Темы статей
Выбрать темы

Шпаргалка бухгалтера. Инструкция для бухгалтера: «Как предоставить отпуск»

Редакция БН
Статья

Инструкция для бухгалтера: «Как предоставить отпуск»

Лето на пороге! Не секрет, что большинство работников желают отдохнуть именно в такую «горячую» пору. Впрочем, если одни работники ассоциируют этот период года с отпуском и расслаблением, то другие — с «горячей» работой. Речь идет о бухгалтерах, работающих в «поте лица» во время массовых отпусков коллег. Ведь именно бухгалтеры должны правильно рассчитать материальную основу «классного» отдыха — отпускные. Но кто сказал, что на этом их миссия заканчивается? Ведь, как правило, бухгалтер ориентируется и в кадровых «каверзах» отпуска. Вы бухгалтер? С помощью этой Шпаргалки бухгалтера мы облегчим ваш труд и поэтапно представим все, что вам может потребоваться в «отпускную» пору. Уверены, что после ознакомления с данной статьей время на отдых останется и у вас!

 

Этап 1. До отпуска 2 недели: определяем конкретные даты отпуска и его продолжительность

Если театр начинается с вешалки, то планирование отпусков — с составления их графика. Он учитывает интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха. Традиционно его разрабатывают специалисты кадровых служб. Не исключено, что на небольших предприятиях и у предпринимателей такую функцию выполняют бухгалтеры.

Учитывайте, что Закон об отпусках имеет множество «подводных камней», на которые желательно не напороться при разработке графика отпусков и при их предоставлении. Об этом см. в статье «Хотите летом в отпуск? Планируйте график отпусков в январе» // «БН», 2014, № 4, с. 37.

Заметим, что на данный момент на предприятии уже должен быть разработан график отпусков. Однако миссия работодателя разработкой графика отпусков не заканчивается.

Дело в том, что он обязан в письменном виде уведомить работника о дате начала его отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком отпусков срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). И кое-где обязанность по такому уведомлению выполняет именно бухгалтер.

По какой форме осуществляют такое уведомление? Нормативно-правовые документы не содержат ответа на этот вопрос. Но мы дадим рекомендации по этому поводу.

Заметим, что при осуществлении уведомления возникает несколько вариантов его реализации. Рассмотрим их вместе.

Вариант 1. График отпусков содержит четкие даты начала и окончания отпусков. Например, с 09.06.14 г. по 18.06.14 г. (включительно).

При таких обстоятельствах «во всей красе» действует ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках. Работник не пишет заявление об отпуске, тогда как работодатель обязан уведомить работника о конкретных датах как минимум за две недели до начала отпуска. Здесь учитывайте правила определения срока, исчисляемого неделями (ст. 2411 КЗоТ).

Таким образом, согласно приведенному примеру фактически предельной датой уведомления работника является 25.05.14 г. (воскресенье). Однако не все так просто. Если для работника этот день выходной, то необходимо применить правила переноса сроков. Тогда днем окончания срока считается ближайший рабочий день. Констатируем: в нашем случае последним днем уведомления работника будет 23.05.14 г.

Форму уведомления работодатель разрабатывает самостоятельно (см. рис. 1 на с. 18).

Внимание! Убедитесь, что работник поставил свою подпись в уведомлении. Впоследствии это убережет от недоразумений.

Вариант 2. В графике отпусков содержится только месяц отпуска.

Например, предусмотрено, что отпуск будет предоставлен в июле.

В таком случае:

• работник может написать заявление о предоставлении ему отпуска, где и укажет конкретные даты (см. рис. 2 на с. 18). Резолюция работодателя на заявлении свидетельствует о согласовании сроков отпуска с работником. Считаем, что такое заявление работник должен написать за две недели до начала отпуска. Таким образом выполняется требование об уведомлении работника

или 

• работник не пишет заявление, а работодатель издает приказ об отпуске, с которым знакомит работника под подпись.

С этими вариантами уведомлений соглашается и Минтруда в письме от 03.03.08 г. № 42/13/133-08.

