Сучасні технології поступово витісняють звичні форми діловодства: електронна версія документів замінює паперову. Мін’юст розробив єдиний підхід до використання електронних документів (ЕД) у господарській діяльності та прописав усі нюанси в Порядку, що коментується.
Цей Порядок установлює загальні вимоги до запровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, у тому числі й на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
Прийнявши Порядок за основу, можна (і навіть потрібно) розробити власні інструкції з електронного діловодства, регламенти роботи з ЕД.
Крім самих авторів і користувачів ЕД, на підприємстві має бути 4 обслуговуючі «осередки»:
• організація роботи з ЕД — структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) діловодства (наприклад, канцелярія) або секретар;
• техобслуговування — відділ інформаційного забезпечення (інформаційних технологій) або фахівець з інформаційних технологій;
• захист інформації — відділ або фахівець із захисту інформації;
• архівація — архівний підрозділ або особа, відповідальна за ведення архіву підприємства.
У Порядку прописали важливі правила складання ЕД. Зокрема, пам’ятайте, що ЕД має бути оформлений за загальними правилами документування та мати реквізити, установлені для аналогічного паперового документа. Також знайте, що паперова форма документів не повинна повністю зникнути: зокрема, для ЕД постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються паперові примірники.
Актуально! Ставити електронну печатку на ЕД потрібно лише за наявності відповідної печатки для паперових документів. Тобто якщо ви вже скористалися дозволом провадити діяльність без використання печатки (детальніше див. у «БТ», 2014, № 44, с. 47), то використовувати ЕЦП — аналог відбитка печатки підприємства не потрібно.
Також у Порядку детально розписана організація приймання вхідних ЕД і відправки вихідних ЕД.
Так, працівник відділу діловодства (наприклад, секретар), відповідальний за приймання/відправлення ЕД, проводить технічну перевірку вхідних ЕД (на цілісність, безпечність тощо), за результатами якої складає звіт. Потім на підставі звіту формує електронне повідомлення про приймання або відхилення ЕД (якщо ЕД не пройшов перевірку), яке висилає відправнику ЕД. Далі ЕД реєструють, попередньо переглядають і надсилають безпосередньо адресату.
Що стосується вихідних документів, то вони вважаються відправленими, якщо від адресата отримано електронне повідомлення з підтвердженням отримання ЕД.
Важливо мати на увазі: для налагодженого електронного документообігу слід затвердити схеми проходження всіх видів ЕД між підрозділами. За цими схемами працівникам надають доступ до ЕД, а також визначають і затверджують список посадових осіб, які повинні отримати засоби електронного цифрового підпису для підписання ЕД і проставляння електронної печатки.
Також у Порядку ви знайдете детальну інструкцію з організації роботи з ЕД в архіві. Перший крок — створити автоматизоване робоче місце працівника архіву.
Крім самого Порядку, наказом, що коментується, затверджені:
• Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання;
• Вимоги щодо найменування файлів;
• Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів, електронного примірника описів справ постійного зберігання, архівних обкладинок електронних справ;
• Вимоги щодо найменування файлів електронних документів, електронних облікових документів, архівних електронних документів, електронних примірників описів справ постійного зберігання, архівних обкладинок електронних справ.
У додатках до Порядку (їх 18) наведені форми документів: актів, описів і електронних повідомлень, звітів, журналів реєстрації.
Наказ діє з дня опублікування.
