«Бей посуду, я плачу…», или Оплата личных расходов директора корпоративной карточкой

В избранном В избранное
Печать
СЕМЕНЧЕНКО ЖАННА
Бухгалтерская неделя Июль, 2014/№ 27
Сегодня рассмотрим такую ситуацию: корпоративная карточка предприятия находится на руках у директора. Случайно, покупая продукты в супермаркете, директор рассчитался этой карточкой. Это выяснилось спустя несколько дней. Как правильно выйти из этой ситуации?

Разбор полетов

Ситуация, прямо скажем, не из приятных. Тратить деньги предприятия на личные цели — непозволительная роскошь даже для директора. Чем это грозит? Давайте разбираться.

Определение корпоративной карточки (по «научному» — корпоративного специального платежного средства (СПС)) приведено в п. 1.4 Положения № 223. Это СПС, которое дает возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования. При этом согласно п. 2.2 данного документа эмитент (банк) имеет право предоставлять физлицам, которые не осуществляют предпринимательскую деятельность, личные СПС, а субъектам хозяйствования — корпоративные СПС.

Положение № 223, в отличие от своего предшественника — Положения № 137, довольно скупо на нюансы использования корпоративных карточек. Полагаем, что ввиду уже довольно длительного действия этого платежного инструмента просто отпала необходимость расписывать тонкости его применения. В Положении № 223 остались лишь общие требования, из которых следует, что ничего по сути не изменилось. Так, пользователем платежных услуг является физическое или юридическое лицо, которое в соответствии с договором с помощью СПС пользуется платежной услугой как плательщик и/или получатель. При этом корпоративной карточкой предприятия вправе рассчитываться его доверенное лицо. Таковым является физическое лицо, которое на законных основаниях имеет право осуществлять операции с использованием СПС по счету пользователя.

Вывод. Средства на корпоративной карточке — это деньги на счете предприятия. Использовать средства с этого счета нужно в том же порядке, как и с обычного текущего счета предприятия. Отличие состоит лишь в упрощении расчетов с этого счета: чтобы произвести безналичный расчет, не нужно подавать платежное поручение банку, достаточно осуществить оплату через платежный терминал. А чтобы снять наличные, не нужно предъявлять банку чек. Достаточно снять средства через банкомат.

Возвращаемся к неудачному расчету. То ли директор не знал, что он не вправе свободно на свое усмотрение расходовать средства предприятия (а если он же является и собственником предприятия, то это вполне допустимо), то ли он просто перепутал карточки, это не является смягчающими обстоятельствами.

Ранее в п. 3.12 Положения № 137 было сказано, что средства, списанные с картсчета юридического лица, считаются выданными под отчет держателю платежной карты. Эти средства могут быть использованы исключительно по целевому назначению. Использование средств должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами. Возврат доверенным лицом неиспользованных средств и возмещение владельцу корпоративного картсчета средств, использованных сверх установленных норм, осуществляются согласно законодательству Украины. Остатки средств на картсчете, не использованные по назначению доверенным лицом юридического лица в определенные сроки, могут быть по платежному поручению или мемориальному ордеру (в случае договорного списания средств) возвращены на счет, с которого они были перечислены, или на другой счет клиента.

И хотя, еще раз повторим, Положение № 137 утратило свою силу, эти правила, по нашему убеждению, справедливы и на сегодняшний день. Отталкиваясь от этого, и рассмотрим возможные варианты выхода из ситуации.

 

Закрываем проблему

По факту признаем, что директор израсходовал средства предприятия на личные нужды — купил домой продукты. Здесь налицо сверхнормативное расходование подотчетных сумм. Согласитесь, перечисление средств на картсчет осуществляется для того, чтобы его держатель (доверенное лицо предприятия) мог использовать эти средства в хозяйственных целях. По факту осуществления расходов (выполнения отдельного ГП-действия) работник обязан предоставить Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет). Причем п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ позволяет подать авансовый отчет в течение 10 банковских дней, так как оплата произведена по безналичному расчету с использованием корпоративной карточки. В этот же срок работник обязан вернуть остаток неиспользованных или излишне использованных подотчетных сумм.
Обратите внимание! Не рекомендуем продлевать этот срок до 20 банковских дней, так как это разрешается только при возникновении расхождений межу подотчетными документами.

Допустим, директор подает в течение 10 банковских дней авансовый отчет, к которому прилагает чек супермаркета о приобретенных товарах. Дополнительные действия по привязке этих расходов к хозяйственным предприятие не делает. Кстати, если никто не собирается доказывать хозяйственность расходов, чек супермаркета можно и не прилагать. Последствия аналогичны — налицо излишнее расходование подотчетных сумм. Авансовый отчет будет утвержден в сумме 0,00 грн. Последствия такого признания зависят от того, вернет директор потраченные им средства в установленный срок или нет:

• если директор вовремя возвращает предприятию потраченные деньги, оснований для применения к нему штрафных санкций мы не видим. Он погасил задолженность перед предприятием, поэтому ни о штрафах по подотчетным суммам, ни о доходе в виде допблага здесь говорить нельзя. Возможно, у проверяющих возникнет желание и в этом случае доначислить НДФЛ, признавая сумму потраченных директором средств предоставленным ему доходом в виде допблага. Опираться проверяющие, скорее всего, будут на п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ, согласно которому допблагом является сумма денежного или имущественного возмещения каких-либо расходов или потерь налогоплательщика, кроме тех, которые обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения согласно законодательству. Понятно, что предприятие не обязано компенсировать расходы работников на личные покупки. Но нам более важно, что предприятие этого и не делало. Никто не дарил (не передавал, не предоставлял) средства директору для возмещения его личных расходов. Поэтому о предоставлении допблага тут речь не идет. Вопрос должен решаться исключительно в плоскости правомерного/неправомерного расходования подотчетных сумм;

• если директор не возвращает потраченные деньги, эта сумма включается в его налогооблагаемый доход. Согласно п.п. 164.2.11 НКУ под обложение НДФЛ попадает сумма излишне потраченных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ. Причем доход определяется с учетом «натурального» коэффициента. Сумма налога рассчитывается в авансовом отчете, поданном директором, и удерживается за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев. Как правило, источником для удержания налога является сумма начисленной работнику зарплаты. Соответственно, и перечислить налог в бюджет нужно вместе с НДФЛ, удержанным с зарплаты за вторую половину месяца.

Рекомендация. Если срок возврата нарушен, предприятие может попытаться загладить вину, проведя возврат по кассе нужной датой и тут же выдав средства в подотчет либо тому же директору, либо другому работнику.

Кстати, нарушения кассовой дисциплины за несвоевременный возврат подотчетных сумм тут не будет, так как наличные работнику не выдавались.

На заметку. В рассматриваемой ситуации есть возможность отстоять право на налоговые расходы и отсутствие объекта для обложения НДФЛ, но тут придется потрудиться. Согласно абз. второму п.п. 170.9.1 НКУ в сумму превышения по под­отчетным суммам не включаются и не облагаются НДФЛ документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков, в рамках предельного размера таких расходов, предусмотренного в разделе ІІІ НКУ, осуществленных таким плательщиком и/или другими лицами в рекламных целях. Здесь учитывайте, что, во-первых, ограничения по сумме рекламных расходов в разделе ІІІ НКУ нет. Во-вторых, указанные мероприятия, для проведения которых закупаются продукты, должны иметь исключительно рекламную направленность*. В-третьих, проследите, чтобы перечень товаров, указанных в чеке, подпадал под проведение банкета для деловых целей. Если все совпадает, предприятие получает и право на налоговые расходы (п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ). Стоит ли овчинка выделки, решать вам.

* В этой связи вам будут полезны материалы «Новогодний корпоратив: праздник, презентация или собрание?» // «БН», 2013, № 51, с. 10; «Празднование Нового года» // «БН», 2011, № 51, с. 31.

В заключение заметим, что наверняка у многих бухгалтеров тут возникнет желание завуалировать неудачную покупку под предоставление директору нецелевой благотворительной помощи (в данном случае — в материальной форме). Преимущества очевидны — сумма НБП в пределах 1710 грн. (в 2014 году) предоставляется без обложения НДФЛ. В документальном плане это реализуется через заявление работника (поданное накануне!) с просьбой предоставить ему такую помощь в сумме чуть больше потраченной и округленной до какой-то «красивой» цифры. К примеру, по чеку супермаркета оплачено 387,56 грн., а в заявлении работник просит предоставить ему НБП в размере 400 грн. В положительной резолюции на это заявление следует указать, что помощь может быть предоставлена со средств, находящихся на корпоративном карт­счете. Все это оформить можно, однако мы бы не рекомендовали так поступать, так как факта выдачи средств (передачи товаров) в виде НБП от предприятия работнику нет. Уйти от нарушения порядка расходования подотчетных сумм здесь будет сложно.

Выводы 

  • Средства на корпоративном картсчете — это средства на счете предприятия.

  • Корпоративная карточка используется для проведения наличных или безналичных расчетов в ходе ведения хоздеятельности.

  • За снятые средства с картсчета доверенное лицо предприятия обязано отчитаться в установленные для под­отчета сроки.

  • Если средства потрачены на личные цели работника, расходы по авансовому отчету не утверждаются, и работник обязан вернуть эти деньги. При своевременной подаче отчета и возврате средств штраф на работника налагаться не должен.

Документы и сокращения статьи

Положение № 223 — Положение о порядке эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 30.04.10 г. № 223.

Положение № 137 — Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.05 г. № 137 (утратило силу с 19.07.10 г.).

СПС — специальное платежное средство.

НБП — нецелевая благотворительная помощь.

Теги НДФЛ
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить