Электронный документооборот: Минюст расписал все тонкости

В избранном В избранное
Печать
Министерство юстиции Украины, Жиленко Екатерина
Бухгалтерская неделя Декабрь, 2014/№ 48
Приказ Минюста Украины от 11.11.14 г. № 1886/5 «Об утверждении Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение»

Современные технологии постепенно вытесняют привычные формы делопроизводства: электронная версия документов заменяет бумажную. Минюст разработал единый подход к использованию электронных документов (ЭД) в хозяйственной деятельности и прописал все тонкости в комментируемом Порядке.

Этот Порядок устанавливает общие требования по внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, в том числе и на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.

Взяв Порядок за основу, можно (и даже нужно) разработать собственные инструкции по электронному делопроизводству, регламенты работы с ЭД.

Кроме самих авторов и пользователей ЭД, на предприятии должно быть 4 обслуживающие «ячейки»:

• организация работы с ЭД — структурное подразделение (департамент, управление, отдел, сектор) делопроизводства (например, канцелярия) или секретарь;

• техобслуживание — отдел информационного обеспечения (информационных технологий) или специалист по информационным технологиям;

• защита информации — отдел или специалист по защите информации;

• архивирование — архивное подразделение или лицо, ответственное за ведение архива предприятия.

В Порядке прописали важные правила составления ЭД. В частности, помните, что ЭД должен быть оформлен по общим правилам документирования и иметь реквизиты, установленные для аналогичного бумажного документа. Также знайте, что бумажная форма документов не должна полностью исчезнуть: в частности, для ЭД постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения создаются бумажные экземпляры.

Актуально! Ставить электронную печать на ЭД нужно только при наличии соответствующей печати для бумажных документов. То есть если вы уже воспользовались разрешением осуществлять деятельность без использования печатей (подробнее — в «БН», 2014, № 44, с. 47), то использовать ЭЦП — аналог оттиска печати предприятия не нужно.

Также в Порядке подробно расписана организация приема входящих ЭД и отправки исходящих ЭД.

Так, работник отдела делопроизводства (например, секретарь), ответственный за прием/отправку ЭД, проводит техническую проверку входящих ЭД (на целостность, безопасность и пр.), по результатам которой составляет отчет. Затем на основании отчета формирует электронное сообщение о приеме или отклонении ЭД (если ЭД не прошел проверку), которое высылает отправителю ЭД. Дальше ЭД регистрируют, предварительно просматривают и направляют непосредственно адресату.

Что касается исходящих документов, то они считаются отправленными, если от адресата получено электронное сообщение с подтверждением получения ЭД.

Важно учесть: для налаженного электронного документооборота следует утвердить схемы прохождения всех видов ЭД между подразделениями. По этим схемам работникам предоставляют доступ к ЭД, а также определяют и утверждают список должностных лиц, которые должны получить средства электронной цифровой подписи для подписания ЭД и проставления электронной печати.

Также в Порядке вы найдете подробную инструкцию по организации работы с ЭД в архиве. Первый шаг — создать автоматизированное рабочее место работника архива.

Кроме самого Порядка, комментируемым приказом утверждены:

• Перечень форматов данных электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;

• Требования к наименованию файлов;

• Требования к структуре и содержанию XML-схемы архивных электронных документов, электронного экземпляра описей дел постоянного хранения, архивных обложек электронных дел;

• Требования к наименованию файлов электронных документов, электронных учетных документов, архивных электронных документов, электронных экземпляров описей дел постоянного хранения, архивных обложек электронных дел.

В приложениях к Порядку (их 18) приведены формы документов: актов, описей и электронных сообщений, отчетов, журналов регистрации.

Приказ действует со дня опубликования.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить