а также между физическим и юридическим лицами надлежит совершать в письменной форме (ст. 208 ГКУ). В свою очередь, сделка считается совершенной в письменной форме, если она подписана ее сторонами (ч. 2 ст. 207 ГКУ).

В п. 48.3 НКУ приведен перечень обязательных реквизитов налоговой декларации. Там, в частности, указано, что налоговая отчетность должна содержать подписи плательщика налога — физического лица или подписи должностных лиц юридического лица. В ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете также предусмотрено, что финансовую отчетность предприятия подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.

Документ без подписи — тоже возможен? Примером документа, не требующего подписи, является фискальный чек РРО. Это расчетный документ, напечатанный РРО при проведении расчетов за проданные товары (предоставленные услуги). Он тоже подтверждает хозяйственную операцию, но его форма не предусматривает подписи продавца и покупателя. По сути, чек РРО подтверждает устный договор купли-продажи.

В бухучете продавца отражается не каждый кассовый чек отдельно, а общие объемы проданных товаров (предоставленных услуг) за день. В п.п. 2.2 Положения № 88 прямо указано, что при реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Таким образом, полноценным первичным документом будет приходный кассовый ордер или другой документ на полученную наличность, который подпишет продавец.

Подписи покупателя на фискальном чеке нет. Однако для отражения в бухучете приобретенных товаров/услуг чека РРО недостаточно. Нужен еще авансовый отчет работника, который покупал товары или оплачивал услуги. Именно на авансовом отчете будет стоять подпись лица, которое принимало участие в хозяйственной операции (приобретении товаров/услуг).

Кто имеет право подписать документ?

Договоры. Сделку, осуществляемую юридическим лицом, подписывают лица, уполномоченные на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства (ч. 2 ст. 207 ГКУ).

От имени юридического лица без доверенности (ч. 5 ст. 65 ХКУ) имеет право подписывать договоры руководитель исполнительного органа (директор, председатель правления и т. п.). Данные таких лиц вносят в ЕГР (ч. 2 ст. 17 Закона № 755). Поэтому их можно проверить, или получив извлечение из ЕГР, или заглянув на сайт ГП «Информационно-ресурсный центр» (http://irc.gov.ua/ua/reestr_edr).

Другие лица могут подписывать договоры, если они получили соответствующую доверенность.

Как правило, в преамбуле договора указывают документ, которым подписанту предоставлено право выступать от имени юридического лица (устав, доверенность и т. п.).

Если вы впервые подписываете договор с контрагентом и лично не знакомы с его руководителем, то стоит поинтересоваться, имеет ли лицо, подписывающее договор, соответствующие полномочия. Для этого нужно попросить предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и документ, которым предоставлены такие полномочия.

Это избавит вас от возможных проблем в будущем. Ведь если договор подпишет лицо, не имевшее на это полномочий, то сделка может быть признана недействительной (ст. 215 ГКУ). Дело в том, что несоблюдение в момент совершения сделки стороной (сторонами) общих требований, необходимых для совершения сделки, делает ее недействительной. А среди требований к сделке, указанных в ст. 203 ГКУ, в частности, отмечено, что лицо, совершающее сделку, должно иметь необходимый объем гражданской дееспособности.

Первичные бухгалтерские документы. Предприятие самостоятельно разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов (ст. 8 Закона о бухучете). Следовательно, полномочия работников подписывать определенные первичные документы должны быть определены во внутренних распорядительных документах предприятия. Таковыми могут быть: приказ об учетной политике, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции работников и т. п.

Налоговые накладные. Порядок подписания НН установлен в п. 18 Порядка № 10. Там предусмотрено, что все экземпляры НН подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять поставку товаров/услуг, и скрепляются печатью такого плательщика налога — продавца.

Таким образом, равно как и в ситуации с первичными документами, для того чтобы уполномочить лицо подписывать НН, нужно выдать распорядительный документ. Кстати, если НН составляют те же лица, которые составляют первичные документы, то обе эти обязанности можно возложить на них в одном распорядительном документе.

