«Кассово-лимитные» вопросы: найдите свой ответ

«Кассово-лимитные» вопросы: найдите свой ответ

Принимаете наличную выручку? Тогда эта статья вам пригодится.

Сегодня мы рассмотрим спорные ситуации, связанные с установлением лимита кассы.

Влада КАРПОВА, налоговый консультант, канд. экон. наук, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)

Лимит кассы после «застоя»

Начнем с того, что общие «лимитные» вопросы мы сняли в «БН», 2014, № 9, с. 36.

Сегодня же нас будут интересовать вопросы «с подковыркой».

Предприятие занималось розничной торговлей, потом не работало, а сейчас возобновило свою деятельность и открыло новые торговые точки с несколькими РРО. Как установить лимит кассы?

Расчет лимита кассы в данной ситуации зависит от двух моментов.

Вопрос 1. Имеют ли новые торговые точки статус обособ­ленного подразделения? Согласно п. 1.2 Положения № 637 к обособ­ленным подразделениям относятся филиалы, представительства и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя в отношении данного имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины. В этом определении, в отличие от норм ст. 64 ХКУ, к обособленным относятся также структурные подразделения.

Важно! Но официальные органы склоняются к мнению, что упомянутые в Положении № 637 обособленные подразделения должны соответствовать признакам, указанным в ст. 64 ХКУ (см. письма НБУ от 22.11.06 г. № 11-115/4301-12445, от 05.12.07 г. № 11-113/4587-12584, определение Львовского апелляционного административного суда от 05.02.14 г. по делу № 2704/12/9104*).Исходя из этого, сведения об обособ­ленном подразделении должны быть внесены в Единый государственный реестр юридических лиц (ч. 1 ст. 28 Закона № 755)**. Если не внесены, значит перед нами необособленное подразделение в понимании Положения № 637.

* http://reyestr.court.gov.ua/Review/37058125

** Прочие действия по созданию обособленного подразделения применительно к Положению № 637 мы рассматривали в статье «Касса обособленного подразделения: как себя обезопасить» // «БН», 2013, № 45, с. 11.

Вариант 1. Предположим, что все-таки внесены (т. е. торговая точка является обособленным подразделением). Тогда для обособленного подразделения должен быть установлен лимит кассы (см. п. 5.2 Положения № 637, письма НБУ от 22.11.06 г. № 11-115/4301-12445 и от 04.10.07 г. № 11-115/3693-10119). При этом устанавливается один лимит на обособленное подразделение независимо от количества используемых РРО и доводится до сведения соответствующими внутренними приказами (распоряжениями) предприятия — юридического лица.

Поскольку в данном случае речь идет о создании нового подразделения и первоначальном установлении лимита кассы, мы считаем, что к такой ситуации применимы нормы п. 5.2 Положения № 637 о прогнозном лимите.

То есть предприятие имеет право установить прогнозный лимит кассы на новое обособленное подразделение (с учетом суммы общей выручки, которая будет поступать через все РРО), а по истечении первых трех месяцев работы его нужно будет пересмотреть по фактическим показателям.

Вариант 2. Если торговая точка все-таки не имеет статуса обособленного подразделения, то порядок расчет лимита будет зависеть от ответа на второй вопрос.

Вопрос 2. Был ли ранее установлен лимит кассы? Как указывается в вопросе, предприятие ранее занималось розничной торговлей, поэтому вполне возможно, что лимит был уже установлен.

В соответствии с п. 5.11 Положения № 637 установленный лимит кассы может пересматриваться, в частности при изменениях в поступлениях/расходах наличности.

Важная деталь: предприятие имеет право, но не обязано пересматривать лимит кассы в ситуации, когда объемы наличной выручки снизились или даже упали «до нуля». Это подтвердил и Нацбанк (см. письма от 19.05.06 г. № 11-113/1903-5427, от 01.12.09 г. № 11-113/5438-22292). Поэтому, если предприятие имело утвержденный лимит и его сумма превысила 170 грн., оно может его использовать и далее.

Если же такой лимит не был установлен или составляет сумму менее 170 грн., что не устраивает предприятие, оно может его установить (если не был установлен) или пересмотреть (если уже был установлен). При этом нормами о прогнозном лимите воспользоваться не удастся, поскольку ни одному из условий п. 5.2 Положения № 637 предприятие из вопроса не соответствует.

То есть пересмотр лимита проводим в общем порядке (детали найдете в «БН», 2014, № 9, с. 37). Понятно, что в рассмотренном случае наличных поступлений и расходований, по всей видимости, не было. Решить «лимитную» проблему здесь можно с помощью норм п. 5.4 Положения № 637, предусматривающих, что предприятия, у которых соответствующий среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов, равен нулю или не больше 10 нмдг (170 грн.), могут устанавливать лимит кассы в размере, который превышает исчисленный среднедневной показатель, но не больше 10 нмдг (170 грн.). То есть в этом случае лимит получится установить в размере 170 грн.

