Предприятие меняет местонахождение: первые шаги в оформлении документов

Мы с вами часто даже не задумываемся, что же такое «местонахождение» предприятия. В наш обиход крепко вошли такие термины, как «юридический адрес» и «фактический адрес». Первый мы употребляем, когда указываем адрес, по которому предприятие зарегистрировано и стоит на учете, второй— при указании его фактического местонахождения. Однако такие понятия существуют лишь в деловой практике.

Украинское законодательство оперирует только понятием «местонахождение» (письмо Госпредпринимательства от 30.03.11 г. № 3003). А это то место (почтовый адрес), где предприятие непосредственно ведет свою деятельность или размещает свой офис, из которого ведет свою деятельность, осуществляет управление и учет (ст. 93 ГКУ). Другими словами - место, где фактически находится юрлицо (где его в случае необходимости можно найти). А значит, оно обязательно должно совпадать с тем адресом, который вы указываете при регистрации в ЕГР (ч. 2 ст. 17 Закона № 755).

Но жизнь зачастую не следует правилам. А потому возникают нестандартные ситуации, когда местонахождение юрлица не соответствует адресу, которое оно указало при регистрации (доходы не позволяют содержать офис). Что тогда?

К счастью, ничего страшного в этом нет. Самое главное — не терять связи с «официальным» адресом и не забывать ежегодно подтверждать сведения о юрлице у госрегистратора с помощью регистрационной карточки по ф. № 6.

Проигнорируете — получите от госрегистратора соответствующее уведомление, направленное рекомендованным письмом по адресу, указанному в ЕГР. Оставите и его без внимания — госрегистратор внесет в ЕГР запись об отсутствии юрлица по местонахождению (ч. 14 ст. 19 Закона № 755).

Обратите внимание! Госрегистратор обязан инициировать подтверждение сведений также по требованию налоговых органов (если, придя на проверку, они вас не нашли или вы не отреагировали на их запросы).

А уж тогда ждите последствий:

1) со стороны налоговых органов в виде:

• непринятия налоговой отчетности.

Важно! Зачастую налоговики не ждут ответной реакции от госрегистратора, а с помощью налоговой милиции осуществляют мероприятия по установлению местонахождения «пропавшего» предприятия. Уже тогда, попав в «черный список» контролеров, у вас появятся сложности с подачей отчетности;

• аннулирования регистрации плательщика НДС (абз. «ж» п. 184.1 НКУ);

• отказа в автоматическом бюджетном возмещении НДС (п. п. 200.19.2 НКУ).

Почему для контролеров так важно, чтобы адрес, указанный в ЕГР, обязательно совпадал с фактическим местонахождением предприятия? Потому, что для них ключевую роль играет «налоговый» адрес предприятия. То есть то местонахождение юрлица, сведения о котором содержатся в ЕГР (п. 45.2 НКУ). Только его контролеры используют в своей деятельности. Именно по этому адресу вам как налогоплательщику будут направлять документы (например, налоговые уведомления-решения), приезжать на проверку. И если юрлицо не находится по указанному адресу или не уведомило о его изменении фискалов, оно рискует очень усложнить себе жизнь;

2) со стороны госрегистратора — обращение в суд о принудительной ликвидации юрлица (ч. 2 ст. 38 Закона № 755). Инициатором в данном случае могут выступать также и налоговые органы (п. п. 20.1.37 НКУ).

Внимание! Официальные документы судов будут присылать по адресу предприятия, указанному в ЕГР. При отсутствии юрлица, участвующего в деле, по заданному местоположению (если оно не сообщило свой почтовый адрес) считается, что судебные документы (вызов, извещение, приказ и т. д.) вручены им надлежащим образом. Так что вы можете не узнать, что ваше предприятие под угрозой ликвидации.

Для ФЛП все проще. Независимо от того, где он ведет деятельность, адрес, указанный при регистрации в ЕГР, и налоговый адрес всегда будут совпадать с местом его проживания.

Учитывая все вышесказанное, советуем — если вы решили сменить местонахождение или привести в соответствие юридический и фактический адрес предприятия, не затягивайте с этим.

