«Наличная» граница дозволенного: устанавливаем лимит кассы

«Наличная» граница дозволенного: устанавливаем лимит кассы

В этом вопросе вроде бы нет ничего сложного. Но нельзя недооценивать его значение. Неспроста контролирующие органы уделяют ему так много внимания во время проверок. А если так, то, устанавливая лимит, вы не должны пренебрегать даже самой маленькой деталью. Поэтому сегодня немного освежим «лимитные» знания. Они помогут вам в дальнейшем избежать недоразумений.

Дарья КРАВЧЕНКО, налоговый эксперт, d.kravchenko@id.factor.ua

Что же такое лимит кассы?

Лимит кассы — это тот предельный размер суммы наличности, которую вы можете оставить в кассе в нерабочее время (п. 1.2 Положения № 637). Устанавливают его только те предприятия, которые осуществляют операции с наличностью в нацвалюте*.

* Лимит остатка иностранной валюты устанавливают только тем субъектам предпринимательской деятельности, которым разрешено использовать наличную иностранную валюту как средство платежа. Для расчета указанного лимита используют Правила № 200.

Накапливать наличку в кассе нельзя даже в случае острой необходимости (например, для осуществления выплат в течение ближайшего времени). Все сверхлимитные суммы вы обязаны сдать в банк.

Срок, в течение которого вы это можете сделать, зависит от месторасположения банков и режима работы предприятия (п. 2.8 Положения № 637). Способ сдачи наличности вы выбираете на свое усмотрение: либо самостоятельно, либо с помощью службы инкассации.

Шутить с этим не стоит. За превышение лимита налагается серьезный штраф — в двукратном размере выявленных сверхлимитных наличных сумм (абзац второй ст. 1 Указа № 436).

Такая же участь постигнет того, кто вовсе не установил лимит кассы (независимо от причин). Тогда лимит кассы будет считаться нулевым. А все наличные, которые останутся в кассе на конец рабочего дня, будут соответственно сверхлимитными (п. 5.8 Положения № 637).

В категорию счастливчиков, которым лимит кассы не устанавливают, входят:

• банки (п. 2.7 Положения № 637);

• физлица-предприниматели (п. 2.7 Положения № 637);

• религиозные организации (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), которые не осуществляют производственную или другую предпринимательскую деятельность (п. 5.6 Положения № 637).

Тем, кто не попал в «счастливую тройку», огорчаться не стоит. В виде исключения им разрешено хранить в кассе сверхлимитные суммы (п. 2.10 Положения № 637) в течение 3 рабочих дней (включая день получения в банке), если речь идет о:

• сумме полученных в банке наличных для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также дивидендов, пенсий, стипендий (разд. 2 Инструкции № 5);

• наличной выручке (в сумме, указанной в платежных ведомостях) для осуществления за счет нее выплат, относящихся к фонду оплаты труда (здесь 3-дневный срок считается со дня наступления сроков этих выплат).

Кроме того, не считаются сверхлимитными наличные в день их поступления, если они (п. 5.9 Положения № 637):

• были сданы в сумме, которая превышает установленный лимит кассы, в банк не позднее следующего рабочего дня банка;

• были выданы на следующий день на хознужды (без предварительной сдачи в банк и одновременного получения из кассы банка);

• поступили в кассу предприятия в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, которая превышает установленный лимит кассы, в банк на следующий рабочий день банка и предприятия или выданы для использования предприятием на хознужды;

• сданы в банк через инкассаторов после операционного времени работы банка. Подтверждением сдачи наличных инкассаторам является оформленная надлежащим образом копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью (письмо НБУ от 26.09.05 г. № 11-113/3262-9602).

Рассчитываем лимит кассы

Сделать это вы должны самостоятельно (п. 5.3 Положения № 637).

Важно! Если у вас есть кассы в обособленных подразделениях, то отдельный лимит установите для каждой кассы*. При этом обязательно учтите данные именно по той кассе, для которой устанавливаете такую «наличную» границу.

* Важные нюансы найдете в статье «Касса обособленного подразделения: как себя обезопасить» // «БН», 2013, № 45, с. 11.

Это несложно. Вам достаточно «пройти» всего 3 шага:

Шаг 1. Оцените ситуацию. Обратите внимание на режим и специфику работы вашего предприятия, отдаленность его от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности предприятия с банком на инкассацию и т. п.

Шаг 2. Выберите способ расчета лимита кассы. Их всего два:

• способ 1: основан на расчете среднедневного поступления наличных в кассу (целесообразен для магазинов);

• способ 2: основан на расчете среднедневной выдачи наличных из кассы (подходит для предприятий оптовой торговли, работающих по безналу, — письмо НБУ от 01.03.05 г. № 11-111/680-1907).

Ваша задача — остановить свой выбор на таком из них, при котором лимит кассы будет максимальным. Так, если у вас в кассе наличные средства формируются в основном за счет денежных поступлений, — выбирайте первый способ, больше выдаете денег — второй.

Шаг 3. Рассчитайте лимит кассы. Схема проста. Возьмите показатели (либо суммы поступлений, либо суммы выплат) за любые 3 месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих дате установления лимита кассы и разделите их на количество рабочих дней предприятия этого трехмесячного периода (п. 5.4 Положения № 637).

Для того чтобы узнать, какие именно суммы вы можете включить в расчет, а какие нет, можно пойти от обратного:

• по методу поступлений — учитывайте все суммы прихода, кроме поступлений из банка;

• по методу выплат — учитывайте все суммы расхода, кроме выплат на оплату труда (разд. 2 — 3 Инструкции № 5), пенсий, стипендий, дивидендов.

Нюанс. Если вы рассчитали среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов, и он оказался меньше 170 грн., — установите лимит кассы в размере 170 грн. (п. 5.4 Положения № 637).

Готовим документы

Для более полного представления о том, какие документы необходимо заполнить, приведем небольшой пример.

Пример. ООО «Веселка» решило пересмотреть лимит кассы. Для расчета использовало способ 1 и показатели сентября — ноября 2013 года. Наличная выручка за этот период — 326544,40 грн., количество рабочих дней предприятия — 65 дней.

Определим показатель среднедневного поступления. Он равен 5023,76 грн. (326544,40 грн. : 65 дней). На основе данного расчета руководство решило утвердить лимит кассы в размере 5000 грн. Задокументируем это.

Шаг 1. Составляем Расчет установления лимита остатка наличности в кассе (далее — Расчет; приложение 8 к Положению № 637). Подписываем его у главного (старшего) бухгалтера и руководителя предприятия (уполномоченного им лица) (рис. 1 на с. 38).

Рис. 1. Пример расчета лимита кассы

Шаг 2. Утверждаем лимит кассы внутренним приказом (распоряжением) предприятия (рис. 2 на с. 38). Его составляем в произвольной форме.

Рис. 2. Пример приказа об установлении лимита кассы

Вот в принципе и все. Но что делать тем предприятия, у которых нет данных для расчета? Читайте далее.

Лимит для начинающих

В категорию «начинающих» попадают те, кто только зарегистрировал свое предприятие или впервые проводит наличные расчеты. Для них определить лимит кассы несложно.

Шаг 1. На первые три месяца работы (!) установите лимит кассы на основании прогнозных расчетов (п. 5.2 Положения № 637).

Но! Вы не вправе указывать любой размер лимита. Контролирующие органы любят обоснованность. Поэтому расчет лучше провести на основании бизнес-плана или технико-экономического обоснования создания предприятия. А далее, как обычно:

1. Заполните Расчет:

• в разделе «Касові обороти» поставьте прочерки;

• в графе «Ліміт залишку готівки в касі» — спрогнозированную сумму лимита.

2. Утвердите лимит кассы приказом (распоряжением).

Безусловно, самым «безопасным» лимитом в таком случае будет сумма 170 грн., установленная согласно п. 5.4 Положения № 637.

Отсчет трех месяцев начинайте с того дня, когда вы впервые провели наличный расчет (письмо НБУ от 23.02.07 г. № 11-113/726-1968). Если, например, это событие случилось 21.02.14 г., считать начинайте именно с этой даты. Тогда трехмесячный период у вас закончится 20.05.14 г.

Важно! Как уже было сказано выше, если вы не установите прог­нозный лимит, то он будет считаться нулевым.

Шаг 2. Через 2 недели после «испытательного» срока пересмотрите лимит в общем порядке, используя фактические показатели деятельности вашего предприятия.

Пересматриваем лимит кассы

Регулярно пересматривать лимит кассы вам не придется. Положение № 637 не содержит требований на этот счет. Но бывают ситуации, когда вы будете обязаны это сделать, а порой вас будут подталкивать к этому сами обстоятельства.

Итак, пересмотреть лимит кассы вы обязаны, если (см. раздел «Лимит для начинающих»):

• ранее вы, как «новичок», установили лимит кассы на основании прогнозных расчетов;

• вы впервые становитесь на стезю наличных расчетов в своей деятельности.

В других случаях вносить изменения в установленный ранее показатель является исключительно вашим правом, но никак не обязанностью. Другими словами, вы сами контролируете этот процесс (письмо НБУ от 19.05.06 г. № 11-113/1903-5427, от 01.12.09 г. № 11-113/5438-22292).

Пересмотр лимита кассы в таком случае проводите в общем порядке (см. раздел «Рассчитываем лимит кассы»).

Выводы 

• Лимит кассы — это тот предельный размер суммы наличности, которую вы можете оставить в кассе в конце рабочего дня.

• Рассчитать его вам помогут два способа, основанные на расчете среднедневного поступления или среднедневной выдачи наличных из кассы.

• Для документального оформления вам потребуется заполнить Расчет установления лимита остатка наличности в кассе и приказ (распоряжение) об установлении лимита кассы.

• «Начинающие» предприятия рассчитывают лимит на основании прогнозных показателей. При этом через 3 месяца его пересматривают.

• Изменяют лимит кассы по необходимости в общем порядке.

Документы статьи

Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением НБУ от 30.05.07 г. № 200.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5.