«Готівкова» межа дозволеного: установлюємо ліміт каси
У цьому питанні начебто немає нічого складного. Але не можна недооцінювати його значення. Недаремно контролюючі органи приділяють йому так багато уваги під час перевірок. А якщо так, то при встановленні ліміту ви не повинні нехтувати навіть найменшою деталлю. Тому сьогодні трохи освіжимо «лімітні» знання. Вони допоможуть вам у подальшому уникнути непорозумінь.
Дар’я КРАВЧЕНКО, податковий експерт d.kravchenko@id.factor.ua
Що ж таке ліміт каси?
Ліміт каси — це той граничний розмір суми готівки, яку ви можете залишити в касі в неробочий час (п. 1.2 Положення № 637). Установлюють його лише ті підприємства, що здійснюють операції з готівкою в нацвалюті*.
* Ліміт залишку іноземної валюти встановлюють лише тим суб’єктам підприємницької діяльності, яким дозволено використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу. Для розрахунку зазначеного ліміту використовують Правила № 200.
Накопичувати готівку в касі не можна навіть у разі гострої потреби (наприклад, для здійснення виплат протягом найближчого часу). Усі понадлімітні суми ви зобов’язані здати до банку.
Строк, протягом якого ви це можете зробити, залежить від місця розташування банків та режиму роботи підприємства (п. 2.8 Положення № 637). Спосіб здавання готівки ви вибираєте на власний розсуд: або самостійно, або за допомогою служби інкасації.
Жартувати з цим не варто. За перевищення ліміту накладається серйозний штраф — у двократному розмірі виявлених понадлімітних готівкових сум (абзац другий ст. 1 Указу № 436).
Така ж доля спіткає того, хто взагалі не встановив ліміт каси (незалежно від причин). Тоді ліміт каси вважатиметься нульовим. А вся готівка, яка залишиться в касі на кінець робочого дня, відповідно буде понадлімітною (п. 5.8 Положення № 637).
До категорії щасливчиків, яким ліміт каси не встановлюють, входять:
• банки (п. 2.7 Положення № 637);
• фізичні особи — підприємці (п. 2.7 Положення № 637);
• релігійні організації (релігійні громади, управління та центри, монастирі, релігійні братства, місіо- нерські товариства (місії), духовні навчальні заклади), що не здійснюють виробничу або іншу підприємницьку діяльність (п. 5.6 Положення № 637).
Тим, хто не потрапив до «щасливої трійки», засмучуватися не варто. Як виняток їм дозволено зберігати в касі понадлімітні суми (п. 2.10 Положення № 637) протягом 3 робочих днів (уключаючи день отримання в банку), якщо йдеться про:
• суму отриманої в банку готівки для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також дивідендів, пенсій, стипендій (розділ 2 Інструкції № 5);
• готівкової виручки (у сумі, зазначеній у платіжних відомостях) для здійснення за рахунок її виплат, що належать до фонду оплати праці (тут 3-денний строк відлічується з дня настання строків цих виплат).
Крім того, не вважаються понадлімітними готівкові кошти в день їх надходження, якщо вони (п. 5.9 Положення № 637):
• були здані до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку;
• були видані на наступний день на господарські потреби (без попереднього здавання до банку та одночасного отримання з каси банку);
• надійшли до каси підприємства у вихідні та святкові дні та були здані до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, на наступний робочий день банку та підприємства або видані для використання підприємством на господарські потреби;
• здані до банку через інкасаторів після операційного часу роботи банку. Підтвердженням здавання готівки інкасаторам є оформлена належним чином копія супровідної відомості до сумки з готівкою (лист НБУ від 26.09.05 р. № 11-113/3262-9602).
Розраховуємо ліміт каси
Зробити це ви повинні самостійно (п. 5.3 Положення № 637).
Важливо! Якщо у вас є каси у відокремлених підрозділах, то встановіть окремий ліміт для кожної каси*. При цьому обов’язково врахуйте дані саме щодо тієї каси, для якої встановлюєте таку «готівкову» межу.
* Важливі нюанси ви знайдете у статті «Каса відокремленого підрозділу: як себе убезпечити» // «БТ», 2013, № 45, с. 11.
Це нескладно. Вам достатньо зробити лише 3 кроки.
Крок 1. Оцініть ситуацію. Зверніть увагу на режим та специфіку роботи вашого підприємства, віддаленість його від банку, обсяг касових оборотів, установлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.
Крок 2. Виберіть спосіб розрахунку ліміту каси. Їх лише два:
• спосіб 1: ґрунтується на розрахунку середньоденного надходження готівки до каси (доцільний для магазинів);
• спосіб 2: ґрунтується на розрахунку середньоденної видачі готівки з каси (підходить для підприємств оптової торгівлі, що працює за безготівковим розрахунком — лист НБУ від 01.03.05 р. № 11-111/680-1907).
Ваше завдання — зупинити свій вибір на такому з них, при якому ліміт каси буде максимальним. Так, якщо у вас у касі готівкові кошти формуються переважно за рахунок грошових надходжень — вибирайте перший спосіб, більше видаєте грошей — беріть другий.
Крок 3. Розрахуйте ліміт каси.
Схема проста. Візьміть показники (або суми надходжень, або суми виплат) за будь-які 3 місяці поспіль з останніх 12 місяців, що передують даті встановлення ліміту каси, та поділіть їх на кількість робочих днів підприємства цього тримісячного періоду (п. 5.4 Положення № 637).
Для того щоб дізнатися, які саме суми ви можете включити до розрахунку, а які — ні, можна піти від протилежного:
• за методом надходжень — ураховуйте всі суми надходження, крім надходжень із банку;
• за методом виплат — ураховуйте всі суми витрати, крім виплат на оплату праці (розд. 2 — 3 Інструкції № 5), пенсій, стипендій, дивідендів.
Нюанс. Якщо ви розрахували середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, і він виявився менше 170 грн., установіть ліміт каси в розмірі 170 грн. (п. 5.4 Положення № 637).
Готуємо документи
Для повнішого уявлення про те, які документи необхідно заповнити, наведемо невеликий приклад.
Приклад. ТОВ «Веселка» вирішило переглянути ліміт каси. Для розрахунку воно використало спосіб 1 та показники вересня — листопада 2013 року. Готівкова виручка за цей період — 326544,40 грн., кількість робочих днів підприємства — 65 днів.
Визначимо показник середньоденного надходження. Він дорівнює 5023,76 грн. (326544,40 грн. : 65 днів). На підставі цього розрахунку керівництво вирішило затвердити ліміт каси в розмірі 5000 грн. Задокументуємо це.
Крок 1. Складаємо Розрахунок установлення ліміту залишку готівки в касі (далі — Розрахунок; додаток 8 до Положення № 637). Підписуємо його у головного (старшого) бухгалтера та керівника підприємства (уповноваженої ним особи) (рис. 1 на с. 38).
Рис. 1. Зразок складання Розрахунку ліміту каси
Крок 2. Затверджуємо ліміт каси внутрішнім наказом (розпорядженням) підприємства (рис. 2). Його складаємо в довільній формі.
Рис. 2. Зразок наказу про встановлення ліміту каси
Ось, у принципі, і все. Але що робити тим підприємствам, у яких немає даних для розрахунку? Читайте далі.
Ліміт для початківців
До категорії «початківців» потрапляють ті, хто щойно зареєстрував своє підприємство або вперше здійснює готівкові розрахунки. Для них визначити ліміт каси неважко.
Крок 1. На перші три місяці роботи(!) встановіть ліміт каси на підставі прогнозних розрахунків (п. 5.2 Положення № 637).
Але! Ви не маєте права вказувати будь-який розмір ліміту. Контролюючі органи люблять обґрунтованість. Тому розрахунок краще провести на підставі бізнес-плану або техніко-економічного обґрунтування створення підприємства. А далі — як завжди:
1. Заповніть Розрахунок:
• у розділі «Касові обороти» поставте прокреслення;
• у графі «Ліміт залишку готівки в касі» — спрогнозовану суму ліміту.
2. Затвердіть ліміт каси наказом (розпорядженням).
Безумовно, «найбезпечнішим» лімітом у такому разі буде сума 170 грн., установлена згідно з п. 5.4 Положення № 637.
Відлік трьох місяців починайте з того дня, коли ви вперше провели готівковий розрахунок (лист НБУ від 23.02.07 р. № 11-113/726-1968). Якщо, наприклад, ця подія відбулася 21.02.14 р., відлік починайте саме з цієї дати. Тоді тримісячний період у вас закінчиться 20.05.14 р.
Важливо! Як уже зазначалося вище, якщо ви не встановите прогнозний ліміт, то він вважатиметься нульовим.
Крок 2. Через 2 тижні після «строку випробування» перегляньте ліміт у загальному порядку, використовуючи фактичні показники діяльності вашого підприємства.
Переглядаємо ліміт каси
Регулярно переглядати ліміт каси вам не доведеться. Положення № 637 не містить вимог із цього приводу. Але трапляються ситуації, коли ви будете зобов’язані це зробити, а інколи вас підштовхуватимуть до цього обставини.
Отже, переглянути ліміт каси ви зобов’язані, якщо (див. розділ «Ліміт для початківців»):
• раніше ви як «новачок» установили ліміт каси на підставі прогнозних розрахунків;
• ви вперше у своїй діяльності стаєте на шлях готівкових розрахунків.
В інших випадках вносити зміни до встановленого раніше показника є винятково вашим правом, але аж ніяк не обов’язком. Інакше кажучи, ви самостійно контролюєте цей процес (лист НБУ від 19.05.06 р. № 11-113/1903-5427, від 01.12.09 р. № 11-113/5438-22292).
Перегляд ліміту каси в такому випадку здійснюєте в загальному порядку (див. розділ «Розраховуємо ліміт каси»).
Висновки
-
Ліміт каси — це той граничний розмір суми готівки, яку ви можете залишити в касі наприкінці робочого дня.
-
Розрахувати його вам допоможуть два способи, що ґрунтуються на розрахунку середньоденного надходження або середньоденної видачі готівки з каси.
-
Для документального оформлення вам потрібно буде заповнити: Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі та наказ (розпорядження) про встановлення ліміту каси.
-
Підприємства-«початківці» розраховують ліміт на підставі прогнозних показників. При цьому через 3 місяці його переглядають.
- Змінюють ліміт каси за потреби в загальному порядку.
Документи статті
Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.04 р. № 637.
Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 30.05.07 р. № 200.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5.
