Единственный бухгалтер уходит в декрет: что делать?

Единственный бухгалтер уходит в декрет: что делать?

Поводом для написания данной статьи послужил такой вопрос читателя: на предприятии работает единственный бухгалтер, который собирается уходить в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. В это время обязанности бухгалтера будет выполнять директор. Как же оформить такие отношения? — об этом мы расскажем в статье.

Влада КАРПОВА, налоговый эксперт, канд. экон. наук, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)

Отправляем бухгалтера в отпуск

В соответствии со ст. 17 Закона об отпусках и ст. 179 КЗоТ оплачиваемый отпуск в связи с беременностью и родами предоставляется на основании листка нетрудоспособности длительностью:

1) до родов — 70 календарных дней;

2) после родов — 56 календарных дней (70 календарных дней — в случае рождения двух и больше детей и в случае осложнения родов) начиная со дня родов.

Этот отпуск относится к обязательным социальным отпускам (он предоставляется независимо от желания женщины), поэтому бухгалтер не обязан писать заявление с просьбой о его предоставлении, достаточно просто предоставить «больничный».

Заявление обязательно составлять только в том случае, когда к отпуску в связи с беременностью и родами женщина желает присоединить ежегодный отпуск (ст. 20 Закона об отпусках, ст. 180 КЗоТ).

На основании листка нетрудоспособности издается приказ о предоставлении отпуска в связи с беременностью и родами установленной продолжительности (см. образец на с. 25).

После окончания отпуска в связи с беременностью и родами по желанию женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках, ст. 181 КЗоТ).

Этот отпуск уже не является обязательным и предоставляется на основании заявления работницы (ст. 18, 20 Закона об отпусках, ст. 181 КЗоТ), которое оформляется после окончания отпуска в связи с беременностью и родами (см. образец на с. 26).

Предоставление женщине этого отпуска также оформляется приказом, причем в письме Минтруда и соцполитики Украины от 22.11.10 г. № 235/06/186-10 было рекомендовано руководствоваться для этих целей типовой формой № П-3, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 05.12.08 г. № 489 (см. образец на с. 26).

Как оформить временное замещение

Начнем с того, что ст. 8 Закона о бухучете предусмотрены две формы организации бухгалтерского учета:

1) введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;

2) ведение бухгалтерского учета самостоятельно собственником или руководителем предприятия.

Очевидно, что на предприятии использовалась первая форма организации бухучета, поскольку в штате числился бухгалтер.

Но можно ли при уходе в отпуск бухгалтера перейти на вторую форму?

Мы считаем, что нет. Связано это с тем, что должность бухгалтера не является вакантной, что подчеркивалось, например, в письме Минтруда и соцполитики Украины от 10.03.11 г. № 78/06/186-11 // «БН», 2011, № 32, с. 6.

Следует учесть: в письме Минфина от 28.03.13 г. № 31-08410-07/23-1343/1310 // «БН», 2013, № 27, с. 9, было отмечено, что вариант организации бухгалтерского учета, по которому его ведение и составление финансовой отчетности осуществляются непосредственно собственником или руководителем предприятия при введении в штат предприятия должности бухгалтера, Законом о бухучете не предусмотрен.

Однако, на наш взгляд, в ситуации когда должность бухгалтера в штате есть, но самого бухгалтера нет по уважительной причине, можно:

• либо взять на декретную должность другого бухгалтера по срочному трудовому договору;

• либо функции бухгалтера возложить на директора путем внутреннего совместительства (именно такую ситуацию мы рассматриваем).

Как оформить внутреннее совместительство

Из нормативных актов следует, что исполнение обязанностей другого работника может быть оформлено следующим образом*:

1) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы;

2) совмещение профессий (должностей);

3) временное заместительство;

4) расширение зоны обслуживания, увеличение объема выполняемых работ.

* Подробно об этом читайте в статье «Исполнение обязанностей другого работника: документальное оформление и выплата доплаты» // «БН», 2010, № 32, с. 17.

Для рассматриваемой ситуации, в принципе, подходят первые два способа выполнения обязанностей. Третий и четвертый способ здесь неприемлемы. Объясним почему.

Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью (п. 1 Разъяснения № 30/39**). То есть в данном варианте лицо выполняет исключительно обязанности замещаемого работника, а свои — нет***. В нашем же случае директор, помимо бухгалтерских, должен выполнять еще и свои функции.

** В письме Минтруда и соцполитики Украины от 19.04.11 г. № 126/06/186-11 было подтверждено, что Разъяснение № 30/39 действует и сейчас.

*** На это обращалось внимание в письме Минтруда и соцполитики Украины от 19.04.11 г. № 126/06/186-11.

Под расширением зон обслуживания и увеличения объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (п. 1 Инструкции № 1145****). Такой вариант имел бы место, если бы на предприятии вообще не было предусмотрено должности бухгалтера и эти функции самостоятельно выполнял бы директор.

**** В письме Минсоцполитики Украины от 29.04.13 г. № 61/06/186-13 // «БН», 2013, № 35, с. 8, было подтверждено, что постановление № 1145 и Инструкция № 1145 продолжают действовать в части тех пунктов, которые содержат общие нормы и принципы данной формы работы работников: определение понятий совмещения профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Совмещение профессий (должностей) предполагает выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) (п. 2 постановления № 1145, п. 1 Инструкции № 1145).

Под выполнением обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы следует понимать замену работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском, командировкой и по другим причинам, когда в соответствии с действующим законодательством за ним сохраняется рабочее место (должность) (п. 1 Инструкции № 1145).

Итак, отличие между двумя первыми вариантами состоит в том, что исполнение обязанностей временно отсутствующего работника возможно в ситуации, когда замещаемая должность не является вакантной (п. 2 Разъяснения № 30/39), а совмещение профессий (должностей) оформляется именно по вакантной должности***** (п. 1 Инструкции № 1145).

***** Минтруда в письме от 05.11.08 г. № 644/13/155-08 также обратил внимание на то, что предпосылкой для совмещения профессий (должностей) является наличие в штатном расписании вакантной должности.

Выше уже говорилось, что на время нахождения в отпуске должность работника не считается вакантной.

Исходя из этого, правильнее документально возложить на директора обязанности бухгалтера с формулировкой «выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы».

Важно: нужно издать приказ о поручении работнику дополнительных обязанностей и установить срок, на который к директору переходят обязанности бухгалтера. При этом желательно издать два приказа: первым возложить на директора обязанности на время нахождения бухгалтера в отпуске по беременности и родам (см. образец), а вторым — обязанности на время нахождения бухгалтера в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

Нюанс: бухгалтер имеет право прервать в любой момент отпуск по уходу за ребенком до трех лет и выйти на работу. Поэтому во втором приказе не следует указывать конкретную дату, до которой такие функции ему передаются. Нужно указать только событие, с которым связывается прекращение обязанностей, в частности: «до фактического выхода бухгалтера из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет».

За выполнение дополнительных функций директору полагается доплата, конкретный размер которой устанавливается либо в коллективном, либо в трудовом договоре и указывается в приказе о поручении работнику исполнять обязанности временно отсутствующего работника (см. письмо Минтруда и соцполитики Украины от 02.12.05 г. № 9942/0/14-05/018-17).

За «кого» проставлять подпись

После передачи директору функций бухгалтера следует решить вопрос с проставлением подписи на документах «за бухгалтера». Решение этого вопроса зависит от вида документа.

Управление счетом. Согласно п. 18.1 Инструкции № 492 все юрлица для осуществления операций по текущему счету подают карточку с образцами подписей и оттис­ком печати. В карточке отражают образцы подписей лиц, которым в соответствии с законодательством Украины и учредительными документами юрлица дано право распоряжения счетом и подписания расчетных документов.

Учтите: в Инструкции № 492 применительно к рассматриваемой ситуации есть несогласованность норм. Так, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру или лицу, на которого возложено ведение бухгалтерского учета и отчетности, другим уполномоченным на это лицам (п. 18.2 Инструкции № 492).

Но! Право второй подписи не может быть предоставлено лицам, которые пользуются правом первой подписи (п. 18.4 Инструкции № 492). То есть директору не может быть предоставлено право подписи за бухгалтера.

Остается только вариант с «одной подписью». И здесь есть следующая особенность. Согласно п. 18.6 Инструкции № 492 по счетам юрлиц, в штатном расписании которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в банк подается карточка с образцами подписей лиц, которым принадлежит право первой подписи. В этом случае во время составления карточки в графе, которая предназначена для указания должностей лиц, имеющих право второй подписи, делается надпись о том, что в штатном расписании нет таких лиц.

В нашем случае должность бухгалтера остается в штатном расписании, но самого бухгалтера (лица) нет. Во избежание проблем с банком, придется перейти на одну подпись, как указано выше в п. 18.6 Инструкции № 492.

Первичные документы. На первичных документах проставляют свою подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать личность, лица, принимавшие участие в осуществлении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.4, 2.5 Положения № 88). Поэтому, если на первичных документах пре­дусмотрено проставление подписи бухгалтера, выполняющий его функции директор ставит там свою подпись «за бухгалтера». Речь идет, в частности, о кассовых документах.

Бухгалтерская отчетность. Финансовую отчетность подписывают руководитель и бухгалтер предприятия (ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете). Поскольку никаких исключений для варианта «совмещения» должностей в Закона о бухучете не предусмотрено, директор должен проставить на финансовой отчетности две подписи: за себя и за бухгалтера.

Налоговая отчетность. Согласно п.п. 48.5.1 НКУ в случае ведения бухгалтерского учета и представления налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика налоговая дек­ларация подписывается руководителем. При этом за главного бухгалтера подпись не проставляется.

Важно: о возложении функций бухгалтера на директора следует уведомить органы налоговой службы. В этом случае подается регистрационное заявление по ф. № 1-ОПП с отметкой «Зміни» со сведениями в отношении лиц, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица в орган ГНС в десятидневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков (п. 9.3 разд. IX Порядка № 1588).

Нюанс: при отсутствии у налогоплательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи (ЭЦП) должностных лиц налогоплательщика накладываются в таком порядке: первой — ЭЦП руководителя (директора), второй — ЭЦП, которая является аналогом оттиска печати налогоплательщика (см. вопрос 4 приложения к письму ГНАУ от 30.07.10 г. № 5187/Н/28-8015, консультацию в категории 135.03 ЗІР Миндоходов). Хотя в нашем случае должность бухгалтера есть, мы считаем, что подписи должны оформляться в аналогичном порядке.

Ведь в соответствии с п. 2 раздела II Инструкции № 233 для представления налоговых документов в органы Миндоходов в электронном виде налогоплательщик должен иметь действующие усиленные сертификаты открытых ключей, сформированные аккредитованным центром сертификации ключей для налогоплательщика и уполномоченных должностных лиц налогоплательщика, подписи которых являются обязательными для налоговой отчетности в бумажной форме.

Отчетность по единому взносу на общеобязательное государственное социальное страхование. Согласно п. 2.8 разд. II Порядка № 454 отчет должен содержать подписи должностных лиц страхователя (руководителя и главного бухгалтера), которые должны быть засвидетельствованы печатью страхователя (при наличии). Из этого можно заключить, что директор должен проставить подпись за себя и за бухгалтера.

Мы рассмотрели все особенности, связанные с возложением «бухгалтерских» функций на директора. Надеемся, что вы справитесь с этими делами легко. Ведь у вас теперь есть более важные задачи.

Выводы 

• На основании листка нетрудоспособности издается приказ о предоставлении отпуска в связи с беременностью и родами, при этом заявления работницы не требуется.

• Должность женщины, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, не является вакантной, поэтому директор не может исполнять ее функции самостоятельно без возложения на него обязанностей внутреннего совместительства.

• Правильнее документально возложить на директора обязанности бухгалтера с формулировкой «выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы».

• За выполнение дополнительных функций директору полагается доплата, конкретный размер которой устанавливается либо в коллективном, либо в трудовом договоре и указывается в приказе о поручении работнику исполнять обязанности временно отсутствующего работника.

• Директор проставляет свою подпись за себя и за бухгалтера на всех документах, где это предусмотрено, за исключением налоговой отчетности и банковских документов, в которых проставляется только одна подпись директора.

Документы статьи

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Инструкция № 492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492.

Инструкция № 233 — Инструкция по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.08 г. № 233.

Инструкция № 1145 — Инструкция ВЦСПС, Минфина СССР, Госкомтруда СССР от 14.05.1982 № 53-ВЛ «По применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)»«.

Разъяснение № 30/39 — Разъяснение Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Секретариата ВЦРПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 г. № 30/39.

Постановление № 1145 — постановление Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 г. № 1145.

Положение № 88 — Положение о документальном обес­печении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.

Порядок № 1588 — Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом МФУ от 09.12.11 г. № 1588 (см. также с. 5 номера).

Порядок № 454 — Порядок формирования и представления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Миндоходов Украины от 09.09.13 г. № 454.