Работник оплатил командировку за двоих: как возместить расходы

Следуя требованиям Инструкции № 59*, после возвращения из командировки каждый работник обязан предоставить Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) и приложить к нему подтверждающие документы (п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59).

Внимание! Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Однако у наших работников имеется всего лишь один комплект документов, подтверждающий оплату за проживание. Возникает вопрос: можно ли возместить и включить в состав налоговых расходов сумму, уплаченную директором в командировке за проживание другого работника?

Контролеры разрешают включать в расходы стоимость только одного места в гостиничном номере (категория 102.07.14 ЗІР Миндоходов). Такой вывод они делают, ссылаясь на п. 5 разд. II Инструкции № 59.

Напомним! Этот документ для небюджетных предприятий носит рекомендательный характер.

Однако в таких разъяснениях речь идет об использовании двухместного номера одним работником. А в рассматриваемой нами ситуации говорится только об оплате директором второго гостиничного номера. Проживал в нем другой командированный.

Легитимность оплаты (корпоративной картой) за проживание других работников подтверждали официальные органы (письма МФУ от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020 и НБУ от 07.04.06 г. № 25-209/827-3767). С применением других форм расчетов тоже не должно быть проблем. При этом в оригиналах квитанций (счетов) гостиниц должна быть указана следующая информация:

• фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;

• сроки проживания в гостинице указанных лиц (т. е. количество суток);

• стоимость номеров, в которых проживали такие лица;

• виды расходов, включенные в квитанции (счета).

В таком случае компенсировать расходы за проживание двоих работников можно. По сути, директор в командировке оплатил:

• свое проживание;

• проживание другого сотрудника (по поручению предприятия). Необходимость таких действий желательно зафиксировать в приказе на командировку. Эта ситуация аналогична приобретению командированным работником ТМЦ для нужд предприятия.

Наша позиция: предприятие сможет включить в налоговые расходы всю стоимость проживания, оплаченную одним работником. Ведь п.п. 140.1.7 НКУ разрешает учесть в составе налоговых затрат фактические расходы работников на оплату стоимости проживания, проезда, расходы на питание и т. д.:

• при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов;

• если руководителем предприятия не установлены дополнительные ограничения в отношении сумм и целей использования командировочных средств.

В этом случае:

• сотрудник, оплативший проживание, подкалывает к своему Отчету оригиналы подтверждающих документов;

• второй командированный — в своем Отчете укажет только суточные. Безусловно, если он оплачивал другие разрешенные расходы (проезд, услуги камеры хранения, телефонные разговоры и т. п.), то их нужно указать в Отчете.

И помните! Отправлять работника в командировку без предварительного обеспечения его средствами запрещено (п. 5 разд. І Инструкции № 59). За это нарушение должностных лиц предприятия могут привлечь к админответственности в виде штрафа в размере от 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КоАП).