Ой, чий то підпис стоїть… на документі

Ой, чий то підпис стоїть… на документі

Для надання юридичної сили документу потрібно, щоб на ньому була не просто чиясь «закарлючка», а підпис особи, яка має відповідні повноваження.

Чий саме? Давайте з’ясуємо разом.

Микола ШПАКОВИЧ, заступник головного редактора, n.shpakovich@id.factor.ua

Підпис — обов’язковий елемент документа

Папірець без підпису — не документ. Бухгалтеру доводиться працювати з різноманітними документами. Одні він отримує в готовому вигляді, інші складає сам. Їх можна поділити на такі три основні групи:

1) первинні документи — містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійс­нення (ст. 1 Закону про бухоблік);

2) договори, складені у письмовій чи електронній формі — фіксують домовленість двох або більше сторін, спрямовану на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків (ч. 1 ст. 626 ЦКУ);

3) звітні документи — містять інформацію про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів або про об’єкти оподаткування та суми нарахованих податків (ст. 1 Закону про бухоблік, п. 46.1 ПКУ).

Обов’язковим елементом, який підтверджує юридичну силу документа, є підпис особи, яка його склала або брала участь у здійсненні господарської операції.

Вимога про необхідність підпису на первинних документах передбачена у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та в п.п. 2.5 Положення № 88. Там передбачено, що первинний документ повинен містити особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Правочини між юридичними особами, а також правочини між фізичною та юридичною особами належить вчиняти у письмовій формі (ст. 208 ЦКУ). У свою чергу, правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його сторонами (ч. 2 ст. 207 ЦКУ).

У п. 48.3 ПКУ наведено перелік обов’язкових реквізитів податкової декларації. Там, зокрема, вказано, що податкова звітність повинна містити підпис платника податку — фізичної особи або підписи посадових осіб юрособи. У ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік теж передбачено, що фінансову звітність підприємства підписують керівник та бухгалтер підприємства.

Документ без підпису — теж можливо? Прикладом документа, який не потребує підпису, є фіскальний чек РРО. Це розрахунковий документ, надрукований РРО, при проведенні розрахунків за продані товари (надані послуги). Він теж підтверджує господарську операцію, але його форма не передбачає підписи продавця і покупця. По суті, чек РРО підтверджує усний договір купівлі-продажу.

В бухобліку продавця відображається не кожен касовий чек окремо, а загальні обсяги проданих товарів (наданих послуг) за день. У п.п. 2.2 Положення № 88 прямо вказано, що при реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Тобто повноцінним первинним документом буде прибутковий касовий ордер чи інший документ на отриману готівку, який підпише продавець.

Підпису покупця на фіскальному чеку немає. Однак для відображення в бухобліку придбаних товарів/послуг чека РРО недостатньо. Потрібен ще авансовий звіт працівника, який купував товари чи оплачував послуги. Саме на авансовому звіті буде стояти підпис особи, яка брала участь у господарській операції (придбанні товарів/послуг).

Хто має право підписати документ?

Договори. Правочин, що здійс­нюється юридичною особою, підписують особи, уповноважені на це її установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства (ч. 2 ст. 207 ЦКУ).

Від імені юрособи без довіреності (ч. 5 ст. 65 ГКУ) має право підписувати договори керівник виконавчого органу (директор, голова правління тощо). Дані таких осіб вносять до ЄДР (ч. 2 ст. 17 Закону № 755). Тому їх можна перевірити або отримавши витяг із ЄДР, або зазирнувши на сайт ДП «Інформаційно-ресурсний центр» (http://irc.gov.ua/ua/reestr_edr).

Інші особи можуть підписувати договори, якщо вони отримали відповідну довіреність.

Як правило, у преамбулі договору вказують документ, яким надано право підписувачу виступати від імені юрособи (статут, довіреність тощо).

Якщо ви вперше підписуєте договір із контрагентом та особисто не знайомі з його керівником, то варто поцікавитись, чи має особа, яка підписує договір, відповідні повноваження. Для цього потрібно попросити пред’явити паспорт чи інший документ, що посвідчує особу, та документ, яким надано такі повноваження.

Це позбавить вас можливих проблем у майбутньому. Адже якщо договір підпише особа, яка не мала на це повноважень, то правочин може бути визнано недійс­ним (ст. 215 ЦКУ). Справа у тому, що недотримання в момент вчинення правочину стороною (сторонами) загальних вимог, необхідних для чинності правочину, робить його недійсним. А серед вимог до правочину, які вказані у ст. 203 ЦКУ, зокрема, зазначено, що особа, яка вчиняє правочин, повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності.