Предупреждаем: сведения о местонахождении предприятия содержатся не только в ЕГР. Они зафиксированы и в ведомственных реестрах налоговиков, а значит и ПФУ, а также соцфондов. Кроме того, это реквизит документов, которые использует в своей деятельности каждый субъект хозяйствования: договоров, лицензий, торговых патентов, разрешительных документов и т. д. Но обо всем по порядку. Начнем с ЕГР.

Вносим изменения в ЕГР

Для этого нам необходимо выяснить — содержат ли учредительные документы предприятия сведения о его местонахождении. От этого будет зависеть дальнейшая процедура внесения изменений в ЕГР.

Заметьте, хозобщества обязательно включают такую информацию в свой устав (ст. 4 Закона о хоз­обществах). Поэтому им, кроме внесения изменений в ЕГР, необходимо будет переделать и сами учредительные документы, следуя особому порядку, прописанному в ст. 29 Закона № 755. Рассмотрим его пошагово.

Для этого (порядок принятия таких решений обычно прописывают в учредительных документах):

• созываем высший орган управления хозобщества — общее собрание участников;

• непосредственно принимаем решение об утверждении новой редакции устава (учредительного документа) в связи со сменой местонахождения большинством голосов (процент голосов участников определяется учредительными документами);

• оформляем протокол решения высшего органа управления (делаем два экземпляра).

В результате новое местонахождение указываем либо в отдельном приложении к учредительному документу, либо в его новой редакции. Но в любом случае вам понадобится составить два экземпляра таких документов.

Список всех документов вы найдете в таблице (см. ниже). При этом помните, что документы принимаются по описи, копию которой госрегистратор вернет или вышлет вам с отметкой про дату поступления в день поступления документов.

Внимание! Подать документы нужно в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о внесении изменений в учредительные документы (ч. 2 ст. 7 Закона о хозобществах).

Способы подачи:

• лично;

• рекомендованным письмом с описью вложения (при этом подлинность подписи заявителя должна быть нотариально удостоверена — ч. 2 ст. 8 Закона № 755).

Если вы выбрали первый способ, то сделать это сможет:

• либо учредитель (участник) хозобщества — при наличии паспорта;

• либо лицо, уполномоченное учредителями (участниками) на такие действия, — при наличии паспорта и документа (доверенности), который засвидетельствует его полномочия.

Кроме того, за проведение госрегистрации вам нужно будет заранее заплатить регистрационный сбор в размере 51 грн. Реквизиты для уплаты вы найдете на сайте Государственной регистрационной службы — www.drsu.gov.ua/show/11767.

Остальное — дело госрегистратора (см. рисунок на с. 38):

• если нет оснований для отказа в принятии документов, в течение трех рабочих дней с даты их поступления он проводит госрегистрацию изменений (ч. 5 ст. 25 Закона № 755);

• не позднее следующего рабочего дня с даты госрегистрации изменений выдает (направляет поч­товым отправлением с описью вложения) вам один экземпляр оригинала учредительных документов в старой редакции с отметками о проведении госрегистрации изменений;

• в этот же день он передает органам статистики, налоговикам и ПФУ сведения из регистрационной карточки на проведение госрегистрации изменений к учредительным документам юрлица (ч. 14 ст. 29 Закона № 755);

• не позднее следующего рабочего дня после получения от стат- органов, налоговиков и ПФУ информации о внесении соответствующих сведений в ведомственные реестры госрегистратор выдает (направляет почтовым отправлением с описью вложения) вам выписку из ЕГР с новым адресом (ч. 15 ст. 29 Закона № 755). Делает он это бесплатно.

Важно! В течение 10 дней со дня внесения записи в ЕГР вы должны опубликовать информацию об изменении местонахождения юрлица в специализированном издании «Бюлетень державної реєстрації юридичних та фізичних осіб-підприємців» (ст. 22 Закона № 755). Для этого вам понадобится:

• заполнить и подать госрегистратору уведомление, форма которого утверждена приказом Мин­юста № 1035/5;

• оплатить публикацию в размере 51 грн. Реквизиты для оплаты находятся также на сайте Государственной регистрационной службы (http://www.drsu.gov.ua/show/10332).

