Теми статей
Обрати теми

Повернення «блудного» вахтовика: чи компенсувати витрати на житло та проїзд

Редакція БТ
Стаття

Повернення «блудного» вахтовика: чи компенсувати витрати на житло та проїзд

Уявіть ситуацію: закінчилася вахта, і працівникам час вирушати додому. Вони звернулися до каси за квитками — а там залишилися тільки СВ. До того ж на поїзд, що прямуватиме тільки через 2 дні. Просто чудово!

У працівника одразу виникає запитання: а чи відшкодують йому вартість таких квитків та оренду житла за період затримки? Адже повернутися до вахтового селища він уже не може — там працює наступна зміна!

У бухгалтера схожа проблема: чи компенсувати працівнику витрачені ним кошти та чи обкладати ці суми ПДФО? Погодьтеся, поміркувати є над чим. Отже, ласкаво просимо — будемо розбиратися разом!

Дар’я КРАВЧЕНКО, податковий експерт, d.kravchenko@id.factor.ua

 

Основні моменти вахтового методу

Звичайно, вахтовий метод застосовують не всі підприємства. Він зацікавить насамперед будівельні організації. Кому, як не їм, знайомі ситуації, коли:

• об’єкт виявляється далеко від основного місця проживання працівників;

• при цьому відвозити персонал та привозити назад щодня неможливо.

Тому легше створити бригаду працівників, відвезти їх до спеціально створеного вахтового селища (польового містечка) поруч з об’єктом будівництва. І нехай вони стають до роботи. Після закінчення зміни працівники повертаються до місця постійного проживання.

Пам’ятайте! Тривалість вахти в загальному випадку не повинна перевищувати 1 місяця, а щоденної роботи — 12 годин (п. 4.2 Основ­них положень). За таких обставин із метою дотримання норми КЗпП потрібно використовувати підсумований облік робочого часу (ст. 61 КЗпП)*.

* Докладнішу інформацію ви можете знайти у статті «Підсумований облік робочого часу» // «БТ», 2012, № 49, с. 36.

Вахтовий метод — це особливий метод організації праці. Це не службове відрядження (абзац третій п. 1.1 Основних положень). Незважаючи на це, у питаннях документального оформлення та оплати праці вахтовиків ми спиратимемося саме на «відряджувальні» правила, оскільки це приписує Постанова № 490.

Тепер про наболіле. Про оплату. За фактично відпрацьований вахтовим методом час/обсяг виконаних робіт вахтовики отримують:

1. Зарплату — за фактично відпрацьований вахтовим методом час/обсяг виконаних робіт.

2. Надбавку за вахтовий метод (польове забезпечення замість добових)**:

• за кожен календарний день перебування на роботі в період вахти;

• за фактичні дні перебування в дорозі від місцезнаходження підприємства до місця роботи і назад.

3. Премію (без урахування оплати днів міжвахтового відпочинку) — відповідно до чинного на підприємстві положення про преміювання.

4. Ну і, звичайно, їм компенсують витрати на проживання та проїзд (п. 3 Постанови № 490).

** При цьому інші види компенсацій за пересувний характер робіт не виплачують.

При цьому обґрунтування, порядок та періодичність відшкодування витрат вахтовикам обов’язково прописуйте в колдоговорі (у розділі «Оплата праці»), положенні про вахтовий метод, трудових договорах (контрактах) чи безпосередньо в наказі про направлення на вахту (ст. 97 КЗпП).

Незайвим буде встановити в них і певні гарантії для працівників. Наприклад, зазначити види транспорту, якими працівник може скористатися в дорозі (наприклад, як у нашому випадку — вагон «СВ»). Або надати такий вибір самому працівнику (п. 6 розд. II Інструкції № 59). Тоді витрати на проїзд вахтовика у спальному вагоні не будуть надміру витраченими коштами. Й, отримавши відповідний дозвіл від керівника, ви без проблем зможете компенсувати їх працівникові (п. 6 розд. II Інструкції № 59).

Про факт витрачання коштів та їх розмір ви дізнаєтеся зі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Його працівник подає після повернення з вахти. Граничний строк — до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем, в якому працівник повернувся на підприємство (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Важливо! До Звіту вахтовик обов’язково має додати оригінали первинних документів, що підтверджують понесені витрати.

Зверніть увагу! З 04.02.14 р. набрав чинності новий порядок складання Звіту, оновлено і його форму (наказ Міндоходів від 24.12.13 р. № 845). Докладніше про це ви можете прочитати у «БТ», 2014, № 5, с. 9.

 

Якщо працівник затримався в дорозі…

…знову ж таки звернемося до «відряджувального» законодавства (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59).

А воно проголошує: доки не буде видано наказ про продовження відрядження, не буде підстав і для компенсації та віднесення витрат працівника на проживання і проїзд у період затримки до податкових витрат.

Інакше кажучи, працівнику дуже потрібно отримати рішення керівника підприємства (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59). Але продовжити вахтовику строк поїздки він може в разі, якщо (п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 59):

• затримка була дійсно вимушеною та з причини, що не залежить від працівника;

• за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Важливо! Рішення керівник приймає після повернення працівника з поїздки. Тому вахтовик після прибуття до місця постійної роботи зобов’язаний надати:

доповідну записку, що пояснює обставини, які склалися (у нашому випадку — відсутність транспортних квитків);

• документи, що підтверджують причину затримки (в оригіналі).

На їх підставі керівник ухвалює свій «вирок». Вирішить продовжити строк поїздки — буде підстава для відшкодування вартості проїзду та проживання, а також добових. Відмовить у пролонгації — такі витрати не можна відшкодувати (абз. 3 п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59).

Що в такому разі залишається робити працівнику? Пропонуємо два варіанти:

• урегулювати це питання з керівником самостійно або за участі профспілкової організації, що представляє інтереси вахтовика;

звернутися за захистом до комісії з трудових спорів (її створюють, якщо на підприємстві працюють понад 15 осіб) чи одразу до суду (ст. 221 КЗпП).

Вибір за працівником. У будь-якому разі рішення керівника оформіть відповідним наказом (розпорядженням)*. У разі позитивної відповіді — пропишіть:

• кількість днів, на які вирішено продовжити поїздку;

• причини продовження відрядження.

* Приклад заповнення наказу про продовження ви можете знайти у Шпаргалці бухгалтера «Відрядження: документальне оформлення та податкові витрати» // «БТ», 2012, № 36, с. 23.

Бажано, щоб наказ про продовження службової поїздки вийшов у світ до подання працівником Звіту. В іншому випадку у вахтовика, який запізнився, на момент складання документа не буде права на компенсацію витрат на проживання, проїзд за дні затримки по першому наказу.

Керівник дозволив продовжити відрядження? Тоді не переймайтеся щодо розмірів понесених працівником витрат. Усі витрати, що відшкодовуються, тепер не будуть надміру витраченими коштами відповідно до абз. 3 п.п. 2.2 Інструкції № 59. Зокрема, можна сміливо компенсувати вартість квитків категорії «СВ», якщо це не суперечить вашому внутрішньому положенню про відрядження.

Не забудьте! За дні затримки працівників у дорозі з вини транс­портних організацій ви додатково зобов’язані виплатити працівнику денну тарифну ставку, оклад із розрахунку за повний робочий день.

 

Проблеми оподаткування

Податок на прибуток. Тут усе просто. Якщо вахта (відрядження) пов’язана з госпдіяльністю, то фактичні суми, що відшкодовуються працівнику за проїзд і проживання (за наявності підтвердних документів!), ви включаєте до складу витрат підприємства на підставі п.п. 140.1.7 ПКУ.

