Єдиний бухгалтер іде в декрет: що робити?

Єдиний бухгалтер іде в декрет: що робити?

Приводом для написання цієї статті стало таке запитання читача: на підприємстві працює єдиний бухгалтер, який збирається піти у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, а потім — у відпустку для догляду за дитиною до 3 років. У цей час обов’язки бухгалтера виконуватиме директор. Як же оформити такі відносини? Про це ми розповімо у статті.

Влада КАРПОВА, податковий експерт, канд. екон. наук, сертифікований бухгалтер-практик (CAP)

Відправляємо бухгалтера у відпустку

Відповідно до ст. 17 Закону про відпустки і ст. 179 КЗпП оплачувана відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається на підставі листка непрацездатності тривалістю:

1) до пологів — 70 календарних днів;

2) після пологів — 56 календарних днів (70 календарних днів — у випадку народження двох та більше дітей та в разі ускладнення пологів), починаючи з дня пологів.

Ця відпустка належить до обов’язкових соціальних відпусток (вона надається незалежно від бажання жінки), тому бухгалтер не зобов’язаний писати заяву з проханням про її надання, достатньо просто надати «лікарняний».

Заяву обов’язково складати лише в тому випадку, коли до відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка бажає приєднати щорічну відпустку (ст. 20 Закону про відпустки, ст. 180 КЗпП).

На підставі листка непрацездатності видається наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами встановленої тривалості (див. зразок на с. 25).

Після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами за бажанням жінки їй надається відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки, ст. 181 КЗпП).

Ця відпустка вже не є обов’язковою та надається на підставі заяви працівниці (ст. 18, 20 Закону про відпустки, ст. 181 КЗпП), що оформляється після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (див. зразок на с. 26).

Надання жінці цієї відпустки також оформляється наказом, причому в листі Мінпраці та соцполітики України від 22.11.10 р. № 235/06/186-10 було рекомендовано керуватися з цією метою типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.08 р. № 489 (див. зразок на с. 26).

Як оформити тимчасове заміщення

Почнемо з того, що ст. 8 Закону про бухоблік передбачено дві форми організації бухгалтерського обліку:

1) уведення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

2) ведення бухгалтерського обліку самостійно власником або керівником підприємства.

Очевидно, що на підприємстві використовувалася перша форма організації бухобліку, оскільки у штаті значився бухгалтер.

Але чи можна при виході у відпустку бухгалтера перейти на другу форму?

Ми вважаємо, що ні. Це пов’язане з тим, що посада бухгалтера не є вакантною. Це підкреслювалося, наприклад, у листі Мінпраці та соцполітики України від 10.03.11 р. № 78/06/186-11// «БТ», 2011, № 32, с. 6.

Слід ураховувати: у листі Мінфіну від 28.03.13 р. № 31-08410-07/23-1343/1310 // «БТ», 2013, № 27, с. 9 було зазначено, що варіант організації бухгалтерського обліку, згідно з яким його ведення та складання фінансової звітності здійснюються безпосередньо власником або керівником підприємства при введенні до штату підприємства посади бухгалтера, Законом про бухоблік не передбачений.

Однак, на наш погляд, у ситуації, коли посада бухгалтера у штаті є, але сам бухгалтер відсутній з поважної причинити, можна:

• або взяти на «декретну» посаду іншого бухгалтера за строковим трудовим договором;

• або покласти функції бухгалтера на директора шляхом внутрішнього сумісництва (саме таку ситуацію ми розглядаємо).

Як оформити внутрішнє сумісництво

Із нормативних актів випливає, що виконання обов’язків іншого працівника може бути оформлено таким чином*:

1) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи;

2) суміщення професій (посад);

3) тимчасове замісництво;

4) розширення зони обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт.

* Докладно про це читайте у статті «Виконання обов’язків іншого працівника: документальне оформлення та виплата доплати» // «БТ», 2010, № 32, с. 17.

Для цієї ситуації, у принципі, підходять перші два способи виконання обов’язків. Третій та четвертий спосіб тут неприйнятні. Пояснимо чому.

Тимчасовим замісництвом вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це спричинено виробничою необхідністю (п. 1 Роз’яснення № 30/39**). Отже, у такому варіанті особа виконує виключно обов’язки працівника, якого вона заміщає, а свої — ні***. У нашому ж випадку директор, окрім бухгалтерських, має виконувати ще і свої функції.

** У листі Мінпраці та соцполітики України від 19.04.11 р. № 126/06/186-11 було підтверджено, що Роз’яснення № 30/39 є чинним і сьогодні.

*** На це зверталася увага в листі Мінпраці та соцполітики України від 19.04.11 р. № 126/06/186-11.

Під розширенням зон обслуговування та збільшення обсягу виконуваних робіт розуміється виконання разом зі своєю основ­ною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткового обсягу робіт за тією самою професією або посадою (п. 1 Інструкції № 1145****). Такий варіант мав би місце, якби на підприємстві взагалі не було передбачено посади бухгалтера і ці функції самостійно виконував би директор.

**** У листі Мінсоцполітики України від 29.04.13 р. № 61/06/186-13 // «БТ», 2013, № 35, с. 8 було підтверджено, що постанова № 1145 та Інструкція № 1145 продовжують діяти в частині тих пунктів, які містять загальні норми та принципи цієї форми роботи працівників: визначення понять «суміщення професій (посад)», «розширення зони обслуговування», «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника».

Суміщення професій (посад) передбачає виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) (п. 2 постанови № 1145, п. 1 Інструкції № 1145).

Під виконанням обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи слід розуміти заміну працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається робоче місце (посада) (п. 1 Інструкції № 1145).

Отже, відмінність між двома першими варіантами полягає в тому, що виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника можливе в ситуації, коли посада, що заміщається, не є вакантною (п. 2 Роз’яснення № 30/39), а суміщення професій (посад) оформляється саме за вакантною посадою*****(п. 1 Інструкції № 1145).

***** Мінпраці в листі від 05.11.08 р. № 644/13/155-08 також звернуло увагу на те, що передумовою для суміщення професій (посад) є наявність у штатному розписі вакантної посади.

Вище вже зазначалося, що на час перебування у відпустці посада працівника не вважається вакантною.

Виходячи з цього правильніше документально покласти на директора обов’язки бухгалтера з формулюванням «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основ­ної роботи».

Важливо: потрібно видати наказ про доручення працівнику додаткових обов’язків і встановити строк, на який до директора переходять обов’язки бухгалтера. При цьому бажано видати два накази: першим покласти на директора обов’язки на час перебування бухгалтера у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами (див. зразок), а другим — обов’язки на час перебування бухгалтера у відпустці для догляду за дитиною до трьох років.

Нюанс: бухгалтер має право перервати в будь-який момент відпустку для догляду за дитиною до трьох років та вийти на роботу. Тому в другому наказі не слід зазначати конкретну дату, до якої такі функції передаються директору. Потрібно вказати лише подію, з якою пов’язується припинення обов’язків, зокрема: «до фактичного виходу бухгалтера з відпустки для догляду за дитиною до 3 років».

За виконання додаткових функцій директор має право на доплату, конкретний розмір якої встановлюється або в колективному, або у трудовому договорі та вказується в наказі про доручення працівнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника (див. лист Мінпраці та соцполітики України від 02.12.05 р. № 9942/0/14-05/018-17).

За «кого» проставляти підпис

Після передачі директору функцій бухгалтера слід вирішити питання з проставлянням підпису на документах «за бухгалтера». Вирішення цього питання залежить від виду документа.

Управління рахунком. Згідно з п. 18.1 Інструкції № 492 всі юридичні особи для здійснення операцій на поточному рахунку подають картку зі зразками підписів та відбитком печатки. У картці відображають зразки підписів осіб, яким відповідно до законодавства України та установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком та підписувати розрахункові документи.

Майте на увазі: в Інструкції № 492 стосовно цієї ситуації є неузгодженість норм. Так, право другого підпису належить головному бухгалтеру чи особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та звітності, іншим уповноваженим на це особам (п. 18.2 Інструкції № 492).

Але! Право другого підпису не може бути надане особам, які користуються правом першого підпису (п. 18.4 Інструкції № 492). Отже, директору не може бути надано право підпису за бухгалтера.

Залишається тільки варіант з «одним підписом». І тут є така особливість. Згідно з п. 18.6 Інструкції № 492 щодо рахунків юридичних осіб, у штатному розпису яких немає осіб, яким може бути надане право другого підпису, до банку подається картка зі зразками підписів осіб, котрим належить право першого підпису. У цьому випадку під час складання картки в графі, призначеній для зазначення посад осіб, які мають право другого підпису, здійснюється напис про те, що у штатному розпису немає таких осіб.

У нашому випадку посада бухгалтера залишається у штатному розписі, але самого бухгалтера (особи) немає. Щоб уникнути проб­лем із банком, доведеться перейти на один підпис, як зазначено вище у п. 18.6 Інструкції № 492.

Первинні документи. На первинних документах проставляють свій підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, особи, котрі брали участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, пп. 2.4, 2.5 Положення № 88). Тому якщо на первинних документах передбачено проставляння підпису бухгалтера, то директор, який виконує його функції, ставить там свій підпис «за бухгалтера». Ідеться, зокрема, про касові документи.

Бухгалтерська звітність. Фінансову звітність підписують керівник та бухгалтер підприємства (ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік). Оскільки жодних винятків для варіанта «суміщення» посад у Законі про бухоблік не передбачено, директор має проставити на фінансовій звітності два підписи: за «себе» та за бухгалтера.

Податкова звітність. Згідно з п.п. 48.5.1 ПКУ у випадку ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податків податкова декларація підписується керівником. При цьому за головного бухгалтера підпис не проставляється.

Важливо: про покладання функцій бухгалтера на директора слід повідомити органи податкової служби. У цьому випадку подається реєстраційна заява за ф. № 1-ОПП з відміткою «Зміни» з відомостями про осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, до органу ДПС у десятиденний строк від дня виникнення змін в облікових даних платників податків (п. 9.3 розд. IX Порядку № 1588).

Нюанс: за відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи (ЕЦП) посадових осіб платника податків накладаються в такому порядку: першим — ЕЦП керівника (директора), другим — ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки платника податків (див. запитання 4 додатка до листа ДПАУ від 30.07.10 р. № 5187/Н/28-8015, консультацію в категорії 135.03 ЗІР Міндоходів). Хоча в нашому випадку посада бухгалтера є, ми вважаємо, що підписи мають оформлятися в аналогічному порядку.

Адже відповідно до п. 2 розд. II Інструкції № 233 для подання податкових документів до органів Міндоходів в електронному вигляді платник податків повинен мати чинні посилені сертифікати відкритих ключів, сформовані акредитованим центром сертифікації ключів для платника податків та уповноважених посадових осіб платника податків, підписи яких є обов’язковими для податкової звітності в паперовій формі.

Звітність з єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Згідно з п. 2.8 розд. II Порядку № 454 звіт має містити підписи посадових осіб страхувальника (керівника та головного бухгалтера), які мають бути засвідчені печаткою страхувальника (за наявності). Із цього можна зробити висновок, що директор повинен проставити підпис «за себе» та за бухгалтера.

Ми розглянули всі особливості, пов’язані з покладанням «бухгалтерських» функцій на директора. Сподіваємося, що ви легко впораєтеся з цими справами. Адже у вас тепер є важливіші завдання.

Висновки

• На підставі листка непрацездатності видається наказ про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, при цьому заяву від працівниці не вимагають.

• Посада жінки, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, не є вакантною, тому директор не може виконувати її функції самостійно без покладання на нього обов’язків внутрішнього сумісництва.

• Правильніше документально покласти на директора обов’язки бухгалтера з формулюванням «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи».

• За виконання додаткових функцій директор має право на доплату, конкретний розмір якої встановлюється або в колективному, або у трудовому договорі та вказується в наказі про доручення працівнику виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

• Директор проставляє свій підпис «за себе» і за бухгалтера на всіх документах, де це передбачено, за винятком податкової звітності та банківських документів, у яких проставляється тільки один підпис директора.