Этот этап не для всех. А только для тех хозобществ, кто при переезде сменил административно-территориальную единицу.

В течение 10 рабочих дней после получения регистрационного дела ваш новый госрегистратор обязан уведомить предприятие об изменении местонахождения регистрационного дела и внести соответствующую запись в ЕГР.

Вот и все.

Однако, несмотря на наличие прямой нормы в Законе о хозобществах, информацию о местонахождении прописывать в учредительных документах вовсе не обязательно (письма Госпредпринимательства от 12.01.08 г. № 192 и от 27.10.08 г. № 9067).

Таким правом пользуются:

• акционерные общества (согласно ч. 2 ст. 4 Закона о хозобществах и ч. 2 ст. 13 Закона об АО);

• общества с ограниченной ответственностью, работающие на основании модельного устава;

• другие хозобщества, которые не включили информацию о местонахождении в учредительные документы на основании ст. 88 ГКУ, ч. 2 и 4 ст. 57 ХКУ.

Для таких хозобществ провести госрегистрацию изменения местонахождения будет легче — по схеме, предусмотренной в ст. 19 Закона № 755. В таком случае изменения в учредительные документы предприятие не вносит, а происходит лишь изменение сведений о юрлице, содержащихся в ЕГР.

Давайте рассмотрим этот порядок подробнее.

Для этого (порядок принятия решения должен быть прописан в учредительных документах юрлица):

• созываем орган управления, определенный учредительными документами для принятия решения. Это может быть как высший орган управления (общее собрание), так и исполнительный орган или наблюдательный совет;

• непосредственно принимаем решение об изменении местонахождения юрлица большинством голосов (количество голосов, необходимое для принятия решения, также указывается в учредительных документах — как правило это три четверти голосов);

• оформляем протокол решения органа управления (делаем два экземпляра).

Список документов в данном случае минимальный. Его вы найдете в таблице на с. 36.

Все остальные правила подачи документов для юрлица, не вносящего изменения в учредительные документы, идентичны тем, которые должно выполнить юрлицо, проводящее такие исправления.

Внимание! Регистрационный сбор за госрегистрацию изменения местонахождения юрлица в данном случае не взимается. Однако опубликовать информацию об изменении местонахождения юрлица в специализированном издании «Бюлетень державної реєстрації юридичних та фізичних осіб-підприємців» и оплатить 51 грн. все же придется.

Теперь все в руках госрегистратора (см. рисунок на с. 38) :

• не позднее следующего рабочего дня с даты поступления документов он делает соответствующую запись о внесении изменений в сведения о юрлице, содержащиеся в ЕГР;

• в этот же день уведомляет о внесенных изменениях органы статистики, налоговой службы и ПФУ (ч. 9 ст. 19 Закона № 755);

• не позднее следующего рабочего дня после получения от статорганов, налоговиков и ПФУ информации о внесении соответствующих сведений в ведомственные реестры выдает (направляет по почте с описью вложения) выписку из ЕГР с указанием нового местонахождения (ч. 10 ст. 19 Закона № 755).

Ну вот и все.

Но на этом весь процесс изменения сведений о юрлице не заканчивается. Впереди нас ждет самый увлекательный этап — этап уведомления налоговых органов. Но об этом в следующей статье.

Выводы

• О смене своего местонахождения предприятие в первую очередь извещает госрегистратора.

• Процедура внесения изменений в ЕГР зависит от наличия сведений о местонахождении юрлица в его уставных документах.

Документы и сокращения статьи

Закон № 755 — Закон Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц — предпринимателей» от 15.05.03 г. № 755-IV.

Закон о хозобществах — Закон Украины «О хозяйственных обществах» от 19.09.91 г. № 1576-XII.

Закон об АО — Закон Украины «Об акционерных обществах» от 17.09.08 г. № 514-VI.

ЕГР — Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц — предпринимателей.

ПФУ — Пенсионный фонд Украины.