«Хит» общей системы: учет расходов предпринимателя
Предприниматель-общесистемщик «в ответе» за свои расходы. Ведь здесь прямая связь с размером обязательств по НДФЛ и ЕВС.
Одновременно тема учета этих расходов с давних времен славится своей запутанностью.
Вопросы есть как по составу расходов, так и по моменту их признания (отражения в Книге). Тем более, что с 01.01.14 г. полностью завершен переход на новую форму Книги, что, опять же, порождает новые сложности.
Сегодня мы, дабы облегчить вам жизнь, привели справочную таблицу по расходам, которая поможет и новичкам, и бывалым общесистемщикам.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», bn@id.factor.ua
«Расходные» правила
Начнем с базовых правил.
Расходы можно учесть (отразить в Книге*) при выполнении таких условий:
1) приобретенные товары (работы, услуги) фактически получены и оплачены, т. е. отражаем по «второму событию». Это касается накладных затрат (которые нельзя напрямую увязать с доходом от продажи товаров (работ, услуг) (категория 104.05 ЗІР Миндоходов);
2) расходы, непосредственно связанные с получением дохода, помимо того, что они должны быть фактически получены и оплачены, включаются в расходы «по третьему событию»: при получении дохода от продажи товаров (работ, услуг). Как правило, это касается материальной составляющей затрат на приобретение или изготовление товаров (работ, услуг);
3) расходы могут уменьшить налогооблагаемый доход, только если они включаются в состав расходов операционной деятельности в соответствии с разделом III НКУ (п. 177.4 НКУ). Напомним, что здесь приводятся налоговые расходы, которые могут учесть предприятия — плательщики налога на прибыль.
* С правилами заполнения новой формы Книги вы можете ознакомиться в статьях «Книга предпринимателя-общесистемщика: здравствуй, новая форма» // «БН», 2013, № 43, с. 42, «Миндоходов «нажало на тормоза»: ФЛП на общей системе могут вести старую Книгу до конца года» // «БН», 2013, № 46, с. 37.
Обратите внимание: в отличие от предприятия, предприниматель-общесистемщик может учесть не все предусмотренные разделом III НКУ расходы, а только те из них, которые являются операционными.
Операционные расходы включают:
• расходы в виде себестоимости товаров (работ, услуг), которые определяются с учетом пп. 138.2, 138.11, 140.2 — 140.5, ст. 142 и 143 НКУ и других статей НКУ, прямо определяющих особенности формирования расходов налогоплательщика;
• прочие расходы операционной деятельности, которые определяются согласно пп. 138.4, 138.6 — 138.9, пп. 138.10.2 — 138.10.4, п. 138.11 НКУ.
Внимание! Финансовые расходы (п.п. 138.10.5 НКУ) и прочие расходы от обычной деятельности (п.п. 138.10.6 и п. 138.12 НКУ) запрещены для учета предпринимателем. В Книге такие расходы он не отражает.
Плательщикам НДС. Если предприниматель является плательщиком НДС, суммы входного НДС не включаются в расходы.
Помните: предприниматель обязан в гр. 5 Книги приводить документ, подтверждающий расходы. Такой документ должен удостоверять факт оплаты товаров (работ, услуг). Им может быть: платежное поручение, приходный кассовый ордер, квитанция, фискальный чек, акт закупки (выполненных работ, предоставленных услуг) (п.п. 5 п. 6 Порядка № 481). Акты помогут предпринимателю, если в них есть информация об оплате (например, стоит штамп «Оплачено»). В других случаях, помимо акта, нужен документ об оплате.
Расходы предпринимателя-общесистемщика
| Платеж (затраты) | Учет в расходах | Дата записи в Книге | Графа Книги |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Закупочная стоимость товаров | Да | На дату получения дохода (оплаты) от продажи этого товара. При условии, что товар оплачен предпринимателем | Графа 6 |
| Примечание. Если товар продан частично, то в графе 6 приводится часть закупочной стоимости товара, соответствующая объему его продажи. Это касается и продаваемых товаров, полученных в рамках договора комиссии (подкатегория 104.08 ЗІР Миндоходов). | |||
| Стоимость сырья и материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий (далее — ТМЦ), использованных для изготовления продукции, выполнения работ, предоставления услуг | Да | После получения дохода от продажи изготовленной продукции (выполненных работ, предоставленных услуг) | Графа 6 (стоимость потраченных на изготовление ТМЦ) |
| Примечание. Если используются материалы заказчика, то их стоимость не включается в расходы (в Книге не отражается). | |||
| Ввозная таможенная пошлина (при импорте товара) | Да | На дату получения дохода (оплаты) от продажи ввезенного товара. При условии, что пошлина уплачена | Графа 6 |
| Расходы на доставку приобретенного товара на склад предпринимателя (договор с перевозчиком) | Да | На дату получения дохода (оплаты) от продажи соответствующего товара. При условии, что услуги оплачены и подписан акт предоставленных услуг | Графа 6 |
| Примечание (в том числе к предыдущей статье расходов). Почему графа 6? Эти расходы связаны с приобретением товаров, поэтому считаем, что им место все-таки в гр. 6 по «третьему событию». В то же время не исключаем, что в гр. 6 контролеры могут захотеть видеть только материальную составляющую затрат, связанных с приобретением товаров (работ, услуг). То есть вариант с отражением таких расходов в гр. 8 тоже нельзя отвергать. Внимание! Даже если вы будете отражать эти расходы в гр. 8, следите, чтобы в отчетном периоде предприниматель получил доходы от продажи соответствующих товаров (работ, услуг). | |||
| Заработная плата и иные выплаты работникам, предусмотренные трудовым договором | Да | В день выплаты зарплаты | Графа 7 (записывается «грязная» зарплата, без вычета НДФЛ и ЕВС) |
| Важно. Удержанные с зарплаты работников суммы НДФЛ и ЕВС «снизу» (3,6 %) при их перечислении дополнительно в расходы предпринимателя не включаются. | |||
| ЕВС, начисленный на зарплату работников (по ставкам 36,76 — 49,70 %) | Да | В день перечисления ЕВС на счета органов Миндоходов | Графа 7 |
| Расходы на командировку работников | Да | В день фактической компенсации расходов работника по возвращении из командировки и составлении отчета об использованных средствах на командировку и под отчет (его обновленную форму найдете в «БН», 2014, № 5, с. 47) | Графа 8 |
| Примечание. Эти расходы учитываются при наличии оригиналов подтверждающих документов (транспортных билетов, в том числе электронных, документа об оплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.). Суточные в 2014 году можно учитывать в расходах в сумме не более 243,60 грн. х количество дней командировки при командировках в пределах Украины, 913,50 грн. — при загранкомандировках. | |||
| Расходы на командировку самого работника | Нет | В Книге не отражаются | |
| Примечание. Налоговики не разрешают отражать такие затраты (категория 104.05 ЗІР Миндоходов). Мы считаем, что при наличии подтверждающих документов и связи поездки с хозяйственной деятельностью предпринимателя эти затраты можно попытаться отстоять в судебном порядке. Согласно п.п. 140.1.7 НКУ в расходы можно включать затраты на командировку не только лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком, но и членов руководящих органов налогоплательщика. | |||
| НДФЛ, уплачиваемый предпринимателем за себя (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года) | Нет | В Книге не отражается | |
| ЕВС, уплаченный предпринимателем «за себя», т. е. с чистого дохода (авансовые платежи и окончательный расчет по итогам года) | Да | В день перечисления ЕВС на счет органа Миндоходов | Графа 8 |
| Примечание. В расходы можно включить сумму ЕВС, уплаченную в течение отчетного года в виде авансовых платежей, и сумму доплаты ЕВС по итогам года (категория 104.05 ЗІР Миндоходов). | |||
| Уплата сбора за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (плата за патент) | Нет | В Книге не отражается | |
| На сумму оплаченных в отчетном году патентов предприниматель по итогам года уменьшает в декларации налоговое обязательство по НДФЛ (подробнее о заполнении Декларации — в «БН», 2014, № 3, с. 35) | |||
| Лицензии и другие специальные разрешения, выданные госорганами для осуществления хозяйственной деятельности | Нет | В Книге не отражаются | |
| Такие расходы не являются операционными (п.п. «ж» п.п. 138.10.6 НКУ), поэтому их нельзя учесть в составе расходов (категория 104.05 ЗІР Миндоходов) | |||
| Стоимость основных средств (ОС) и необоротных активов (НА), приобретенных для ведения хозяйственной деятельности | Да, но налоговики против | Если готовы судиться, то ежемесячно на основании ведомости (расчета) амортотчислений | Графа 8 |
| По устоявшемуся мнению Миндоходов, физлица-предприниматели не имеют права начислять амортизацию (не ведут бухучет), а значит, не вправе отражать такие расходы (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов). Запрет они распространяют и на МНМА, т. е. материальные ценности со сроком службы более 1 года и стоимостью менее 2500 грн. (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов). Наше мнение. Расходы на приобретение ОС и НА действительно прямо нельзя включать в расходы предпринимателя согласно п.п. 139.1.5 НКУ. Однако такие затраты должны включаться в расходы в виде амортизационных отчислений (пп. 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 и 138.10.4 НКУ). Это операционные расходы. Жаль, что налоговики этого «в упор» видеть не хотят. И доказывать им это придется в админсуде. | |||
| Расходы на приобретение материальных ценностей сроком службы менее 1 года и стоимостью менее 2500 грн. | Да | По «второму событию» — после фактического получения и оплаты | Графа 8 |
| Не спорят с этим и миндоходовцы (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов) | |||
| Расходы на содержание, эксплуатацию ОС (отопление, освещение, водоснабжение, водоотведение и другие услуги) | Да | По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта приемки-передачи предоставленных услуг | Графа 8 |
| Расходы на аренду ОС и НА | Да | По «второму событию» — на дату уплаты денежных средств арендодателю или подписания акта предоставленных арендных услуг | Графа 8 |
| При аренде имущества у физических лиц — непредпринимателей в расходы включается полная сумма арендной платы (с учетом НДФЛ), хотя выплата осуществляется за вычетом НДФЛ | |||
| Расходы на дезинфекцию хозяйственных помещений | Да | По «второму событию» — либо на дату фактического получения услуг, либо на дату их оплаты | Графа 8 |
| Расходы на приобретение ГСМ (в том числе для легковых автомобилей) | Да | По «второму событию» — фактическому получению ГСМ или их оплате | Графа 8 |
| Списание ГСМ осуществляется исходя из данных о пробеге автомобиля (например, на основании путевых листов/их «заменителей», ведомости расхода ГСМ) и Норм № 43. Примечание. Если предприниматель предоставляет услуги по перевозке, то стоимость ГСМ следует отражать в графе 6 Книги после получения оплаты за перевозку, в которой были использованы эти ГСМ. | |||
| Расходы на запчасти, шины и техобслуживание автомобиля (в том числе легкового) | Да, но налоговики против | Если готовы судиться, то по «второму событию» — фактическому получению таких ТМЦ или их оплате | Графа 8 |
| По мнению контролеров, эти расходы не являются операционными, поэтому их учитывать нельзя (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов). Мы не согласны. В соответствии с п.п. 138.10.2 НКУ расходы на содержание ОС, а значит, и затраты на техобслуживание автомобиля включаются в состав операционных расходов. Примечание. Включить в расходы затраты на замену аккумуляторов и шин можно, только если замена происходит в пределах норм, установленных Нормами № 420 (подробнее см. в «БН», 2013, № 37, с. 35). Если сверх установленных норм, то это ремонт, а не техобслуживание. Соответственно, учесть эти расходы будет еще сложнее. | |||
| Расходы на ремонт ОС, используемых в хозяйственной деятельности | Да, но налоговики против | Если готовы противостоять позиции проверяющих: в расходы можно включать стоимость ремонта, не превышающую 10 % от балансовой (остаточной) стоимости всех ОС на начало года (затраты учитываются по «второму событию») (сумма сверх 10 % лимита относится на увеличение балансовой (остаточной) стоимости отремонтированного ОС (п. 146.11 НКУ) | Графа 8 |
| Налоговики не разрешают предпринимателям учитывать данные расходы, поскольку для их определения нужно оперировать бухгалтерскими понятиями «амортизация» и «балансовая стоимость основных средств» (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов). Наша позиция. Такие расходы относятся к операционным и прямо указаны в пп. 138.8.5, 138.10.2 и 138.10.3 НКУ. Однако при отражении таких расходов будьте готовы к спору с проверяющими. | |||
| Расходы на страхование ОС хозяйственного назначения | Да, но налоговики против | Если готовы спорить, то на дату уплаты страховых платежей | Графа 8 |
| Налоговики считают, что такие расходы не являются операционными, так как указаны в п.п. 140.1.6 НКУ (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов). Наша позиция. Такие расходы относятся к операционным и прямо указаны в пп. 138.8.5, 138.10.2 и 138.10.3 НКУ. Предприниматель вправе учесть эти затраты. Налоговики против включения в расходы затрат на страхование транспортного средства (полное КАСКО) (подраздел 104.05 ЗІР Миндоходов). Учитывая, что в состав данного вида страхования входит, в частности, страхование гражданской ответственности водителя, включать эти суммы в расходы небезопасно. | |||
| Расходы на страхование автогражданской ответственности водителя | Нет | В Книге не отражаются | |
| Расходы на охрану труда и технику безопасности, понесенные согласно законодательству | Да | По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на дату фактического получения ТМЦ (работ, услуг) | Графа 8 |
| Перечень мероприятий по охране труда, финансирование которых можно отнести на расходы, приведен в Перечне № 994. | |||
| Расходы, связанные с подтверждением соответствия продукции, систем качества или систем управления качеством/персоналом, систем экологического управления согласно Закону № 2406 | Да | По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на день получения декларации о соответствии (сертификата соответствия) | Графа 8 |
| Если декларация о соответствии оформляется на партию импортируемого товара, то таким расходам, на наш взгляд, место в графе 6 Книги. | |||
| Недостачи в производстве, недостачи и потери от порчи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли | Да | На дату обнаружения недостачи (т. е. оформления документа о потере или недостаче, например, акта списания в произвольной форме) | Графа 8 |
| Недостачи и потери сверх норм естественной убыли не включаются в расходы предпринимателя. При определении норм руководствуемся действующими на данный момент нормативами, изданными в пору СССР (например, Нормы № 75) | |||
| Вознаграждение, выплаченное за консультационные, информационные, аудиторские и иные услуги, необходимые для осуществления деятельности (в том числе оплата за участие работников в конференциях и семинарах для получения указанных услуг) | Да | По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на дату подписания акта предоставленных услуг | Графа 8 |
| Расходы на оплату услуг связи (почта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, мобильная связь и т. п.) в рамках хозяйственной деятельности предпринимателя | Да | По «второму событию» — либо на день уплаты денежных средств, либо на день подписания акта предоставленных услуг (выставления счета) | Графа 8 |
| Налоговики не против расходов на оплату услуг мобильной связи, однако при этом они требуют наличия подтверждающих документов (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов): договоры на подключение, другие соглашения, счета-фактуры; в случае контрактного подключения — детализированные счета от оператора с указанием номеров абонентов и времени их разговоров; журналы учета звонков с указанием целей звонков и их продол- жительности по каждому номеру — если подключение осуществляется путем приобретения карточек; ежемесячные письменные отчеты. Что касается стационарного телефона в арендуемом помещении, то налоговики признают эти затраты, если предприниматель временно (на срок аренды) переоформил на себя договор на получение услуг связи | |||
| Расходы на урегулирование споров в судах | Да | В момент уплаты денежных средств | Графа 8 |
| Такие платежи относятся к операционным расходам и представляют собой административные расходы (п.п. 138.10.2 НКУ) | |||
| Плата за расчетно-кассовое обслуживание и другие услуги банков | Да | В момент снятия денежных средств со счета предпринимателя на основании банковской выписки | Графа 8 |
| Изготовление печатей и штампов | Да | По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта выполненных работ/предоставленных услуг | Графа 8 |
| Расходы на упаковочные материалы для затаривания товаров на складах | Да | По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания расходной накладной/акта выполненных работ (предоставленных услуг) | Графа 8 |
| Расходы на ремонт тары | Да | По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг по ремонту | Графа 8 |
| Расходы на рекламу и исследование рынка (маркетинг), на предпродажную подготовку товаров | Да | По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг | Графа 8 |
| Внимание! В состав расходов не включаются в полном объеме расходы, понесенные (начисленные) в отчетном периоде в связи с приобретением у нерезидента услуг (работ) по консалтингу, маркетингу, рекламе в случае, если лицо, в пользу которого осуществляются соответствующие платежи, является нерезидентом, имеющим офшорный статус (п.п. 139.1.13 НКУ). | |||
| Расходы на транспортировку, перевалку и страхование товаров, транспортно-экспедиционные и иные услуги, связанные с доставкой продукции покупателям | Да | По «второму событию» — в день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг | Графа 8 |
| Расходы на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание | Да | В день уплаты денежных средств или подписания акта предоставленных услуг (на последнюю из двух дат) | Графа 8 |
| Налоговики запрещают включать в расходы стоимость гарантийного ремонта (обслуживания) товаров, проданных юрлицам, так как на такую категорию покупателей (юрлица) не распространяются требования Закона о защите прав потребителей | |||
| Иные расходы, связанные со сбытом товара (например, подарки покупателям, участие в выставках, ярмарках) | Да | В момент фактического осуществления (при условии, что они оплачены предпринимателем) | Графа 8 |
| Расходы на организацию презентаций, праздников, раздачу подарков включаются в расходы, только если они осуществляются в рамках рекламных мероприятий, что должно быть подтверждено документально | |||
| Суммы налогов и сборов, начисленных согласно НКУ, а также другие платежи, установленные законодательными актами (т. е. законами) | Да | В момент уплаты денежных средств | Графа 8 |
| За исключением некоторых налогов, а именно: • НДС в стоимости купленных товаров (работ, услуг) (при этом, если предприниматель не является плательщиком НДС, суммы этого налога он может включать в расходы); • НДФЛ — как удержанный с работников, так и уплаченный предпринимателем за себя; • сбор за осуществление некоторых видов предпринимательской деятельности (патент) | |||
| Пеня, штрафы и неустойки, уплачиваемые по решению сторон договора или по решению суда | Нет | В Книге не отражаются | |
| Расходы на информационное обеспечение хозяйственной деятельности предпринимателя, в том числе по вопросам законодательства (приобретение литературы, оплата интернет-услуг, подписка на специализированные периодические издания) | Да | В момент уплаты денежных средств | Графа 8 |
| Если оплата осуществляется авансом (например, подписка на периодические издания), ее лучше включать в расходы не сразу, а постепенно, частями: в конце каждого месяца — сумму, соответствующую стоимости периодики за один месяц | |||
| Расходы, осуществленные в текущем году: • по которым были утрачены документы, но до конца года они нашлись или восстановлены; • которые ошибочно не были учтены | Да | В момент восстановления документов или обнаружения ошибки | Графы 6, 7 или 8 |
| Такие платежи представляют собой производственные, административные, сбытовые или прочие операционные расходы (пп. 138.1 и 138.11 НКУ). Они отражаются в общем порядке (так же, как если бы по ним не было утраты документов или ошибки) | |||
| Расходы на приобретение товаров (работ, услуг), понесенные в период работы на едином налоге | Да | На дату получения доходов (оплаты) от продажи товаров (работ, услуг) | Графа 6 |
| Предприниматель отражает доходы от продажи товаров (работ, услуг) уже в период работы на общей системе, поэтому он имеет право учесть и понесенные в связи с этим расходы при наличии подтверждающих документов (подкатегория 104.05 ЗІР Миндоходов) | |||
| Возврат товаров/работ/услуг поставщикам или подрядчикам (исполнителям) | Расходы уменьшаются | В момент возврата товаров/работ/услуг | Графа 6 или 8 (со знаком «-») |
Документы и сокращения статьи
Закон № 2406 — Закон Украины «О подтверждении соответствия» от 17.05.01 г. № 2406-III.
Порядок № 481 — Порядок ведения Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, утвержденный приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481.
Перечень № 994 — Перечень мероприятий и средств по охране труда, затраты на осуществление и приобретение которых включаются в расходы, утвержденный постановлением КМУ от 27.06.03 г. № 994.
Нормы № 420 — Нормы эксплуатационного пробега автомобильных шин, утвержденные приказом Минтранса от 08.12.97 г. № 420.
Нормы № 43 — Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.
Нормы № 75 — Нормы естественной убыли продовольственных товаров, утвержденные приказом Минторга СССР от 26.03.80 г. № 75.
Книга — Книга учета доходов и расходов, которую ведут физические лица — предприниматели, кроме избравших упрощенную систему налогообложения.
ТМЦ — товарно-материальные ценности.