Лимит кассы обязателен для обособленного подразделения

Может ли обособленное подразделение не вести кассовую книгу? Если да, то можно ли не утверждать лимит кассы на обособленное подразделение?

Мы считаем, что лимит кассы на обособленное подразделение установить в любом случае необходимо, иначе он будет равен нулю. Объясним почему.

По общему правилу п. 4.2 Положения № 637 в обособленном подразделении ведется кассовая книга. Имеют право не вести кассовую книгу обособленные подразделения, которые*:

• осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК с ведением КУРО и 

• не осуществляют операции по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам.

Однако применительно к кассовой книге в обособленном подразделении можно выделить две ситуации.

* Это было подтверждено, в частности, в письмах НБУ от 09.08.10 г. № 11-110/4073-13707, от 07.10.10 г. № 11-113/4995-17406, от 30.04.13 г. № 11-117/1518/5387.

Вариант 1. Выручка из обособ­ленного подразделения сдается в кассу предприятия. В этом случае выручка приходуется в кассовой книге головного предприятия. Соответственно, кассовая книга на обособленном подразделении действительно не нужна.

Вариант 2. Выручка из обособленного подразделения сдается сразу в банк. То, что данный вариант возможен, прямо следует из п. 2.8 Положения № 637.

Но! Необходимо обратить внимание на то, что выручка обособ­ленного подразделения в этом случае не будет отражена в кассовой книге предприятия. Ведь никаких оснований для этого нет — деньги в «головную» кассу не поступали. Подтверждают это и официальные органы (см. п. 4.3 Методрекомендаций № 210, письмо НБУ от 30.04.13 г. № 11-117/1518/5387 // «БН», 2013, № 31, с. 3).

В то же время под оприходованием наличности понимают проведение учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге,
КУРО (п. 1.2 Положения № 637).

Заметим, что согласно п. 2.6 Положения № 637 в случае проведения наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличности является учет наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО. Между тем официальные органы подразумевают сейчас под оприходованием именно совокупность операций по отражению наличности в КУРО и в кассовой книге (см., в частности, письмо НБУ от 16.04.10 г. № 11-110/2010-6116, постановления ВАСУ от 08.04.13 г. № К-60174/09**, от 11.02.14 г. № К-36195/10***).

** http://reyestr.court.gov.ua/Review/30569217

*** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/37116138

При этом в письме НБУ от 30.04.13 г. № 11-117/1518/5387 было указано следующее: «По нашему мнению, если юридическое лицо расположено на значительном расстоянии (в другом населенном пункте) от обособленного подразделения, использующего при расчетах РРО, ведение кассовой книги таким подразделением решается юридическим лицом с учетом требований по обеспечению оприходования наличных, определенных данным Положением». То есть фактически Нацбанк предписал в этом случае соблюдать упомянутые нормы об оприходовании наличности, которые предусматривают необходимость оприходования наличности в кассовой книге.

Важно: отсутствие записи в кассовой книге может быть расценено как неоприходование выручки с наложением штрафа в пятикратном размере от неоприходованной суммы по ст. 1 Указа № 436/95. Причем такие случаи на практике встречались (см. постановления Одесского окружного административного суда от 19.04.13 г. по делу № 815/1559/13-а*, Винницкого апелляционного административного суда от 09.07.13 г. по делу № 822/1138/13-а**).

* http://reyestr.court.gov.ua/Review/30918849

** http://reyestr.court.gov.ua/Review/32512879

Наш совет: во избежание конфликтных ситуаций имеет смысл в данном случае завести в обособ­ленном подразделении кассовую книгу.

Что касается лимита кассы, то в п. 5.2 Положения № 637 по этому поводу безальтернативно говорится, что для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляется отдельный расчет установления лимита остатка наличности в кассе. То есть расчет лимита «не привязан» к наличию кассовой книги в обособленном подразделении и устанавливается в любом случае.

Лимит кассы в необособленном структурном подразделении

Кассир центральной кассы (который делает инкассацию) работает до 17:00, а магазины до 22:00. Магазины не являются обособленными структурными подразделениями. Наличность приходуется в кассу на следующий день, хотя Z-отчеты РРО делаются в конце смены. При этом в некоторых случаях лимит кассы в день поступления наличности бывает превышен. Нет ли в данном случае нарушения?

По нашему мнению, предприятие делает все правильно, хотя есть некоторые нюансы. Разберемся с ними подробнее.

1. Соблюдение лимита. В соответствии с п. 5.9 Положения № 637 наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающий банк не позже следующего рабочего дня банка или были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством на следующий день на нужды, связанные с деятельностью предприятия. На это обращают внимание и налоговики (см. консультацию в разделе 109.15 ЗІР Миндоходов).

Поэтому в случае превышения лимита кассы предприятие обязано на следующий день либо сдать сверхлимитную наличность в банк, либо использовать ее на предприятии (выдать в подотчет, на зарплату и т. п.).

