«Единое окно» для электронной отчетности: используем все возможности
Как установить «Единое окно» и настроить его, вы уже знаете (см. «БН», 2014, № 7, с. 44). Сегодня мы расскажем о том, какие отчеты уже сейчас можно отправлять с помощью этой программы и как воспользоваться предложенными ею возможностями.
Николай ШПАКОВИЧ, заместитель главного редактора, n.shpakovich@id.factor.ua
Комплект бланков
Выбираем нужные формы. Перечень форм отчетности, которые вы можете заполнить и подать с помощью «Единого окна», найдете в разделе «Довідники», выбрав вкладку «Довідник документів». Для быстрого доступа можно воспользоваться соответствующей иконкой в виде красной книжечки.
В справочнике нужно поставить отметки рядом с теми документами, которые вы планируете заполнять. Перед выходом из справочника сохраните изменения.
Если вы будете подавать отчетность по нескольким предприятиям, то для каждого из них настройте свой справочник.
Наш совет! Не ставьте отметку около поля «Документи податкової звітності». Выберите только те документы, которые вы собираетесь заполнить. В противном случае, когда вы перейдете к созданию нового документа, вам придется выбирать соответствующую форму из полного перечня (более семисот!) отчетов. Каждый раз просматривать такой массив — это лишние хлопоты.
Никакие средства автоматического поиска в системе не предусмотрены. Поэтому лучше в «пустом» справочнике пометить десяток отчетов, а потом выбрать из них нужную форму.
Вам нужно добавить новый бланк либо удалить ненужный?
Войдите в справочник еще раз и откорректируйте его.
Нюанс. Если отчет имеет приложения, например, декларация по НДС, то достаточно пометить главный документ (декларацию) — все приложения будут доступны автоматически. Кроме того, если вы попытаетесь открыть такую декларацию, то программа сразу предложит открыть все приложения к ней. Такое предложение нужно принять, чтобы отчетность была сформирована в виде пакета. Лишние приложения придется удалить из пакета.
На сегодняшний день в «Едином окне» есть все формы налоговых деклараций и отчетность по ЕВС: годовая для предпринимателей (приложение 5) и ежемесячная для всех страхователей (приложение 4). Также имеются формы финансовой отчетности и некоторые формы статистических наблюдений, подаваемые в Госстат.
Должны предупредить! Отчетность по ЕВС в «Едином окне» в настоящий момент невозможно заполнить корректно. Например, в гр. 12 таблицы 6 приложения 4, предназначенной для внесения фамилии, имени и отчества застрахованного лица, сегодня установлен числовой формат. Поэтому созданный вами документ не пройдет проверку структуры. Аналогичные проблемы и с другими ЕВСными формами.
Обратите внимание! Формы финансовой отчетности продублированы дважды. В разделе «09 Фінансова звітність» вы найдете документы, которые будут поданы в органы Миндоходов (вместе с декларацией по налогу на прибыль). В разделе «01 Статистика виробництва» — формы, предназначенные для Госстата.
В обоих комплектах нет возможности добавить вписываемые строки. Следовательно, если у вас имеются данные, которые нужно отражать в таких строках, то придется подать финансовую отчетность на бумажных носителях.
Дополнительные документы. Стоит обратить внимание на некоторые неотчетные, но очень полезные документы.
В разделе «13 Запити» вы найдете Договор о признании электронных документов (J13910 или F13910). Именно с него должны начать электронную отчетность новички. Без такого договора не обойтись и в случае, когда вы получили новые ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Кстати, информацию об органе Миндоходов, с которым вы заключаете этот договор, можете найти на сайте Миндоходов: «Головна/Міністерство/Структура/Теріторіальні органи».
В этом же разделе вы найдете Регистрационное заявление плательщика НДС (J13101), которое тоже можно подать в электронной форме.
Через «Единое окно» можно получить официальный ответ о регистрации субъекта хозяйствования в качестве плательщика НДС (J13101), сведения о регистрации налоговой накладной в ЕРНН (J13001), справку о состоянии расчетов с бюджетом (J13002).
Заполняем отчет
Создаем новый документ. Чтобы заполнить новый документ, перейдите в меню «Документ», раздел «Новий…». Выберите форму отчета и укажите отчетный период.
Будьте внимательны! Правильно выберите тип отчетного периода (месяц, квартал, год и т. п.). Не забудьте о «пакетных» правилах формирования отчетов с приложениями («БН», 2014, № 3, с. 8).
Читателям, которые уже работали с программой «ОПЗ», порядок создания отчетов хорошо знаком. Новичкам мы бы советовали просмотреть подробную инструкцию в разделе «Допомога».
Совет. В «Персональних параметрах» предприятия поставьте пометки об автозаполнении документов и о подготовке для отправления (рис. 1). Тогда в большинстве отчетов программа самостоятельно будет выполнять некоторые арифметические действия по формулам, которые предварительно прописали налоговики. А если вы сохраните документ, то программа сразу предложит подготовить его для отправки.
Рис. 1. Отметки об автозаполнении и подготовке к отправлению
Контроль. После заполнения документа проверьте структуру документа и проведите камеральную проверку. Для этого вы можете воспользоваться соответствующими иконками или загляните в раздел «Контроль».
Получили уведомление об ошибке? Исправьте ее и еще раз проверьте составленный документ.
Если вы уверены, что форма заполнена правильно, а ошибка возникает при камеральной проверке, то вы можете отключить режим автозаполнения. Документ, не прошедший камеральную проверку, миндоходовцы должны принять.
Если в уведомлении указано, что обнаружена ошибка в структуре документа, это значит, что какое-либо обязательное поле (элемент) не заполнено или в нем указаны некорректные данные. В уведомлении будет указано название этого поля. Однако исходя из такого названия не всегда удается догадаться, о каких именно данных идет речь.
Совет. Чтобы найти ошибочный элемент, сохраните документ. Зайдите в папку с сохраненными отчетами (например, c:\edzv\xml\litak) и откройте ее*. Вы увидите структуру файла в виде дерева элементов в том же порядке, в котором они содержатся в форме отчета. Найдите название поля, в котором допущена ошибка, и вы увидите, какие данные являются ошибочными или в какой части отчета отсутствуют данные.
* Файлы типа xml можно просмотреть с помощью браузера (Internet Explorer, Mozilla и т. п.).
Часто встречающиеся ошибки. Достаточно часто в справочных данных, таких как КВЭД, вместо знака препинания «точка» стоит запятая. Другая «популярная» ошибка — это лишний символ «пробел» в числовых данных. Он часто попадает в «Персональні параметри», если вы копировали данные из текстовых документов. Визуально такие ошибки обнаружить достаточно сложно.
После сохранения документа вам предложат подготовить документ для отправления. Воспользуйтесь такой возможностью.
В отличие от программы «ОПЗ», «Единое окно» сразу предлагает наложить подпись. Согласитесь: автоматически перейдете в раздел меню «Підписати звіти». Если откажетесь, то подписать отчет сможете через пункт главного меню «Звіти та квитанції».
Печать. Чтобы получить печатную форму отчета, нужно открыть документ, который вы хотите напечатать. В разделе «Документ» главного меню выберите пункт «Друк…» или сразу нажмите на иконку с изображением принтера. Программа сообщит вам, что документ в формате pdf сохранен в каталоге, указанном в «Персональних параметрах», например c:\edzv\output\litak, и предложит открыть его. Если согласитесь — отчет будет открыт в программе, которая по умолчанию обрабатывает pdf-файлы. Из этой программы вы сможете напечатать отчет.
Как подписать?
Откройте пункт главного меню «Звіти та квитанції» и выберите раздел меню «Підписати звіти». Вы увидите перечень отчетов, имеющихся в каталоге, предназначенном для отправления отчетов, например c:\edzv\send\litak. Кроме того, для подписи можно выбрать файлы, которые сохранены в других местах. Для этого предназначена команда «Додати з файлу…» (рис. 2).
Рис. 2. Отчеты подготовлены к подписи
Важно! «Единое окно» автоматически подписывает все отчеты, которые вы видите на экране, а затем предложит их отправить. Следовательно, «старые» документы, которые вы не собираетесь отправлять, удалите. Подведите курсор к лишнему отчету и нажмите правую клавишу мыши. В выпадающем меню выберите «Видалити».
Чтобы подписать отчеты, нажмите кнопку «Захистити звіти».
Перед вами появится защищенный рабочий стол. Выберите носитель, на котором сохранена ЭЦП (ключ). Информацию о том, чей ключ (бухгалтера, директора или печати) нужно выбрать, вы можете узнать из надписи на экране (над белым окошком). Чтобы наложить ЭЦП, нужно ввести личный пароль и нажать «ОК» (рис. 3).
Рис. 3. Подписываем отчеты
Подразделы АЦСК ИСД записывают каждый ключ ЭЦП на отдельный носитель информации. Следовательно, если у вас есть должность бухгалтера, то вам придется трижды менять носители ключевой информации. Проделывать такие манипуляции каждый раз неудобно. Тем более, что, как правило, все электронные ключи хранятся у одного лица — бухгалтера. Оптимизировать эту процедуру можно, если подписывать не каждый отчет в отдельности, а подготовить несколько деклараций, а затем все их подписать «одним махом».
Отправляем отчет
«Единое окно» сразу предложит вам отправить все подписанные отчеты. Выбрать, какие из них отправить, а какие пока не отправлять, невозможно. Поэтому перед такой операцией еще раз проверьте, все ли из приведенных документов нужно отправлять. Лишние удалите, а остальные согласитесь отправить.
Система сама «решит», кому адресован отчет (Миндоходов или Госстату), сообщит вам о том, что отчет отправлен, и предложит спустя некоторое время просмотреть квитанции о получении.
Как правило, уведомление о получении отчета и квитанция № 1 поступают через несколько секунд, а квитанция № 2 — позже. Следовательно, вы можете получить их, если согласитесь на предложенный шаг. Если откажетесь, то получить квитанции сможете в меню «Звіти та квитанції», подраздел «Прийняти квитанції».
Расшифровываем квитанции
Чтобы получить квитанции, нажмите на кнопку «Отримати квитанції».
Подождите, пока закончится процесс загрузки квитанций. Перечень принятых квитанций вы увидите перед собой. Чтобы просмотреть их содержание, нужно нажать на кнопку «Розшифрувати квитанції».
Вы опять вернетесь на защищенный рабочий стол. Для расшифровки воспользуйтесь ключом печати. Если печать не используется, примените ключ директора (предпринимателя).
Расшифрованные квитанции хранятся в разделе «Архів». Чтобы в него попасть, выберите пункт главного меню «Звіти та квитанції».
Обратите внимание! В архиве нужно указать период, за который вы хотите просмотреть квитанции (поле «фільтр»). Чтобы прочитать содержание самой квитанции, подведите курсор к названию квитанции и нажмите на правую клавишу мыши. В выпадающем окошке выберите «Відкрити як текст» (рис. 4).
Рис. 4. Просматриваем расшифрованные квитанции в «Архіві»
В завершение должны предупредить. Иногда при расшифровке полученных квитанций в системе возникает ошибка. В результате квитанции удаляются из папки, в которую они были загружены (например, c:\edzv\dir_receive\34554355), но не записываются в архив. Чтобы справиться с этой проблемой, рекомендуем вам делать резервную копию полученных квитанций до их расшифровки. Если не удалось расшифровать с помощью «Единого окна», вы можете использовать старую программу «ДПС «Захист звітності» — она работает стабильнее.
