Фізична особа заплатила за підприємство — особливості розрахунків

Чи можна розрахуватися за підприємство?

На сьогодні офіційні органи підтверджують можливість придбання фізичною особою, у тому числі непрацівником підприємства, за свій рахунок товарів (робіт, послуг) з виплатою йому згодом компенсації (див. листи НБУ від 01.09.06 р. № 11-113/3225-9206, від 09.04.10 р. № 11-115/1846-5613, від 30.01.14 р. № 27-011/3958  // «БТ», 2014, № 16, с. 4, МФУ від 28.08.07 р. № 31-34000-10-25/17266, від 12.10.10 р. № 31-26030-12-29/27606). При цьому можливі такі варіанти оформлення цих відносин.

Варіант 1. Фізична особа (у тому числі й непрацівник підприємства) діє в межах договору доручення. Договір доручення оформляють у письмовій формі та видають довіреність на здійснення відповідних дій* (ч. 1 ст. 1007 ЦКУ). Довіреність від імені юридичної особи видається її органом чи іншою особою, уповноваженим на це установчими документами, і скріплюється печаткою юридичної особи (ч. 1 ст. 246 ЦКУ).

Важлива деталь: згідно з п. 1 ст. 218 ЦКУ недотримання сторонами письмової форми таких правочинів не тягне за собою їх недійсність, що стосовно договору доручення підтвердив НБУ в листі від 16.09.13 р. № 11-112/13017.

Якщо фізична особа не отримує плату за послугу доручення, то в договорі потрібно це чітко вказати, оскільки за умовчанням повірений має право на отримання плати за свої послуги (ст. 1002 ЦКУ).

Нюанс. На думку Мінфіну, яку викладено в листі від 13.02.07 р. № 31-34000-30-25/2774, можливість видачі підзвітних коштів непрацівникам підприємства на підставі договору доручення має бути зазначено в наказі про облікову політику.

Варіант 2. Працівник виконує доручення в межах своїх трудових функцій. Тоді вважається, що він може отримати компенсацію на підставі ст. 121 КЗпП стосовно права працівника підприємства на відшкодування витрат власних коштів та отримання інших видів компенсацій, у тому числі у зв’язку зі службовим відрядженням. Зазвичай обов’язки працівника щодо придбання товарів (робіт, послуг) для підприємства застерігають у трудовому договорі або в посадовій інструкції.

Варіант 3. Фізична особа (у тому числі й непрацівник підприємства) здійснює придбання без оформлення будь-яких розпорядчих документів на придбання товарів (робіт, послуг). Тож у цьому випадку не оформляють договори доручення, а у трудовому договорі нічого не йдеться про покладання на працівника обов’язків щодо придбання від імені підприємства товарів (робіт, послуг).

Водночас оформляється розпорядчий документ про компенсацію витрачених підзвітною особою власних коштів.

На думку офіційних органів (листи НБУ від 13.04.05 р. № 11-113/1227-3746, від 29.09.05 р. № 11-113/3341-9712, від 01.09.06 р. № 11-113/3225-9206, МФУ від 28.08.07 р. № 31-34000-10-25/17266), у цьому випадку працівник здійснює дії від імені підприємства без його доручення.

Право на відшкодування витрат така особа має згідно зі ст. 1158, 1160 ЦКУ стосовно права особи, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, вимагати від неї відшкодування фактично здійснених витрат, за умови подання звіту щодо понесення цих витрат.

Рекомендуємо для уникнення зайвих проблем застосовувати перший варіант оформлення взаємовідносин з укладенням письмового договору доручення та застосуванням довіреності.

Нюанс: керівник підприємства діє від імені підприємства без доручення, представляє його інтере­си у відносинах з юридичними особами та громадянами, у межах та порядку, визначених установчими документами (ч. 5 ст. 65 ГКУ). Тож функції директора, зокрема і стосовно придбання товарів (робіт, послуг), можуть бути визначені в установчих документах підприємства.

Від порядку оформлення операцій залежить строк позовної давності щодо компенсації фізичній особі понесених витрат. А це безпосередньо впливає на податковий облік, оскільки після закінчення строку позовної давності заборгованість стає безповоротною фінансовою допомогою та включається в доходи (пп. 14.1.257, 135.5.4 ПКУ).

Якщо працівник виконував свої функції в межах цивільно-правового договору (варіант 1), то застосовується загальний строк позовної давності — три роки (ч. 1 ст. 257 ЦКУ). Однак якщо сторонами не застережено строки розрахунків, відлік позовної давності не почнеться, доки кредитор (у нашому випадку — працівник) не вимагатиме відшкодувати йому витрати (ч. 1 ст. 261, ч. 2 ст. 530 ЦКУ).

Якщо такі операції інтерпретуються як виконання трудових (посадових) обов’язків працівником (варіант 2), до заборгованості слід застосовувати строк позовної давності три місяці, що починають відлічуватися з дня, коли працівник дізнався (або мав дізнатися) про порушення його прав на відшкодування витрат (ст. 225, 233 КЗпП).