2. Оприходование наличности. Предприятие поступает правильно, делая Z-отчеты РРО в конце смены. Ведь согласно п. 4 раздела ІІІ Порядка № 417 предприятия обязаны в конце рабочего дня (смены) печатать на РРО фискальные отчетные чеки и обеспечивать их хранение в КУРО.

Кроме того, предприятия должны обеспечивать соответствие сумм наличных средств на месте проведения расчетов сумме средств, которая указана в дневном отчете РРО.

Важно: на практике встречались случаи, когда действия по распечатыванию Z-отчета РРО на следующий день квалифицировались как неоприходование наличности. То есть за такие действия применялась не только санкция из ч. 1 ст. 17 Закона об РРО, а и штраф в пятикратном размере неоприходованной наличности по ст. 1 Указа № 436/95 (см. постановление Днепропетровского окружного административного суда от 10.02.14 г. по делу № 804/112/14***).

*** http://reyestr.court.gov.ua/Review/37641788

Наш совет: во избежание таких неприятностей необходимо в соответствии с п. 6 раздела ІІІ Порядка № 417 после выполнения Z-отчета операцией «служебное внесение» внести ту сумму наличности, которая хранится на месте проведения расчетов.

Обратите внимание: внести деньги самостоятельно в центральную кассу (сейф) предприятия кассир-продавец не может, поскольку эта операция предполагает оформление ПКО. Если же деньги будут находиться в центральной кассе без выписки ПКО, то можно говорить о неоприходовании наличности (несоответствии сумм, указанных в кассовой книге, фактическим суммам наличности в центральной кассе).

В Положении № 637 не оговорена специфика оприходования наличности в ситуации, когда по объективным причинам она не может быть сдана в кассу в тот же день необособленным структурным подразделением (соответствующие «послабляющие» нормы в п. 4.3 Положения № 637 предусмотрены только для обособленных подразделений).

В этой связи на практике возникают конфликтные ситуации с контролирующими органами, которые зачастую видят нарушение в таком «запоздалом» оприходовании наличности (на следующий день) и начисляют штрафы за неоприходование наличности.

Важно. В судебных инстанциях предприятиям удается отстоять свою правоту (см. определения Львовского апелляционного административного суда от 06.03.14 г. по делу № 9104/178120/12*, Севастопольского апелляционного административного суда от 05.02.14 г. по делу № 801/7837/13-а**, постановление Окружного административного суда АР Крым от 12.02.14 г. по делу № 801/11181/13-а***).

* http://reyestr.court.gov.ua/Review/37938303

** http://reyestr.court.gov.ua/Review/37076351

*** http://reyestr.court.gov.ua/Review/37289317

В целом же с учетом сложившейся ситуации крайне желательно получить индивидуальную налоговую консультацию по данному поводу, которая «снимет» все возможные вопросы у проверяющих. И еще следует разработать внутренние документы, в которых оговаривается специфика сдачи наличности из кассы РРО в центральную кассу.

Выводы

• Обособленное подразделение должно соответствовать признакам из ст. 64 ХКУ. В частности, сведения о нем должны быть внесены в Единый государственный реестр юридических лиц.

• Для нового обособленного подразделения может быть установлен прогнозный лимит кассы, который по истечении трех месяцев должен быть пересмотрен исходя из фактических показателей.

• Если кассовых операций за предыдущие месяцы не было, то предприятие может установить лимит кассы в размере 170 грн.

• Расчет лимита «не привязан» к наличию кассовой книги в обособленном подразделении и устанавливается независимо от того, ведется в нем кассовая книга или нет.

• Если обособленное подразделение сдает выручку в банк, ему желательно иметь кассовую книгу.

• Официальные органы подразумевают под оприходованием наличности совокупность операций по отражению наличности в КУРО и в кассовой книге.

• В случае превышения лимита кассы предприятие обязано на следующий день либо сдать сверхлимитную наличность в банк, либо использовать ее на предприятии.

• Наличность в необособленном структурном подразделении может быть оприходована в центральной кассе на следующий день, если часы работы не совпадают. При этом после выполнения Z-отчета в конце смены операцией «служебное внесение» следует внести ту сумму наличности, которая хранится на месте проведения расчетов (в РРО).

• Предприятию необходимо разработать внутренние документы с изложением в них порядка сдачи наличности из кассы РРО в центральную кассу.

Документы и сокращения статьи

Закон № 755 — Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.03 г. № 755-IV.

Указ № 436/95 — Указ Президента «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Порядок № 417 — Порядок регистрации и применения регистраторов расчетных операций, которые применяются для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом Миндоходов Украины от 28.08.13 г. № 417.

Методрекомендации № 210 — Методические рекомендации о порядке проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.09 г. № 210.

КУРО — Книга учета расчетных операций.

Нмдг — не облагаемый налогом минимум доходов граждан.

ПКО — приходный кассовый ордер.

РК — расчетные квитанции.

РРО — регистратор расчетных операций.