Книги учета доходов (и расходов) ведут и должны будут вести только ФЛП на ЕН. Юрлиц на ЕН это все дело вообще не касается, Книги учета доходов они не заполняют.
Основное, что нужно иметь в виду, это то, что предпринимателям не нужно будет беспокоится и менять старые Книги на новые. В приказе № 579 есть прямая норма о том, что старая Книга действует до ее окончания.
Дальше пройдемся по изменениям в самой форме Книг. Они не такие уж существенные. Кардинально ничего не поменялось.
Важно: новую Книгу теперь нужно будет заполнять в гривнях с копейками, а не в целых гривнях, как это было ранее. Книга — источник данных для заполнения декларации единоналожника. Ранее в декларации ФЛП на ЕН показатели приводились в целых гривнях без копеек с округлением по общеустановленным правилам. Но при заполнении декларации в электронной форме зачастую программа автоматически ставила грн. с копейками. Теперь уже не нужно будет морочить голову с округлением. И декларацию, и Книгу нужно будет заполнять с копейками.
Электронная форма Книги
Наконец-то для единоналожников будет доступна и электронная форма Книги. Согласитесь, вести в наше время самый важный регистр учета на бумаге — абсурд, особенно если у ФЛП приличные обороты. Введение электронной формы Книги планировалось еще несколько лет назад, но реализовалось только сейчас.
А что же делать тем прогрессивным ФЛП на ЕН, которым до окончания старой Книги еще далеко, но хочется поменять ее на новую — электронную?
На наш взгляд, в этом случае нет никакой необходимости ждать окончания старой Книги. Налоговики не должны препятствовать завести ФЛП новую Книгу учета доходов в электронной форме, даже если старая еще не закончилась.
Для того чтобы перейти на электронную версию Книги, ФЛП будет необходимо:
- заранее получить усиленные сертификаты открытых ключей и заключить договор о признании электронных документов с контролирующим органом;
- сформировать и послать в электронной форме налоговикам заявление об избрании способа ведения Книги в электронной форме. Электронная цифровая подпись тут тоже необходимое условие.
Контролирующий орган в свою очередь зарегистрирует такое заявление и в течение 3 дней сформирует и предоставит уведомление о регистрации Книги с указанием ее регистрационного номера и даты регистрации.
Интересный момент: записи в Книги по-прежнему нужно вносить ежедневно, по итогам дня общей суммой, но теперь для электронных книг такие записи можно делать не позднее следующего календарного дня.
Ошибки в электронной Книге исправлять можно.
Порядок заполнения Книги учета доходов
Общие правила. Для ФЛП на ЕН есть две разновидности Книги учета: одна для единоналожников групп 1—3 (неплательщики НДС), вторая — для единоналожников группы 3 с НДС.
Обязательное условие — Книга должна быть зарегистрирована в налоговой. Без регистрации Книга недействительна.
При заполнении Книги, как и раньше, ориентируемся на кассовый метод, т. е. на дату поступления или расходования денежных средств. Отгрузка товаров или подписание акта приема-передачи работ (услуг) роли не играет и в Книге не отражается.
Если в течение дня никаких доходов получено не было, то за этот день заполнять Книгу не нужно.
ФЛП, которые занимаются несколькими видами деятельности, ведут только одну Книгу по всем видам деятельности одновременно.
ФЛП дез НДС. Плательщики ЕН групп 1, 2 и 3 — неплательщики НДС заполняют Книгу следующим образом.
В графе 1 указывается дата записи. То есть проставляются все рабочие дни ФЛП. Выходные дни, и те в которых не был получен доход, можно не указывать.
В графу 2 заносится только тот доход, который получен в виде наличных денежных средств или средств, поступивших на текущий счет предпринимателя от единоналожной деятельности. Если ФЛП получил гражданский доход (например, от продажи автомобиля, или процент от депозита), то в Книгу он, естественно, не попадет. Также не попадет сюда и доход, который облагается по ставке 15 %, — место этого дохода в графах 7 и 8 соответственно.
Подтверждать каким-либо документом записи в данной графе не обязательно. По безналичным поступлениям у ЕН всегда будет подтверждающий документ — выписка банка, а по наличным — сама Книга доходов и есть тот регистр, который фиксирует наличные поступления.
В графе 3 указываем сумму средств (в том числе полученные авансы), которую единоналожник вернул своим покупателям или заказчикам в связи с расторжением договора, возвратом товара или по письму-заявлению о возврате средств ( п.п. 5 п. 292.11 НКУ). Записи в данной графе обязательно должны подтверждаться соответствующим документом (платежное поручение, соглашение о расторжении договора, письмо-заявление о возврате средств, ТТН на возвращенный товар, претензия по поводу качества товара и т. п.
В графе 4 показываем скорректированную сумму дохода за проданные товары (работы, услуги), без учета средств, возвращенных покупателям или заказчикам. То есть разницу между графами 2 и 3.
В графе 5 указываем стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг). Датой, по которой отражается такой «единоналожный» доход, является дата подписания акта приема-передачи бесплатно полученных товаров (работ, услуг) ( п. 292.6 НКУ).
Графа 6 — это общая сумма дохода по графам 4 и 5.
В графе 7 указываем вид дохода ЕН, который облагается по ставке 15 %, т. е. указываем вид дохода, полученного с нарушением правил работы на упрощенной системе налогообложения. Сноска к названию графы 7 отсылает нас к пп. 1—5 п. 293.4 НКУ. Соответственно, здесь указывают доходы: единоналожников группы 1, если они превысили 300 тыс. грн., группы 2 — 1,5 млн грн., группы 3 ФЛП — 20 млн грн. Также здесь показываем доход от деятельности, не указанный в реестре единоналожников, доход, полученный от использования иных форм расчетов, нежели расчеты в денежной форме (наличной и/или безналичной), от осуществления видов деятельности, не дающих права применять упрощенную систему налогообложения, и доход от деятельности, не разрешенной именно для группы 1 или 2 (например, предоставление единоналожником группы 2 услуг общесистемщику).
В графе 8 указывается сумма дохода, вид которого был записан в графе 7.
Плательщики НДС. ФЛП группы 3 ЕН — плательщики НДС заполняют Книгу следующим образом.
Графы 1—5 раздела «Доходы» заполняются так же, как и в Книге для групп 1—3 (без НДС).
В графе 6 показываем сумму кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (без НДС). Поясним, что кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, — это долг ФЛП на ЕН перед другими лицами, который остается непогашенным, как правило, на протяжении более 3 лет.
В графе 7 отражается общая сумма дохода по графам 4, 5, 6.
В графе 8 отражаем вид дохода ЕН, который облагается по ставке 15 %, в частности для группы 3 это доход от превышения 20 млн грн, доход, полученный от использования иных форм расчетов, нежели расчеты в денежной форме, и доход от осуществления видов деятельности, не дающих права применять упрощенную систему налогообложения.
В графе 9 указывается сумма дохода, вид которого был записан в графе 8.
Раздел «Расходы» в Книге учета доходов и расходов для группы 3 с НДС не поменялся.
Книги учета доходов должны храниться у ФЛП три года после окончания периода, в котором сделана последняя запись. Но мы рекомендуем, в случае если у ФЛП не было за этот период проверок, хранить ее дольше — до момента проведения проверок. Это поможет избежать многих проблем.
Документы и сокращения статьи
Приказ № 579 — приказ Минфина Украины от 17.06.2015 г. № 579 «Об утверждении форм книги учета доходов и книги учета доходов и расходов и порядков их ведения».
ФЛП — физическое лицо — предприниматель.
ЕН — единый налог.
