Інструкція для бухгалтера: «Як надати відпустку»
Літо на порозі! Не секрет, що більшість працівників бажають відпочити саме у таку «гарячу» пору. Втім, якщо одні працівники асоціюють цей період року з відпусткою та розслабленням, то інші — зі «спекотною» роботою. Йдеться про бухгалтерів, які працюють у «поті чола» при масових відпустках колег. Адже саме бухгалтери повинні правильно розрахувати матеріальну основу «класного» відпочинку — відпускні. Та хто сказав, що на цьому їх місія закінчується? Адже, як правило, бухгалтер орієнтується і в кадрових «каверзах» відпустки. Ви бухгалтер? Цією Шпаргалкою ми полегшимо вашу працю й поетапно представимо усе, що вам стане у пригоді у «відпускну» пору. Упевнені, що після ознайомлення з цією статтею час на відпочинок залишиться й у вас!
Етап 1. До відпустки 2 тижня: визначаємо конкретні дати відпустки та її тривалість
Якщо театр починається з вішалки, то планування відпусток — із складання їх графіка. Він ураховує інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Традиційно його розробляють спеціалісти кадрових служб. Не виключено, що на невеликих підприємствах та у підприємців таку справу виконують бухгалтери.
Враховуйте, що Закон про відпустки має безліч «підводних каменів», на які бажано не напоротися при розробці графіку відпусток і при їх наданні. Про це див. у статті «Хочете влітку у відпустку? Плануйте графік відпусток у січні» // «БТ», 2014, № 4, с. 37.
Зауважимо, що на даний момент на підприємстві вже повинен бути розроблений графік відпусток. Проте «місія» роботодавця на розробці графіка відпусток не закінчується.
Справа у тому, що він зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку його відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком відпусток терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). І подекуди обов’язок із такого повідомлення виконує саме бухгалтер.
За якою формою здійснюють таке повідомлення? Нормативно-правові документи не містять відповіді на це запитання. Але ми надамо рекомендації з цього приводу.
Зауважимо, що при здійсненні повідомлення виникає декілька варіантів його реалізації. Розглянемо їх разом.
Варіант № 1. Графік відпусток містить чітку дату початку та закінчення відпусток. Наприклад, з 09.06.14 р. по 18.06.14 р. (включно).
За цих обставин у «всій красі» діє ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки. Працівник не пише заяву про відпустку. Тоді як роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про її конкретні дати як мінімум за два тижні до її початку. Тут ураховуйте правила визначення строку, що обчислюють тижнями (ст. 2411 КЗпП).
Тобто за наведеним прикладом фактично граничною датою повідомлення працівника є 25.05.14 р. (неділя). Проте не все так просто. Якщо для працівника цей день вихідний, то необхідно застосувати правила перенесення строків. Тоді днем закінчення строку вважається найближчий робочий день. Констатуємо: у нашому випадку останнім днем повідомлення працівника є 23.05.14 р.
Форму повідомлення роботодавець розроблює самостійно (див. рис. 1 на с. 18).
Увага! Переконайтеся, що працівник поставив свій підпис у повідомленні. Надалі це «врятує» від непорозумінь.
Варіант № 2. Графік відпусток містить лише місяць відпустки.
Наприклад, передбачено, що відпустка буде надана у липні.
У такому випадку:
• працівник може написати заяву про надання йому відпустки, де і вкаже конкретні дати (див. рис. 2 на с. 18). Резолюція роботодавця на заяві свідчить про погодження строків відпустки із працівником. Вважаємо, що таку заяву працівник повинен написати за два тижні до початку відпустки. Таким чином, виконується вимога про повідомлення працівника
або
• працівник не пише заяву, а роботодавець видає наказ про відпустку, з яким ознайомлює працівника під підпис.
З цими варіантами повідомлень погоджується й Мінпраці в листі від 03.03.08 р. № 42/13/133-08.
Також деякі роботодавці практикують повідомлення, в якому зазначають: «Нагадуємо, що відповідно до графіка відпусток на 2014 рік щорічну основну відпустку тривалістю 10 календарних днів за робочий рік з 11.12.13 р. по 10.12.14 р. Вам буде надано у липні 2014 року. Конкретну дату такої відпустки Вам необхідно погодити з безпосереднім керівником шляхом подання заяви не пізніше ніж за 14 календарних днів до початку відпустки». У цьому випадку працівник ставить підпис під текстом повідомлення, а потім пише відповідну заяву.