Также некоторые работодатели практикуют уведомление, в котором указывают: «Напоминаем, что в соответствии с графиком отпусков на 2014 год ежегодный основной отпуск продолжительностью 10 календарных дней за рабочий год с 11.12.13 г. по 10.12.14 г. Вам будет предоставлен в июле 2014 года. Конкретную дату такого отпуска Вам необходимо согласовать с непосредственным руководителем путем подачи заявления не позднее чем за 14 календарных дней до начала отпуска». В этом случае работник ставит подпись под текстом уведомления, а затем пишет соответствующее заявление.

Обратите внимание! Обязанность уведомления возложена на работодателя только относительно ежегодных отпусков (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках), т. е. он может и не уведомлять работников о социальном дополнительном отпуске на детей и «чернобыльском» отпуске.

 

img 1 

Рис. 1. Уведомление работника об отпуске

 

img 2

Рис. 2. Пример составления заявления об отпуске

 

Вариант 3. График отпусков на предприятии вообще не составляют. В таком случае работник пишет заявление о предоставлении ему отпуска (см. образец на рис. 2), а работодатель рассматривает его.

При соблюдении всех согласовательных процедур работодатель издает приказ об отпуске (см. рис. 3 на с. 19). Основанием для составления такого приказа является график отпусков или заявление работника об отпуске.

Типовая форма (№ П-3) этого приказа утверждена приказом № 489. Заметим, что приказ о предоставлении отпуска может быть оформлен и в произвольной форме. Главное требование к приказу, составленному не по утвержденной форме, — он должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-3.

Такой приказ составляют в двух экземплярах: один оставляют в отделе кадров, а второй передают в бухгалтерию.

 

img 3

Рис. 3. Пример заполнения приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (типовая форма № П-3)

 

Заметим, что перед изданием приказа о предоставлении отпуска важно проверить количество дней ежегодного отпуска, которые работник действительно имеет право использовать.

Напомним, что в первый рабочий год право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает после 6 месяцев непрерывной работы на предприятии (ч. 5 ст. 10 Закона об отпусках). Исключение из этого правила составляют работники, перечисленные в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках (их перечень вы найдете в «БН», 2014, № 4, с. 37).

Например, работник принят на работу 10.02.14 г. Отпуском полной продолжительности он сможет воспользоваться с 10.08.14 г., если не подпадает под исключения согласно ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках.

Однако это не значит, что до этого времени он не может отдохнуть. Такой работник может претендовать на ежегодный отпуск продолжительностью, определенной пропорционально отработанному на предприятии времени.

Как рассчитать такой «пропорциональный» ежегодный основной отпуск? Ответ предоставило Минсоцполитики в письме от 27.03.13 г. № 321/13/84-13. Представим выводы Минсоцполитики в виде алгоритма:

Шаг 1. Определяем стаж работы, дающий право на отпуск, в календарных днях без учета праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ.

Шаг 2. Рассчитываем количество календарных дней ежегодного отпуска, приходящихся на каждый календарный день периода, фактически отработанного работником, с учетом того, что право на отпуск полной продолжительности возникает за полный отработанный год (365 (в високосном году — 366) календарных дней).

Продолжительность отпуска, приходящуюся на один календарный день стажа, который дает право на отпуск, можно определить по следующей формуле:

Пк. дн. = До : (К - П),

где Пк. дн. — продолжительность отпуска, приходящаяся на один календарный день стажа;

До — количество календарных дней отпуска за полностью отработанный рабочий год;

К — общее количество календарных дней в рабочем году, за который предоставляется отпуск (365 (в високосном году — 366) календарных дней);

П — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ в рабочем году, за который предоставляется отпуск.

Шаг 3. Определяем количество причитающихся работнику дней ежегодного отпуска путем умножения стажа работы работника на этом предприятии (в днях) и продолжительности отпуска за один день работы.

Пример 1. С работником 17.02.14 г. заключен трудовой договор. Общая продолжительность ежегодного основного отпуска для него составляет 24 календарных дня. Работник желает пойти в отпуск с 16.06.14 г. (права на получение отпуска полной продолжительности до отработки 6 месяцев на предприятии работник не имеет). Определим продолжительность его отпуска по состоянию на 16.06.14 г.

Итак, работник не отработал 6 месяцев на предприятии. Поэтому продолжительность ежегодного основного отпуска, на которую он имеет право с 16.06.14 г., рассчитываем по приведенному алгоритму.

1. Определяем общее количество календарных дней за период с 17.02.14 г. по 15.06.14 г. (включительно) и уменьшаем полученное количество календарных дней на праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на этот период: (12 + 31 + 30 + 31 + 15) - 6 = 113 (к. дн.).

2. Рассчитываем количество календарных дней ежегодного основного отпуска, приходящееся на один календарный день года: 24 : (365 - 10) = 0,0676 (к. дн.).

3. Определяем количество дней ежегодного основного отпуска, который может быть предоставлен по состоянию на 16.06.14 г. : 113 х 0,0676 ≈ 8 к. дн.

Сделаем вывод: по состоянию на 16.06.14 г. работник имеет право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 8 календарных дней.

Идем дальше.

Важно! Ежегодные отпуска за второй и последующие годы работы предоставляют работнику в любое время соответствующего рабочего года (ч. 9 ст. 10 Закона об отпусках).

Например, первый рабочий год продолжался для работника с 01.07.13 г. по 30.06.14 г. Тогда он вправе воспользоваться ежегодным отпуском за второй рабочий год (с 01.07.14 г. по 30.06.15 г.), если отработает в таком рабочем году хотя бы один день. Работник трудился 01.07.14 г. — уже с 02.07.14 г. может идти в ежегодный отпуск за второй рабочий год полной продолжительности. Конечно, при этом дата начала его отпуска должна быть согласована с работодателем и указана в графике отпусков.

Внимание! Что касается продолжительности ежегодного дополнительного отпуска, то ее лучше рассчитывать каждый раз отдельно. Это справедливо как для первого рабочего года, так и для следующих. При этом не забывайте о стаже работы, который дает право на такой отпуск (см. табл. 3 на с. 27).

Отдельно отметим, что на данный момент официальных разъяснений по поводу расчета продолжительности ежегодного дополнительного отпуска нет. Поэтому мы раскроем этот механизм согласно существующей практике. Для примера выберем ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках, Список 2).

Пример 2. Работник имеет право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда как работающий за компьютером продолжительностью 4 календарных дня. Второй рабочий год для работника продолжается с 21.11.13 г. по 20.11.14 г. Такой работник находился на больничном с 17.02.14 г. по 19.02.14 г. (включительно) и в отпуске без сохранения заработной платы с 22.04.14 г. по 25.04.14 г. (включительно). На какую продолжительность дополнительного отпуска он имеет право по состоянию на 02.06.14 г.?

Проведем расчеты.

Шаг 1. Определяем общее количество календарных дней за период с 21.11.13 г. по 01.06.14 г. (включительно): 10 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 1 = 193 (к. дн.).

Шаг 2. Уменьшаем полученное количество календарных дней на праздничные и нерабочие дни, предусмотренные ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на период с 21.11.13 г. по 01.06.14 г.  : 193 - 7 = 186 (к. дн.).

Шаг 3. В стаж работы, дающий право на этот отпуск, не включается период, когда работник находился на больничном (в нашем случае — 3 календарных дня), в отпуске без сохранения заработной платы (по условиям вопроса — 4 календарных дня). Поэтому такие дни исключаем из рассчитанного количества календарных дней, за которые предоставляется дополнительный отпуск: 186 - 7 = 179 (к. дн.).

Шаг 4. Рассчитываем количество календарных дней дополнительного отпуска за работу с компьютером, приходящееся на один календарный день года: 4 к. дн. : (365 - 10) = 0,0113 к. дн.,

где — общая продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за работу с компьютером, установленная коллективным договором;

365— количество календарных дней в календарном году;

10 — количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году, установленных ст. 73 КЗоТ.

Шаг 5. Определяем количество дней ежегодного дополнительного отпуска за работу с компьютером, которое может быть предоставлено по состоянию на 02.06.13 г.: 179 х 0,0113 ≈ 2 к. дн.

Внимание! При расчете ежегодного дополнительного отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках, Список 1) при определении периода, за который предоставляется такой отпуск, во внимание принимают отработанные в соответствующих условиях рабочие дни.

Также отметим следующую деталь. Приведенный порядок расчета продолжительности ежегодного отпуска не применяют в случае предоставления социального отпуска на детей и «чернобыльского» отпуска. Дело в том, что они предоставляются за календарный, а не за рабочий год. Поэтому вновь принятый работник фактически может сразу воспользоваться такими отпусками независимо от времени работы на предприятии. Главное условие: в текущем календарном году он не использовал право на такие отпуска у другого работодателя (не получил компенсацию за неиспользованный социальный дополнительный отпуск на детей).

 

Таблица 1. Стаж работы, дающий право на отпуск

Стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск (ст. 9 Закона об отпусках)

Время фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск

Время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (в том числе время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением или переводом на другую работу)

Время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением частично оплачиваемого отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста

Время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) и ему не выплачивалась заработная плата в порядке, определенном ст. 25 и 26 Закона об отпусках (речь идет об отпусках без сохранения зарплаты), за исключением отпуска без сохранения заработной платы для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста

Время обучения с отрывом от производства продолжительностью менее 10 месяцев на дневных отделениях профессионально-технических учебных заведений

Время обучения новым профессиям (специальностям) лиц, уволенных в связи с изменениями в организации производства и труда, в том числе с ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников

Другие периоды работы, предусмотренные законодательством

Стаж, дающий право на ежегодные дополнительные отпуска (ст. 7 и 8 Закона об отпусках)

Время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников этого производства, цеха, профессии либо должности. Обратите внимание: расчет производится от нормальной или сокращенной продолжительности рабочего дня, определенной законодательством для определенного вида производства, профессии, должности (письмо Минтруда от 22.03.10 г. № 49/0/010/80-10)

Время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда

Время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются воздействию неблагоприятных производственных факторов

 

Этап 2. Рассчитываем сумму отпускных

Итак, в бухгалтерию поступил приказ (распоряжение) о предоставлении отпусков. Теперь бухгалтер должен произвести расчет отпускных. Как известно, для этого рассчитывают среднюю заработную плату, условия исчисления которой изложены в Порядке № 100. Напомним, что данный нормативный документ применяют при исчислении среднего заработка для оплаты времени ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с обучением, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

Расчет отпускных (Отп) в общем случае осуществляется следующим образом:

Отп = Д х ЗПСР,

ЗПСР = В : (ДРП -П),

где Д — количество календарных дней отпуска;

ЗПСР — среднедневная зарплата;

В — выплаты, включаемые в расчет отпускных («грязная» сумма), начисленные в расчетном периоде (вам поможет Шпаргалка бухгалтера «Выплаты работникам: начисление и удержание, участие в расчете средней зарплаты для соцвыплат, отпускных, «военных» и других выплат, индексация и компенсация, налоговые расходы» // «БН», 2014, № 20, с. 15);

ДРП — количество календарных дней в расчетном периоде (за полные 12 отработанных месяцев — это 365 (в високосном году — 366) календарных дней);

П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период.

Следовательно, для успешного исчислении суммы отпускных определите:

• расчетный период и количество календарных дней в нем (см. табл. 2);

• выплаты, начисленные в расчетном периоде, которые принимают участие в расчете средней зарплаты (см. табл. 3 на с. 27).

 

Таблица 2. Правила определения расчетного периода

Ситуация

Правило

Пояснение

1

2

3

Работник отработал полный рабочий год

Расчетный период — последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска

Если работник берет ежегодный отпуск за предыдущий период, то расчетным периодом все равно будет 12 календарных месяцев, которые непосредственно предшествуют дате предоставления такого отпуска.

В случае если дата начала отпуска приходится на один месяц, а его окончания — на другой, то расчетный период определяем исходя из 12 календарных месяцев работы, предшествующих дате начала отпуска

Пример. Работник осуществляет трудовую деятельность с 2010 года. С 16.06.14 г. он идет в ежегодный основной отпуск. Расчетным периодом для определения отпускных является июнь 2013 года — май 2014 года.

Работник отработал на предприятии меньше рабочего года

Расчетный период — с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск

В расчетный период включают фактически отработанные полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу ухода в отпуск.

Месяц приема на работу включается в расчетный период, если работник отработал все рабочие дни по графику работы (принят на работу не позднее первого рабочего дня такого месяца)

Пример. Трудовой договор с работником заключен 02.12.13 г. С 04.08.14 г. он желает воспользоваться частью ежегодного отпуска. Работник отработал все рабочие дни. Выходные дни на предприятии — суббота и воскресенье.

Итак, работник приступил к работе 02.12.13 г. — это первый рабочий день в декабре 2013 года. Поэтому данный месяц включаем в расчетный период.

Тогда расчетным периодом для такого работника являются 8 месяцев: декабрь 2013 года — июль 2014 года.

Если же работник принят, например, с 16.12.13 г., а с 04.08.14 г. он идет в отпуск, то тогда расчетным периодом будут 7 месяцев: январь — июль 2014 года.

Работник не отработал ни одного полного рабочего месяца

Расчетный период — условные 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска

Актуально при использовании отпуска работницей сразу после ее выхода из социального отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста.

При этом среднюю зарплату рассчитывают исходя из установленного работнику в трудовом договоре должностного (месячного) оклада

Пример. Работница предприятия с 01.04.14 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. С 22.04.14 г. ей предоставлен ежегодный отпуск за 2010 — 2011 годы продолжительностью 4 календарных дня. Размер месячного оклада работницы — 2500,00 грн. Рассчитаем среднедневную зарплату: (2500,00 грн. x 12 мес.) : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 84,51 грн./дн.

Определим сумму отпускных: 84,51 грн. x 4 к. дн. = 338,04 грн.

Работник не работал из-за простоя по вине работодателя

Существует некоторые дни, которые следует исключить из расчетного периода

Дни, исключаемые из расчетного периода:

Праздничные и нерабочие дни, указанные в ст. 73 КЗоТ

Дни простоя не по вине работника

Время пребывания в отпуске для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (шестилетнего возраста — согласно медицинскому заключению)

Время пребывания в отпуске без сохранения заработной платы как по ст. 25, так и по ст. 26 Закона об отпусках (письмо Минсоцполитики от 26.11.12 г. № 1203/13/84-12 // «БН», 2013, № 8, с. 10)

Календарные дни, когда работник по не зависящей от него причине работал в режиме неполной рабочей недели
(т. е. приказом работодателя согласно ст. 32 КЗоТ работник переведен на работу на условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечить его работой в течение нормальной продолжительности рабочей недели. Если установлен режим работы неполного рабочего дня, это не влияет на расчетный период).

Если работник работал в режиме неполной рабочей недели по собственному решению (ст. 56 КЗоТ), то на количество дней, в течение которых он не работал, расчетный период не уменьшается.

Выходные дни из расчета также не исключаются, поскольку отпуск предоставляют в календарных днях и оплачиваются именно календарные дни отпуска (письмо Минтруда от 07.08.09 г. № 472/13/84-09 // «БН», 2009, № 38, с. 9)

Пример. Работник принят на работу 13.01.14 г. С 14.04.14 г. он желает воспользоваться ежегодным основным отпуском продолжительностью 5 календарных дней.

Расчетным периодом в этом случае является февраль — март 2014 года. На этот период приходится один праздничный день — 8 марта, который необходимо исключить из расчетного периода при расчете средней зарплаты для определения суммы отпускных.

Таким образом, количество дней расчетного периода, принимающих участие в расчете средней заработной платы, составляет: 28 + 31 - 1 = 58 (к. дн.).

 

Таблица 3. Выплаты, учитываемые и не учитываемые при расчете средней зарплаты для отпускных

Выплаты, учитываемые при определении средней заработной платы

1. Основная заработная плата. В расчет также включаются ранее начисленные отпускные, если они приходятся на расчетный период, а время ежегодного отпуска включается в расчетный период

2. Доплаты и надбавки. К таким доплатам относятся доплаты за: сверхурочную работу и работу в ночное время; совмещение профессий и должностей; расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-повременщиками; высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство); условия труда; интенсивность труда; руководство бригадой, выслугу лет и т. п.

3. Производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии. Премии за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев и другой период, не превышающий год, включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости

4. Вознаграждение по итогам работы за год и выслугу лет и т. п. Единовременное вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий:

• чтобы годовая премия (вознаграждение) была учтена при расчете отпускных, она должна быть начислена в текущем году за предыдущий календарный год (например, в 2014 году за 2013 год). Если премия начислена в текущем году за текущий год (например, в декабре 2013 года по итогам работы за 2013 год), то ее нельзя будет учесть при расчете отпускных (письма Минтруда от 26.01.07 г. № 49/13/155-07 и от 03.08.05 г. № 18-441-1);

• для каждого месяца расчетного периода премию (вознаграждение) учитываем как 1/12 начисленного вознаграждения, прибавляемую к заработку такого месяца. Это правило применяется также, когда расчетный период составляет менее 12 календарных месяцев. Поэтому премия распределяется не только между месяцами, за работу в которых она начислена (например, премия за 2013 год распределяется по месяцам 2013 года, включаемым в расчетный период), но 1/12 премии прибавляется также и к заработку других месяцев расчетного периода, которые не являются периодом, дающим право на ее получение

Пример. Работник, принятый на работу 05.09.13 г., идет в отпуск с 10.07.14 г. За расчетный период (октябрь 2013 года — июнь 2014 года), кроме зарплаты (40000 грн.), работнику начислены: в январе 2014 года — премия по итогам работы за 2013 год в сумме 3600 грн.; в апреле 2014 года — квартальная премия за перевыполнение объема работ в сумме 1200 грн.

Премию по итогам работы в 2013 году (3600 грн.), начисленную в январе 2014 года, включаем пропорционально месяцам расчетного периода — в сумме 2700 грн. (3600 : 12 мес. х 9 мес. расчетного периода). Квартальную премию (1200 грн.), начисленную в апреле 2014 года, включаем в расчет среднего заработка в полном объеме как выплату за апрель.

Осуществляем расчет отпускных:

ЗПср = (40000 + 1200 + 2700) : (273 - 9) = 166,29 (грн.),

где 273 — календарные дни расчетного периода, равного 9 месяцам (октябрь 2013 года — июнь 2014 года): 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 30;

9 — праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на 9 месяцев расчетного периода (октябрь 2013 года — июнь 2014 года): 1 января (Новый год) и 7 января (Рождество Христово), 8 марта (Международный женский день), 20 апреля (Пасха), 1 и 2 мая (День международной солидарности трудящихся), 9 мая (День Победы), 8 июня (Троица), 28 июня (День Конституции Украины).

Выплаты, не учитываемые при определении средней заработной платы

1. Выплаты за выполнение отдельных поручений (одноразового характера), не входящих в обязанности работника. Исключение составляют (т. е. учитываются при расчете средней зарплаты): доплаты за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемые работникам, которые исполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями

2. Единовременные выплаты. К ним относятся компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, помощь работникам, выходящим на пенсию, выходное пособие и т. п.

Обратите внимание! Независимо от того, является ли материальная помощь разовой, предоставлена ли она одному или всем (большинству) работников, ее сумма не учитывается при исчислении средней заработной платы. Здесь следует быть внимательным, поскольку матпомощь систематического характера, предоставленная всем или большинству работников, входит в фонд оплаты труда и учитывается по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате».

3. Компенсационные выплаты на командировку и при переводе на другую работу. Они включают суточные, оплату за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных

4. Отдельные виды премий. К таким премиям относятся премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности)

5. Денежные и вещественные вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и т. п.

6. Пенсии, государственные пособия, социальные и компенсационные выплаты

7. Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый согласно авторскому договору

8. Стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания

9. Дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха

10. Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за многолетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и т. п.

11. Стоимость безвозмездно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение

12. Заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых ее включение в средний заработок предусмотрено действующим законодательством)

13. Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья

14. Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и взносам членов трудового коллектива в имущество предприятия

15. Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты

 

Важно! Такой порядок расчета отпускных применяют и при оплате времени «чернобыльского» отпуска (письмо Минтруда от 19.06.07 г. № 195/13/116-07). При этом оплачивать дополнительный отпуск работникам-чернобыльцам обязан работодатель с последующим возмещением понесенных расходов за счет бюджетных средств.

 

Этап 3. Начисляем отпускные в учете

НДФЛ и ЕСВ при выплате отпускных. Сумму отпускных включают в фонд дополнительной заработной платы (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5).

Такое основание, а также то, что отпускные не указаны в Перечне № 1170, дают право констатировать: отпускные включают в базу обложения ЕСВ в части как начисления, так и удержания. О максимальном размере ЕСВ, его ставках и сроках уплаты узнайте из «БН», 2014, № 5, с. 23 (с той лишь поправкой, что максимальный размер дохода, с которого взимается ЕСВ, составляет 20706,00 грн. для каждого месяца 2014 года // «БН», 2014, № 14, с. 7).

Для целей обложения НДФЛ отпускные также являются заработной платой. Поэтому сумму отпускных облагайте НДФЛ по ставкам, указанным в п. 167.1 НКУ.

Обратите внимание! После принятия антикризисного Закона налогообложение заработной платы не изменилось (детали — в статье «Разгребаем» новшества антикризисного Закона» // «БН», 2014, № 15, с. 15). Таким образом, к заработной плате, в которую входит и сумма отпускных, применяйте ставку 15 % — если база налого­обложения не превышает 12180 грн., и ставку 17 % — к сумме превышения.

Напоминаем, что сумму отпускных учитывают при определении предельного размера дохода, дающего право на применение НСЛ. При этом переходные отпускные относят к месяцам, за которые они начислены.

Следовательно, при переходных отпускных бухгалтер должен распределить их по месяцам, на которые приходятся дни отпуска. Это позволит правильно определить предельный размер дохода для целей применения ставки НДФЛ и права на НСЛ.

Скажем несколько слов об отчетности по НДФЛ и ЕСВ. В форме № 1ДФ отпускные показываем, как и зарплату, с признаком дохода «101». В отчетности по ЕСВ (форма № Д4) отпускные в таблице 1 показываем в строках для отражения зарплаты, а в таблице 6 их следует отражать отдельно от зарплаты, т. е. в отдельной строке с проставлением в графе 10 «Код типа начислений» отметки «10».

Налог на прибыль. Налоговые расходы на сумму начисленных в бухучете отпускных (Кт 661) отражаем, как и сумму зарплаты работников, на основании пп. 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 и п. 142.1 НКУ. ЕСВ в части начисления на суммы отпускных включаем в налоговые расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.

Бухгалтерский учет. Отпускные следует начислять в месяце, на который они приходятся (п.п. 1.6.1 Инструкции № 5). Начисление отпускных, приходящихся на несколько месяцев, заранее всей суммой в месяце ухода работника в отпуск, на наш взгляд, является неправильным с точки зрения методологии бухучета. Поэтому при начислении переходных отпускных разбиваем их и включаем в соответствующий месяц, на который приходятся дни отпуска.

Отражение отпускных в бухгалтерском учете зависит от того, создавали ли вы резерв отпусков.

Напомним, что в бухучете необходимо создавать резерв отпусков (п. 13 П(С)БУ 11, п. 7 П(С)БУ 26). Это отражают бухгалтерской записью по дебету счетов расходов, на которых отражаем начисление зарплаты, и по кредиту субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков» (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471). Начисляем резерв ежемесячно, на основании расчета, оформленного как первичный документ, или в виде бухгалтерской справки. Пересматривать размер резерва на оплату отпусков следует один раз в год (на конец отчетного года).

Создавать резерв отпусков должны все предприятия, кроме субъектов малого предпринимательства, имеющих право на применение упрощенного бухгалтерского учета доходов и расходов. Таким образом, не создают резерв плательщики налога на прибыль по ставке 0 % и единоналожники групп 4 и 6 (с учетом п.п. 296.1.3 НКУ).

Обратите внимание, что в налоговые расходы ежемесячные суммы создания резерва отпусков не включаем, а отражаем по факту начисления отпускных (Кт 661) при уходе работника в отпуск.

Теперь что касается отражения отпускных в бухгалтерском учете в части начислений:

• резерв отпусков создавали — осуществите запись по дебету субсчета резерва отпусков и по кредиту субсчета по зарплате (Дт 471 — Кт 661). ЕСВ в части начисления отражайте записью: Дт 471 — Кт 651;

• резерв отпускных не создавали — по дебету отражайте тот же счет расходов, что и при начислении зарплаты работнику (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651).

Если у вас работает работник, пользующийся правом на «чернобыльский» отпуск, то такое отражение в бухгалтерском учете отпускных выполняйте так: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661. Однако для учета расходов на оплату такого дополнительного отпуска, подлежащих возмещению, целесообразно ввести отдельный расходный субсчет второго порядка.

В случае получения предприятием финансирования (возмещения расходов) из бюджета согласно п. 17 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 15 «Доход», утвержденного приказом Минфина от 29.11.99 г. № 290, такое финансирование признается доходом в течение тех периодов, в которых понесены расходы, связанные с выполнением условий целевого финансирования.

Поэтому одновременно с начислением расходов по дебету счетов 91 (92, 93, 94) необходимо отра­зить начисление дохода записью Дт 482 — Кт 718.

Удержание НДФЛ и ЕСВ из суммы отпускных показывают записью по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчетов 641 и 651 соответственно.

 

Этап 4. Выплачиваем отпускные

Работодатель должен выплатить работнику отпускные до начала отпуска — не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ч. 4 ст. 115 КЗоТ, ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках; письмо Минтруда от 26.06.09 г. № 155/13/116-09 // «БН», 2009, № 34, с. 10). При этом между днем выплаты отпускных и первым днем отпуска должно пройти 3 календарных дня и при этом день выплаты отпускных в этих трех днях не учитывают.

Например, ежегодный отпуск начинается 20.06.14 г. (пятница). Тогда предельным днем выплаты отпускных является 16.06.14 г. (понедельник). Если ежегодный отпуск начинается 16.06.14 г. (понедельник), то последний день выплаты отпускных — 12.06.14 г. (четверг).

Однако Минсоцполитики (письмо от 05.01.12 г. № 7/13/133-12 // «БН», 2012, № 23, с. 8) допускает выплату отпускных в другие сроки: в случае необходимости получения ежегодного отпуска (или его части) в сжатые сроки (в связи с семейными обстоятельствами, состоянием здоровья и т. п.). В таком случае в заявлении работник может выразить свое желание получить отпускные в сроки, определенные между ним и работодателем.

Например, работник может указать в заявлении: «В связи с тем, что предоставление мне ежегодного отпуска согласовано в сжатые сроки, я не возражаю против получения причитающихся мне отпускных в иной срок, определенный работодателем, чем предусмотренный ч. 3 ст. 115 КЗоТ и ч. 1 ст. 21 Закона Украины «Об отпусках».

В таком случае нарушения срока выплаты отпускных мы не видим.

По нашему мнению, такой порядок выплаты отпускных справедлив и для социального дополнительного отпуска на детей и «чернобыльского» отпуска. Обоснование: в ст. 21 Закона об отпусках при определении срока выплаты отпускных не конкретизирован вид отпуска, поэтому данное правило должно распространяться и на упомянутые виды отпусков.

На практике выплату отпускных обычно приурочивают к очередному сроку выплаты зарплаты (аванса или собственно зарплаты).

 

Этап 5. Вносим данные об отпусках в личную карточку работника

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска является основанием для внесения данных об отпусках в личную карточку работника (см. рис. 4 на с. 31). На практике такую карточку ведут по типовой ф. № П-2, утвержденной приказом № 495.

img 4

Рис. 4. Пример заполнения в личной карточке работника информации об использованных отпусках

 

Напомним: в период использования отпуска работник может заболеть. В этом случае он имеет право на продление или перенос не использованных из-за болезни дней отпуска (часть вторая ст. 11 Закона об отпусках). О том, как это оформляется, см. консультацию специалиста «Продление отпуска в случае болезни работника: расчет отпускных» // «БН», 2012, № 26, с. 45; статью «Болезнь в отпуске — порядок оплаты дней болезни и отпуска» // «БН», 2009, № 32, с. 16.

Документы и сокращения

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Список 1 — Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, приведенный в приложении 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290.

Список 2 Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, что дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, приведенный в приложении 2 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.08 г. № 489.

Приказ № 495 — приказ Госкомстата и Минобороны Украины «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника» от 25.12.09 г. № 495/656.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 г. № 5.

ЕСВ единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

НСЛ — налоговая социальная льгота.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше