«Хіт» загальної системи: облік витрат підприємця
Підприємець-загальносистемник «відповідає» за свої витрати. Адже тут прямий зв’язок із розміром зобов’язань з ПДФО і ЄВС.
Водночас тема обліку цих витрат віддавна славиться своєю заплутаністю.
Питання є як щодо складу витрат, так і щодо моменту їх визнання (відображення у Книзі). Тим паче, що з 01.01.14 р. повністю завершено перехід на нову форму Книги, що знову ж таки, зумовлює нові складнощі.
Сьогодні ми, щоб полегшити вам життя, навели довідкову таблицю за витратами, що допоможе і новачкам, і бувалим загальносистемникам.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» bn@id.factor.ua
«Витратні» правила
Почнемо з базових правил.
Витрати можна обліковувати (відобразити у Книзі*) за виконання таких умов:
1) придбані товари (роботи, послуги), фактично отримані та оплачені, тобто відображаємо за «другою подією». Це стосується накладних витрат (які не можна безпосередньо пов’язати з доходом від продажу товарів (робіт, послуг) (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів);
2) витрати, безпосередньо пов’язані з отриманням доходу, крім того, що вони мають бути фактично отримані та оплачені, уключаються до витрат «за третьою подією»: при отриманні доходу від продажу товарів (робіт, послуг). Як правило, це стосується матеріальної складової витрат на придбання або виготовлення товарів (робіт, послуг);
3) витрати можуть зменшити оподатковуваний дохід, тільки якщо вони включаються до складу витрат операційної діяльності відповідно до розділу III ПКУ (п. 177.4 ПКУ). Нагадаємо, що тут наводяться податкові витрати, які можуть обліковувати підприємства — платники податку на прибуток.
* З правилами заповнення нової форми Книги ви можете ознайомитися у статтях «Книга підприємця-загальносистемника: здрастуй, нова форма» // «БТ», 2013, № 43, с. 42, «Міндоходів «натиснуло на гальма»: ФОП на загальній системі можуть вести стару Книгу до кінця року» // «БТ», 2013, № 46, с. 37.
Зверніть увагу. На відміну від підприємства, підприємець-загальносистемник може облікувати не всі передбачені розділом III ПКУ витрати, а тільки ті з них, які є операційними.
Операційні витрати включають:
• витрати у вигляді собівартості товарів (робіт, послуг), що визначаються з урахуванням пп. 138.2, 138.11, 140.2 — 140.5, ст. 142 і 143 ПКУ та інших статей ПКУ, які прямо визначають особливості формування витрат платника податків;
• інші витрати операційної діяльності, які визначаються згідно з пп. 138.4, 138.6 — 138.9, пп. 138.10.2 — 138.10.4, п. 138.11 ПКУ.
Увага! Фінансові витрати (п.п. 138.10.5 ПКУ) та інші витрати звичайної діяльності (п.п. 138.10.6 і п. 138.12 ПКУ) заборонені для обліку підприємцем. У Книзі такі витрати він не відображає.
Платникам ПДВ. Якщо підприємець є платником ПДВ, суми вхідного ПДВ не включаються до витрат.
Пам’ятайте. Підприємець зобов’язаний у гр. 5 Книги наводити документ, що підтверджує понесені витрати. Такий документ повинен засвідчувати факт оплати товарів (робіт, послуг). Ним можуть бути платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) (п.п. 5 п. 6 Порядку № 481). Акти допоможуть підприємцю, якщо в них є інформація про оплату таких послуг (наприклад, стоїть штамп «Оплачено»). В інших випадках, крім акта, потрібен документ про оплату.
Витрати підприємця-загальносистемника
| Платіж (витрати) | Облік у витратах | Дата запису у Книзі | Графа Книги |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Закупівельна вартість товарів | Так | На дату отримання доходу (оплати) від продажу цього товару. За умови, що товар оплачено підприємцем | Графа 6 |
| Примітка. Якщо товар продано частково, то у графі 6 наводиться частина закупівельної вартості товару, що відповідає обсягу його продажу. Це стосується і товарів, що продаються, отриманих у рамках договору комісії (підкатегорія 104.08 ЗІР Міндоходів). | |||
| Вартість сировини та матеріалів, напівфабрикатів і комплектуючих виробів (далі — ТМЦ), використаних для виготовлення продукції, виконання робіт, надання послуг | Так | Після отримання доходу від продажу виготовленої продукції (виконаних робіт, наданих послуг) | Графа 6 (вартість витрачених на виготовлення ТМЦ) |
| Примітка. Якщо використовуються матеріали замовника, то їх вартість не включається до витрат (у Книзі не відображається). | |||
| Ввізне мито (при імпорті товару) | Так | На дату отримання доходу (оплати) від продажу ввезеного товару. За умови, що мито оплачено | Графа 6 |
| Витрати на доставку придбаного товару на склад підприємця (договір з перевізником) | Так | На дату отримання доходу (оплати) від продажу відповідного товару. За умови, що послуги оплачено та підписано акт наданих послуг | Графа 6 |
| Примітка (у тому числі до попередньої статті витрат). Чому графа 6? Ці витрати пов’язані з придбанням товарів, тому, вважаємо, що їм місце все ж таки у гр. 6 за «третьою подією». Водночас, не виключаємо, що у гр. 6 контролери бажатимуть бачити тільки матеріальну складову витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг). Тобто варіант з відображенням таких витрат у гр. 8 теж не можна відкидати. Увага! Навіть якщо ви відображатимете ці витрати у гр. 8, стежте, щоб у звітному періоді підприємець отримав доходи від продажу відповідних товарів (робіт, послуг). | |||
| Заробітна плата та інші виплати працівникам, передбачені трудовим договором | Так | У день виплати зарплати | Графа 7 (записується «грязна» зарплата, без вирахування ПДФО та ЄВС) |
| Важливо. Утримані із зарплати працівників суми ПДФО та ЄВС «знизу» (3,6 %) при їх перерахуванні додатково до витрат підприємця не включаються. | |||
| ЄВС, нарахований на зарплату працівників (за ставками 36,76 — 49,70 %) | Так | У день перерахування ЄВС на рахунки органів Міндоходів | Графа 7 |
| Витрати на відрядження працівників | Так | У день фактичної компенсації витрат працівника після повернення з відрядження і після складання звіту про використані кошти на відрядження і під звіт (його оновлену форму знайдете у «БТ», 2014, № 5, с. 47) | Графа 8 |
| Примітка. Ці витрати враховуються за наявності оригіналів підтверджуючих документів (транспортних квитків, у тому числі електронних, документа про сплату за всіма видами транспорту, у тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо). Добові у 2014 році можна враховувати у витратах у сумі не більше 243,60 грн. х кількість днів відрядження при відрядженнях у межах України, 913,50 грн. — при закордонних відрядженнях. | |||
| Витрати на відрядження самого працівника | Ні | У Книзі не відображаються | |
| Примітка. Податківці не дозволяють відображати такі витрати (категорія 104.05 ЗІР Міндоходів). Ми вважаємо, що за наявності підтверджуючих документів і зв’язку поїздки з господарською діяльністю підприємця ці витрати можна спробувати відстояти в судовому порядку. Згідно з п.п. 140.1.7 ПКУ до витрат можна включати витрати на відрядження не тільки осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником, а й членів керівних органів платника податків. | |||
| ПДФО, що сплачується підприємцем за себе (авансові платежі та остаточний розрахунок за підсумками року) | Ні | У Книзі не відображається | |
| ЄВС, сплачений підприємцем «за себе», тобто з чистого доходу (авансові платежі та остаточний розрахунок за підсумками року) | Так | У день перерахування ЄВС на рахунок органу Міндоходів | Графа 8 |
| Примітка. До витрат можна включити суму ЄВС, сплачену протягом звітного року у вигляді авансових платежів, та суму доплати ЄВС за підсумками року (категорія 104.05 ЗІР Міндоходів). | |||
| Сплата збору за здійснення деяких видів підприємницької діяльності (плата за патент) | Ні | У Книзі не відображається | |
| На суму сплачених у звітному році патентів підприємець за підсумками року зменшує в декларації податкове зобов’язання з ПДФО (детальніше про заповнення декларації — у «БТ», 2014, № 3, с. 35). | |||
| Ліцензії та інші спеціальні дозволи, видані держорганами для здійснення господарської діяльності | Ні | У Книзі не відображаються | |
| Такі витрати не є операційними (п.п. «ж» п.п. 138.10.6 ПКУ), тому їх не можна облікувати у складі витрат (категорія 104.05 ЗІР Міндоходів) | |||
| Вартість основних засобів (ОЗ) і необоротних активів (НА), придбаних для ведення господарської діяльності | Так, але податківці проти | Якщо готові судитися, то щомісячно на підставі відомості (розрахунку) амортвідрахувань (якщо підприємець готовий у суді відстоювати право на ці витрати) | Графа 8 |
| На усталену думку Міндоходів, фізособи-підприємці не мають права нараховувати амортизацію (не ведуть бухоблік), а отже, не мають права відображати такі витрати (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів). Заборону вони поширюють і на МНМА, тобто матеріальні цінності зі строком служби більше 1 року і вартістю менше 2500 грн. (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів). Наша думка. Витрати на придбання ОЗ і НА, дійсно, прямо не можна включати до витрат підприємця згідно з п.п. 139.1.5 ПКУ. Проте такі витрати мають уключатися до витрат у вигляді амортизаційних відрахувань (пп. 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 і 138.10.4 ПКУ). Це операційні витрати. Шкода, що податківці цього «впритул» бачити не хочуть. І доводити їм це доведеться в адмінсуді. | |||
| Витрати на придбання матеріальних цінностей строком служби менше 1 року і вартістю менше 2500 грн. | Так | За «другою подією» — після фактичного отримання та оплати | Графа 8 |
| Не сперечаються з цим і міндоходівці (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів). | |||
| Витрати на утримання, експлуатацію ОЗ (опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення та інші послуги) | Так | За «другою подією» — у день сплати грошових коштів або підписання акта прийняття-передачі наданих послуг | Графа 8 |
| Витрати на оренду ОЗ і НА | Так | За «другою подією» — на дату сплати грошових коштів орендодавцю або підписання акта наданих орендних послуг | Графа 8 |
| При оренді майна у фізичних осіб — не підприємців, до витрат уключається повна сума орендної плати (з врахуванням ПДФО), хоча виплата здійснюється за вирахуванням ПДФО. | |||
| Витрати на дезінфекцію господарських приміщень | Так | За «другою подією» — або на дату фактичного отримання послуг або на дату їх оплати | Графа 8 |
| Витрати на придбання ПММ (у тому числі для легкових автомобілів) | Так | За «другою подією» — фактичним отриманням ПММ чи їх оплатою | Графа 8 |
| Списання ПММ здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля (наприклад, на підставі подорожніх листів / їх «замінників», відомості витрати ПММ) і Норм № 43. Примітка. Якщо підприємець надає послуги перевезення, то вартість ПММ слід відображати у графі 6 Книг після отримання оплати за перевезення, в якому були використані ці ПММ. | |||
| Витрати на запчастини, шини та техобслуговування автомобіля (у тому числі легкового) | Так, але податківці проти | Якщо готові судитися, то за «другою подією» — фактичним отриманням таких ТМЦ чи їх оплатою | Графа 8 |
| На думку контролерів, ці витрати не є операційними, тому їх обліковувати не можна (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів). Ми не згодні. Відповідно до п.п. 138.10.2 ПКУ витрати на утримання ОЗ, а отже, і витрати на техобслуговування автомобіля включаються до складу операційних витрат. Примітка. Уключити до витрат витрати на заміну акумуляторів і шин можна, тільки якщо заміна відбувається в межах норм, установлених Нормами № 420 (детальніше див. у «БТ», 2013, № 37, с. 35). Якщо понад установлені норми, то такі витрати є ремонтом, а не техобслуговуванням. Відповідно, обліковувати ці витрати буде ще складніше | |||
| Витрати на ремонт ОЗ, що використовуються в господарській діяльності | Так, але податківці проти | Якщо готові протистояти позиції перевіряючих: до витрат можна включати вартість ремонту, що не перевищує 10 % від балансової (залишкової) вартості всіх ОЗ на початок року (витрати обліковуються за «другою подією»), сума понад 10-відсотковий ліміт відноситься на збільшення балансової (залишкової) вартості відремонтованого ОЗ (п. 146.11 ПКУ) | Графа 8 |
| Податківці не дозволяють підприємцям обліковувати ці витрати, оскільки для їх визначення потрібно оперувати бухгалтерськими поняттями «амортизація» та «балансова вартість основних засобів» (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів). Наша позиція. Такі витрати належать до операційних і прямо зазначені в пп. 138.8.5, 138.10.2 і 138.10.3 ПКУ. Проте при відображенні таких витрат будьте готові до спору з перевіряючими. | |||
| Витрати на страхування ОЗ господарського призначення | Так , але податківці проти | Якщо готові сперечатися, то на дату сплати страхових платежів | Графа 8 |
| Податківці вважають, що такі витрати не є операційними, оскільки зазначені в п.п. 140.1.6 ПКУ (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів). Наша позиція. Такі витрати належать до операційних і прямо зазначені в пп. 138.8.5, 138.10.2 і 138.10.3 ПКУ. Підприємець має право облікувати ці витрати. Податківці проти включення до витрат витрат на страхування транспортного засобу (повне КАСКО) (підрозділ 104.05 ЗІР Міндоходів). Ураховуючи, що до складу цього виду страхування входить у тому числі страхування цивільної відповідальності водія, уключати ці суми до витрат небезпечно | |||
| Витрати на страхування автоцивільної відповідальності водія | Ні | У Книзі не відображаються | |
| Витрати на охорону праці та техніку безпеки, понесені згідно із законодавством | Так | За другою подією — або на день сплати грошових коштів, або на дату фактичного отримання ТМЦ (робіт, послуг) | Графа 8 |
| Перелік заходів щодо охорони праці, фінансування яких можна віднести на витрати, наведений у Переліку № 994. | |||
| Витрати, пов’язані з підтвердженням відповідності продукції, систем якості або систем управління якістю/персоналом, систем екологічного управління згідно із Законом № 2406 | Так | За «другою подією» — або на день сплати грошових коштів або отримання декларації про відповідність (сертифіката відповідності) | Графа 8 |
| Якщо декларація про відповідність оформляється на партію товару, що імпортується, то таким витратам, на наш погляд, місце у графі 6 Книги. | |||
| Нестачі у виробництві, нестачі та втрати від псування матеріальних цінностей у межах норм природного убутку | Так | На дату виявлення нестачі (тобто оформлення документа про втрату або нестачу, наприклад, акта списання в довільній формі) | Графа 8 |
| Нестачі та втрати понад норми природного убутку не включаються до витрат підприємця. При визначенні норм керуємося чинними наразі нормативами, виданими за часів СРСР (наприклад, Норми № 75). | |||
| Винагорода, виплачена за консультаційні, інформаційні, аудиторські та інші послуги, необхідні для здійснення діяльності (у тому числі оплата за участь працівників у конференціях і семінарах для отримання зазначених послуг) | Так | За «другою подією» — або на день сплати грошових коштів, або на дату підписання акта наданих послуг | Графа 8 |
| Витрати на оплату послуг зв’язку (пошта, телеграф, телефон, телекс, телефакс, мобільний зв’язок тощо) у межах господарської діяльності підприємця | Так | За «другою подією» — або на день сплати грошових коштів чи підписання акта наданих послуг (виставляння рахунка) | Графа 8 |
| Податківці не проти витрат на оплату послуг мобільного зв’язку, проте при цьому вони вимагають наявність підтверджуючих документів (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів): договори на підключення, інші угоди, рахунки-фактури; у разі контрактного підключення — деталізовані рахунки від оператора із зазначенням номерів абонентів і часу їх розмов; журнали обліку дзвінків із зазначенням мети дзвінків та їх тривалості за кожним номером — якщо підключення здійснюється шляхом придбання карток; щомісячні письмові звіти. Що стосується стаціонарного телефону в орендованому приміщенні, то податківці визнають ці витрати, якщо підприємець тимчасово (на строк оренди) переоформив на себе договір на отримання послуг зв’язку. | |||
| Витрати на врегулювання спорів у судах | Так | У момент оплати грошових коштів | Графа 8 |
| Такі платежі належать до операційних витрат і є адміністративними витратами (п.п. 138.10.2 ПКУ) | |||
| Плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків | Так | У момент зняття грошових коштів з рахунка підприємця на підставі банківської виписки | Графа 8 |
| Виготовлення печатки і штампів | Так | За «другою подією» — у день сплати грошових коштів або підписання акта виконаних робіт/наданих послуг | Графа 8 |
| Витрати на пакувальні матеріали для затарювання товарів на складах | Так | За «другою подією» — у день сплати грошових коштів або підписання видаткової накладної/акта виконаних робіт (наданих послуг) | Графа 8 |
| Витрати на ремонт тари | Так | За «другою подією» — у день сплати грошових коштів або підписання акта наданих послуг з ремонту | Графа 8 |
| Витрати на рекламу та дослідження ринку (маркетинг), на передпродажну підготовку товарів | Так | За «другою подією» — у день сплати грошових коштів або підписання акта наданих послуг | Графа 8 |
| Увага. До складу витрат не включаються в повному обсязі витрати, понесені (нараховані) у звітному періоді у зв’язку з придбанням у нерезидента послуг (робіт) з консалтингу, маркетингу, реклами, в разі, якщо особа, на користь якої здійснюються відповідні платежі, є нерезидентом, який має офшорний статус (п.п. 139.1.13 ПКУ). | |||
| Витрати на транспортування та страхування товарів, транспортно-експедиційні та інші послуги, пов’язані з доставкою продукції покупцям | Так | За «другою подією» — у день сплати грошових коштів або підписання акта наданих послуг | Графа 8 |
| Витрати на гарантійний ремонт і гарантійне обслуговування | Так | У день сплати грошових коштів або підписання акта наданих послуг (на останню з двох дат) | Графа 8 |
| Податківці забороняють уключати до витрат вартість гарантійного ремонту (обслуговування) товарів, проданих юрособам, оскільки на таку категорію покупців (юрособи) не поширюються вимоги Закону про захист прав споживачів. | |||
| Інші витрати, пов’язані зі збутом товару (наприклад, подарунки покупцям, участь у виставках, ярмарках) | Так | У момент фактичного здійснення (за умови, що вони сплачені підприємцем) | Графа 8 |
| Витрати на організацію презентацій, свят, роздачу подарунків уключаються до витрат тільки, якщо вони здійснюються в межах рекламних заходів, що має бути підтверджено документально. | |||
| Суми податків і зборів, нарахованих згідно з ПКУ, а також інші платежі, установлені законодавчими актами (тобто законами) | Так | У момент сплати грошових коштів | Графа 8 |
| За винятком деяких податків, а саме: • ПДВ у вартості куплених товарів (робіт, послуг) (при цьому, якщо підприємець не є платником ПДВ, суми цього податку він може включати до витрат); • ПДФО — як утриманий з працівників, так і сплачений підприємцем за себе; • збір за здійснення деяких видів підприємницької діяльності (патент) | |||
| Пеня, штрафи і неустойки, що сплачуються за рішенням сторін договору або за рішенням суду | Ні | У Книзі не відображаються | |
| Витрати на інформаційне забезпечення господарської діяльності підприємця, у тому числі з питань законодавства (придбання літератури, оплата інтернет-послуг, передоплата спеціалізованих періодичних видань) | Так | У момент сплати грошових коштів | Графа 8 |
| Якщо оплата здійснюється авансом (наприклад, передплата періодичних видань), її краще включати до витрат не одразу, а поступово, частинами: наприкінці кожного місяця — суму, що відповідає вартості періодики за один місяць | |||
| Витрати, здійснені в поточному році: • за якими було втрачено документи, але до кінця року вони знайшлися або відновлені; • які помилково не були обліковані | Так | У момент відновлення документів або виявлення помилки | Графи 6, 7 або 8 |
| Такі платежі є виробничими, адміністративними, збутовими чи іншими операційними витратами (пп. 138.1 і 138.11 ПКУ). Такі витрати відображаються в загальному порядку (так, якби за ними не було втрати документів або помилки) | |||
| Витрати на придбання товарів (робіт, послуг), понесені в період роботи на єдиному податку | Так | На дату отримання доходів (оплати) від продажу товарів (робіт, послуг) | Графа 6 |
| Підприємець відображає доходи від продажу товарів (робіт, послуг) уже в період роботи на загальній системі, тому він має право врахувати й понесені у зв’язку з цим витрати за наявності підтверджуючих документів (підкатегорія 104.05 ЗІР Міндоходів) | |||
| Повернення товарів/робіт/послуг постачальникам або підрядникам (виконавцям) | Витрати зменшуються | У момент повернення товарів/робіт/услуг | Графа 6 або 8 (зі знаком «-») |
Документи і скорочення статті
Закон № 2406 — Закон України «Про підтвердження відповідності» від 17.05.01 р. № 2406-III.
Порядок № 481 — Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міндоходів від 16.09.13 р. № 481.
Норми № 420 — Норми експлуатаційного пробігу автомобільних шин, затверджені наказом Мінтрансу від 08.12.97 р. № 420.
Норми № 43 — Норми витрати палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
Норми № 75 — Норми природного убутку продовольчих товарів, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 26.03.80 р. № 75.
Перелік № 994 — Перелік заходів і засобів з охорони праці, витрати на здійснення і придбання яких включаються до витрат, затверджений постановою КМУ від 27.06.03 р. № 994.
Книга — Книга обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім тих, які обрали спрощену систему оподаткування.
ТМЦ — товарно-матеріальні цінності.
