Исправляем ошибки в ф. № 1ДФ: «брошенные» санкции

Исправляем ошибки в ф. № 1ДФ: «брошенные» санкции

Вокруг исправления ошибок в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ уже давно сложилась не совсем «здоровая» ситуация. Корни ее кроются в упорном желании налоговиков штрафовать всех, кто самостоятельно обнаруживает и исправляет в нем ошибки, причем независимо от того, был «обижен» бюджет или нет. С 01.01.14 г. эта ситуация изменилась в лучшую сторону: Закон № 657 вывел ряд ошибок из-под штрафов (подробнее — в «БН», 2013, № 47, с. 44). Сегодня мы еще раз остановимся на этой животрепещущей проблеме и рассмотрим, в каких случаях можно самоисправляться, не боясь применения штрафов, а в каких ответственности не избежать.

Елена БЕЛЯЕВА, налоговый эксперт, e.belyaeva@id.factor.ua

Общие правила исправления ошибок в ф. № 1ДФ

Вы уже знаете о том, что приказом от 21.01.14 г. № 49 Миндоходов утвердило новую форму Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога (далее — Налоговый расчет по ф. № 1ДФ), а также новый Порядок заполнения и подачи Налогового расчета по ф. № 1ДФ (далее — Порядок № 49).

Так вот, Порядок № 49 так же, как и его предшественник — Порядок № 1020, предусматривает два способа исправления ошибок в ранее поданных Налоговых расчетах по ф. № 1ДФ:

• предоставление новой отчетной ф. № 1ДФ до окончания предельного срока ее подачи. Например, если 28.04.14 г. бухгалтер обнаруживает ошибку в уже поданном Налоговом расчете по ф. № 1ДФ за I квартал 2014 года, то он может ее исправить путем подачи новой отчетной ф. № 1ДФ не позднее 12.05.14 г.;

• предоставление уточняющего расчета после окончания предельного срока подачи ф. № 1ДФ (пп. 4.2 и 4.3 Порядка № 49).

И новый отчетный, и уточняющий Налоговый расчет по ф. № 1ДФ составляем по форме обычного Налогового расчета. О статусе расчета будет свидетельствовать лишь отметка в поле «Звітний новий» или «Уточнюючий».

Обратите внимание! С 01.04.14 г. подавать уточняющую ф. № 1ДФ необходимо уже по новой форме. При этом в уточняющей ф. № 1ДФ за периоды с 01.01.11 г. по 31.12.13 г. доходы следует отражать с признаками, которые действовали в редакции приказа ГНАУ от 24.12.10 г. № 1020.

Механизм исправления ошибок в новом отчетном и в уточняющем Налоговом расчете по ф. № 1ДФ одинаков и не представляет никаких трудностей. Оба расчета содержат информацию только по строкам и реквизитам, которые уточняются. При этом:

• для изъятия одной ошибочной строки из ранее введенной информации нужно повторить все графы этой строки и в графе 9 указать «1» — на исключение строки;

• для ввода новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все ее графы и в графе 9 указать «0» — на введение строки;

• если вам нужно заменить ошибочную строку другой строкой (с правильными показателями), то вы выполняете оба предыдущих шага, т. е. заполняете две строки: сначала исключаете ошибочную строку (в графе 9 ставите «1»), а затем вводите строку с правильными показателями (в графе 9 ставите «0»).

Заметьте! При исправлении ошибки, которая связана с неверным расчетом суммы НДФЛ и отражением такой неверной суммы в ф. № 1ДФ, в графах 4 и 4а уточняющего Налогового расчета (строка на введение) указываете правильную сумму налога, т. е. ту сумму, которую нужно было уплатить.

Также в консультации из категории 103.25 ЗІР Миндоходов указано, что в случае заполнения в уточняющем Налоговом расчете по ф. № 1ДФ строк на изъятие ошибочной строки и на введение новой или пропущенной строки итоговую строку по графам 3, 3а, 4 и 4а заполнять не нужно! Однако в электронной версии Налогового расчета итоговая строка проставляется автоматически.

Ну вот, механизм исправления ошибок мы с вами вспомнили. Теперь перейдем, пожалуй, к самому главному — выясним, какие ошибки в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ для налоговых агентов штрафоопасны, а какие нет.

Какие ошибки не являются штрафоопасными?

Согласно обновленному п. 119.2 НКУ штраф в размере 510 грн. (при повторном в течение года нарушении — 1020 грн.) грозит за неподачу Налогового расчета по ф. № 1ДФ, несвоевременную его подачу, подачу не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками при условии, что такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению и/или увеличению налоговых обязательств плательщика налога и/или к изменению плательщика налога.

Таким образом, если ошибка не повлекла за собой увеличение/уменьшение суммы НДФЛ или изменение плательщика налога, то наказания за эту ошибку быть не должно. К таким нештрафоопасным ошибкам относятся, к примеру:

• неверный признак дохода;

• неверный код налоговой социальной льготы (далее — НСЛ);

• ошибки в датах приема или увольнения работника;

• ошибки в количестве штатных работников и лиц, которые работают по гражданско-правовым договорам;

• ошибки (описки) в сумме дохода (графы 3 и 3а ф. № 1ДФ), которые никак не повлияли на сумму НДФЛ (значение граф 4 и 4а ф. № 1ДФ). То есть в случае исправления суммы необлагаемого дохода (например, суммы дохода, начисленного/выплаченного физлицу-предпринимателю, — признак дохода «157») санкций не будет;

• указание неправильного количества строк, страниц в ф. № 1ДФ и т. д.

Важно! Перечисленные ошибки не являются штрафоопасными не только при самоисправлении, но и в случае их выявления налоговиками при проверке.

Какие ошибки лучше исправить самому, не дожидаясь проверки?

С 01.01.14 г. к налоговому агенту, который самостоятельно исправляет ошибки в ходе проведения перерасчета НДФЛ по п. 169.4 НКУ, не применяются никакие штрафы: ни штраф по п. 119.2 НКУ (510 грн. или 1020 грн. при повторном в течение года нарушении), ни 3 % самоштраф по п. 50.1 НКУ.

Обратите внимание: с этого года освобождение от самоштрафа действует не только в случае подачи новой отчетной ф. № 1ДФ, но и при подаче уточняющей ф. № 1ДФ в связи с проведением НДФЛ-перерасчета (последний абзац п. 50.1 НКУ).

Также при самоисправлении не будет штрафа по п. 127.1 НКУ (25, 50 или 75 % от неудержанной/неуплаченной в бюджет суммы НДФЛ). Но при условии, что ошибка выявлена в результате НДФЛ-перерасчета и исправлена в течение отчетного года (последний абзац п. 127.1 НКУ).

Как видите, освобождение от всех трех штрафов (пп. 50.1, 119.2, 127.1 НКУ) действует только при самостоятельном исправлении ошибок в связи с проведением перерасчета по НДФЛ в соответствии с требованиями п. 169.4 НКУ. Что же следует понимать под НДФЛ-перерасчетом: только обязательный перерасчет, касающийся зарплаты работников, или любой перерасчет НДФЛ?

Помимо обязательного перерасчета (п.п. 169.4.2 НКУ), работодатель имеет право проводить перерасчет сумм начисленных доходов, удержанного налога за любой период и в любых случаях для определения правильности налогообложения. Об этом сказано в п.п. 169.4.3 НКУ. Поэтому, на наш взгляд, перерасчетом можно считать любой самоконтроль и исправление ошибок по НДФЛ.

Вывод. Работодателю выгоднее самостоятельно исправить ошибки, которые привели к возникновению переплаты или недоплаты НДФЛ. Это позволит избежать штрафов по пп. 50.1 и 119.2 НКУ. А если вы успеете обнаружить и исправить ошибку в рамках одного отчетного года, то штраф по п. 127.1 НКУ вам тоже не грозит.

Давайте рассмотрим порядок самостоятельного исправления ошибок по НДФЛ на конкретных примерах.

Пример 1. В августе 2013 года работнику (ИНН — 3456129865) была предоставлена нецелевая благотворительная помощь разового характера в сумме 1600,00 грн., которая согласно п.п. 170.7.3 НКУ не подлежит обложению НДФЛ. Бухгалтер ошибочно включил сумму помощи в состав зарплаты и с нее был удержан НДФЛ. Ошибка обнаружена в апреле 2014 года. Зарплата работника составляет 3200,00 грн. в месяц.

Сумма НДФЛ, которая фактически была удержана в III квартале 2013 года, составляет:

(3200,00 - 3200,00 х 3,6 %) х 15 % х 2 + (4800,00 - 4800,00 х 3,6 %) х 15 % = 1619,52 грн.

Определим сумму НДФЛ, которая должна быть удержана с зарплаты, начисленной в III квартале 2013 года:

(3200,00 - 3200,00 х 3,6 %) х 15 % х 3 = 1388,16 грн.

Уточняющий Налоговый расчет в этой ситуации заполняем следующим образом:

Пример 2. Работник предприятия (ИНН — 8754290315) в октябре 2013 года предоставил листок нетрудоспособности, подтверждающий его болезнь в сентябре. Больничные начислены в октябре 2013 года, но сумма больничных была отражена в составе зарплаты в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ за III квартал 2013 года.

Зарплата работника за III квартал составила 8800,00 грн. (НДФЛ — 1272,48 грн.), больничные — 1670,00 грн. (НДФЛ — 245,49 грн.).

В ф. № 1ДФ за IV квартал отражена только зарплата в сумме 10500,00 грн. (НДФЛ — 1518,30 грн.).

В данном случае имеем дело с ошибкой. Пункт 3.2 Порядка № 49 требует отражать в графе 3а Налогового расчета доход, начисленный физлицу за отчетный квартал. Поэтому, несмотря на то, что работник болел в III квартале 2013 года, больничные, начисленные в октябре 2013 года, должны были попасть в Налоговый расчет по ф. № 1ДФ за IV квартал.

Чтобы исправить ошибку, нам нужно в уточняющих расчетах за III и IV кварталы 2013 года изъять ошибочные строки (в графе 9 ставим «1» — строка на изъятие) и ввести строки с правильными сведениями (в графе 9 ставим «0» — строка на введение).

Уточняющие расчеты будут выглядеть следующим образом:

Исправляем ошибки 2013 года: что со штрафами?

Новый либеральный подход к исправлению ошибок по НДФЛ заработал с 01.01.14 г. В связи с этим закономерно возникает вопрос: должен ли этот новый подход распространяться на ошибки, которые были допущены в Налоговых расчетах по ф. № 1ДФ за отчетные периоды 2013 года и самостоятельно исправлены (обнаружены налоговиками) после 01.01.14 г.? Мы считаем, что должен!

Во-первых, п. 11 подразд. 10 разд. ХХ НКУ гласит о том, что санкции по результатам проверок применяются в размерах, которые пре­дусмотрены законом, действующим на день принятия решения о применении таких санкций.

Во-вторых, Высший административный суд Украины в письме от 24.11.11 г. № 2198/11/13-11 указывал, что меру ответственности следует определять на основании законодательства, действующего на момент выявления и применения соответствующих санкций.

Все это подталкивает нас к выводу о том, что в рассматриваемой ситуации должны работать нормы НКУ с учетом последних изменений. То есть в случае если вы после 01.01.14 г. исправляете НДФЛ-ошибку, которая была допущена до этой даты, вы вправе рассчитывать на «амнистию» по штрафам, установленным пп. 50.1 и 119.2 НКУ. А вот штрафа по п. 127.1 НКУ, к сожалению, не избежать. Этот пункт дает «вольную» только тем налоговым агентам, которые допустили и исправили ошибку в течение одного отчетного года. Поскольку мы исправляем ошибки прошлого года, то вероятность применения штрафа в размере 25, 50 или 75 % от неудержанной или неуплаченной в бюджет суммы НДФЛ очень высока.

Какие ошибки штрафоопасны и при самоисправлении, и при проверке?

Штрафных санкций не избежать в ситуациях, когда вы:

• не подали ф. № 1ДФ;

• несвоевременно подали ф. № 1ДФ;

• подали ф. № 1ДФ не в полном объеме. Например, ошибочно не внесли данные о работнике или контрагенте-предпринимателе.

Важно! Штраф налагается за невнесение в ф. № 1ДФ информации как о доходах, с которых НДФЛ удерживается, так и о доходах, которые не подлежат обложению НДФЛ (в частности, о доходах, начисленных/выплаченных предпринимателям);

• допустили ошибку в реквизитах налогового агента — предприятия или физлица-предпринимателя. На это налоговики обратили внимание в консультации из категории 103.26 ЗІР Миндоходов;

• ошиблись в номере учетной карточки (ИНН) работника. Эта ошибка влечет за собой изменение плательщика налога и не связана с проведением НДФЛ-перерасчета. Миндоходовцы в той же консультации из категории 103.26 ЗІР Миндоходов настаивают, что в случае подачи уточняющей ф. № 1ДФ должен применяться штраф в размере 510 грн. (1020 грн.) по п. 119.2 НКУ.

В заключение все вышесказанное о новом подходе к применению санкций за НДФЛ-нарушения обобщим в таблице.

Ответственность за НДФЛ-ошибки с 01.01.14 г.