Працівник оплатив проживання у відрядженні за двох: як відшкодувати витрати

Відповідно до вимог Інструкції № 59* після повернення з від­рядження кожен працівник зобо­в’язаний подати Звіт про використання грошових коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), і додати до нього підтвердні документи (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59).

Увага! Усі підтвердні документи мають бути в оригіналі.

Однак у наших працівників є лише один комплект документів, що підтверджує оплату за проживання. Виникає запитання: чи можна відшкодувати і включити до складу податкових витрат суму, сплачену директором у відрядженні за проживання іншого працівника?

Контролери дозволяють включати до витрат вартість лише одного місця в готельному номері (категорія 102.07.14 ЗІР Міндоходів). Такий висновок вони роблять, посилаючись на п. 5 розділу II Інструкції № 59.

Нагадаємо! Цей документ для небюджетних підприємств має рекомендаційний характер.

Однак у таких роз’ясненнях ідеться про використання двомісного номера одним працівником. А в ситуації, що нами розглядається, зазначається тільки про оплату директором другого готельного номера. Проживав у ньому інший відряджений.

Легітимність оплати (корпоративною карткою) за проживання інших працівників підтверджували офіційні органи (листи МФУ від 11.03.06 р. № 31-26030-12-13/5020 та НБУ від 07.04.06 р. № 25-209/827-3767).Із застосуванням інших форм розрахунків теж не повинно бути проблем. При цьому в оригіналах квитанцій (рахунків) готелів має бути зазначено таку інформацію, як:

• прізвища осіб, за проживання яких проведено оплату;

• строки проживання в готелі зазначених осіб (тобто кількість діб);

• вартість номерів, у яких проживали такі особи;

• види витрат, включені до квитанцій (рахунків).

У такому випадку компенсувати витрати за проживання двох працівників можна. По суті, директор у відрядженні оплатив:

• своє проживання;

• проживання іншого працівника (за дорученням підприємства). Необхідність таких дій бажано зафіксувати в наказі про відрядження. Ця ситуація аналогічна придбанню відрядженим працівником ТМЦ для потреб підприємства.

Наша позиція: підприємство зможе включити до податкових витрат усю вартість проживання, оплачену одним працівником. Адже п. п. 140.1.7 ПКУ дозволяє враховувати у складі податкових витрат фактичні витрати працівників на оплату вартості проживання, проїзду, витрати на харчування тощо:

• за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат;

• якщо керівником підприємства не встановлено додаткових обмежень стосовно сум та цілей використання відряджувальних коштів.

У цьому випадку:

• працівник, який оплатив проживання, підколює до свого Звіту оригінали підтвердних документів;

• другий відряджений у своєму Звіті вкаже лише добові. Безумовно, якщо він оплачував інші дозволені витрати (проїзд, послуги камери схову, телефонні розмови тощо), то їх потрібно показати у Звіті.

І пам’ятайте! Відправляти працівника у відрядження без попереднього забезпечення його коштами заборонено (п. 5 розд. І Інструкції № 59). За це порушення посадових осіб підприємства можуть притягти до адмінвідповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 510 до 1700 грн. (ч. 1 ст. 41 КпАП).