«Хит» общей системы: учет расходов предпринимателя

Платеж (затраты)

Учет в расходах

Дата записи в Книге

Графа Книги

1

2

3

4

Закупочная стоимость товаров

Да

На дату получения дохода (оплаты) от продажи этого товара. При условии, что товар оплачен предпринимателем

Графа 6

Примечание. Если товар продан частично, то в графе 6 приводится часть закупочной стоимости товара, соответствующая объему его продажи.

Это касается и продаваемых товаров, полученных в рамках договора комиссии (подкатегория 104.08 ЗІР Миндоходов).

Стоимость сырья и материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий (далее — ТМЦ), использованных для изготовления продукции, выполнения работ, предоставления услуг

Да

После получения дохода от продажи изготовленной продукции (выполненных работ, предоставленных услуг)

Графа 6

(стоимость потраченных на изготовление ТМЦ)

Примечание. Если используются материалы заказчика, то их стоимость не включается в расходы (в Книге не отражается).

Ввозная таможенная пошлина (при импорте товара)

Да

На дату получения дохода (оплаты) от продажи ввезенного товара. При условии, что пошлина уплачена

Графа 6

Расходы на доставку приобретенного товара на склад предпринимателя (договор с перевозчиком)

Да

На дату получения дохода (оплаты) от продажи соответствующего товара. При условии, что услуги оплачены и подписан акт предоставленных услуг

Графа 6

Примечание (в том числе к предыдущей статье расходов). Почему графа 6? Эти расходы связаны с приобретением товаров, поэтому считаем, что им место все-таки в гр. 6 по «третьему событию». В то же время не исключаем, что в гр. 6 контролеры могут захотеть видеть только материальную составляющую затрат, связанных с приобретением товаров (работ, услуг). То есть вариант с отражением таких расходов в гр. 8 тоже нельзя отвергать.

Внимание! Даже если вы будете отражать эти расходы в гр. 8, следите, чтобы в отчетном периоде предприниматель получил доходы от продажи соответствующих товаров (работ, услуг).

Заработная плата и иные выплаты работникам, предусмотренные трудовым договором

Да

В день выплаты зарплаты

Графа 7 (записывается «грязная» зарплата, без вычета НДФЛ и ЕВС)

Важно. Удержанные с зарплаты работников суммы НДФЛ и ЕВС «снизу» (3,6 %) при их перечислении дополнительно в расходы предпринимателя не включаются.

ЕВС, начисленный на зарплату работников (по ставкам 36,76 — 49,70 %)

Да

В день перечисления ЕВС на счета органов Миндоходов

Графа 7

Расходы на командировку работников

Да

В день фактической компенсации расходов работника по возвращении из командировки и составлении отчета об использованных средствах на командировку и под отчет (его обновленную форму найдете в «БН», 2014, № 5, с. 47)

Графа 8

Примечание. Эти расходы учитываются при наличии оригиналов подтверждающих документов (транспортных билетов, в том числе электронных, документа об оплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.).

Суточные в 2014 году можно учитывать в расходах в сумме не более 243,60 грн. х количество дней командировки при командировках в пределах Украины, 913,50 грн. — при загранкомандировках.

Расходы на командировку самого работника

Нет

В Книге не отражаются

Примечание. Налоговики не разрешают отражать такие затраты (категория 104.05 ЗІР Миндоходов).

Мы считаем, что при наличии подтверждающих документов и связи поездки с хозяйственной деятельностью предпринимателя эти затраты можно попытаться отстоять в судебном порядке. Согласно п.п. 140.1.7 НКУ в расходы можно включать затраты на командировку не только лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком, но и членов руководящих органов налогоплательщика.

НДФЛ, уплачиваемый предпринимателем за себя (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года)

Нет

В Книге не отражается

ЕВС, уплаченный предпринимателем «за себя», т. е. с чистого дохода (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года)

Да

В день перечисления ЕВС на счет органа Миндоходов

Графа 8

Примечание. В расходы можно включить сумму ЕВС, уплаченную в течение отчетного года в виде авансовых платежей, и сумму доплаты ЕВС по итогам года (категория 104.05 ЗІР Миндоходов).