Напомним! Если вы составляете НН, подлежащую регистрации в ЕРНН (п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ), то ЭЦП, налагаемая на НН при ее регистрации в ЕРНН, и подпись, скрепляющая эту НН при ее выдаче покупателю, по утверждению налоговиков, должны принадлежать одному лицу (категория 101.20 ЗIР Миндоходов).

Финансовая отчетность. В ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете предусмотрено, что финансовую отчетность предприятия подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.

Обратите внимание! В формах финансовой отчетности предусмотрены поля для подписей руководителя и главного бухгалтера. Однако это не значит, что в ситуации, когда на предприятии нет главного бухгалтера, финансовую отчетность не может подписать «простой» бухгалтер, который самостоятельно ведет весь бухучет.

В ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете предусмотрено, что предприятие самостоятельно выбирает формы организации бухучета, а именно:

• вводит в штат предприятия должность бухгалтера;

• создает бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером;

• пользуется услугами специалиста по бухгалтерскому учету (предпринимателя), централизованной бухгалтерии или аудиторской фирмы;

• возлагает обязанность ведения учета непосредственно на собственника или руководителя предприятия*.

* Эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях.

Следовательно, в зависимости от того, какую форму бухучета выбрало предприятие, в поле для подписи главного бухгалтера должна быть подпись лица, на которого возложена ответственность за ведение бухучета:

• бухгалтера или главного бухгалтера предприятия;

• стороннего специалиста, предоставляющего бухгалтерские услуги по договору;

• руководителя предприятия, который лично ведет учет. Он подписывает финансовую отчетность дважды (как руководитель и как бухгалтер).

Нюанс! Если бухучет ведет сторонняя организация (по договору), то подпись «чужого» специалиста на своей финансовой отчетности не нужно заверять «чужой» печатью.

Налоговая отчетность. Перечень подписантов налоговой отчетности вы найдете в п. 48.5 НКУ.

Декларации юридического лица подписывают:

• руководитель или уполномоченное лицо;

• лицо, отвечающее за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации в контролирующий орган.

Нюанс. Если бухучет ведет непосредственно руководитель, то налоговую декларацию подписывает только он (ставит одну подпись).

В п.п. 48.5.1 НКУ предусмотрено, что достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие на электронном документе ЭЦП плательщика налога.

Отчетность физического лица подписывает лично такое физическое лицо или его законный представитель (п.п. 48.5.2 НКУ).

Подписание по доверенности

Доверенность — это письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 3 ст. 244 ГКУ).

Форма доверенности должна соответствовать форме, в которой согласно закону должна осуществляться сделка (ч. 1 ст. 245 ГКУ). Поэтому если ГКУ требует нотариального удостоверения договора (продажа недвижимого имущества, наем транспортного средства с участием физического лица, аренда недвижимости на 3 года или дольше и т. п.), то и доверенность должна быть удостоверена нотариально.

Доверенность от имени юридического лица выдается его органом или другим лицом, уполномоченным на это учредительными документами, и скрепляется печатью этого юридического лица (ч. 1 ст. 246 ГКУ).

Осторожно! Представитель имеет право действовать только в рамках полномочий, указанных в доверенности. Если ему предоставлено право подписать соглашение на приобретение товаров для доверителя, то это не значит, что он автоматически может по такой доверенности получить приобретенные товары.

Напомним, что для получения материальных ценностей работник предприятия-покупателя должен предоставить доверенность ф. № М-2, оформленную согласно Инструкции № 99.

Нюанс. Доверенность на получение заработной платы, стипендии, пенсии, алиментов, других платежей и почтовой корреспонденции (почтовых переводов, посылок и т. п.) может быть удостоверена должностным лицом организации, в котором доверитель работает, учится, находится на стационарном лечении, или по месту его проживания.

Форма подписи

Личная подпись. Оформляя бумажный первичный документ, нужно выполнить требования п.п. 2.4 Положения № 88 об идентификации лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, то есть указать должности, фамилии таких лиц и поставить их подписи.

Частая ошибка! Встречаются первичные документы, в которых подписи участников операции оформлены следующим образом:

«Отпустил подпись»,

«Получил подпись».

При этом стоят только подписи, скрепленные печатями предприятий-контрагентов, то есть не указаны ни должности, ни фамилии участников хозяйственной операции.

Такие «документы» могут вызвать закономерное подозрение контролеров из-за отсутствия обязательных реквизитов.

Будьте внимательны! Если накладная распечатана заранее (без должностей и фамилий участников операции), то эти данные можно вписать от руки при ее подписывании.

Электронная подпись. Естественно, что электронной подписью можно подписать только электронный документ. В ст. 6 Закона № 851 предусмотрено, что электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа. Она используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.

В последнее время чаще всего используют электронные подписи для подачи налоговой отчетности в электронном виде («БН», 2014, № 8, с. 31; № 6, с. 33; № 4, с. 40). Для этого необходимо получить сертификаты ключей ЭЦП. Например, в данный момент их бесплатно раздают территориальные подразделения центра сертификации Миндоходов (http://acskidd.gov.ua).

В п. 201.1 НКУ прямо предусмотрена возможность составлять НН в электронном виде.

Также в электронном виде можно составлять и другие документы, в частности первичные (п. 2.5 Положения № 88). Ведь в ст. 8 Закона № 851 указано, что юридическую силу электронного документа невозможно отрицать исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Однако для того чтобы создать и подписать документ в электронном виде, нужно иметь соответствующее программное обеспечение. К сожалению, на сегодняшний день большинство программ, используемых бухгалтерами, «умеют» подписывать только налоговую отчетность.

Факсимиле. Факсимиле (печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись человека) можно применять для подписи договоров. Это прямо предусмотрено в ч. 3 ст. 207 ГКУ. Но там есть существенная оговорка. Это возможно в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон. Поскольку в законодательных актах вопросы применения факсимильной подписи не урегулированы, то на сегодняшний день остается только одна возможность — если в договоре стороны предусмотрели, что его можно подписать с помощью факсимиле.

А вот подписывать другие документы (отчетность, первичные документы, НН) с помощью факсимиле нельзя. На этом настаивали налоговики в ОНК № 1047 // «БН», 2012, № 50, с. 6 .

Должны согласиться с их позицией. В п. 2.5 Положения № 88 упоминается о возможности подписания первичных бухгалтерских документов с помощью факсимиле, но в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства. Однако на сегодняшний день такой порядок на законодательном уровне не установлен. Поэтому даже по договоренности сторон (как в договорах) применять факсимиле на первичных документах нельзя.

Выводы 

• Документ может подписать только лицо, имеющее право или полномочия подписывать соответствующие документы.

• Договоры может подписывать без доверенности только руководитель либо лицо, данные которого внесены в ЕГР. Другие лица могут подписывать договоры только на основании доверенности.

• Первичные документы и налоговые накладные может подписывать работник, которому такое право делегировано в распорядительном документе предприятия.

• Финансовую отчетность подписывают руководитель предприятия и лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Если бухучет ведется непосредственно руководителем, то он ставит две подписи.

• Налоговую отчетность подписывает руководитель предприятия или законный представитель, а если, кроме него, на предприятии есть лицо, ответственное за ведение бухучета и начисление налогов, то и такое лицо.

• Все документы, созданные в электронном виде, можно подписывать с помощью ЭЦП.

• Факсимиле можно использовать только для подписания договора, если в самом договоре это предусмотрено. Для отчетности, первичных документов и НН факсимиле применять нельзя.

Документы и сокращения статьи

Закон № 851 — Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.03 г. № 851-IV.

Закон № 755 — Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.03 г. № 755-IV.

УПК № 1047 — Обобщающая налоговая консультация по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и финансовой отчетности, утвержденная приказом ГНСУ от 22.11.12 г. № 1047.

Инструкция № 99 — Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99.

ЭЦП — электронная цифровая подпись.

ЕГР — Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц — предпринимателей.

ЕРНН — Единый реестр налоговых накладных.

НН — налоговая накладная.

РРО — регистратор расчетных операций.