Все предприятия, имеющие дело с наличными, оформляют их движение соответствующими первичными документами. Такими документами являются кассовые ордера (приходные и расходные), расходные ведомости, расчетные и другие документы (п. 3.1 Положения № 637*).
* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.
Оформляются данные документы по правилам, предусмотренным в Положении № 637):
1) приходный кассовый ордер подписывается главбухом либо лицом, уполномоченным на это руководителем. При этом при приеме наличных ответственное за это лицо выдает заверенную оттиском печати предприятия квитанцию (являющуюся отрывной частью приходного кассового ордера) с подписями главбуха или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (п. 3.3 Положения № 637);
2) расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главбухом или работником, уполномоченным на это руководителем. При этом если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. п.) имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на таких ордерах не обязательна (п. 3.4 Положения № 637);
3) на расходных и приходных кассовых документах должен поставить свой автограф и кассир (п. 3.12 Положения № 637).
Внимание! Последнее правило касается только случаев, когда на предприятии штатным расписанием предусмотрена должность кассира. Если же такой должности нет, то исполнение обязанностей такого работника можно возложить на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности (п. 4.8 Положения № 637).
С учетом этих правил возникает вопрос: может ли один только руководитель подписывать кассовые документы?
Как видим, прямого ответа на этот вопрос в Положении № 637 нет. Банкиры считают, что в случае если в штатном расписании предприятия имеется должность главбуха либо кассира, то подписывать единолично кассовые документы руководитель не имеет права (см. письмо НБУ от 14.02.12 г. № 11-117/708-1645 // «БН», 2012, № 15, с. 12). Этот вывод является оправданным.
В то же время, на наш взгляд, применять его ко всем ситуациям невозможно. Такая позиция правомерна только при наличии на предприятии должности кассира либо лица, исполняющего его обязанности. Если же на предприятии числится только один директор (как в нашем случае), который исполняет обязанности и главбуха, и кассира, то совершенно закономерно, что подписывать кассовые документы должен только он.
Нашу позицию поддерживают и налоговики в консультации, приведенной в категории 109.15 ЗIР Миндоходов. В ней контролеры отмечают, что нормы действующего на сегодняшний день законодательства не содержат запрета на выполнение функций кассира руководителем предприятия. Поэтому они считают, что при оформлении кассовых документов руководитель имеет право подписывать их отдельно как кассир и отдельно как руководитель предприятия. А значит, в таком случае подпись на кассовых документах руководитель должен проставлять во всех необходимых графах.
Внимание! Если руководитель исполняет обязанности кассира, то он должен заключить договор о полной материальной ответственности (п. 4.8 Положения № 637).
И вот здесь возникает самая главная проблема: может ли руководитель заключить такой договор сам с собой? Теоретически это возможно, поскольку такой договор отнесен к сфере, регулируемой трудовым законодательством (ст. 1351 КЗоТ).
Чтобы не возникало вопросов, можно выдать доверенность другому лицу (это может быть не работник предприятия), которое подпишет такой договор от имени юрлица.
Таким образом, руководитель предприятия при отсутствии на предприятии главного бухгалтера и кассира имеет полное право самостоятельно подписывать кассовые документы.