Первинні бухгалтерські документи. Підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності та контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів (ст. 8 Закону про бухоблік). Отже, повноваження працівників підписувати певні первинні документи має бути визначене у внутрішніх розпорядчих документах підприємства. Такими можуть бути: наказ про облікову політику, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників тощо.

Податкові накладні. Порядок підписування ПН установлено в п. 18 Порядку № 10. Там передбачено, що всі примірники ПН підписуються особою, уповноваженою платником податку здійснювати постачання товарів/послуг, та скріплюються печаткою такого платника податку — продавця.

Тобто так само, як і в ситуації з первинними документами, для того щоб уповноважити особу підписувати ПН, потрібно видати розпорядчий документ. До речі, якщо ПН складають ті ж особи, які складають первинні документи, то обидва ці обов’язки можна покласти на них в одному розпорядчому документі.

Нагадаємо! Якщо ви складаєте ПН, яка підлягає реєстрації в ЄРПН (п. 11 підрозд. 2 розд. XX ПКУ), то ЕЦП, який накладається на ПН при її реєстрації в ЄРПН, та підпис, що скріплює цю ПН при її видачі покупцю, за твердженням податківців, повинні належати одній особі (категорія 101.20 ЗІР Міндоходів).

Фінансова звітність. У ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік передбачено, що фінансову звітність підприємства підписують керівник та бухгалтер підприємства.

Зверніть увагу! У формах фінансової звітності передбачені поля для підписів керівника та головного бухгалтера. Однак це не означає, що у ситуації, коли на підприємстві немає головного бухгалтера, фін­звітність не може підписати «простий» бухгалтер, який сам справляється з веденням бухобліку.

У ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік передбачено, що підприємство самостійно обирає форми організації бухобліку, а саме:

• вводить до штату підприємства посаду бухгалтера;

• створює бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером;

• користується послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку (підприємця), централізованої бухгалтерії або аудиторської фірми;

• веде самостійно власник або керівник підприємства*.

* Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.

Отже, залежно від того, яку форму бухобліку обрало підприємство, у полі для підпису головного бухгалтера має бути підпис особи, на яку покладено відповідальність за ведення бухобліку:

• бухгалтера чи головного бухгалтера підприємства;

• стороннього спеціаліста, який надає бухгалтерські послуги за договором;

• керівника підприємства, який сам веде облік. Він підписує фін­звітність двічі (як керівник і як бухгалтер).

Нюанс! Якщо бухоблік веде стороння організація (за договором), то підпис «чужого» спеціаліста на своїй фінзвітності не потрібно завіряти «чужою» печаткою.

Податкова звітність. Перелік підписантів податкової звітності ви знайдете в п. 48.5 ПКУ.

Декларації юридичної особи підписують:

• керівник або уповноважена особа;

• особа, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу.

Нюанс. Якщо бухоблік веде безпосередньо керівник, то податкову декларацію підписує тільки він (ставить один підпис).

У п.п. 48.5.1 ПКУ передбачено, що достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або наявність в електронному документі ЕЦП платника податку.

Звітність фізособи підписує особисто така фізособа або її законний представник (п.п. 48.5.2 ПКУ).

Підпис за довіреністю

Довіреність — це письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (ч. 3 ст. 244 ЦКУ).

Форма довіреності має відповідати формі, в якій відповідно до закону має здійснюватися правочин (ч. 1 ст. 245 ЦКУ). Тому якщо ЦКУ вимагає нотаріального посвідчення договору (продаж нерухомого майна, найм транспортного засобу за участю фізичної особи, оренда нерухомості на 3 роки чи довше тощо), то й довіреність має бути посвідчена нотаріально.

Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це установчими документами, та скріплюється печаткою цієї юридичної особи (ч. 1 ст. 246 ЦКУ).

Обережно! Представник має право діяти лише в межах повноважень, зазначених у довіреності. Якщо йому надано право підписати угоду на придбання товарів для довірителя, то це не означає, що він автоматично може за такою довіреністю отримати придбані товари.

Нагадаємо, що для отримання матеріальних цінностей працівник підприємства-покупця повинен надати довіреність ф. № М-2, оформлену згідно з Інструкцією № 99.

Нюанс. Довіреність на одержання заробітної плати, стипендії, пенсії, аліментів, інших платежів та пош­тової кореспонденції (пош­тових переказів, посилок тощо) може бути посвідчена посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на стаціонарному лікуванні, або за місцем його проживання.

Форма підпису

Особистий підпис. Оформлюючи паперовий первинний документ, потрібно виконати вимоги п.п. 2.4 Положення № 88 щодо ідентифікації осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Тобто вказати посади, прізвища таких осіб та поставити їх підписи.

Поширена помилка! Зустрічаються первинні документи, в яких підписи учасників операції оформлені таким чином:

«Відпустив підпис»,

«Отримав підпис».

При цьому стоять лише підписи, які скріплені печатками підприємств-контрагентів. Тобто не вказані ані посади, ані прізвища учасників господарської операції.

Такі «документи» можуть викликати закономірну підозру контролерів через відсутність обов’язкових реквізитів.

Будьте уважні! Якщо накладна роздрукована заздалегідь (без посад і прізвищ учасників операції), то ці дані можна вписати від руки при її підписуванні.

Електронний підпис. Зрозуміло, що електронним підписом можна підписати лише електронний документ. У ст. 6 Закону № 851 передбачено, що електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа. Він використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Останнім часом найчастіше використовують електронні підписи для подання податкової звітності в електронному вигляді («БТ», 2014, № 8, с. 31, № 6, с. 33, № 4, с. 40). Для цього необхідно отримати сертифікати ключів ЕЦП. Наприклад, зараз їх безкоштовно роздають територіальні підрозділи центру сертифікації Міндоходів (http://acskidd.gov.ua).

У п. 201.1 ПКУ прямо передбачена можливість складати ПН в електронному вигляді.

Так само в електронному вигляді можна складати й інші документи, зокрема первинні (п. 2.5 Положення № 88). Адже у ст. 8 Закону № 851 зазначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Однак, для того щоб створити та підписати документ у електрон­ному вигляді, потрібно мати відповідне програмне забезпечення. На жаль, на сьогодні більшість програм, які використовують бухгалтери, «вміють» підписувати лише податкову звітність.

Факсиміле. Факсиміле (печатка, кліше, за допомогою якого відтворюється власноручний підпис людини) можна застосовувати для підписування договорів. Це прямо передбачено в ч. 3 ст. 207 ЦКУ. Але там є суттєве застереження. Це можливо у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін. Оскільки у законодавчих актах питання застосування факсимільного підпису не врегульоване, то на сьогодні залишається лише одна можливість — якщо в договорі сторони передбачили, що його можна підписати за допомогою факсиміле.

А от підписувати інші документи (звітність, первинні документи, ПН) за допомогою факсиміле не можна. На цьому наполягали податківці в УПК № 1047 // «БТ», 2012, № 50, с. 6.

Мусимо погодитися з їх позицією. У п. 2.5 Положення № 88 згадується про можливість підписувати первинні бухгалтерські документи за допомогою факсиміле, але у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства. Однак на сьогодні такий порядок на законодавчому рівні не встановлений. Тому навіть за домовленістю сторін (як у договорах) застосовувати факсиміле на первинних документах не можна.

Висновки

• Документ може підписати лише особа, яка має право чи повноваження підписувати відповідні документи.

• Договори може підписувати без довіреності лише керівник або особа, дані якої внесені до ЄДР. Інші особи можуть підписувати договори лише на підставі довіреності.

• Первинні документи та податкові накладні може підписувати працівник, якому таке право делеговане у розпорядчому документі підприємства.

• Фінансову звітність підписує керівник підприємства та особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку. Якщо бухоблік веде сам керівник, то він ставить два підписи.

• Податкову звітність підписує керівник підприємства або законний представник, а якщо, крім нього, на підприємстві є особа, відповідальна за ведення бухобліку та нарахування податків, то й така особа.

• Усі документи, створені в електронному вигляді, можна підписувати за допомогою ЕЦП.

• Факсиміле можна використати лише для того, щоб підписати договір, якщо в самому договорі це передбачено. Для звітності, первинних документів і ПН факсиміле не можна застосовувати.

Документи і скорочення статті

Закон № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.03 р. № 851-IV.

Закон № 755 — Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.03 р. № 755-IV.

Інструкція № 99 — Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених та використаних довіреностей на отримання цінностей, затверджена наказом Мінфіну від 16.05.96 р. № 99.

УПК № 1047 — Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та фінансової звітності, затверджена наказом ДПСУ від 22.11.12 р. № 1047.

ЕЦП — електронний цифровий підпис.

ЄДР — Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців.

ЄРПН — Єдиний реєстр податкових накладних.

ПН — податкова накладна.

РРО — реєстратор розрахункових операцій.