Зверніть увагу! Обов’язок про повідомлення покладений на роботодавця лише щодо щорічних відпусток (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Тобто він може й не повідомляти працівників про соціальну додаткову відпустку на дітей та «чорнобильську» відпустку.
Рис. 1. Повідомлення працівника про відпустку
Рис. 2. Приклад складання заяви про відпустку
Варіант № 3. Графік відпусток узагалі не складають на підприємстві. У такому разі працівник пише заяву про надання йому відпустки (див. зразок на рис. 2), а роботодавець розглядає її.
При дотриманні усіх узгоджувальних процедур роботодавець видає наказ про відпустку (див. рис. 3 на с. 19). Підставою для складання такого наказу є графік відпусток або заява працівника про відпустку.
Типова форма (№ П-3) цього наказу затверджена наказом № 489. Зауважимо, що наказ про надання відпустки може бути оформлено і в довільній формі. Головна вимога до наказу, складеного не за затвердженою формою, — він має містити всі обов’язкові реквізити типової форми № П-3.
Такий наказ складають у двох екземплярах: один залишають у відділі кадрів, а другий передають до бухгалтерії.
Рис. 3. Приклад заповнення наказу (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № П-3)
Зауважимо, що перед виданням наказу про надання відпустки важливо перевірити кількість днів щорічної відпустки, які працівник дійсно має право використати.
Нагадаємо, що у перший робочий рік право на щорічну відпустку повної тривалості виникає після 6 місяців безперервної праці на підприємстві (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Виняток із цього правила складають працівники, перелічені у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки (їх перелік знайдете в «БТ», 2014, № 4, с. 37).
Наприклад, працівника прийнято на роботу 10.02.14 р. Відпусткою повної тривалості він зможе скористатися з 10.08.14 р., якщо не підпадає під виключення згідно з ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки.
Однак це не означає, що до цього часу він не може відпочити. Такий працівник може претендувати на щорічну відпустку тривалістю, визначеною пропорційно відпрацьованому часу на підприємстві.
Як розрахувати таку «пропорційну» щорічну основну відпустку? Відповідь надало Мінсоцполітики у листі від 27.03.13 р. № 321/13/84-13. Представимо висновки Мінсоцполітики у вигляді алгоритму:
Крок 1. Визначаємо стаж роботи, що дає право на відпустку, в календарних днях без урахування святкових та неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП.
Крок 2. Розраховуємо кількість календарних днів щорічної відпустки, що припадають на кожен календарний день періоду, фактично відпрацьованого працівником, з урахуванням того, що право на відпустку повної тривалості виникає за повний відпрацьований рік (365 (у високосному році — 366) календарних днів).
Тривалість відпустки, що припадає на один календарний день стажу, який дає право на відпустку, можна визначити за такою формулою:
Пк. дн. = Дв : (К - С),
де Пк. дн. — тривалість відпустки, що припадає на один календарний день стажу;
Дв — кількість календарних днів відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
К — загальна кількість календарних днів у робочому році, за який надається відпустка (365 (у високосному році — 366) календарних днів);
С — кількість святкових та неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП у робочому році, за який надається відпустка.
Крок 3. Визначаємо кількість належних працівнику днів щорічної відпустки шляхом множення стажу роботи працівника на цьому підприємстві (у днях) і тривалості відпустки за один день роботи.
Приклад 1. Із працівником укладений трудовий договір 17.02.14 р. Загальна тривалість щорічної основної відпустки для нього складає 24 календарних днів. Він бажає піти у відпустку з 16.06.14 р. (права на отримання відпустки повної тривалості до відпрацювання 6 місяців на підприємстві працівник не має). Визначимо тривалість його відпустки станом на 16.06.14 р.
Отже, працівник не відпрацював 6 місяців на підприємстві. Тому тривалість щорічної основної відпустки, на яку він має право з 16.06.14 р., розраховуємо за наведеним алгоритмом:
1. Визначаємо загальну кількість календарних днів за період з 17.02.14 р. по 15.06.14 р. (включно) і зменшуємо отриману кількість календарних днів на святкові та неробочі дні, що припадають на цей період: (12 + 31 + 30 + 31 + 15) - 6 = 113 к. дн.
2. Розраховуємо кількість календарних днів щорічної основної відпустки, що припадає на один календарний день року: 24 : (365 - 10) = 0,0676 к. дн.
3. Визначаємо кількість днів щорічної основної відпустки, що може бути надана станом на 16.06.14 р. : : 113 х 0,0676 ≈ 8 к. дн.
Зробимо висновок: станом на 16.06.14 р. працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 8 календарних днів.
Ідемо далі.
Важливо. Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи надають працівнику в будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки).
Наприклад, перший робочий рік тривав для працівника з 01.07.13 р. по 30.06.14 р. Тоді він має право скористатися щорічною відпусткою за другий робочий рік (01.07.14 р. по 30.06.15 р.), якщо відпрацює у такому робочому році хоча б один день. Працівник трудився 01.07.14 р. — вже з 02.07.14 р. може йти у щорічну відпустку за другий робочий рік повної тривалості. Звісно, при цьому дата початку його відпустки повинна бути погоджена з роботодавцем і вказана у графіку відпусток.
Увага. Що стосується тривалості щорічної додаткової відпустки, то її краще розраховувати кожного разу окремо. Це справедливо як для першого робочого року, так і для наступних. При цьому не забувайте про стаж роботи, що дає право на таку відпустку (див. табл. 3 на с. 27).
Окремо зазначимо, що на цей час офіційних роз’яснень із приводу розрахунку тривалості щорічної додаткової відпустки немає. Тому ми розкриємо цей механізм за практикою, яка існує. Для прикладу оберемо щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки, Список 2).
Приклад 2. Працівник має право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці як такий, що працює за комп’ютером, тривалістю 4 календарні дні. Другий робочий рік для працівника триває з 21.11.13 р. по 20.11.14 р. Такий працівник перебував на лікарняному з 17.02.14 р. по 19.02.14 р. (включно) та у відпустці без збереження заробітної плати з 22.04.14 р. по 25.04.14 р. (включно). На яку тривалість такої відпустки він має право станом на 02.06.14 р.?
Проводимо розрахунки:
Крок 1. Визначаємо загальну кількість календарних днів за період з 21.11.13 р. по 01.06.14 р. (включно): 10 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 1 = 193 к. дн.;
Крок 2. Зменшуємо отриману кількість календарних днів на святкові та неробочі дні, передбачені ст. 73 КЗпП, які припадають на період з 21.11.13 р. по 01.06.14 р. : 193 - 7 = 186 к. дн.
Крок 3. До стажу роботи, що дає право на цю відпустку, не включається період, коли працівник перебував на лікарняному (у нашому випадку —3 календарні дні), у відпустці без збереження заробітної плати (за умовами запитання — 4 календарні дні). Тому такі дні вилучаємо із розрахованої кількості календарних днів, за які надається додаткова відпустка: 186 - 7 = 179 к. дн.;
Крок 4. Розраховуємо кількість календарних днів додаткової відпустки за роботу з комп’ютером, що припадає на один календарний день року: 4 к. дн. : (365 - 10) = 0,0113 к. дн.,
де 4 — загальна тривалість щорічної додаткової відпустки за роботу з комп’ютером, установлена колективним договором;
365— кількість календарних днів у календарному році;
10 — кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році, встановлених ст. 73 КЗпП.
Крок 5. Визначаємо кількість днів щорічної додаткової відпустки за роботу з комп’ютером, що може бути надана станом на 02.06.13 р. : 179 х 0,0113 ≈ 2 к. дн.
Увага! При розрахунку щорічної додаткової відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки, Список 1) при визначенні періоду, за який надається така відпустка, до уваги беруть відпрацьовані у відповідних умовах робочі дні.
Також зазначимо таку деталь. Наведений порядок розрахунку тривалості щорічної відпустки не застосовують при наданні соціальної відпустки на дітей та «чорнобильської» відпустки. Справа у тому, що вони надаються за календарний, а не робочий рік. Тому новоприйнятий працівник фактично може одразу скористатися такими відпустками незалежно від часу роботи на підприємстві. Головна умова: у поточному календарному році він не користувався правом на такі відпустки в іншого роботодавця (не отримав компенсацію за невикористану соціальну додаткову відпустку на дітей).
Таблиця 1. Стаж роботи, що дає право на відпустку
| Стаж, що дає право на щорічну основну відпустку (ст. 9 Закону про відпустки) /b> |
| Час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка |
| Час, коли працівник фактично не працював, але за ним відповідно до законодавства зберігалися місце роботи (посада) і заробітна плата повністю або частково (у тому числі час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу) |
| Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога з державного соціального страхування, за винятком частково оплачуваної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку |
| Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки (ідеться про відпустки без збереження зарплати), за винятком відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) — до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку |
| Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів |
| Час навчання нових професій (спеціальностей) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією чи перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників |
| Інші періоди роботи, передбачені законодавством |
| Стаж, що дає право на щорічні додаткові відпустки (ст. 7 і 8 Закону про відпустки) |
| Час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами чи з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, установленої для працівників цього виробництва, цеху, професії або посади. Зверніть увагу: розрахунок ведеться від нормальної або скороченої тривалості робочого дня, визначеної законодавством для певного виду виробництва, професії, посади (лист Мінпраці від 22.03.10 р. № 49/0/010/80-10) |
| Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці |
| Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів |
Етап 2. Розраховуємо суму відпускних
Отже, до бухгалтерії надійшов наказ (розпорядження) про надання відпусток. Тепер бухгалтер повинен зробити розрахунок відпускних. Як відомо, для цього розраховують середню заробітну плату, умови обчислення якої викладені у Порядку № 100. Нагадаємо, що цей нормативний документ застосовують при обчисленні середнього заробітку для оплати часу щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей.
Розрахунок відпускних (Відп) у загальному випадку здійснюється таким чином:
Відп = Д х ЗПСЕР,
ЗПСЕР = В : (ДРП -С),
де Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗПСЕР — середньоденна зарплата;
В — виплати, що включаються до розрахунку відпускних («брудна» сума), нараховані в розрахунковому періоді (вам допоможе Шпаргалка «Виплати працівникам: нарахування та утримання, участь у розрахунку середньої зарплати для соцвиплат, відпускних, «воєнних» та інших виплат, індексація та компенсація, податкові витрати» // «БТ», 2014, № 20, с. 15);
ДРП — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за повні відпрацьовані 12 місяців — це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);
С — кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період.
Отже, для успішного обчисленні суми відпускних визначте:
• розрахунковий період та кількість календарних днів у ньому (див. табл. 2);
• виплати, нараховані у розрахунковому періоді, які беруть участь у розрахунку середньої зарплати (див. табл. 3 на с. 27).
Таблиця 2. Правила визначення розрахункового періоду
| Ситуація | Правило | Пояснення |
| 1 | 2 | 3 |
| Працівник відпрацював повний робочий рік | Розрахунковий період — останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки | Якщо працівник бере щорічну відпустку за попередній період, то розрахунковий період все одно становитиме 12 календарних місяців, які безпосередньо передують даті надання такої відпустки. У випадку, коли дата початку відпустки припадає на один місяць, а її закінчення — на інший, розрахунковий період визначаємо, виходячи з 12 календарних місяців роботи, що передують даті початку відпустки |
| Приклад. Працівник здійснює трудову діяльність із 2010 року. З 16.06.14 р. він іде у щорічну основну відпустку. Розрахунковим періодом для визначення відпускних є червень 2013 року — травень 2014 року. | ||
| Працівник відпрацював на підприємстві менше робочого року | Розрахунковий період — із 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка | До розрахункового періоду включають фактично відпрацьовані повні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу у відпустку. Місяць прийняття на роботу включається до розрахункового періоду, якщо працівник відпрацював усі робочі дні за графіком роботи (прийнятий на роботу не пізніше першого робочого дня такого місяця) |
| Приклад. Трудовий договір із працівником укладений 02.12.13 р. З 04.08.14 р. він бажає скористатися частиною щорічної відпустки. Працівник відпрацював усі робочі дні. Вихідні дні на підприємстві — субота і неділя. Отже, працівник став до роботи 02.12.13 р. — це перший робочий день у грудні 2013 року. Тому цей місяць уключаємо до розрахункового періоду. Тоді розрахунковим періодом для такого працівника є 8 місяців: грудень 2013 року — липень 2014 року. Якщо ж працівника прийнято, наприклад, з 16.12.13 р., а з 04.08.14 р. він іде у відпустку, тоді розрахунковим періодом буде 7 місяців: січень — липень 2014 року. | ||
| Працівник не відпрацював жодного повного робочого місяця | Розрахунковий період — умовні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки | Актуально при використанні відпустки працівницею одразу після її виходу із соціальної відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку. При цьому середню зарплату обчислюють виходячи з установленого працівнику у трудовому договорі посадового (місячного) окладу |
| Приклад. Працівниця підприємства 01.04.14 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. З 22.04.14 р. їй надано щорічну відпустку за 2010 — 2011 роки тривалістю 4 календарних дні. Розмір місячного окладу працівниці — 2500,00 грн. Розрахуємо середньоденну зарплату: (2500,00 грн. x 12 міс.) : (365 к. дн. - 10 к. дн.) = 84,51 грн./дн. Визначимо суму відпускних: 84,51 грн. x 4 к. дн. = 338,04 грн. | ||
| Працівник не працював через простій із вини роботодавця | Існує низка днів, які слід вилучити з розрахункового періоду | Дні, які виключаються з розрахункового періоду: |
| Святкові та неробочі дні, вказані у ст. 73 КЗпП | ||
| Дні простою не з вини працівника | ||
| Час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку — згідно з медичним висновком) | ||
| Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (лист Мінсоцполітики від 26.11.12 р. № 1203/13/84-12 // «БТ», 2013, № 8, с. 10) | ||
| Календарні дні, коли працівник із не залежної від нього причини працював у режимі неповного робочого тижня (тобто наказом роботодавця згідно зі ст. 32 КЗпП працівників переведено на роботу на умовах неповного робочого тижня у зв’язку з неможливістю забезпечити їх роботою протягом нормальної тривалості робочого тижня. Якщо встановлено режим роботи неповного робочого дня, це не впливає на розрахунковий період. Якщо працівник працював у режимі неповного робочого тижня за власним рішенням (ст. 56 КЗпП), то на кількість днів, протягом яких він не працював, розрахунковий період не зменшується. Вихідні дні з розрахунку також не виключають, оскільки відпустку надають у календарних днях і оплачуються саме календарні дні відпустки (лист Мінпраці від 07.08.09 р. № 472/13/84-09 // «БТ», 2009, № 38, с. 9) | ||
| Приклад. Працівника прийнято на роботу 13.01.14 р. З 14.04.14 р. він бажає скористатися щорічною основною відпусткою тривалістю 5 календарних днів. Розрахунковим періодом у цьому випадку є лютий — березень 2014 року. На цей період припадає один святковий день — 8 березня, який необхідно виключити з розрахункового періоду при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних. Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої заробітної плати, становить: 28 + 31 - 1 = 58 к. дн. | ||
Таблиця 3. Виплати, що враховують і не враховують при розрахунку середньої зарплати для відпускних
| Виплати, що враховують при визначенні середньої заробітної плати |
| 1. Основна заробітна плата. До розрахунку також уключаються раніше нараховані відпускні, якщо вони припадають на розрахунковий період, а час щорічної відпустки включається до розрахункового періоду |
| 2. Доплати та надбавки. До таких доплат належать: доплати за надурочну роботу і роботу в нічний час; суміщення професій та посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт працівниками-погодинниками; високі досягнення у праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років тощо |
| 3. Виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії та теплової енергії. Премії за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців та інший період, що не перевищує року, включають до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю |
| 4. Винагорода за підсумками роботи за рік і вислугу років тощо. Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років уключається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній: • щоб річну премію (винагороду) було враховано при розрахунку відпускних, вона має бути нарахована в поточному році за попередній календарний рік (наприклад, у 2014 році за 2013 рік). Якщо премію нараховано в поточному році за поточний (наприклад, у грудні 2013 року за підсумками роботи за 2013 рік), то її не можна буде врахувати при розрахунку відпускних (листи Мінпраці від 26.01.07 р. № 49/13/155-07 і від 03.08.05 р. № 18-441-1); |
| • для кожного місяця розрахункового періоду премію (винагороду) враховуємо як 1/12 нарахованої винагороди, що додається до заробітку такого місяця. Це правило застосовується також, коли розрахунковий період становить менше 12 календарних місяців. Тож премія розподіляється не тільки між місяцями, за роботу в яких її нараховано (наприклад, премія за 2013 рік розподіляється на місяці 2013 року, що включаються до розрахункового періоду), але 1/12 премії додається також до заробітку інших місяців розрахункового періоду, які не є періодом, що дає право на її отримання. |
| Приклад. Працівник, прийнятий на роботу 05.09.13 р., іде у відпустку з 10.07.14 р. За розрахунковий період (жовтень 2013 року — червень 2014 року), крім зарплати (40000 грн.), працівнику нараховано: у січні 2014 року — премію за підсумками роботи за 2013 рік у сумі 3600 грн.; у квітні 2014 року — квартальну премію за перевиконання обсягу робіт у сумі 1200 грн. Премію за підсумками роботи у 2013 році (3600 грн.), нараховану в січні 2014 року, уключаємо пропорційно місяцям розрахункового періоду — в сумі 2700 грн. (3600 : 12міс. х 9міс. розрахункового періоду). Квартальну премію (1200 грн.), нараховану у квітні 2014 року, включаємо до розрахунку середнього заробітку в повному обсязі як виплату за квітень. Здійснюємо розрахунок відпускних: ЗПср = (40000 + 1200 + 2700) : (273 - 9) = 166,29 грн., де 273 — це календарні дні розрахункового періоду, що дорівнює 9 місяцям (жовтень 2013 року — червень 2014 року): 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 + 31 + 30; 9 — це святкові та неробочі дні, що припадають на 9 місяців розрахункового періоду (жовтень 2013 року — червень 2014 року): 1 січня (Новий рік) і 7 січня (Різдво Христове), 8 березня (Міжнародний жіночий день), 20 квітня (Великдень), 1 і 2 травня (День міжнародної солідарності трудящих), 9 травня (День Перемоги), 8 червня (Трійця), 28 червня (День Конституції України). |
| Виплати, які не враховують при визначенні середньої заробітної плати |
| 1. Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), що не входять до обов’язків працівника. Виняток становлять (тобто враховуються при розрахунку середньої зарплати): доплати за суміщення професій та посад, розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт і виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, а також різниці в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово відсутнього керівника підприємства або його структурного підрозділу та не є штатними заступниками |
| 2. Одноразові виплати. До них належить компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо. |
| Зверніть увагу! Незалежно від того, є матеріальна допомога разовою чи ні, надана вона одному або всім (більшості) працівників, її сума не враховується при обчисленні середньої заробітної плати. Тут слід бути уважним, оскільки матдопомога систематичного характеру, надана всім чи більшості працівників, входить до фонду оплати праці та обліковується за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» |
| 3. Компенсаційні виплати на відрядження та при переведенні на іншу роботу. Вони включають добові, оплату за проїзд, витрати на наймання житла, підйомні, надбавки, що виплачуються замість добових |
| 4. Окремі види премій. До таких премій належать премії за винаходи і раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів та раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання та здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання та здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, уведення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності) |
| 5. Грошові та речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
| 6. Пенсії, державні допомоги, соціальні та компенсаційні виплати |
| 7. Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором |
| 8. Вартість безкоштовно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, мийних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування |
| 9. Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв та будинків відпочинку |
| 10. Виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за багаторічну і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо |
| 11. Вартість безоплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування |
| 12. Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких уключення її до середнього заробітку передбачене чинним законодавством) |
| 13. Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
| 14. Доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу та внесками членів трудового колективу до майна підприємства |
| 15. Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням строків її виплати |
Важливо! Такий порядок розрахунку відпускних застосовують і при оплаті часу «чорнобильської» відпустки (лист Мінпраці від 19.06.07 р. № 195/13/116-07). При цьому оплачувати додаткову відпустку працівникам-чорнобильцям зобов’язаний роботодавець із подальшим відшкодуванням понесених витрат за рахунок бюджетних коштів.
Етап 3. Нараховуємо відпускні в обліку
ПДФО та ЄСВ при виплаті відпускних. Суму відпускних включають до фонду додаткової заробітної плати (п. п 2.2.12 Інструкції № 5).
Така підстава, а також те, що відпускні не вказані у Переліку № 1170, дають право констатувати: відпускні включають до бази обкладання ЄСВ у частині як нарахування, так і утримання. Про максимальний розмір ЄСВ, його ставки та строки сплати дізнайтеся із «БТ», 2014, № 5, с. 23 (з тією лише поправкою, що максимальний розмір доходу, з якого справляється ЄСВ, становить 20706,00 грн. для кожного місяця 2014 року // «БТ», 2014, № 14, с. 7).
Для цілей обкладання ПДФО відпускні також є заробітною платою. Тому суму відпускних оподатковуйте ПДФО за ставками, вказаними у п. 167.1 ПКУ.
Зверніть увагу! Після ухвалення антикризового Закону оподаткування заробітної плати не змінилося (деталі — у статті «Розгрібаємо» нововведення антикризового Закону», «БТ», 2014, № 15, с. 15). Тобто до заробітної плати, до якої входить і сума відпускних, застосовуйте ставку 15 % — якщо база оподаткування не перевищує 12180 грн., ставку 17 % — до суми перевищення.
Нагадуємо, що суму відпускних ураховують при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на застосування ПСП. При цьому перехідні відпускні відносять до місяців, за які їх нараховано. Тобто при перехідних відпускних бухгалтер повинен розподілити їх за місяцями, на які припадають дні відпустки. Це дозволить правильно визначити граничний розмір доходу для цілей застосування ставки ПДФО та права на ПСП.
Зазначимо декілька слів щодо звітності з ПДФО та ЄСВ. У формі № 1ДФ відпускні показуємо, як і зарплату, з ознакою доходу «101». У звітності щодо ЕВС (форма № Д4) у таблиці 1 показуємо в рядках для відображення зарплати, а в таблиці 6 слід відображати окремо від зарплати, тобто в окремому рядку із зазначенням у графі 10 «Код типу нарахувань» позначки «10».
Податок на прибуток. Податкові витрати на суму нарахованих у бухобліку відпускних (Кт 661) відображаємо, як і суму зарплати працівників, на підставі пп. 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 і п. 142.1 ПКУ. ЄСВ у частині нарахування на суми відпускних уключаємо до податкових витрат на підставі п.п. 138.10.4, п. 143.1 ПКУ.
Бухгалтерський облік. Відпускні слід нараховувати в місяці, на який вони припадають (п.п. 1.6.1 Інструкції № 5). Нарахування відпускних, що припадають на кілька місяців, наперед усією сумою в місяці виходу працівника у відпустку, на наш погляд, є неправильним із точки зору методології бухобліку. Тому при нарахуванні перехідних відпускних розбиваємо їх та включаємо до відповідного місяця, на який припадають дні відпустки.
Відображення відпускних у бухгалтерському обліку залежить від того, чи створювали ви резерв відпусток.
Нагадаємо, що у бухобліку необхідно створювати резерв відпусток (п. 13 П(С)БО 11, п. 7 П(С)БО 26). Це відображають бухгалтерським записом за дебетом рахунків витрат, на яких відображаємо нарахування зарплати, і за кредитом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток» (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471). Нараховуємо резерв щомісяця, на підставі розрахунку, оформленого як первинний документ, або у вигляді бухгалтерської довідки. Переглядати розмір резерву на оплату відпусток слід один раз на рік (на кінець звітного року).
Створювати резерв відпусток повинні всі підприємства, крім суб’єктів малого підприємництва, що мають право на застосування спрощеного бухгалтерського обліку доходів і витрат. Тобто не створюють резерв платники податку на прибуток за ставкою 0 % та єдиноподатники групи 4 та 6 (з урахуванням п.п. 296.1.3 ПКУ).
Зверніть увагу, що до податкових витрат щомісячні суми створення резерву відпусток не включаємо, а відображаємо за фактом нарахування відпускних (Кт 661) при виході працівника у відпустку.
Тепер щодо відображення відпускних у бухгалтерському обліку в частині нарахувань:
• резерв відпусток створювали — здійсніть запис за дебетом субрахунку резерву відпусток та за кредитом субрахунку за зарплатою (Дт 471 — Кт 661). ЄСВ у частині нарахування відображайте записом: Дт 471 — Кт 651;
• резерв відпускних не створювали — за дебетом відображайте той самий рахунок витрат, що і при нарахуванні зарплати працівнику (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651).
Якщо у вас працює працівник, який користується правом на «чорнобильську» відпустку, то таке відображення у бухгалтерському обліку відпускних робіть таким чином: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661. Однак для обліку витрат на оплату такої додаткової відпустки, що підлягають відшкодуванню, доцільно вести окремий витратний субрахунок другого порядку.
У разі отримання підприємством фінансування (відшкодування витрат) із бюджету згідно з п. 17 Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 15 «Дохід», затвердженого наказом Мінфіну від 29.11.99 р. № 290, таке фінансування визнається доходом протягом тих періодів, у яких понесено витрати, пов’язані з виконанням умов цільового фінансування.
Тому одночасно з нарахуванням витрат за дебетом рахунків 91 (92, 93 94) необхідно відобразити нарахування доходу записом Дт 482 — Кт 718.
Утримання ПДФО та ЄСВ із суми відпускних показують записом: за дебетом субрахунку 661 у кореспонденції з кредитом субрахунку 641 та 651 відповідно.
Етап 4. Виплачуємо відпускні
Роботодавець має виплатити працівнику відпускні до початку відпустки — не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки (ч. 4 ст. 115 КЗпП; ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки; лист Мінпраці від 26.06.09 р. № 155/13/116-09 // «БТ», 2009, № 34, с. 10). При цьому між днем виплати відпускних і першим днем відпустки має пройти 3 календарні дні та при цьому день виплати відпускних у ці 3 дні не враховують.
Наприклад, щорічна відпустка починається 20.06.14 р. (п’ятниця). Тоді граничним днем виплати відпускних є 16.06.14 р. (понеділок). Якщо щорічна відпустка розпочинається 16.06.14 р. (понеділок), то останній день виплати відпускних — 12.06.14 р. (четвер).
Проте Мінсоцполітики (лист від 05.01.12 р. № 7/13/133-12 // «БТ», 2012, № 23, с. 8) допускає виплату відпускних в інші терміни: у разі необхідності отримання щорічної відпустки (або її частини) у стислі строки (у зв’язку із сімейними обставинами, станом здоров’я тощо). У такому випадку в заяві працівник може висловити своє бажання про отримання відпускних у строки, визначені між ним та роботодавцем.
Наприклад, працівник може вказати у заяві: «У зв’язку з тим, що надання мені щорічної відпустки погоджено у стислі строки, я не заперечую проти отримання належних мені відпускних в інший строк, визначений роботодавцем, ніж передбачений ч. 3 ст. 115 КЗпП і ч. 1 ст. 21 Закону України «Про відпустки».
У такому разі порушення строку виплати відпускних ми не вбачаємо.
На нашу думку, такий порядок виплати відпускних справедливий і для соціальної додаткової відпустки на дітей та «чорнобильської» відпустки. Обґрунтування: у ст. 21 Закону про відпустки при визначенні терміну виплати відпускних не конкретизований вид відпустки, тому повинен поширюватися і на згадані види відпусток.
На практиці виплату відпускних зазвичай приурочують до чергового терміну виплати зарплати (авансу чи власне зарплати).
Етап 5. Заносимо дані про відпустки до особової картки працівника
Наказ (розпорядження) про надання відпустки є підставою для внесення даних про відпустки до особової картки працівника (див. рис. 4 на с. 31). На практиці таку картку ведуть за типовою ф. № П-2, затвердженою наказом № 495.
Нагадаємо: у період використання відпустки працівник може захворіти. У цьому випадку він має право на продовження або перенесення не використаних через хворобу днів відпустки (частина друга ст. 11 Закону про відпустки). Про те, як це оформляється, див. консультацію фахівця «Подовження відпустки у разі хвороби працівника: розрахунок відпускних» // «БТ», 2012, № 26, с. 45; статтю «Хвороба у відпустці — порядок оплати днів хвороби та відпустки» // «БТ», 2009, № 32, с. 16.
Рис. 4. Приклад заповнення в особовій картці працівника інформації про використані відпустки
Документи і скорочення статті
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Список 1 — Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, наведений у додатку 1 до постанови КМУ від 17.11.97 р. № 1290.
Список 2 — Список виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, наведений у додатку 2 до постанови КМУ від 17.11.97 р. № 1290.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170.
Наказ № 489 — наказ Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.08 р. № 489.
Наказ № 495 — наказ Держкомстату та Міноборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25.12.09 р. № 495/656.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.04 р. № 5.
ЄСВ — єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
ПДФО — податок на доходи фізичних осіб.
ПСП — податкова соціальна пільга.
