По какой форме составляем бухсправку
Бухгалтерская справка — универсальный документ, который может использоваться для различных целей.
Учтите: если бухгалтерская справка фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, она имеет статус первичного документа. Это подтвердил и Минфин в письме от 13.12.04 г. № 31-04200-30-10/22823. Соответственно, в таком случае бухсправка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно ( п. 2.4 Положения № 88, ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):
• название документа «Бухгалтерская справка»;
• дату и место составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
Форма бухгалтерской справки приведена в приложении к Методрекомендациям № 356. Ее можно использовать при исправлении ошибок, допущенных в бухгалтерском учете. Вместе с тем Методрекомендации № 356 не являются нормативным документом, поэтому приведенную там форму при необходимости можно подкорректировать, в частности, имеет смысл ее дополнить таким обязательным реквизитом, как «название предприятия, от имени которого составлен документ».
Поскольку бухсправку оформляют не только для исправления ошибок, ее содержание и форма будут зависеть, прежде всего, от сути проведенных операций, для которых ее составляют. Далее мы приведем образцы составления бухсправок для наиболее часто встречающихся операций.
Бухсправки для самых распространенных ситуаций
Исправление ошибок. Пожалуй, самый распространенный случай использования бухсправки — это исправление ошибок в бухгалтерском учете за прошлые периоды текущего года методом «сторно». Это способ описан в п. 4.3 Положения № 88, п. 9 Методрекоменций № 356 и состоит он в следующем:
1) составляют бухгалтерскую справку, в которой приводят такие данные:
• причину ошибки;
• ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;
• ошибку (сумма, корреспонденция счетов), которую заносят красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «минус», а правильную запись (сумму, корреспонденция счетов) заносят чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. темного цвета;
• подпись работника, составившего справку, и после ее проверки — главного бухгалтера;
2) вносят данные из бухгалтерской справки в учетный регистр в месяце, в котором была обнаружена ошибка, путем:
• ликвидации неправильной записи (красной пастой, либо, если ошибка допущена в корреспонденциях счетов, приведением обратной корреспонденции счетов, если же допущена цифровая ошибка — указанием неправильной суммы в скобках или же со знаком «-»);
• отражения правильной суммы и корреспонденции счетов бухгалтерского учета.
Пример 1. Допустим, что 09.06.15 г. предприятие обнаружило ошибку в исчислении дохода от реализации товара за март 2015 года: вместо 102 тыс. грн. дохода было отражено 120 тыс. грн. (корреспонденция Дт 361 — Кт 702). Сумма налоговых обязательств по НДС была исчислена также неправильно. Предприятие на основании расчета корректировки к налоговой накладной уменьшает налоговые обязательства по НДС в июне 2015 года.
Исправление проводим с составлением бухгалтерской справки (см. рис. 1).
Рис. 1. Бухгалтерская справка для исправления ошибки
Восстановление налогового кредита. Согласно п. 198.5 НКУ налогоплательщик может на основании бухгалтерской справки включить в налоговый кредит (исходя из базы налогообложения, определенной в соответствии с п. 189.1 НКУ) суммы налога, уплаченные (начисленные) в стоимости:
• товаров/услуг, необоротных активов, которые не были включены в состав налогового кредита при их приобретении или изготовлении или
• по которым были определены налоговые обязательства в соответствии с п. 198.5 НКУ,
в случае, если такие товары/услуги, необоротные активы начинают использоваться в облагаемых налогом операциях в пределах хозяйственной деятельности, в том числе при переводе непроизводственных необоротных активов в состав производственных необоротных активов.
Напомним, что в соответствии с п. 189.1 НКУ базу налогообложения определяют по:
• необоротным активам исходя из балансовой (остаточной) стоимости, которая сложилась по состоянию на начало отчетного (налогового) периода, в течение которого осуществляются операции, указанные в п. 198.5 НКУ (в случае отсутствия учета необоротных активов — исходя из обычной цены);
• товарам/услугам — исходя из стоимости их приобретения.
Пример 2. Предприятие приобрело в феврале 2014 года оборудование для производства необлагаемой продукции (медикаментов) стоимостью 180000 грн. с НДС. Поскольку оборудование предназначалось для использования в освобожденной от НДС деятельности, «входной» НДС в сумме 30000 грн. по нему не был отражен в составе налогового кредита. Оборудование было введено в эксплуатацию в июне 2015 года, и на тот момент продукция (медикаменты) облагаются НДС, в связи с чем предприятие восстановило налоговый кредит.
Исправление проводим с помощью бухгалтерской справки (см. рис. 2).
Рис. 2. Бухгалтерская справка для восстановления налогового кредита
В каких случаях составляют бухсправку
Все случаи использования бухсправки перечислить невозможно, поскольку это универсальный документ, которым можно подтвердить любые расчеты, связанные с бухгалтерским и налоговым учетом.
Отметим наиболее распространенные ситуации:
1) необоротные активы:
• расчет сумм амортизации необоротных активов ( П(С)БУ 7 «Основные средства», П(С)БУ 8 «Нематериальные активы»);
• обстоятельства, на основании которые расходы, связанные с улучшением основных средств (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.) или ремонтом, либо включены в первоначальную стоимость объекта основных средств, либо квалифицированы как расходы отчетного периода ( п. 14, 15 П(С)БУ 7);
• расчет индекса переоценки необоротных активов и суммы уценки (дооценки) согласно п. 16—20 П(С)БУ 7, п. 19—23 П(С)БУ 8;
• распределение сумм дооценки при выбытии ранее перецениваемых объектов необоротных активов ( п. 21 П(С)БУ 7, п. 24 П(С)БУ 8);
2) запасы:
• порядок распределения сумм транспортно-заготовительных расходов в ситуации, когда их учитывают на отдельном субсчете ( п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы»);
• расчет суммы выбывших запасов при использовании методов средневзвешенной себестоимости, нормативных затрат, цены продажи ( п. 16, 18, 19, 21, 22 П(С)БУ 9);
• определение чистой стоимости реализации запасов, если учет ведут исходя из этой стоимости ( п. 24—28 П(С)БУ 9);
• стоимость товарно-материальных активов, которые получены при ликвидации объекта основных средств ( п. 44 Методрекомендаций № 561, п. 2.12 Методрекомендаций № 2);
3) сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность:
• расчет суммы резерва сомнительных долгов ( п. 8, 9 П(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность»);
• расчет нынешней стоимости долгосрочной дебиторской задолженности ( п. 12 П(С)БУ 10);
• определение суммы списания безнадежной дебиторской задолженности;
4) обязательства:
• расчет нынешней стоимости долгосрочных обязательств ( п. 10 П(С)БУ 11 «Обязательства»);
• расчет суммы обеспечений, в том числе на оплату отпусков ( п. 13—18 П(С)БУ 11);
• определение суммы списания безнадежной кредиторской задолженности;
5) финансовые инвестиции:
• начисление амортизации премии (дисконта) при учете фининвестиции методом эффективной ставки процента ( п. 10 П(С)БУ 12 «Финансовые инвестиции», п. 30.2 П(С)БУ 13 «Финансовые инструменты»);
• расчет суммы инвестиции при использовании метода участия в капитале ( п. 11—14 П(С)БУ 12);
• расчет сумм процентов и дохода от финансовых инвестиций;
6) финансовые обязательства:
• начисление амортизации премии (дисконта) при учете финансового обязательства по методу эффективной ставки процента ( п. 31 П(С)БУ 13);
• порядок расчета процентов по кредитным операциям и их отнесения в себестоимость квалификационных активов ( П(С)БУ 31 «Финансовые расходы»);
7) аренда:
• подтверждение критериев, по которым аренда классифицируется как финансовая ( п. 4 П(С)БУ 14 «Аренда»);
• расчет нынешней стоимости минимальных арендных платежей и других платежей, связанных с финансовой арендой ( п. 5 П(С)БУ 14);
• порядок расчета амортизации прочих необоротных материальных активов, созданных на сумму улучшений, проведенных арендатором ( п. 8 П(С)БУ 14);
8) доходы:
• порядок оценки степени завершенности операции по предоставлению услуг с целью определения дохода ( п. 11 П(С)БУ 15 «Доходы»);
• расчет процентов, дивидендов, роялти, надлежащих к получению с целью отражения их в бухгалтерском учете ( п. 20 П(С)БУ 15);
• расчет суммы списания целевого финансирования ( п. 16—18 П(С)БУ 14);
9) расходы:
• расчет суммы распределения общепроизводственных расходов ( п. 16 П(С)БУ 16 «Расходы»);
• расчет роялти, подлежащих выплате, с целью отражения их в бухгалтерском учете;
10) расчет курсовых разниц ( П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»);
11) инвестиционная недвижимость:
• порядок определения справедливой стоимости при учете по методу справедливой стоимости ( п. 16—17, 19—21 П(С)БУ 32 «Инвестиционная недвижимость»);
• расчет амортизации инвестиционной недвижимости при учете по методу первоначальной стоимости ( п. 18 П(С)БУ 32).
Заметим также, что с помощью бухсправки можно подтвердить расчет любых налоговых платежей.
Причем использование бухсправки зачастую позволяет избежать лишних проблем с контролирующими органами по вопросу ведения налогового учета.
С помощью бухсправки подтверждают также расчеты сумм:
• дивидендов, подлежащих выплате участникам и акционерам;
• алиментов, удерживаемых из зарплаты работников;
• средней заработной платы для различных случаев («отпускные», «больничные», «командировочные» и т. п.).
Используют бухгалтерские справки и для подтверждения правоты предприятия в судебных органах (см., к примеру, определения ВАдСУ от 16.05.13 г. по делу № К/9991/73163/11*, от 29.08.13 г. по делу № 2а-20985/10/0570**).
* http://reyestr.court.gov.ua/Review/31453004.
** http://reyestr.court.gov.ua/Review/33284644.
Итак: не ленитесь оформлять бухсправки на любые операции, связанные с проведением каких-то расчетов. Поверьте, затраченное на их составление время «окупится» при ближайшей проверке.
Выводы
Бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа.
Бухсправка является универсальным документом, который подтверждает факт совершения хозоперации.
Желательно составлять бухсправку для объяснения любых расчетов, данные о которых отражены в бухучете.
Документы статьи
Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.
Методрекомендации № 356 — Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом МФУ от 29.12.2000 г. № 356.
Методрекомендации № 561 — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом МФУ от 30.09.03 г. № 561.
Методрекомендации № 2 — Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов, утвержденные приказом МФУ от 10.01.07 г. № 2.
