Розбір польотів
Ситуація, прямо скажемо, не з приємних. Витрачати гроші підприємства на особисті цілі — недозволена розкіш навіть для директора. Чим це загрожує? Давайте розбиратися.
Визначення корпоративної картки («по-науковому» — корпоративного спеціального платіжного засобу (СПЗ)) наведене в п. 1.4 Положення № 223. Це СПЗ, що дає можливість його держателю здійснювати операції на рахунку суб’єкта господарювання. При цьому згідно з п. 2.2 цього документа емітент (банк) має право надавати фізичним особам, які не здійснюють підприємницьку діяльність, особисті СПЗ, а суб’єктам господарювання — корпоративні СПЗ.
Положення № 223, на відміну від свого попередника — Положення № 137, досить скупе на нюанси використання корпоративних карток. Думаємо, що зважаючи на вже досить тривалу дію цього платіжного інструменту, просто відпала необхідність розписувати нюанси його застосування. У Положенні № 223 залишилися тільки загальні вимоги, з яких випливає, що нічого, по суті, не змінилося. Так, користувачем платіжних послуг є фізична або юридична особа, яка згідно з договором за допомогою СПЗ користується платіжною послугою як платник та/або одержувач. При цьому розраховуватися корпоративною карткою підприємства має право його довірена особа. Нею є фізична особа, яка на законних підставах має право здійснювати операції з використанням СПЗ на рахунку користувача.
Висновок. Кошти на корпоративній картці — це гроші на рахунку підприємства. Використовувати кошти з цього рахунка потрібно в тому самому порядку, що й зі звичайного поточного рахунка підприємства. Відмінність полягає тільки у спрощенні розрахунків з використанням цього рахунка: щоб провести безготівковий розрахунок, не потрібно подавати платіжне доручення банку, достатньо здійснити оплату через платіжний термінал. А щоб зняти готівку, не потрібно пред’являти банку чек. Достатньо зняти кошти через банкомат.
Повертаємося до невдалого розрахунку. Чи то директор не знав, що він не має права вільно на власний розсуд витрачати кошти підприємства (а якщо він є ще й власником підприємства, це цілком допустимо), чи то він просто переплутав картки, що не є пом’якшувальними обставинами.
Раніше в п. 3.12 Положення № 137 було зазначено, що кошти, списані з картрахунку юридичної особи, вважаються виданими під звіт держателю платіжної картки. Ці кошти може бути використано виключно за цільовим призначенням. Використання коштів має бути підтверджено відповідними звітними документами. Повернення довіреною особою невикористаних коштів та відшкодування власнику корпоративного картрахунку коштів, використаних понад установлені норми, здійснюються відповідно до законодавства України. Залишки коштів на картрахунку, не використані за призначенням довіреною особою юридичної особи в певні строки, можуть бути за платіжним дорученням або меморіальним ордером (у разі договірного списання коштів) повернені на рахунок, з якого вони були перераховані, або на інший рахунок клієнта.
І хоча, ще раз повторюємо, Положення № 137 втратило свою чинність, ці правила, на наше переконання, є справедливими й на сьогодні. Виходячи з цього й розглянемо можливі варіанти виходу із ситуації.
Закриваємо проблему
За фактом визнаємо, що директор витратив кошти підприємства на особисті потреби — купив додому продукти. Тут наявне наднормативне витрачання підзвітних сум. Погодьтеся, перерахування коштів на картрахунок здійснюється для того, щоб його держатель (довірена особа підприємства) міг використовувати ці кошти для господарських цілей. За фактом здійснення витрат (виконання окремої ЦП-дії) працівник зобов’язаний подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт). Причому п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ дозволяє подати авансовий звіт протягом 10 банківських днів, оскільки оплату проведено за безготівковим розрахунком з використанням корпоративної картки. Саме в цей строк працівник зобов’язаний повернути залишок невикористаних або надмірно використаних підзвітних сум.
Зверніть увагу! Не рекомендуємо продовжувати цей строк до 20 банківських днів, оскільки це дозволяється тільки при виникненні розбіжностей між підзвітними документами.
Припустимо, директор подає протягом 10 банківських днів авансовий звіт, до якого додає чек супермаркету щодо придбаних товарів. Додаткові дії з прив’язки цих витрат до господарських підприємство не виконує. До речі, якщо ніхто не збирається доводити господарність витрат, чек супермакету можна й не додавати. Наслідки аналогічні — наявне надмірне витрачання підзвітних сум. Авансовий звіт буде затверджено в сумі 0,00 грн. Наслідки такого визнання залежать від того, чи поверне директор витрачені ним кошти в установлений строк:
• якщо директор вчасно повертає підприємству витрачені гроші, підстав для застосування до нього штрафних санкцій ми не бачимо. Він погасив заборгованість перед підприємством, тому ні про будь-які штрафи щодо підзвітних сум, ні про дохід у вигляді додаткового блага тут говорити не можна. Можливо, у перевіряючих виникне бажання і в цьому випадку донарахувати ПДФО, визнаючи суму витрачених директором коштів наданим йому доходом у вигляді допблага. Спиратися перевіряючі, найімовірніше, будуть на п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ, відповідно до якого додатковим благом є сума грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податків, окрім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування відповідно до законодавства. Зрозуміло, що підприємство не зобов’язане компенсувати витрати працівників на особисті купівлі. Але для нас важливіше, що підприємство цього й не робило. Ніхто не дарував (не передавав, не надавав) кошти директору для відшкодування його особистих витрат. Тому про надання додаткового блага тут не йдеться. Питання має вирішуватися виключно у площині правомірного/неправомірного витрачання підзвітних сум;
• якщо директор не повертає витрачені гроші, ця сума включається до його оподатковуваного доходу. Згідно з п.п. 164.2.11 ПКУ під обкладення ПДФО підпадає сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт і не повернених у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ. Причому дохід визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта. Сума податку розраховується в авансовому звіті, поданому директором, та утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), а у випадку недостатності цієї суми — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців. Як правило, джерелом для утримання податку є сума нарахованої працівникові зарплати. Відповідно, і перерахувати податок до бюджету потрібно разом із ПДФО, утриманим із зарплати за другу половину місяця.
Рекомендація. Якщо строк повернення порушено, підприємство може спробувати залагодити ситуацію, провівши повернення за касою потрібною датою та одразу видавши кошти у підзвіт або самому директору, або іншому працівнику.
До речі, порушення касової дисципліни за несвоєчасне повернення підзвітних сум тут не буде, оскільки готівка працівнику не видавалася.
На замітку. У цій ситуації існує можливість відстояти право на податкові витрати і відсутність об’єкта для обкладення ПДФО, але тут доведеться попрацювати. Згідно з абзацом другим п.п. 170.9.1 ПКУ до суми перевищення за підзвітними сумами не включаються і не обкладаються ПДФО документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у межах граничного розміру таких витрат, передбаченого в розд. ІІІ ПКУ, здійснених таким платником та/або іншими особами з рекламною метою. Тут майте на увазі таке: по-перше, обмеження щодо суми рекламних витрат у розд. ІІІ ПКУ немає. По-друге, зазначені заходи, для проведення яких купуються продукти, повинні мати виключно рекламну спрямованість*. По-третє, простежте, щоб перелік товарів, зазначених у чеку, підпадав під банкет для ділових цілей. Якщо все збігається, підприємство отримує і право на податкові витрати (п.п. «г» п.п. 138.10.3 ПКУ). Чи варта шкурка вичинки, вирішувати вам.
* У зв’язку з цим вам стануть у пригоді матеріали «Новорічний корпоратив: свято, презентація чи збори?» // «БТ», 2013, № 51, с. 10; «Святкування Нового року» // «БТ», 2011, № 51, с. 31.
На закінчення зауважимо, що, напевно, у багатьох бухгалтерів тут виникне бажання завуалювати невдалу купівлю під надання директору нецільової благодійної допомоги (у нашому випадку — в матеріальній формі). Переваги очевидні — сума НБД у межах 1710 грн. (у 2014 році) надається без обкладення ПДФО. У документальному плані це реалізується через заяву працівника (подану напередодні!) з проханням надати йому таку допомогу на суму трохи більше витраченої та округленої до якоїсь «красивої» цифри. Наприклад, за чеком супермаркету оплачено 387,56 грн., а в заяві працівник просить надати йому НБД у розмірі 400 грн. У позитивній резолюції на цю заяву варто зазначити, що допомогу може бути надано з коштів, що знаходяться на корпоративному картрахунку. Усе це оформити можна, проте ми б не рекомендували так діяти, оскільки факту видачі коштів (передачі товарів) у вигляді НБД від підприємства працівникові немає. Уникнути порушення порядку витрачання підзвітних сум тут буде важко.
Висновки
-
Кошти на корпоративному картрахунку — це кошти на рахунку підприємства.
-
Корпоративна картка використовується для проведення готівкових чи безготівкових розрахунків під час ведення госпдіяльності.
-
За зняті з картрахунку кошти довірена особа підприємства зобов’язана відзвітувати в установлені для підзвітної суми строки.
-
Якщо кошти витрачені на особисті цілі працівника, витрати за авансовим звітом не затверджуються і працівник зобов’язаний повернути ці гроші. При своєчасному поданні звіту і поверненні коштів штраф на працівника накладатися не повинен.
Документи і скорочення статті
Положення № 223 — Положення про порядок емісії спеціальних платіжних засобів та здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 30.04.10 р. № 223.
Положення № 137 — Положення про порядок емісії платіжних карток та здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ від 19.04.05 р. № 137 (втратило чинність з 19.07.10 р.).
СПЗ — спеціальний платіжний засіб.
НБД — нецільова благодійна допомога.
