Возвращение «блудного» вахтовика: компенсировать ли расходы на жилье и проезд

Возвращение «блудного» вахтовика: компенсировать ли расходы на жилье и проезд

Представьте ситуацию: закончилась вахта, и работникам пора уезжать домой. Они обратились в кассу за билетами, а там остались одни СВ. Да и то на поезд, который будет следовать лишь через 2 дня. Хорошенькое дельце!

В голове у работника сразу возникает вопрос: а возместят ли ему стоимость таких билетов и аренду жилья за период задержки? Ведь вернуться в вахтовый поселок он уже не может — там работает следующая смена!

У бухгалтера схожая проблема: компенсировать ли работнику потраченные им средства и облагать ли эти суммы НДФЛ? Согласитесь, подумать есть над чем. Так что милости просим — будем разбираться вместе!

Дарья КРАВЧЕНКО, налоговый эксперт, d.kravchenko@id.factor.ua

Основные моменты вахтового метода

Конечно, вахтовый метод применяют не все предприятия. Он интересен прежде всего строительным организациям. Кому, как не им, знакомы ситуации, когда:

• объект оказывается далеко от основного места проживания работников;

• при этом отвозить персонал и привозить его обратно каждый день невозможно.

Поэтому легче создать бригаду работников, отвезти их в специально созданный вахтовый поселок (полевой городок) рядом с объектом строительства. И пусть приступают к работе. По окончании смены работники возвращаются к месту постоянного жительства.

Помните: продолжительность вахты в общем случае не должна превышать 1 месяца, а ежедневной работы — более 12 часов (п. 4.2 Основных положений). В таких обстоятельствах, с целью соблюсти нормы КЗоТ, нужно использовать суммированный учет рабочего времени (ст. 61 КЗоТ)*.

* Более подробную информацию вы можете найти в статье «Суммированный учет рабочего времени» // «БН», 2012, № 49, с. 36.

Вахтовый метод — это особый метод организации труда. Это не служебная командировка (абзац третий п. 1.1 Основных положений). Несмотря на это, в вопросах документального оформления и оплаты труда вахтовиков мы будем опираться именно на «командировочные» правила, поскольку это предписывает Постановление № 490.

Теперь о наболевшем. Об оплате. За фактически отработанное время вахтовым методом/объем выполненных работ вахтовики получают:

1. Зарплату — за фактически отработанное время вахтовым методом/объем выполненных работ.

2. Надбавку за вахтовый метод (полевое обеспечение взамен суточных)**:

• за каждый календарный день нахождения на работе в период вахты;

• за фактические дни нахождения в пути от места нахождения предприятия к месту работы и обратно.

3. Премию (без учета оплаты дней межвахтового отдыха) — в соответствии с действующим на предприятии положением о премировании.

4. Ну и конечно, им компенсируют расходы на проживание и проезд (п. 3 Постановления № 490).

** При этом другие виды компенсаций за передвижной характер работ не выплачивают.

При этом обоснование, порядок и периодичность возмещения расходов вахтовикам обязательно прописывайте в колдоговоре (в разделе «Оплата труда»), положении о вахтовом методе, трудовых договорах (контрактах) или непосредственно в приказе о направлении на вахту (ст. 97 КЗоТ).

Не лишним будет установить в них и определенные гарантии для работников. Например, указать виды транспорта, которыми работник может воспользоваться в дороге (например, как в нашем случае — вагон «СВ»). Или предоставить такой выбор самому сотруднику (п. 6 разд. II Инструкции № 59). Тогда расходы на проезд вахтовика в спальном вагоне не будут излишне израсходованными средствами. И получив соответствующее разрешение от руководителя, без проблем сможете их компенсировать работнику (п. 6 разд. II Инструкции № 59).

О факте траты средств и их размере вы узнаете из Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Его работник подает по возвращении с вахты. Предельный срок — до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник вернулся на предприятие (п.п. 170.9.2 НКУ).

Важно! К Отчету вахтовик обязательно должен приложить оригиналы первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Обратите внимание. С 04.02.14 г. вступил в силу новый порядок составления Отчета, обновлена и его форма (приказ Миндоходов от 24.12.13 г. № 845). Подробнее об этом вы можете прочитать в «БН», 2014, № 5, с. 9.

Если работник задержался в пути…

…опять же обратимся к «командировочному» законодательству (п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59).

А оно гласит: пока не будет издан приказ о продлении командировки, не будет оснований и для компенсации и отнесения к налоговым затратам расходов работника на проживание и проезд в период задержки.

Другими словами, работнику очень нужно получить решение руководителя предприятия (п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59). Но продлить вахтовику срок поездки он может в случае, если (п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59):

• задержка была действительно вынужденной и по причине, не зависящей от работника;

• при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Важно! Свое решение руководитель принимает после возвращения работника из поездки. Поэтому вахтовик по прибытии к месту постоянной работы обязан предоставить:

• докладную записку, поясняющую сложившиеся обстоятельства (в нашем случае — отсутствие транспортных билетов);

• документы, подтверждающие причину задержки (в оригинале).

На их основании руководитель выносит свой «приговор». Если разрешит продлить срок поездки — будет основание для возмещения стоимости проезда и проживания, а также суточных. Откажет в пролонгации — такие расходы нельзя возместить (абз. 3 п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59).

Что в таком случае остается делать работнику? Предлагаем два варианта:

• урегулировать этот вопрос с руководителем самостоятельно или при участии профсоюзной организации, представляющей интересы вахтовика;

• обратиться за защитой в комиссию по трудовым спорам (ее создают, если на предприятии трудится более 15 человек) или же сразу в суд (ст. 221 КЗоТ).

Выбор за сотрудником. В любом случае решение руководителя оформите соответствующим приказом (распоряжением)*. В случае положительного ответа  укажите:

• количество дней, на которые решено продлить поездку;

• причины продления командировки.

* Пример заполнения приказа о продлении вы можете найти в Шпаргалке бухгалтера «Командировки: документальное оформление и налоговые расходы» // «БН», 2012, № 36, с. 23.

Желательно, чтобы приказ о продлении служебной поездки увидел свет до подачи работником Отчета. В ином случае у запоздавшего вахтовика на момент составления документа не будет права на компенсацию расходов на проживание, проезд за дни задержки по первому приказу.

Руководитель разрешил продлить командировку? Тогда не переживайте и по поводу размеров понесенных сотрудником расходов. Все возмещаемые затраты теперь не будут излишне израсходованными средствами в соответствии с абз. 3 п.п. 2.2 Инструкции № 59. В частности, можно смело компенсировать стоимость билетов категории «СВ», если это не противоречит вашему внутреннему положению о командировках.

Не забудьте. За дни задержки работников в пути по вине транспортных организаций дополнительно вы обязаны выплатить работнику дневную тарифную ставку, оклад из расчета за полный рабочий день.

Проблемы налогообложения

Налог на прибыль. Здесь все просто. Если вахта (командировка) связана с хоздеятельностью, то фактические суммы, возмещаемые работнику за проезд и проживание (при наличии подтверждающих документов!), вы включаете в состав расходов предприятия на основании п.п. 140.1.7 НКУ.

Учитывая то, что такие затраты могут быть прямо отнесены на конкретный объект расходов, отражайте их в составе прочих прямых расходов, которые формируют налоговую себестоимость продукции (работ, услуг).

Момент признания указанных расходов — тот отчетный период, в котором признаны доходы от реализации такой продукции, выполнения работ, предоставления услуг (п. 138.4 НКУ).

В декларации по налогу на прибыль затраты покажите в строке 05.1.

НДФЛ. В этом месте «замедлим ход».

Ведь, с одной стороны, есть п.п. 164.2.17 НКУ. Согласно ему, если суммы, компенсируемые вахтовику за аренду жилья, не связаны с выполнением им трудовой функции, то их рассматривают как дополнительные блага. А значит, такие выплаты подлежат обложению НДФЛ.

Но, с другой стороны, есть абзац четвертый п.п. 164.2.17 НКУ. Он не рассматривает в качестве дополнительного блага доходы, подлежащие включению работодателем в себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг согласно разд. III НКУ (сюда входит и стоимость проживания и проезда).

А значит, по нашему мнению: расходы на проживание и проезд, затраченные вахтовиком в результате задержки и компенсируемые ему работодателем, не следует облагать НДФЛ, так как указанные расходы связаны:

а) с выполнением работником своих трудовых обязанностей. При этом данные обязанности он не может исполнить без того, чтобы не понести расходы на проезд с места вахты. Следовательно, говорить о получении работником какой-либо экономической выгоды в данной ситуации неправильно. Ведь он несет расходы, которые ему оплачиваются, не в своих интересах, а в интересах работодателя;

б) исключительно с ведением хозяйственной деятельности предприятия, что позволяет отнести их на себестоимость выполненных работ, оказанных услуг согласно разд. ІІІ НКУ.

Основанием для этого выступают:

• подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость расходов и связь поездки с деятельностью работника (п.п. 140.1.7 НКУ);

• приказ (распоряжение), подписанный руководителем, с его согласием на возмещение таких расходов работнику.

Исключением будет случай, когда предприятие компенсирует сотруднику понесенные затраты, но не относит их в состав налоговых расходов. В такой ситуации вы обязаны начислить и уплатить НДФЛ с возмещаемой суммы (п.п. 164.2.17 НКУ). При этом предварительно вам нужно увеличить ее на натуральный коэффициент 1,176471 (1,204819), а уже после этого удержать налог на доходы в размере 15 % (17 %) (п. 164.5 НКУ).

В таком случае в ф. № 1ДФ сумму компенсации покажите с признаком дохода «126».

ЕВС. Суммы возмещения стоимости проезда и расходов на проживание не входят в фонд оплаты труда, а потому не являются базой начисления ЕВС (п.п. 2.1.6 Инструкции № 5).

Выводы 

• Вахтовый метод не является служебной командировкой. Несмотря на это, возникающие спорные вопросы решаются на основании именно «командировочного» законодательства. Случай с задержкой вахтовиков в пути — не исключение.

• Основным документом в решении вопросов с задержкой в пути для вас будет колдоговор. В нем вы должны прописать порядок, обоснование, размер и периодичность выплаты компенсации работникам.

• Но последнее слово за руководителем предприятия. Выносить свой «приговор» он будет на основании докладной записки вахтовика и документов, объясняющих причину задержки в пути. Получили одобрение от начальства — смело возмещайте затраты.

• Сумму компенсации стоимости проживания и проезда включайте в расходы предприятия и не облагайте НДФЛ. Кроме того, она не является и базой начисления ЕВС.

Документы и сокращения статьи

Основные положения — Основные положения о вахтовом методе организации работ, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 31.12.87 г. № 794/33-82.

Постановление № 490 — постановление КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 г. № 490.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

ЕВС — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.