Предотпускные приготовления
С чего начать подготовку к отпускному сезону? Прежде всего, позаботимся о документальном оформлении отпусков.
Планирование отпусков начинается с составления их графика. Как правило, эту задачу решают еще в январе, а потому, полагаем, с ней вы уже справились. Однако помните, что ряд работников имеют «отпускные» привилегии* (ст. 10 Закона об отпусках). Теперь в их числе и «солдаты предприятия». Так, работодатель обязан:
* Подробно об этом читайте в статье «Хотите летом в отпуск? Планируйте график отпусков в январе» // «БН», 2014, № 4, с. 37.
• предоставить ежегодный отпуск демобилизованным работникам со статусом участника боевых действий в удобное для них время (п. 8 ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках);
• предоставить ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы на данном предприятии лицам, уволенным после прохождения военной службы по призыву при мобилизации, на особый период, военной службы по призыву лиц офицерского состава или альтернативной (невоенной) службы. При условии, что после увольнения со службы они были приняты на работу в течение трех месяцев, не учитывая времени переезда к месту жительства (п. 5 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках).
Работник был мобилизован накануне или во время отпуска? Тогда работодатель должен перенести на другой период или продлить ежегодный отпуск работника (п. 2 ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках).
Если на вашем предприятии составлялся график отпусков, то работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала его отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком отпусков срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Возможные варианты уведомления работника и формы «отпускных» документов вы можете найти в Шпаргалке бухгалтера. «Инструкция для бухгалтера: «Как предоставить отпуск» // «БН», 2014, № 21, с. 17.
Второй этап оформления отпусков — составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Как правило, его оформляют по типовой форме (ф. № П-3). Но допустима и произвольная форма (с соблюдением обязательных реквизитов ф. № П-3). Такой приказ составляют в двух экземплярах: один оставляют в отделе кадров, а второй передают в бухгалтерию. На основании приказа вносят данные об отпусках в личную карточку работника (ф. № П-2).
В случае если вы решили обойтись без графика, то:
1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска, согласованное с его непосредственным руководителем. В заявлении указываются желаемая дата ухода в отпуск и его продолжительность;
2) в соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия на заявлении работника, оформляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.
«Оформительскую» часть в памяти освежили. Идем дальше.
Основное о ежегодном отпуске
Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, — 24 к. дн. Какие факторы могут влиять на продолжительность отпуска, читайте на с. 32. Уточним, что конкретная продолжительность ежегодного допотпуска устанавливается в коллективном или трудовом договоре.
Заметьте, что ежегодный отпуск можно:
• предоставить с любого дня недели, даже с выходного, если по каким-то причинам это необходимо. Причем за такой день также полагаются отпускные;
• поделить на части (но только по желанию работника и с согласия работодателя). При этом основная неделимая его часть должна быть не менее 14 к. дн. «Остаток» дней отпуска нужно использовать до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставлялся отпуск;
• отгулять «оптом», если у работника накопились неиспользованные дни отпуска за несколько лет.
Необходимо перенести на другой период или продлить ежегодный отпуск в случае наступления причин, указанных в ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках, в частности, если работник заболел до или во время отпуска.
Помните: если на период отпуска приходится праздничный или нерабочий день, то к отпуску добавляем такие дни, но их не оплачиваем.
Внимание! Дни отпуска нельзя заменять денежной компенсацией, кроме случаев, предусмотренных ст. 24 Закона об отпусках (увольнение, отпуск больше 24 дней).
Отпускной счетчик: сколько дней «натикало»?
Ежегодный основной отпуск предоставляется за отработанный рабочий год, исчисление которого начинается со дня заключения трудового договора с работником.
Но не всегда работник может рассчитывать на его полную продолжительность. Нюансы представим в табл. 1.
Таблица 1. Право на ежегодный отпуск
Продолжительность работы на предприятии | Продолжительность отпуска, которую «заслужил» работник за отработанное время |
В первый год работы, если на предприятии непрерывно отработано: | |
• 6 и менее месяцев | Количество дней отпуска определяют пропорционально отработанному на предприятии времени (подробности см. ниже). Исключение из этого правила составляют работники, перечисленные в ч. 7 и 8 ст. 10 Закона об отпусках (их перечень вы найдете в «БН», 2014, № 4, с. 37) |
• более 6 месяцев | Полная |
Второй и последующие годы работы | Полная. Причем ежегодные отпуска предоставляют работнику в любое время* соответствующего рабочего года (ч. 9 ст. 10 Закона об отпусках) |
* Например, первый рабочий год продолжался для работника с 01.04.14 г. по 31.03.15 г. Тогда он вправе воспользоваться ежегодным отпуском за второй рабочий год (с 01.04.15 г. по 31.03.16 г.), если отработает в таком рабочем году хотя бы один день. | |
Как рассчитать «пропорциональный» ежегодный основной отпуск? Предлагаем пошаговую инструкцию с «подсказками» от Минсоцполитики (см. письмо от 27.03.13 г. № 321/13/84-13).
Шаг 1. Определяем стаж работы, дающий право на отпуск (далее — «отпускной» стаж), в календарных днях без учета праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ. Не забывайте, что с 2015 года таких дней не 10, а 11 (добавился праздничный день — 14 октября). Что засчитывать в «отпускной» стаж, указано в ст. 9 Закона об отпусках, это, в частности, время:
• фактической работы (в том числе на условиях неполного рабочего времени);
• когда работник не работал, но за ним сохранялись место работы и зарплата либо он получал социальное пособие* (кроме «детского» отпуска «до трех лет»).
* В «отпускной» стаж включают периоды временной нетрудоспособности и декретный отпуск.
Шаг 2. Рассчитываем продолжительность отпуска, приходящуюся на один календарный день «отпускного» стажа (Пк. дн.), по следующей формуле:
Пк. дн. = До : (К - П),
где До — количество календарных дней отпуска за полностью отработанный рабочий год;
К — общее количество календарных дней в рабочем году, за который предоставляется отпуск (365 календарных дней, а в високосном году — 366);
П — количество праздничных и нерабочих дней согласно ст. 73 КЗоТ в рабочем году, за который предоставляется отпуск.
Шаг 3. Определяем количество причитающихся работнику дней ежегодного отпуска путем умножения стажа работы работника на этом предприятии (в днях) и продолжительности отпуска, приходящуюся на один календарный день «отпускного» стажа (показатель Пк. дн.).
Учтите: если работник переведен с другого предприятия, при этом на старой работе не использовал ежегодные основной и дополнительный отпуска (полностью или частично) и не получил за них денежную компенсацию, то в «отпускной» стаж на новом предприятии засчитывается время, за которое он не использовал такие отпуска на предыдущем месте работы.
Начисляем отпускные легко и правильно
Для начисления отпускных рассчитывают среднюю заработную плату согласно Порядку № 100. Расчет отпускных (О) осуществляйте следующим образом:
О = Д х ЗПСР,
где Д — количество календарных дней отпуска;
ЗПСР — среднедневная зарплата.
В свою очередь, ЗПСР определяйте по формуле:
ЗПСР = В : (ДРП - П - Вн),
где В — выплаты, включаемые в расчет отпускных («грязная» сумма), начисленные в расчетном периоде (вам поможет материал в «БН», 2014, № 20, с. 15);
ДРП — количество календарных дней в расчетном периоде (за полные 12 отработанных месяцев — это 365/366 календарных дней);
П — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период;
Вн — время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично.
Следовательно, для успешного исчисления суммы отпускных* определите:
* Если работник находился в отпуске «за свой счет», то расчет отпускных будет иметь свои особенности. Не ошибиться поможет статья «Расчет средней зарплаты: как аукнется отпуск «за свой счет» // «БН», 2015, № 8, с. 30.
• расчетный период и количество календарных дней в нем (см. табл. 2 ниже);
• выплаты, начисленные в расчетном периоде, которые принимают участие в расчете средней зарплаты. Об этом мы поговорим на с. 34.
Расчетный период — начало начал!
Как определить расчетный период? Читайте в табл. 2.
Таблица 2. Правила определения расчетного периода
Ситуация | Расчетный период (1) | Пояснение |
Работник отработал полный рабочий год | Последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска | Если работник берет ежегодный отпуск за предыдущий период, то расчетным периодом все равно будут 12 календарных месяцев, которые непосредственно предшествуют дате предоставления такого отпуска. Если дата начала отпуска приходится на один месяц, а его окончания — на другой, то расчетный период определяем исходя из 12 календарных месяцев работы, предшествующих дате начала отпуска |
Пример. Работник осуществляет трудовую деятельность с 2010 года. С 20.04.15 г. ему предоставлен ежегодный основной отпуск. Расчетным периодом для определения отпускных является апрель 2014 года — март 2015 года. | ||
Работник отработал на предприятии меньше рабочего года | С 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск | В расчетный период включают фактически отработанные полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), предшествующие месяцу ухода в отпуск. Учтите: если работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем, то такой месяц учитывается при определении продолжительности расчетного периода |
Пример. Трудовой договор с работником заключен 03.11.14 г. С 18.05.15 г. он желает воспользоваться частью ежегодного отпуска. 03.11.14 г. — первый рабочий день в ноябре 2014 года, поэтому данный месяц включаем в расчетный период. Следовательно, расчетным периодом являются 6 месяцев: ноябрь 2014 года — апрель 2015 года. Если же работник принят, например, с 10.11.14 г., а с 18.05.15 г. идет в отпуск, то тогда расчетным периодом будут 5 месяцев: декабрь 2014 года — апрель 2015 года. | ||
Работник не по своей вине не имел заработка в расчетном периоде | Условные 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска | Среднюю зарплату рассчитывают исходя из установленного работнику в трудовом договоре должностного (месячного) оклада |
Пример. Работница предприятия 05.05.15 г. вышла из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. С 18.05.15 г. работнице предоставлляется ежегодный отпуск за 2011 — 2012 годы. В течение 12 календарных месяцев, предшествовавших месяцу, в котором работница идет в ежегодный отпуск, она не имела заработка. В связи с этим средняя заработная плата будет исчисляться исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада. | ||
(1) Дни, которые следует исключить из расчетного периода: • праздничные и нерабочие дни, указанные в ст. 73 КЗоТ; • дни простоя не по вине работника, за которые за работником частично сохранялся заработок; • время пребывания в отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (6 лет — согласно медзаключению); • время пребывания в отпуске «за свой счет» как по ст. 25, так и по ст. 26 Закона об отпусках (письмо Минсоцполитики от 26.11.12 г. № 1203/13/84-12 // «БН», 2013, № 8, с. 10); • рабочие дни, в течение которых работник не работал в связи с переводом в режим неполной рабочей недели по не зависящим от него причинам (см. письмо Минтруда от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07). Если неполная рабочая неделя — инициатива работника, то дни, когда он не работает, не исключаются из расчетного периода. Не исключают из расчетного периода: • дни временной нетрудоспособности; • дни ежегодного отпуска; • дни прогулов и простоя по вине работника; • дни отпуска «за свой счет», которые превышают продолжительность, установленную ст. 25 и 26 Закона об отпусках; • дни, отработанные в режиме неполного рабочего дня. | ||
Не всякая «копеечка» в среднюю зарплату попадает
Перечень выплат, которые участвуют в расчете отпускных, приведен в п. 3 Порядка № 100. А выплаты, которые не включаются в расчет средней заработной платы, указаны в п. 4 этого Порядка. Выплаты учитываются в сумме выплат за те месяцы, за которые они начислены (см. письмо Минсоцполитики от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11). Исключение — премии за месяц, квартал, полугодие, девять месяцев и другой период, не превышающий год. Их включаем в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости. Заметьте: одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.
Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без вычета сумм НДФЛ, ВС, ЕСВ в части удержаний, алиментов и т. д.
Учетные нюансы
В бухгалтерском учете начисление и выплату отпускных отражают на субсчете 661 «Расчеты по заработной плате».
Важно! Все предприятия должны создавать резерв отпусков (свеженькое на эту тему читайте в «БН», 2015, № 16, с. 20). Использование резерва (начисление отпускных работникам) отражают по дебету субсчета 471.
С суммы отпускных удерживаем ЕСВ, НДФЛ и ВС, а также начисляем ЕСВ (ведь они включаются в фонд допзарплаты). Отпускные учитывают при определении предельного размера дохода, дающего право на применение НСЛ. При этом переходящие отпускные относят к месяцам, за которые они начислены. Это нужно учесть и в случае предоставления НСЛ, и при сравнении начисленной суммы зарплаты с МЗП (для ЕСВ-целей). Удержание НДФЛ, ВС и ЕСВ из суммы отпускных показывают записью по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчетов 641 и 651 соответственно.
Что касается учета налога на прибыль, то создание резерва отпусков не учитывается в виде налоговых разниц при корректировке бухгалтерского финрезультата до налого- обложения (п.п. 139.1.1 НКУ). Подробнее о создании «отпускного» резерва вы можете прочитать в «БН», 2015, № 16, с. 20.
И напоследок о самом важном! Отпускные необходимо выплатить работнику не позднее чем за 3 календарных дня до его начала (письмо Минтруда от 26.06.2009 г. № 155/13/116-09). В виде исключения допускается выплата отпускных в другие сроки, если ежегодный отпуск (его часть) предоставляется в сжатые сроки (в связи с семейными обстоятельствами, состоянием здоровья и т. п.) (письмо Минсоцполитики от 05.01.12 г. № 7/13/133-12 // «БН», 2012, № 23, с. 8).
Приятного всем отпуска!
Документы статьи
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