Уплата сбора за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (плата за патент)

Нет

В Книге не отражается

На сумму оплаченных в отчетном году патентов предприниматель по итогам года уменьшает в декларации налоговое обязательство по НДФЛ (подробнее о заполнении Декларации — в «БН», 2014, № 3, с. 35)

Лицензии и другие специальные разрешения, выданные госорганами для осуществления хозяйственной деятельности

Нет

В Книге не отражаются

Такие расходы не являются операционными (п.п. «ж» п.п. 138.10.6 НКУ), поэтому их нельзя учесть в составе расходов (категория 104.05 ЗІР Миндоходов)

Стоимость основных средств (ОС) и необоротных активов (НА), приобретенных для ведения хозяйственной деятельности

Да, но налоговики против

Если готовы судиться, то ежемесячно на основании ведомости (расчета) амортотчислений

Графа 8

По устоявшемуся мнению Миндоходов, физлица-предприниматели не имеют права начислять амортизацию (не ведут бухучет), а значит, не вправе отражать такие расходы (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов). Запрет они распространяют и на МНМА, т. е. материальные ценности со сроком службы более 1 года и стоимостью менее 2500 грн. (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов).

Наше мнение. Расходы на приобретение ОС и НА действительно прямо нельзя включать в расходы предпринимателя согласно п.п. 139.1.5 НКУ. Однако такие затраты должны включаться в расходы в виде амортизационных отчислений (пп. 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 и 138.10.4 НКУ). Это операционные расходы. Жаль, что налоговики этого «в упор» видеть не хотят. И доказывать им это придется в админсуде.

Расходы на приобретение материальных ценностей сроком службы менее 1 года и стоимостью менее 2500 грн.

Да

По «второму событию» — после фактического получения и оплаты

Графа 8

Не спорят с этим и миндоходовцы (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов)

Расходы на содержание, эксплуатацию ОС (отопление, освещение, водоснабжение, водоотведение и другие услуги)

Да

По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта приемки-передачи предоставленных услуг

Графа 8

Расходы на аренду ОС и НА

Да

По «второму событию» — на дату уплаты денежных средств арендодателю или подписания акта предоставленных арендных услуг

Графа 8

При аренде имущества у физических лиц — непредпринимателей в расходы включается полная сумма арендной платы (с учетом НДФЛ), хотя выплата осуществляется за вычетом НДФЛ

Расходы на дезинфекцию хозяйственных помещений

Да

По «второму событию» — либо на дату фактического получения услуг, либо на дату их оплаты

Графа 8

Расходы на приобретение ГСМ (в том числе для легковых автомобилей)

Да

По «второму событию» — фактическому получению ГСМ или их оплате

Графа 8

Списание ГСМ осуществляется исходя из данных о пробеге автомобиля (например, на основании путевых листов/их «заменителей», ведомости расхода ГСМ) и Норм № 43.

Примечание. Если предприниматель предоставляет услуги по перевозке, то стоимость ГСМ следует отражать в графе 6 Книги после получения оплаты за перевозку, в которой были использованы эти ГСМ.

Расходы на запчасти, шины и техобслуживание автомобиля (в том числе легкового)

Да, но налоговики против

Если готовы судиться, то по «второму событию» — фактическому получению таких ТМЦ или их оплате

Графа 8

По мнению контролеров, эти расходы не являются операционными, поэтому их учитывать нельзя (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов).

Мы не согласны. В соответствии с п.п. 138.10.2 НКУ расходы на содержание ОС, а значит, и затраты на техобслуживание автомобиля включаются в состав операционных расходов.

Примечание. Включить в расходы затраты на замену аккумуляторов и шин можно, только если замена происходит в пределах норм, установленных Нормами № 420 (подробнее см. в «БН», 2013, № 37, с. 35). Если сверх установленных норм, то  это ремонт, а не техобслуживание. Соответственно, учесть эти расходы будет еще сложнее.

Расходы на ремонт ОС, используемых в хозяйственной деятельности

Да, но налоговики против

Если готовы противостоять позиции проверяющих: в расходы можно включать стоимость ремонта, не превышающую 10 % от балансовой (остаточной) стоимости всех ОС на начало года (затраты учитываются по «второму событию») (сумма сверх 10 % лимита относится на увеличение балансовой (остаточной) стоимости отремонтированного ОС (п. 146.11 НКУ)

Графа 8

Налоговики не разрешают предпринимателям учитывать данные расходы, поскольку для их определения нужно оперировать бухгалтерскими понятиями «амортизация» и «балансовая стоимость основных средств» (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов).

Наша позиция. Такие расходы относятся к операционным и прямо указаны в пп. 138.8.5, 138.10.2 и 138.10.3 НКУ. Однако при отражении таких расходов будьте готовы к спору с проверяющими.

Расходы на страхование ОС хозяйственного назначения

Да,

но налоговики против

Если готовы спорить, то на дату уплаты страховых платежей

Графа 8

Налоговики считают, что такие расходы не являются операционными, так как указаны в п.п. 140.1.6 НКУ (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов).

Наша позиция. Такие расходы относятся к операционным и прямо указаны в пп. 138.8.5, 138.10.2 и 138.10.3 НКУ. Предприниматель вправе учесть эти затраты.

Налоговики против включения в расходы затрат на страхование транспортного средства (полное КАСКО) (подраздел 104.05 ЗІР Миндоходов). Учитывая, что в состав данного вида страхования входит, в частности, страхование гражданской ответственности водителя, включать эти суммы в расходы небезопасно.

Расходы на страхование автогражданской ответственности водителя

Нет

В Книге не отражаются

Расходы на охрану труда и технику безопасности, понесенные согласно законодательству

Да

По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на дату фактического получения ТМЦ (работ, услуг)

Графа 8

Перечень мероприятий по охране труда, финансирование которых можно отнести на расходы, приведен в Перечне № 994.

Расходы, связанные с подтверждением соответствия продукции, систем качества или систем управления качеством/персоналом, систем экологического управления согласно Закону № 2406

Да

По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на день получения декларации о соответствии (сертификата соответствия)

Графа 8

Если декларация о соответствии оформляется на партию импортируемого товара, то таким расходам, на наш взгляд, место в графе 6 Книги.

Недостачи в производстве, недостачи и потери от порчи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли

Да

На дату обнаружения недостачи (т. е. оформления документа о потере или недостаче, например, акта списания в произвольной форме)

Графа 8

Недостачи и потери сверх норм естественной убыли не включаются в расходы предпринимателя.

При определении норм руководствуемся действующими на данный момент нормативами, изданными в пору СССР (например, Нормы № 75)

Вознаграждение, выплаченное за консультационные, информационные, аудиторские и иные услуги, необходимые для осуществления деятельности (в том числе оплата за участие работников в конференциях и семинарах для получения указанных услуг)

Да

По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на дату подписания акта предоставленных услуг

Графа 8

Расходы на оплату услуг связи (почта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, мобильная связь и т. п.) в рамках хозяйственной деятельности предпринимателя

Да

По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на день подписания акта предоставленных услуг (выставления счета)

Графа 8

Налоговики не против расходов на оплату услуг мобильной связи, однако при этом они требуют наличия подтверждающих документов (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов): договоры на подключение, другие соглашения, счета-фактуры; в случае контрактного подключения — детализированные счета от оператора с указанием номеров абонентов и времени их разговоров; журналы учета звонков с указанием целей звонков и их продол- жительности по каждому номеру — если подключение осуществляется путем приобретения карточек; ежемесячные письменные отчеты.

Что касается стационарного телефона в арендуемом помещении, то налоговики признают эти затраты, если предприниматель временно (на срок аренды) переоформил на себя договор на получение услуг связи

Расходы на урегулирование споров в судах

Да

В момент уплаты денежных средств

Графа 8

Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой административные расходы (п.п. 138.10.2 НКУ)

Плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков

Да

В момент снятия денежных средств со счета предпринимателя на основании банковской выписки

Графа 8

Изготовление печатей и штампов

Да

По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта выполненных работ/предоставленных услуг

Графа 8

Расходы на упаковочные материалы для затаривания товаров на складах

Да

По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания расходной накладной/акта выполненных работ (предоставленных услуг)

Графа 8

Расходы на ремонт тары

Да

По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг по ремонту

Графа 8

Расходы на рекламу и исследование рынка (маркетинг), на предпродажную подготовку товаров

Да

По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг

Графа 8

Внимание! В состав расходов не включаются в полном объеме расходы, понесенные (начисленные) в отчетном периоде в связи с приобретением у нерезидента услуг (работ) по консалтингу, маркетингу, рекламе в случае, если лицо, в пользу которого осуществляются соответствующие платежи, является нерезидентом, имеющим офшорный статус (п.п. 139.1.13 НКУ).

Расходы на транспортировку, перевалку и страхование товаров, транспортно-экспедиционные и иные услуги, связанные с доставкой продукции покупателям

Да

По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг

Графа 8

Расходы на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание

Да

В день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг (на последнюю из двух дат)

Графа 8

Налоговики запрещают включать в расходы стоимость гарантийного ремонта (обслуживания) товаров, проданных юрлицам, так как на такую категорию покупателей (юрлица) не распространяются требования Закона о защите прав потребителей

Иные расходы, связанные со сбытом товара (например, подарки покупателям, участие в выставках, ярмарках)

Да

В момент фактического осуществления (при условии, что они оплачены предпринимателем)

Графа 8

Расходы на организацию презентаций, праздников, раздачу подарков включаются в расходы, только если они осуществляются в рамках рекламных мероприятий, что должно быть подтверждено документально

Суммы налогов и сборов, начисленных согласно НКУ, а также другие платежи, установленные законодательными актами (т. е. законами)

Да

В момент уплаты денежных средств

Графа 8

За исключением некоторых налогов, а именно:

• НДС в стоимости купленных товаров (работ, услуг) (при этом, если предприниматель не является плательщиком НДС, суммы этого налога он может включать в расходы);

• НДФЛ — как удержанный с работников, так и уплаченный предпринимателем за себя;

• сбор за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (патент)

Пеня, штрафы и неустойки, уплачиваемые по решению сторон договора или по решению суда

Нет

В Книге не отражаются

Расходы на информационное обеспечение хозяйственной деятельности предпринимателя, в том числе по вопросам законодательства

(приобретение литературы, оплата интернет-услуг, подписка на специализированные периодические издания)

Да

В момент уплаты денежных средств

Графа 8

Если оплата осуществляется авансом (например, подписка на периодические издания), ее лучше включать в расходы не сразу, а постепенно, частями: в конце каждого месяца — сумму, соответствующую стоимости периодики за один месяц

Расходы, осуществленные в текущем году:

• по которым были утрачены документы, но до конца года они нашлись или восстановлены;

• которые ошибочно не были учтены

Да

В момент восстановления документов или обнаружения ошибки

Графы 6, 7 или 8

Такие платежи представляют собой производственные, административные, сбытовые или прочие операционные расходы (пп. 138.1 и 138.11 НКУ).

Они отражаются в общем порядке (так же, как если бы по ним не было утраты документов или ошибки)

Расходы на приобретение товаров (работ, услуг), понесенные в период работы на едином налоге

Да

На дату получения доходов (оплаты) от продажи товаров (работ, услуг)

Графа 6

Предприниматель отражает доходы от продажи товаров (работ, услуг) уже в период работы на общей системе, поэтому он имеет право учесть и понесенные в связи с этим расходы при наличии подтверждающих документов (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов)

Возврат товаров/работ/услуг поставщикам или подрядчикам (исполнителям)

Расходы уменьшаются

В момент возврата товаров/работ/услуг

Графа 6 или 8

(со знаком «-»)