Фирменная одежда для работников торговли и сферы услуг
Фирменная одежда — что это такое? Наверное, нет нужды объяснять… Но мы все-таки задали этот вопрос, потому что действующим законодательством термин «фирменная одежда» не определен. В общем понимании такая одежда предназначена для создания и поддержания имиджа предприятия. Это может быть просто одинаковая одежда у всех сотрудников или какой-то ее элемент (рубашка, шарф, галстук). А может быть и пошитая на заказ одежда, например, с логотипом предприятия. Сегодня вы узнаете об учете расходов предприятия, связанных с фирменной одеждой.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор», bn@id.factor.ua
Фирменная одежда ≠ спецодежда
Как только разговор заходит об одежде работников, сразу приходит на ум правило: включать в расходы и не облагать НДФЛ можно только спецодежду и только в пределах установленных норм.
Действительно, для спецодежды в НКУ есть свои разрешительные нормы (по налогу на прибыль — п.п. 140.1.1, по НДФЛ — п.п. 165.1.9). Согласно им без налоговых последствий работников можно обеспечить специальной (форменной) одеждой, обувью, которые необходимы для выполнения профессиональных обязанностей, по перечню. Этот перечень устанавливает Кабмин и/или отраслевые нормы бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви.
В одном из недавних разъяснений (письмо ГНСУ от 19.10.12 г. № 3976/0/61-12/15-1415) на прямой вопрос, можно ли учесть в налоговых расходах затраты на фирменную одежду работников, дан отрицательный ответ. Ранее также были неоднократные письма аналогичного содержания. Позиция жесткая: раз не спецодежда и не в пределах норм — «нельзя». Никак Миндоходов не желает шире посмотреть на этот вопрос.
Наше мнение. Мы не спорим, что спецодежду без налогового обременения можно выдавать только в пределах установленных норм. Мы согласны, что затраты на фирменную одежду работников нельзя включить в налоговые расходы и не облагать НДФЛ на основании п.п. 140.1.1 и п.п. 165.1.9 НКУ, так как такая одежда не является специальной (форменной). Однако мы совершенно не можем принять того, что такие расходы должны идти за счет чистой прибыли предприятия и включаться у работника в налогооблагаемый доход. Считаем, что в НКУ есть основания для того, чтобы признать эти затраты хозяйственными, а значит, налоговорасходными.
Фирменная одежда = расходы на сбыт
Рассмотрим такие затраты в зависимости от того, содержит фирменная одежда элементы рекламы (логотип предприятия, торговой марки) или нет.
Если фирменная одежда содержит элементы рекламы. В этом случае затраты являются расходами на рекламу, которые входят в состав расходов на сбыт (п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ).
Обоснуем свою позицию. Фирменная одежда предназначена для формирования и поддержания имиджа предприятия. Так создается фирменный стиль предприятия, повышается его деловая репутация, узнаваемость бренда.
Реклама — информация о лице или товаре, распространенная в любой форме и любым способом и предназначенная сформировать или поддержать осведомленность потребителей рекламы и их интерес относительно таких лица или товара (ст. 1 Закона о рекламе).
Как видим, фирменная одежда, которая содержит какие-то сведения о субъекте или продаваемых им товарах (услугах, работах), является рекламой. Эти расходы стоят в одном ряду с затратами на ТМЦ (канцтовары, сувенирная продукция и т. п.) с нанесенным на них логотипом предприятия. Право этих затрат на налоговые расходы контролеры признают (письмо ГНСУ от 21.06.12 г. № 10601/6/15-1415, подкатегория 102.07.20 БЗ Миндоходов). Чем в этом смысле отличается реклама, нанесенная на фирменную одежду?
На заметку. Коммерческое (фирменное) наименование предприятия и/или торговая марка являются объектом права интеллектуальной собственности. Если субъект хочет получить правовую охрану этих объектов, он проходит процедуру регистрации в порядке, установленном Законом № 3689. Но даже если у субъекта нет свидетельства на знак для товаров и услуг, это не значит, что он не вправе использовать созданный им знак (логотип, название, эмблему). Регистрация знака — это право субъекта, а не обязанность.
Если фирменная одежда не содержит элементов рекламы. Здесь мы будем говорить о тех случаях, когда работники обеспечиваются просто одинаковой формой без нанесения логотипа предприятия (торговой марки). Например, руководитель принял решение, что все работники предприятия должны находиться на рабочих местах в белых рубашках и синих пиджаках. Эти расходы направлены на создание фирменного стиля предприятия, что повышает эстетическое восприятие и доверие покупателей.
Таким затратам место в налоговых расходах на основании п.п. «з» п.п. 138.10.3 НКУ как прочих расходах, связанных со сбытом товаров (работ, услуг).
Обратим внимание: на данный момент действующими являются Методрекомендации № 12. Данный документ, хоть и носит рекомендательный характер, но является нормативно-правовым актом, поэтому примите его во внимание. Здесь даны рекомендации по организации работы фирменного магазина*.
* В Методрекомендациях № 12 под фирменным магазином понимается предприятие розничной торговли, которое осуществляет фирменную торговлю. В свою очередь, фирменная торговля — хозяйственная деятельность в сфере розничной торговли то- варами народного потребления, производства отечественных промышленных предприятий и их хозяйственных объединений.
В нем сказано, что стильный образ фирменного магазина должен создаваться с использованием стилеобразующих компонентов образа соответствующего предприятия-производителя. Это касается внешнего и внутреннего оформления помещений, торговой марки, цвета, шрифта, внешней, внутренней и печатной рекламы, упаковки, элементов одежды сотрудников, деловой документации и т. п.
Эти затраты направлены на повышение доверия у покупателей, что приводит к росту объемов продаж. Интересны с этой позиции и Методрекомендации № 265. Этот документ имеет узкую направленность (предназначен для заведений, организующих питание учеников в общеобразовательных учебных заведениях), но в нем подтверждаются сделанные нами выводы. Под брендом заведения ресторанного хозяйства здесь понимаются атрибуты заведения ресторанного хозяйства, которые отражают его индивидуальность, привлекают концентрированное внимание потребителей, создают его имидж и способствуют продвижению продукции и услуг к потребителям.
Как видим, формирование стиля (образа, бренда) — это не роскошь, а вполне обоснованные и экономически направленные затраты субъекта хозяйствования для продвижения товаров (работ, услуг) на рынке.
Обосновать налоговые расходы предприятию, на наш взгляд, помогут и такие документы:
• по продовольственным товарам — Правила № 185, согласно п. 9 которых работники субъекта хозяйственной деятельности должны быть одеты в форменную или другую одежду, отвечающую санитарным требованиям;
• по непродовольственным товарам — Правила № 104, согласно п. 9 которых работники субъекта хозяйствования могут иметь форменную одежду.
Под форменной одеждой, как мы понимаем, здесь подразумевается не обмундирование, которое выдается отдельным категориям работников (судьям, сотрудникам органов внутренних дел и т. п.), а как раз установленная на предприятии форма одежды.
В документальном плане обеспечение работников фирменной одеждой следует оформить:
• приказом (распоряжением, решением) об обеспечении работников фирменной одеждой. Здесь прописываются основные правила выдачи: каким категориям работников, порядок выдачи и возврата, сроки ношения, порядок компенсации в случае порчи одежды и т. п.;
• актом приема-передачи одежды во временное пользование работнику.
НДФЛ и ЕВС
НДФЛ. Для того чтобы не включать стоимость выданной фирменной одежды в налогооблагаемый доход работников, нельзя передавать эту одежду им в собственность. Работодатель выдает форму лишь во временное пользование, чтобы работник носил ее на работе. При истечении определенного срока (устанавливается работодателем с учетом износа одежды) или при увольнении работник обязуется вернуть выданную ему форму.
Важно! В таком случае налогооблагаемый доход не возникает на основании п.п. 164.2.17 НКУ. Согласно этой норме в доход в виде дополнительного блага включается стоимость использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, принадлежащего работодателю, которые предоставлены налогоплательщику в бесплатное пользование, или компенсация стоимости такого использования, кроме случаев, когда такое предоставление обусловлено выполнением налогоплательщиком трудовой функции в соответствии с трудовым до- говором (контрактом) или предусмотрено нормами коллективного договора или в соответствии с законом в установленных ими пределах.
ЕВС. В соответствии с п.п. 2.2.11 Инструкции № 5 в фонд дополнительной зарплаты входит стоимость бесплатно предоставленной работникам форменной одежды, обмундирования, которое может использоваться вне рабочего места и остается в личном постоянном пользовании, или сумма скидки в случае продажи форменной одежды по сниженным ценам.
Как мы сказали выше, фирменная одежда не выдается работникам насовсем, т. е. она не остается в их личном постоянном пользовании. Следовательно, нет оснований для начисления ЕВС на ее стоимость.
Пример. Предприятие занимается розничной торговлей бытовой техникой. Для продавцов-консультантов вводится одинаковая форма одежды. Для этого закуплено 10 рубашек стоимостью 240 грн., в том числе НДС — 40 грн. На рубашки нанесен логотип предприятия. Стоимость услуг по нанесению логотипа — 360 грн., в том числе НДС — 60 грн.
Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет | |
дебет | кредит | расходы | ||
1. Выданы подотчетному лицу средства на закупку рубашек | 372 | 311 | 3000,00 | — |
2. Предоставлен Отчет подотчетного лица о закупке рубашек с приложением подтверждающих документов (10 шт. по 240,00 грн.) | 22 | 372 | 2000,00 | — |
3. Отражена сумма НДС (при наличии налоговой накладной) | 641 | 372 | 400,00 | — |
4. Возвращен остаток неиспользованных подотчетных средств в кассу предприятия | 301 | 372 | 600,00 | — |
5. Получены услуги по нанесению логотипа на рубашки (по 30,00 грн. на каждую рубашку) | 22 | 685 | 300,00 | — |
6. Отражена сумма НДС (при наличии налоговой накладной) | 641 | 685 | 60,00 | — |
7. Выдано 5 рубашек работникам во временное пользование ((200 + 30) х 5) | 93 | 22 | 1150,00 | 1150,00 |
Выводы
-
Затраты на обеспечение работников фирменной одеждой включаются в налоговые расходы в составе расходов на сбыт. Миндоходовцы против этого, разрешая уменьшать налогооблагаемую прибыль только на стоимость спецодежды в пределах установленных норм.
-
Фирменную одежду следует выдавать работникам во временное пользование под обязательство возврата. В таком случае нет оснований для начисления НДФЛ и ЕВС.
-
Для целей учета фирменная одежда является МБП (малоценными и быстроизнашивающимися предметами). Расходы и в бухгалтерском, и в налоговом учете формируются только при передаче одежды в пользование работникам.
Документы и сокращения статьи
Закон о рекламе — Закон Украины «О рекламе» от 03.07.96 г. № 270/96-ВР.
Закон № 3689 — Закон Украины «Об охране прав на знаки для товаров и услуг» от 15.12.93 г. № 3689-XII.
Правила № 185 — Правила розничной торговли продовольственными товарами, утвержденные приказом Минэкономики от 11.07.03 г. № 185.
Правила № 104 — Правила розничной торговли непродовольственными товарами, утвержденные приказом Минэкономики от 19.04.07 г. № 104.
Методрекомендации № 265 — Методические рекомендации по организации питания учащихся в общеобразовательных учебных заведениях, утвержденные приказом Минэкономики от 01.08.06 г. № 265.
Рекомендации № 12 — Рекомендации относительно организации работы фирменного магазина, утвержденные приказом Минэкономики от 18.01.01 г. № 12.