Книги обліку доходів (і витрат) ведуть і повинні будуть вести тільки ФОП на ЄП. Юросіб на ЄП це взагалі не стосується — Книги обліку доходів вони не заповнюють.
Головне, що слід мати на увазі, це те, що підприємцям не потрібно буде перейматися та міняти старі Книги на нові. У наказі № 579 є пряма норма про те, що стара Книга діє до її закінчення.
Далі розглянемо зміни в самій формі Книг. Вони не такі вже й значні — кардинально нічого не змінилося.
Важливо: нову Книгу тепер потрібно буде заповнювати у гривнях з копійками, а не в цілих гривнях, як це було раніше. Книга — джерело даних для заповнення декларації єдиноподатника. Раніше в декларації ФОП на ЄП показники наводилися у цілих гривнях без копійок з округленням за загальновстановленими правилами. Але при заповненні
декларації в електронній формі часто програма автоматично ставила гривні з копійками. Тепер уже не потрібно буде морочити голову з округленням — і декларацію, і Книгу потрібно буде заповнювати з копійками.
Електронна форма Книги
Нарешті для єдиноподатників стане доступною й електронна форма Книги. Погодьтеся, вести у наш час найважливіший регістр обліку на папері — абсурд, особливо якщо ФОП має значні обороти. Запровадження електронної форми Книги планувалося ще кілька років тому, але реалізувалося тільки зараз.
А що ж робити тим прогресивним ФОП на ЄП, яким до закінчення старої Книги ще далеко, але хочеться поміняти її на нову — електронну?
На нашу думку, у цьому випадку немає ніякої необхідності чекати на закінчення старої Книги. Податківці не повинні перешкоджати заведенню ФОП нової Книги обліку доходів в електронній формі, навіть якщо стара ще не закінчилася.
Для того щоб перейти на електронну версію Книги, ФОП буде необхідно:
- попередньо отримати посилені сертифікати відкритих ключів та укласти договір з контролюючим органом про визнання електронних документів;
- сформувати та направити в електронній формі податківцям заяву про обрання способу ведення Книги в електронній формі. Електронний цифровий підпис тут також є необхідною умовою.
Контролюючий орган, у свою чергу, зареєструє таку заяву та протягом 3 днів сформує і надасть повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням її реєстраційного номера та дати реєстрації.
Цікавий момент: записи до Книги, як і раніше, потрібно вносити щодня, за підсумками дня загальною сумою, але тепер для електронних книг такі записи можна робити не пізніше наступного календарного дня.
Помилки в електронній Книзі виправляти можна.
Порядок заповнення Книги обліку доходів
Загальні правила. Для ФОП на ЄП є два різновиди Книги обліку: одна для єдиноподатників груп 1 — 3 (неплатники ПДВ), друга — для єдиноподатників групи 3 з ПДВ.
Обов’язкова умова — Книга має бути зареєстрована в податковій. Без реєстрації Книга є недійсною.
При заповненні Книги, як і раніше, орієнтуємося на касовий метод, тобто на дату надходження або витрачання грошових коштів. Відвантаження товарів або підписання акта приймання-передачі робіт (послуг) не має значення і в Книзі не відображається.
Якщо протягом дня не було отримано жодних доходів, то за цей день заповнювати Книгу не потрібно.
ФОП, які провадять декілька видів діяльності, ведуть тільки одну Книгу за всіма видами діяльності одночасно.
ФОП без ПДВ. Платники ЄП груп 1 — 3 — неплатники ПДВ заповнюють Книгу так.
У графі 1 вказується дата запису. Тобто проставляються усі робочі дні ФОП. Вихідні дні та ті, в яких не було отримано дохід, можна не вказувати.
До графи 2 заноситься тільки той дохід, який отримано у вигляді готівкових грошових коштів або коштів, що надійшли на поточний рахунок підприємця від єдиноподатної діяльності. Якщо ФОП отримав громадянський дохід (наприклад, від продажу автомобіля або процент від депозиту), то до Книги він, звісно, не потрапить. Також не потрапить сюди й дохід, який обкладається за ставкою 15 %, його місце — у графах 7 і 8 відповідно.
Підтверджувати якимось документом записи в цій графі не обов’язково. За безготівковими надходженнями єдиноподатник завжди матиме підтвердний документ — виписку банку, а щодо готівки — сама Книга доходів і є тим регістром, який фіксує готівкові надходження.
У графі 3 вказуємо суму коштів (у тому числі отримані аванси), яку єдиноподатник повернув своїм покупцям або замовникам у зв’язку з розірванням договору, поверненням товару або за листом-заявою про повернення коштів ( п.п. 5 п. 292.11 ПКУ). Записи у цій графі обов’язково повинні підтверджуватися відповідним документом (платіжне доручення, угода про розірвання договору, лист-заява про повернення коштів, ТТН на повернений товар, претензія з приводу якості товару тощо).
У графі 4 показуємо скориговану суму доходу за продані товари (роботи, послуги), без урахування коштів, повернених покупцям або замовникам, тобто різницю між графами 2 і 3.
У графі 5 вказуємо вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Датою, за якою відображається такий «єдиноподатний» дохід, є дата підписання акта приймання-передачі безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) ( п. 292.6 ПКУ).
Графа 6 — це загальна сума доходу за графами 4 і 5.
У графі 7 вказуємо вид доходу єдиноподатника, який обкладається за ставкою 15 %, тобто зазначаємо вид доходу, отриманого з порушенням правил роботи на спрощеній системі оподаткування. Виноска до назви графи 7 відсилає нас до пп. 1 — 5 п. 293.4 ПКУ. Відповідно, тут вказують доходи: єдиноподатників групи 1, якщо вони перевищили 300 тис. грн., групи 2 — 1,5 млн грн., ФОП групи 3 — 20 млн грн. Також тут показуємо дохід від діяльності, не зазначеної в реєстрі єдиноподатників, дохід, отриманий від використання інших форм розрахунків, ніж розрахунки у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій), від провадження видів діяльності, що не дають права застосовувати спрощену систему оподаткування, і дохід від діяльності, не дозволеної саме для групи 1 або групи 2 (наприклад, надання єдиноподатником групи 2 послуг загальносистемнику).
У графі 8 зазначається сума доходу, вид якого був записаний у графі 7.
Платники ПДВ. ФОП групи 3 ЄП — платники ПДВ заповнюють Книгу так.
Графи 1 — 5 розділу «Доходи» заповнюються так само, як і в Книзі для груп 1 — 3 (без ПДВ).
У графі 6 показуємо суму кредиторської заборгованості, за якою сплинув строк позовної давності (без ПДВ). Пояснимо: кредиторська заборгованість, за якою сплинув строк позовної давності, — це борг ФОП на ЄП перед іншими особами, який залишається непогашеним, як правило, протягом більше ніж 3 роки.
У графі 7 відображається загальна сума доходу за графами 4, 5 і 6.
У графі 8 відображаємо вид доходу єдиноподатника, який обкладається за ставкою 15 %, зокрема для групи 3 — це дохід від перевищення 20 млн грн., дохід, отриманий від використання інших форм розрахунків, ніж розрахунки у грошовій формі, і дохід від провадження видів діяльності, що не надають права застосовувати спрощену систему оподаткування.
У графі 9 вказується сума доходу, вид якого був записаний у графі 8.
Розділ «Витрати» у Книзі обліку доходів і витрат для групи 3 з ПДВ не змінився.
Книги обліку доходів мають зберігатися у ФОП три роки після закінчення періоду, в якому зроблено останній запис. Однак ми рекомендуємо діяти так: у разі якщо у ФОП не було за цей період перевірок, зберігати її довше — до моменту проведення перевірок. Це допоможе уникнути багатьох проблем.
Документи та скорочення статті
Наказ № 579 — наказ Мінфіну України «Про затвердження форм книги обліку доходів і книги обліку доходів і витрат і порядків їх ведення» від 17.06.15 р. № 579.
ФОП — фізична особа — підприємець.
ЄП — єдиний податок.