При цьому судові органи дотримуються позиції, що передбачений ст. 225, 233 КЗпП тримісячний строк для звернення працівника до суду починає обчислюватися з наступного дня після проведення фактичного розрахунку з працівником незалежно від тривалості затримки розрахунку (див. п. 2.2 рішення КСУ від 22.02.12 р. № 4-рп/2012, п. 25 постанови Пленуму ВСУ від 24.12.99 р. № 13, інформаційний лист Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ від 02.03.12 р. № 282/0/4-12).

Важливо! Отже, доки підприємство не виплатить працівникові компенсацію витрачених сум, строк позовної давності не починає відлічуватися, і працівник у будь-який момент може звернутися до суду для захисту своїх прав.

Як обчислювати строк давності у третьому варіанті, не зрозуміло. Ми вважаємо, що тут слід орієнтуватися на норми ч. 2 ст. 1158 ЦКУ, відповідно до яких особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана при першій нагоді повідомити таку особу про вчинені дії. Якщо ці дії будуть схвалені іншою особою, у подальшому до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір.

Отже, відразу після придбання товарів (робіт, послуг) на користь підприємства фізична особа зобов’язана повідомити про такі дії, зокрема, подати звіт. Якщо керівник підприємства його затверджує, застосовуються строки давності, установлені для договорів доручення (варіант 1).

Обережно: згідно з ч. 2 ст. 1160 ЦКУ якщо особа, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, при першій нагоді не повідомила цю особу про свої дії, вона не має права вимагати відшкодування вчинених витрат.

Документальне оформлення

Важливо! У всіх зазначених варіантах фізична особа оформляє Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом Міндоходів України від 24.12.13 р. № 845 (далі — Звіт). Таку можливість, у тому числі і стосовно договорів доручення, підтверджують офіційні органи (див., зокрема, лист НБУ від 16.09.13 р. № 11-112/13017).

На думку офіційних органів, строки подання Звіту і в ситуації придбання товарів (робіт, послуг) за рахунок фізичної особи регламентуються положеннями п.п. 170.9.2 ПКУ. Тому Звіт слід подати до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податків завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кош­ти під звіт.

Однак ці строки встановлені для ситуації, коли фізична особа виконує дії саме за рахунок підприємства. Тому жодних санкцій за несвоєчасне подання Звіту в ситуації з посткомпенсацією не передбачено, що підтвердили й самі податківці в консультації з підкатегорії 109.14 ЗІР ДФСУ.

Майте на увазі. У всіх варіантах первинні документи мають бути виписані на ім’я підприємства, а не фізичної особи.

При цьому потрібно пам’ятати, що на операції, здійснені від імені підприємства, поширюються «готівкові» обмеження, установлені в п. 2.3 Положення № 637. На це звертають увагу і офіційні органи (див. листи НБУ від 01.09.06 р. № 11-113/3225-9206, від 16.09.13 р. № 11-112/13017, від 30.01.14 р. № 27-011/3958 // «БТ», 2014, № 16, с. 4).

Зокрема, підприємство (від імені якого здійснює дії фізична особа) має право виконати розрахунки готівкою з урахуванням п. 1 постанови № 210:

• з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня в розмірі 10000 гривень. На думку НБУ, це обмеження стосується розрахунків за правочинами, предметом яких є будь-які матеріальні та нематеріальні блага, що можуть бути оцінені у грошовій формі, у тому числі розрахунків за договорами, пов’язаними з корпоративними правами, наданням або поверненням позики, виплатою неустойки (див. лист НБУ від 24.01.14 р. № 11-116/3159). Немає сумнівів, що саме такої думки дотримуються й податківці;

• із фізичною особою протягом одного дня за товари (роботи, послуги) в розмірі 150000 гривень. Тут потрібно враховувати, що раніше податківці справедливо вказували: на розрахунки, не пов’язані з реа­лізацією товарів, робіт, послуг, це обмеження не поширюється (консультація з категорії 109.13 ЗІР ДФСУ). Але в останній момент вони «відхрестилися» від цієї позиції та «дуетом» з НБУ «співають пісню», що обмеження у 150000, так само як і обмеження у 10000, стосується розрахунків за правочими, предметом яких є будь-які(!) матеріальні та нематеріальні блага, що можуть бути оцінені у грошовій формі (деталі знайдете у «БТ», 2014, № 33, с. 8).

Обережно: за порушення встановленого ліміту винним посадовим особам та ФОП (як платникам, так і одержувачам «позамежної» готівки) загрожує адмін­штраф за ст. 163¹⁵ КпАП у розмірі 100 — 200 нмдг (1700 — 3400 грн.), а при повторному порушенні протягом року — 500 — 1000 нмдг (8500 — 17000 грн.).

Ідемо далі. Підприємство має право компенсувати фізичній особі понесені витрати шляхом виплати готівкою з каси, у тому числі й за рахунок виручки (п. 2.9 Положення № 637).

Що стосується можливості розрахунків з використанням корпоративної чи особистої платіжної картки, то ситуація тут неодно­значна. З одного боку, прямої заборони на проведення таких дій немає (пп. 6.7, 8.3 Інструкції № 492). Однак із п. 2.12 Положення № 637 випливає, що після зняття готівки з картки підзвітна особа зобов’язана подати Звіт з підтвердними документами, чого в ситуації з посткомпенсацією не відбувається. Тому ми не рекомендуємо здійс­нювати такі розрахунки «безпосередньо». Краще зняти готівкові кошти з картки через банкомат, оприбуткувати їх у касі підприємства, а вже потім видати фізичній особі.

Податковий облік

Контролюючі органи дотримуються послідовної позиції, що операції придбання фізичною особою товарів (робіт, послуг) за свій рахунок не вважаються поворотною фінансовою допомогою, оскільки тут не дотримується одна з умов п.п. 14.1.257 ПКУ, а саме: грошові кошти не передаються платникові податку (див. консультацію з підкатегорії 102.07.17 ЗІР ДФСУ, лист ДПАУ від 26.11.04 р. № 10729/6/17-3116).

Оплачені фізичною особою товари (роботи, послуги) відображаються в податковому обліку в загальному порядку, що підтверджують і податківці в консультації з підкатегорії 102.07.17 ЗІР ДФСУ. Зокрема:

• витрати, що формують собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг (окрім нерозподілених постійних загальновиробничих витрат, що включаються до складу собівартості реалізованої продукції в періоді їх виникнення), визнаються витратами того звітного періоду, в якому визнано доходи від реалізації таких товарів, виконаних робіт, наданих послуг (п. 138.4 ПКУ);

• інші витрати (у тому числі адміністративні, на збут) визнаються витратами того звітного періоду, в якому вони були здійснені, згідно з правилами ведення бухобліку (п. 138.5 ПКУ).

Що стосується ПДВ, то право на податковий кредит виникає на дату подання Звіту (див. консультацію в підкатегорії 101.15 ЗІР ДФСУ). При цьому податкову накладну обов’язково має бути виписано на ім’я підприємства.

Нагадаємо, що без оформлення податкової накладної можна включити до податкового кредиту (п. 201.11 ПКУ):

• транспортний квиток, готельний рахунок чи рахунок, що виставляється платникові податків за послуги зв’язку, інші послуги, вартість яких визначається за показниками приладів обліку, які містять загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця, окрім тих, форму яких установлено міжнародними стандартами;

• касові чеки, що містять суму отриманих товарів/послуг, загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера та податкового номера постачальника). При цьому з метою такого нарахування загальна сума отриманих товарів/послуг не може перевищувати 200 гривень за день (без урахування ПДВ). Причому слід орієнтуватися саме на дату оформлення касових чеків незалежно від дати подання Звіту (див. лист ДПСУ від 21.03.13 р. № 116/4/15-33-13).

Сподіваємося, ви пам’ятаєте, що ПДВ із касового чека на суму понад 200 грн. (без ПДВ) ми не маємо права віднести до податкового кредиту ні повністю, ні частково.

Суми компенсації фізичній особі понесених витрат не є об’єктом обкладення податком на доходи фізичних осіб, на що звертають увагу і податківці в консультації з підкатегорії 103.17 ЗІР ДФСУ.

У податковому розрахунку за ф. № 1ДФ такі суми не показують (див. консультацію в підкатегорії 103.25 ЗІР ДФСУ).

Приклад. Директор за договором доручення оплатив за підприємство товари на суму 6000 грн. (у тому числі ПДВ — 1000 грн.). Згодом цю суму йому було компенсовано з каси підприємства.

Отже, як бачимо, варіант з оплатою витрат підприємства за рахунок фізичної особи в цілому є дуже зручним. Залишається тільки знайти такого «доброзичливця».

Висновки

• Фізична особа, у тому числі й непрацівник підприємства, має право за свій рахунок придбати товари (роботи, послуги) для підприємства з подальшою компенсацією понесених витрат.

• Існує декілька варіантів оформлення таких операцій: особа діє в межах договору доручення, у межах виконання своїх трудових функцій або здійснює придбання без оформлення будь-яких розпорядчих документів на придбання товарів (робіт, послуг).

• Від порядку оформлення операцій залежить строк позовної давності щодо компенсації фізичній особі понесених витрат, що впливає на податковий облік. Оптимальний варіант — укласти договір доручення в письмовій формі з видачею особі довіреності у простій письмовій формі.

• На операції, здійснені від імені підприємства, поширюються обмеження граничної суми готівкових розрахунків.

• Операції придбання фізичною особою товарів (робіт, послуг) за свій рахунок не вважаються поворотною фінансовою допомогою та відображаються в обліку з податку на прибуток у звичайному порядку.

• Право на податковий кредит з ПДВ виникає на дату подання Звіту, при цьому податкову накладну обов’язково має бути виписано на ім’я підприємства.

• Суми компенсації фізичній особі понесених витрат не є об’єктом обкладення податком на доходи фізичних осіб. У податковому розрахунку за ф. № 1ДФ такі суми не показують.

Документи статті

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.

Постанова № 210 — постанова Правління НБУ «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою» від 06.06.13 р. № 210.

Інструкція № 492 — Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492.