За якою формою складаємо бухдовідку
Бухгалтерська довідка — універсальний документ, який може використовуватися для різних цілей.
Майте на увазі: якщо бухгалтерська довідка фіксує та підтверджує господарські операції, вона має статус первинного документа. Це підтвердив і Мінфін у листі від 13.12.04 р. № 31-04200-30-10/22823. Відповідно, у такому разі бухдовідка має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа, а саме (п. 2.4 Положення № 88, ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):
• назву документа «Бухгалтерська довідка»;
• дату та місце складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що надають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Форма бухгалтерської довідки наведена в додатку до Методрекомендацій № 356. Її можна використовувати при виправленні помилок, допущених у бухгалтерському обліку. Водночас Методрекомендації № 356 не є нормативним документом, тому наведену там форму за необхідності можна підкоригувати, зокрема, є сенс її доповнити таким обов’язковим реквізитом, як «назва підприємства, від імені якого складено документ».
Оскільки бухдовідку оформляють не лише для виправлення помилок, її зміст і форма залежатиме насамперед від суті проведених операцій, для яких її складають. Далі ми наведемо зразки складання бухдовідок для операцій, що зустрічаються найчастіше.
Бухдовідки для найпоширеніших ситуацій
Виправлення помилок. Мабуть, найпоширеніший випадок використання бухдовідки — це виправлення помилок у бухгалтерському обліку за минулі періоди поточного року методом «сторно». Цей метод описаний у п. 4.3 Положення № 88, п. 9 Методрекомендацій № 356, і полягає він у такому:
1) складають бухгалтерську довідку, в якій наводять такі дані:
• причину помилки;
• посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку;
• помилку (суму, кореспонденцію рахунків), яку заносять червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а правильний запис (суму, кореспонденцію рахунків) заносять чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору;
• підпис працівника, який склав довідку, а після її перевірки — головного бухгалтера;
2) заносять дані з бухгалтерської довідки до облікового регістру в місяці, в якому було виявлено помилку, шляхом:
• ліквідації неправильного запису (червоною пастою або наведенням зворотної кореспонденції рахунків, якщо помилку допущено в кореспонденціях рахунків, якщо ж допущено цифрову помилку — зазначенням неправильної суми в дужках або ж зі знаком «-»);
• відображення правильної суми та кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку.
Приклад 1. Припустимо, що 09.06.15 р. підприємство виявило помилку в обчисленні доходу від реалізації товару за березень 2015 року: замість 102 тис. грн. доходу було відображено 120 тис. грн. (кореспонденція Дт 361 — Кт 702). Сума податкових зобов’язань з ПДВ була обчислена також неправильно. Підприємство на підставі розрахунку коригування до податкової накладної зменшує податкові зобов’язання з ПДВ у червні 2015 року.
Виправлення проводимо зі складанням бухгалтерської довідки (див. рис. 1).
Рис. 1. Бухгалтерська довідка для виправлення помилки
Відновлення податкового кредиту. Згідно з п. 198.5 ПКУ платник податків може на підставі бухгалтерської довідки включити до податкового кредиту (виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ) суми податку, сплачені (нараховані) у вартості:
• товарів/послуг, необоротних активів, які не були включені до складу податкового кредиту під час їх придбання або виготовлення або
• за якими були визначені податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПКУ,
у разі, якщо такі товари/послуги, необоротні активи починають використовуватися в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності, у тому числі при переведенні невиробничих необоротних активів до складу виробничих.
Нагадаємо: відповідно до п. 189.1 ПКУ базу оподаткування визначають за:
• необоротними активами виходячи з балансової (залишкової) вартості, що склалася станом на початок звітного (податкового) періоду, протягом якого здійснюються операції, зазначені в п. 198.5 ПКУ (у разі відсутності обліку необоротних активів — виходячи зі звичайної ціни);
• товарами/послугами — виходячи з вартості їх придбання.
Приклад 2. Підприємство придбало в лютому 2014 року устаткування для виробництва неоподатковуваної продукції (медикаментів) вартістю 180000 грн. з ПДВ. Оскільки устаткування призначалося для використання у звільненій від ПДВ діяльності, «вхідний» ПДВ у сумі 30000 грн. за ним не був відображений у складі податкового кредиту. Обладнання було введено в експлуатацію в червні 2015 року, і на той момент продукція (медикаменти) обкладаються ПДВ, у зв’язку з чим підприємство відновило податковий кредит.
Виправлення проводимо за допомогою бухгалтерської довідки (див. рис. 2).
Рис. 2. Бухгалтерська довідка для відновлення податкового кредиту
У яких випадках складають бухдовідку
Усі випадки використання бухдовідки навести неможливо, адже це універсальний документ, яким можна підтвердити будь-які розрахунки, пов’язані з бухгалтерським і податковим обліком.
Зазначимо найбільш поширені ситуації:
1) необоротні активи:
• розрахунок сум амортизації необоротних активів (П(С)БО 7 «Основні засоби» і П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»);
• обставини, на підставі яких витрати, пов’язані з поліпшенням основних засобів (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо) або ремонтом, або включені до первісної вартості об’єкта основних засобів, або кваліфіковані як витрати звітного періоду (пп. 14 і 15 П(С)БО 7);
• розрахунок індексу переоцінки необоротних активів та суми уцінки (дооцінки) згідно з пп. 16 — 20 П(С)БО 7, пп. 19 — 23 П(С)БО 8;
• розподіл сум дооцінки при вибутті об’єктів необоротних активів, що раніше переоцінювалися (п. 21 П(С)БО 7 і п. 24 П(С)БО 8);
2) запаси:
• порядок розподілу сум транспортно-заготівельних витрат за ситуації, коли їх обліковують на окремому субрахунку (п. 9 П(С)БО 9 «Запаси»);
• розрахунок суми запасів, що вибули, при використанні методів середньозваженої собівартості, нормативних витрат, ціни продажу (пп. 16, 18, 19, 21, 22 П(С)БО 9);
• визначення чистої вартості реалізації запасів, якщо облік ведуть виходячи з цієї вартості (пп. 24 — 28 П(С)БО 9);
• вартість товарно-матеріальних активів, отриманих при ліквідації об’єкта основних засобів (п. 44 Методрекомендацій № 561, п. 2.12 Методрекомендацій № 2);
3) сумнівна та безнадійна дебіторська заборгованість:
• розрахунок суми резерву сумнівних боргів (пп. 8 і 9 П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»);
• розрахунок нинішньої вартості довгострокової дебіторської заборгованості (п. 12 П(С)БО 10);
• визначення суми списання безнадійної дебіторської заборгованості;
4) зобов’язання:
• розрахунок нинішньої вартості довгострокових зобов’язань (п. 10 П(С)БО 11 «Зобов’язання»);
• розрахунок суми забезпечень, у тому числі на оплату відпусток (пп. 13 — 18 П(С)БО 11);
• визначення суми списання безнадійної кредиторської заборгованості;
5) фінансові інвестиції:
• нарахування амортизації премії (дисконту) при обліку фінінвестиції методом ефективної ставки процента (п. 10 П(С)БО 12 «Фінансові інвестиції», п. 30.2 П(С)БО 13 «Фінансові інструменти»);
• розрахунок суми інвестиції при використанні методу участі в капіталі (пп. 11 — 14 П(С)БО 12);
• розрахунок сум процентів і доходу від фінансових інвестицій;
6) фінансові зобов’язання:
• нарахування амортизації премії (дисконту) при обліку фінансового зобов’язання за методом ефективної ставки процента (п. 31 П(С)БО 13);
• розрахунок процентів за кредитними операціями та їх віднесення на собівартість кваліфікаційних активів (П(С)БО 31 «Фінансові витрати»);
7) оренда:
• підтвердження критеріїв, за якими оренда класифікується як фінансова (п. 4 П(С)БО 14 «Оренда»);
• розрахунок нинішньої вартості мінімальних орендних платежів та інших платежів, пов’язаних з фінансовою орендою (п. 5 П(С)БО 14);
• порядок розрахунку амортизації інших необоротних матеріальних активів, створених на суму поліпшень, проведених орендарем (п. 8 П(С)БО 14);
8) доходи:
• порядок оцінки ступеня завершеності операції з надання послуг з метою визначення доходу (п. 11 П(С)БО 15 «Доходи»);
• розрахунок процентів, дивідендів, роялті, належних до отримання з метою відображення їх у бухгалтерському обліку (п. 20 П(С)БО 15);
• розрахунок суми списання цільового фінансування (пп. 16 — 18 П(С)БО 14);
9) витрати:
• розрахунок суми розподілу загальновиробничих витрат (п. 16 П(С)БО 16 «Витрати»);
• розрахунок роялті, що підлягають виплаті, з метою відображення їх у бухгалтерському обліку;
10) розрахунок курсових різниць (П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»);
11) інвестиційна нерухомість:
• порядок визначення справедливої вартості при обліку за методом справедливої вартості (пп. 16 — 17, 19 — 21 П(С)БО 32 «Інвестиційна нерухомість»);
• розрахунок амортизації інвестиційної нерухомості при обліку за методом первісної вартості (п. 18 П(С)БО 32).
Зауважимо також, що за допомогою бухдовідки можна підтвердити розрахунок будь-яких податкових платежів.
Причому використання бухдовідки часто дозволяє уникнути зайвих проблем з контролюючими органами з питання ведення податкового обліку.
За допомогою бухдовідки підтверджують також розрахунки сум:
• дивідендів, що підлягають виплаті учасникам та акціонерам;
• аліментів, що утримуються із зарплати працівників;
• середньої заробітної плати для різних випадків («відпускні», «лікарняні», «відрядження» тощо).
Використовують бухгалтерські довідки і для підтвердження правоти підприємства в судових органах (див., наприклад, ухвали ВАдСУ від 16.05.13 р. у справі № К/9991/73163/11*, від 29.08.13 р. у справі № 2а-20985/10/0570**).
* http://reyestr.court.gov.ua/Review/31453004.
** http://reyestr.court.gov.ua/Review/33284644.
Отже: не лінуйтеся оформляти бухдовідки на будь-які операції, пов’язані з проведенням якихось розрахунків. Повірте, витрачений на їх складання час «окупиться» під час найближчої перевірки.
Висновки
Бухгалтерська довідка має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа.
Бухдовідка є універсальним документом, який підтверджує факт здійснення госпоперації.
Бажано складати бухдовідку для пояснення будь-яких розрахунків, дані щодо яких відображені в бухобліку.
Документи статті
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.
Методрекомендації № 356 — Методичні рекомендації щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом МФУ від 29.12.2000 р. № 356.
Методрекомендації № 561 — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджені наказом МФУ від 30.09.03 р. № 561.
Методрекомендації № 2 — Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом МФУ від 10.01.07 р. № 2.