Оскільки такі витрати можуть бути прямо віднесені на конкретний об’єкт витрат, відображайте їх у складі інших прямих витрат, які формують податкову собівартість продукції (робіт, послуг).

Момент визнання зазначених витрат — той звітний період, в якому визнано доходи від реалізації такої продукції, виконання робіт, надання послуг (п. 138.4 ПКУ).

У декларації з податку на прибуток витрати покажіть у рядку 05.1.

ПДФО. У цьому місці «уповільнимо хід».

Адже, з одного боку, є п.п. 164.2.17 ПКУ. Згідно з ним, якщо суми, які компенсуються вахтовику за оренду житла, не пов’язані з виконанням трудової функції, то їх розглядають як додаткові блага. А отже, такі виплати підлягають обкладенню ПДФО.

З іншого боку — абзац четвертий п.п. 164.2.17 ПКУ. Він не розглядає як додаткове благо доходи, що підлягають включенню роботодавцем до собівартості реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг згідно з розд. III ПКУ (сюди входить і вартість проживання та проїзду).

Тому, на нашу думку, витрати на проживання і проїзд, здійснені вахтовиком у результаті затримки, що компенсуються йому роботодавцем, не слід обкладати ПДФО. Адже зазначені витрати пов’язані:

а) з виконанням працівником своїх трудових обов’язків. При цьому ці обов’язки він не може виконати без того, щоб не понести витрати на проїзд із місця вахти. Отже, говорити про отримання працівником будь-якої економічної вигоди в цій ситуації неправильно. Адже він несе витрати, які йому оплачуються, не у своїх інтересах, а в інтересах роботодавця;

б) виключно з провадженням господарської діяльності підприємства. Це дозволяє віднести їх на собівартість виконаних робіт, наданих послуг згідно з розд. ІІІ ПКУ.

Підставою для цього є:

• підтвердні документи, що засвідчують вартість витрат і зв’язок поїздки з діяльністю працівника (п.п. 140.1.7 ПКУ);

• наказ (розпорядження), підписаний керівником, із його згодою на відшкодування таких витрат працівнику.

Винятком буде випадок, коли підприємство компенсує працівнику понесені витрати, але не відносить їх до складу податкових витрат. У такій ситуації ви зобов’язані нарахувати і сплатити ПДФО із суми, що відшкодовується (п.п. 164.2.17 ПКУ). При цьому вам слід поперед­ньо збільшити її на натуральний коефіцієнт 1,176471 (1,204819), а вже після цього утримати податок на доходи в розмірі 15(17) % (п. 164.5 ПКУ).

У такому разі у ф. № 1ДФ суму компенсації покажіть з ознакою доходу «126».

ЄВС. Суми відшкодування вартості проїзду і витрат на проживання не входять до фонду оплати праці, тому не є базою нарахування ЄВС (п.п. 2.1.6 Інструкції № 5).

Висновки

  • Вахтовий метод не є службовим відрядженням. Незважаючи на це, спірні питання, що виникають, вирішуються на підставі саме «відряджувального» законодавства. Випадок із затримкою вахтовиків у дорозі — не виняток.

  • Основним документом у вирішенні питань із затримкою в дорозі для вас буде колдоговір. У ньому ви повинні прописати порядок, обґрунтування, розмір та періодичність виплати компенсації працівникам.

  • Але останнє слово — за керівником підприємства. Ухвалювати свій «вирок» він буде на підставі доповідної записки вахтовика і документів, що пояснюють причину затримки в дорозі. Отримали схвалення від начальства — сміливо відшкодовуйте витрати.

  • Суму компенсації вартості проживання та проїзду включайте до витрат підприємства та не обкладайте ПДФО. Крім того, вона не є й базою нарахування ЄВС.

Документи і скорочення статті

Основні положення — Основні положення про вахтовий метод організації робіт, затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 31.12.87 р. № 794/33-82.

Постанова № 490 постанова КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок та посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.99 р. № 490.

Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.

ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.

ЄВС — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі