Физлицо заплатило за предприятие — особенности расчетов

В избранном В избранное
Печать
Карпова Влада
Бухгалтерская неделя Август, 2014/№ 34
Сейчас все чаще случается, что ввиду нехватки оборотных средств за предприятие рассчитывается «из своего кармана» физическое лицо, в том числе директор или учредитель. Документальное оформление и учет таких операций вызывают много вопросов, на которые вы найдете ответы в нашей статье.

Можно ли рассчитаться за предприятие?

На данный момент официальные органы подтверждают возможность приобретения физическим лицом, в том числе и не являющимся работником предприятия, за свой счет товаров (работ, услуг) с выплатой ему впоследствии компенсации (см. письма НБУ от 01.09.06 г. № 11-113/3225-9206, от 09.04.10 г. № 11-115/1846-5613, от 30.01.14 г. № 27-011/3958 // «БН», 2014, № 16, с. 4, МФУ от 28.08.07 г. № 31-34000-10-25/17266, от 12.10.10 г. № 31-26030-12-29/27606). При этом возможны следующие варианты оформления таких отношений:

Вариант 1. Физлицо (в том числе и неработник предприятия) действует в рамках договора поручения. Договор поручения оформляют в письменной форме и выдают доверенность на осуществление соответствующих действий* (ч. 1 ст. 1007 ГКУ). Доверенность от имени юридического лица выдается его органом или другим лицом, уполномоченным на это учредительными документами, и скрепляется печатью юридического лица (ч. 1 ст. 246 ГКУ).

* То, что в этом случае должна быть выдана доверенность, подтверждают и официальные органы (см., в частности, письма НБУ от 29.09.05 г. № 11-113/3341-9712, Минюста от 21.10.10 г. № 796-0-2-10-19).

Важная деталь: согласно п. 1 ст. 218 ГКУ несоблюдение сторонами письменной формы таких сделок не влечет за собой их недействительность, что в отношении договора поручения подтвердил НБУ в письме от 16.09.13 г. № 11-112/13017.

Если физлицо не получает плату за услугу поручения, то в договоре следует это четко указать, поскольку по умолчанию поверенный имеет право на получение платы за свои услуги (ст. 1002 ГКУ).

Нюанс. По мнению Минфина, изложенному в письме от 13.02.07 г. № 31-34000-30-25/2774, возможность выдачи подотчетных средств неработникам предприятия на основании договора поручения должна быть указана в приказе об учетной политике.

Вариант 2. Работник выполняет поручение в рамках своих трудовых функций. Тогда считается, что он может получить компенсацию на основании ст. 121 КЗоТ относительно права работника предприятия на возмещение расходов собственных средств и получение других компенсаций, в том числе в связи со служебной командировкой. Обычно обязанности работника по приобретению товаров (работ, услуг) для предприятия оговаривают в трудовом договоре или в должностной инструкции.

Вариант 3. Физлицо (в том числе и неработник предприятия) осуществляет приобретение без оформления каких-либо распорядительных документов на приобретение товаров (работ, услуг). То есть в этом случае не оформляют договоры поручения, а в трудовом договоре ничего не говорится о возложении на работника обязанностей по приобретению от имени предприятия товаров (работ, услуг).

В то же время оформляется распорядительный документ о компенсации израсходованных подотчетным лицом собственных средств.

По мнению официальных органов (письма НБУ от 13.04.05 г. № 11-113/1227-3746, от 29.09.05 г. № 11-113/3341-9712, от 01.09.06 г. № 11-113/3225-9206, МФУ от 28.08.07 г. № 31-34000-10-25/17266), в этом случае работник осуществляет действия от имени предприятия без его поручения.

Право на возмещение расходов такое лицо имеет согласно ст. 1158, 1160 ГКУ относительно права лица, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, требовать от него возмещения фактически осуществленных расходов, при условии предоставления отчета о понесении этих расходов.

Рекомендуем во избежание лишних проблем применять первый вариант оформления взаимоотношений с заключением письменного до­говора поручения и доверенности.

Нюанс: руководитель предприятия действует от имени предприятия без поручения, представляет его интересы в отношениях с юридическими лицами и гражданами, в пределах и порядке, определенных учредительными документами (ч. 5 ст. 65 ХКУ). То есть функции директора, в частности и применительно к приобретению товаров (работ, услуг), могут быть определены в учредительных документах предприятия.

 

Исковая давность

От порядка оформления операций зависит срок исковой давности по компенсации физлицу понесенных расходов. А это непосредственно влияет на налоговый учет, поскольку после истечения срока исковой давности задолженность становится безвозвратной финансовой помощью и включается в доходы (пп. 14.1.257, 135.5.4 НКУ).

Если работник выполнял свои функции в рамках гражданско-правового договора (вариант 1), то применяется общий срок исковой давности — три года (ч. 1 ст. 257 ГКУ). Однако если сторонами не оговорены сроки расчетов, исковая давность не начнет истекать, пока кредитор (в данном случае — работник) не потребует возместить ему расходы (ч. 1 ст. 261, ч. 2 ст. 530 ГКУ).

Если такие операции интерпретируются как выполнение трудовых (должностных) обязанностей работником (вариант 2), к задолженности следует применять срок исковой давности три месяца, который начинает отсчитываться со дня, когда работник узнал (или должен был узнать) о нарушении его прав на возмещение затрат (ст. 225, 233 КЗоТ).

При этом судебные органы придерживаются позиции, что пре­дусмотренный ст. 225, 233 КЗоТ трехмесячный срок для обращения работника в суд начинает исчисляться со следующего дня после проведения фактического расчета с работником независимо от длительности задержки расчета (см. п. 2.2 решения КСУ от 22.02.12 г. № 4-рп/2012, п. 25 постановления Пленума ВСУ от 24.12.99 г. № 13, информационное письмо Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 02.03.12 г. № 282/0/4-12).

Важно! То есть до тех пор, пока предприятие не выплатит работнику компенсацию истраченных сумм, срок исковой давности не начинает исчисляться, и работник в любой момент может обратиться в суд для защиты своих прав.

Как исчислять срок давности в третьем варианте, неясно. Мы считаем, что здесь следует ориентироваться на нормы ч. 2 ст. 1158 ГКУ, в соответствии с которыми лицо, совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой возможности сообщить ему о своих действиях. Если эти действия будут одобрены другим лицом, в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре.

То есть сразу после приобретения товаров (работ, услуг) в интересах предприятия физлицо обязано сообщить о таких действиях, в частности подать отчет. Если руководитель предприятия его утверждает, применяются сроки давности, установленные для договоров поручения (вариант 1).

Осторожно: согласно ч. 2 ст. 1160 ГКУ, если лицо, которое совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, при первой возможности не сообщило этому лицу о своих действиях, оно не имеет права требовать возмещения совершенных расходов.

 

Документальное оформление

Важно! Во всех обозначенных вариантах физическое лицо оформляет Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Миндоходов Украины от 24.12.13 г. № 845 (далее — Отчет). Такую возможность, в том числе и применительно к договорам поручения, подтверждают официальные органы (см., в частности, письмо НБУ от 16.09.13 г. № 11-112/13017).

По мнению официальных органов, сроки подачи Отчета и в ситуации приобретения товаров (работ, услуг) за счет физлица, регламентируются положениями п.п. 170.9.2 НКУ. То есть Отчет следует подать до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

Однако эти сроки установлены для ситуации, когда физлицо выполняет действия именно за счет предприятия. Поэтому никаких санкций за несвоевременную подачу Отчета в ситуации с посткомпенсацией не предусмотрено, что подтвердили и сами налоговики в консультации из подкатегории 109.14 ЗІР ГФСУ.

Учтите! Во всех вариантах первичные документы должны быть выписаны на имя предприятия, а не физического лица.

При этом нужно помнить, что на операции, совершенные от имени предприятия, распространяются «наличные» ограничения, установленные в п. 2.3 Положения № 637. На это обращают внимание и официальные органы (см. письма НБУ от 01.09.06 г. № 11-113/3225-9206, от 16.09.13 г. № 11-112/13017, от 30.01.14 г. № 27-011/3958 // «БН», 2014, № 16, с. 4).

В частности, предприятие (от имени которого совершает действие физлицо) имеет право осуществить расчеты наличностью с учетом п. 1 Постановления № 210:

• с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня в размере 10000 гривень. По мнению НБУ, это ограничение касается расчетов по сделкам, предметом которых являются любые материальные и нематериальные блага, которые могут быть оценены в денежной форме, в том числе расчетов по договорам, связанным с корпоративными правами, предоставлением или возвратом займа, выплатой неустойки (см. письмо НБУ от 24.01.14 г. № 11-116/3159). Нет сомнений, что такого же мнения придерживаются и налоговики;

• с физическим лицом в течение одного дня за товары (работы, услуги) в размере 150000 гривень. Здесь нужно учесть, что раньше налоговики справедливо указывали, что на расчеты, не связанные с реализацией товаров, работ, услуг, это ограничение не распространяется (консультация из категории 109.13 ЗІР ГФСУ). Но в последний момент «открестились» от этой позиции и «в дуэте» с НБУ «поют песню», что 150000-е ограничение, так же как и 10000-е, касается расчетов по сделкам, предметом которых являются любые (!) материальные и нематериальные блага, которые могут быть оценены в денежной форме (детали найдете в «БН», 2014, № 33, с. 8).

Осторожно: за нарушение установленного лимита виновным должностным лицам и ФЛП (как плательщикам, так и получателям «запредельной» наличности) грозит админштраф по ст. 16315 КоАП в размере 100 — 200 нмдг (1700 — 3400 грн.), а при повторном нарушении в течение года — 500 — 1000 нмдг (8500 — 17000 грн.).

Идем далее. Предприятие имеет право компенсировать физлицу понесенные расходы путем выплаты наличными из кассы, в том числе и за счет выручки (п. 2.9 Положения № 637).

Что касается возможности расчетов с использованием корпоративной или личной платежной карты, то ситуация здесь неоднозначна. С одной стороны, прямого запрета на проведение таких действий нет (пп. 6.7, 8.3 Инструкции № 492). Однако из п. 2.12 Положения № 637 следует, что после снятия наличности с карточки подотчетное лицо обязано предоставить Отчет с подтверждающими документами, чего в ситуации с посткомпенсацией не происходит. Поэтому мы не рекомендуем проводить такие расчеты «напрямую». Лучше снять наличные средства с карточки через банкомат, оприходовать их в кассе предприятия, а затем уже выдать физлицу.

 

Налоговый учет

Контролирующие органы придерживаются последовательной позиции, что операции по приобретению физлицом товаров (работ, услуг) за свой счет не считаются возвратной финансовой помощью, поскольку здесь не соблюдается одно из условий п.п. 14.1.257 НКУ, а именно: денежные средства не передаются плательщику налога (см. консультацию из подкатегории 102.07.17 ЗІР ГФСУ, письмо ГНАУ от 26.11.04 г. № 10729/6/17-3116).

Оплаченные физлицом товары (работы, услуги) отражаются в налоговом учете в общем порядке, что подтверждают и налоговики в консультации из подкатегории 102.07.17 ЗІР ГФСУ. В частности:

• расходы, которые формируют себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (кроме нераспределенных постоянных общепроизводственных расходов, включаемых в состав себестоимости реализованной продукции в периоде их возникновения), признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны доходы от реализации таких товаров, выполненных работ, оказанных услуг (п. 138.4 НКУ);

• прочие расходы (в том числе административные, на сбыт) признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухучета (п. 138.5 НКУ).

Что касается НДС, то право на налоговый кредит возникает на дату предоставления Отчета (см. консультацию в подкатегории 101.15 ЗІР ГФСУ). При этом налоговая накладная обязательно должна быть выписана на имя предприятия.

Напомним, что без оформления налоговой накладной можно включить в налоговый кредит (п. 201.11 НКУ):

• транспортный билет, гостиничный счет или счет, выставляемый налогоплательщику за услуги связи, другие услуги, стоимость которых определяется по показаниям приборов учета, которые содержат общую сумму платежа, сумму налога и налоговый номер продавца, кроме тех, форма которых установлена международными стандартами;

• кассовые чеки, которые содержат сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При этом с целью такого начисления общая сумма полученных товаров/услуг не может превышать 200 гривень за день (без учета НДС). Причем ориентироваться нужно именно на дату оформления кассовых чеков независимо от даты предоставления Отчета (см. письмо ГНСУ от 21.03.13 г. № 116/4/15-33-13).

Надеемся, вы помните, что НДС из кассового чека на сумму больше 200 грн. (без НДС) мы не имеем права отнести в налоговый кредит ни полностью, ни частично.

Суммы компенсации физлицу понесенных расходов не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, на что обращают внимание и налоговики в консультации из подкатегории 103.17 ЗІР ГФСУ.

В налоговом расчете по ф. № 1ДФ такие суммы не показывают (см. консультацию в подкатегории 103.25 ЗІР ГФСУ).

Пример. Директор по договору поручения оплатил за предприятие товары на сумму 6000 грн. (в том числе НДС — 1000 грн.). Впоследствии эта сумма была компенсирована ему из кассы предприятия.

 

Отражение в учете операций по договору поручения

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Налоговый учет

дебет

кредит

доходы

расходы

1. Предоставлен отчет о проведении действий от имени предприятия:

приобретены и оплачены физлицом товары

281

685

5000,00

отражен налоговый кредит по НДС на основании налоговой накладной

641

685

1000,00

2. Компенсированы физлицу понесенные расходы

685

301

6000,00

 

Итак, как видим, вариант с оплатой расходов предприятия за счет физического лица в целом весьма удобен. Остается только найти такого «доброжелателя».

 

Выводы

  • Физическое лицо, в том числе и не являющееся работником предприятия, имеет право за свой счет приобрести товары (работы, услуги) для предприятия с последующей компенсацией понесенных расходов.

  • Есть несколько вариантов оформления таких операций: лицо действует в рамках договора поручения, в рамках выполнения своих трудовых функций или осуществляет приобретение без оформления каких-либо распорядительных документов на приобретение товаров (работ, услуг).

  • От порядка оформления операций зависит срок исковой давности по компенсации физлицу понесенных расходов, что влияет на налоговый учет. Оптимальный вариант — заключить договор поручения в письменной форме с выдачей лицу доверенности в простой письменной форме.

  • На операции, совершенные от имени предприятия, распространяются ограничения предельной суммы наличных расчетов.

  • Операции по приобретению физлицом товаров (работ, услуг) за свой счет не считаются возвратной финансовой помощью и отражаются в учете по налогу на прибыль в обычном порядке.

  • Право на налоговый кредит по НДС возникает на дату предоставления Отчета, при этом налоговая накладная обязательно должна быть выписана на имя предприятия.

  • Суммы компенсации физлицу понесенных расходов не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц. В налоговом расчете по ф. № 1ДФ такие суммы не показывают.

Документы статьи

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Постановление № 210 — постановление Правления НБУ «Об установлении предельной суммы расчетов наличностью» от 06.06.13 г. № 210.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить