Передвідпускні приготування
З чого почати підготовку до відпускного сезону? Насамперед подбаємо про документальне оформлення відпусток.
Планування відпусток починається зі складання їх графіка. Як правило, це завдання вирішують ще в січні, а тому, вважаємо, з ним ви вже впоралися. Однак пам’ятайте: деякі працівники мають «відпускні» привілеї* (ст. 10 Закону про відпустки). Тепер серед них і «солдати підприємства». Так, роботодавець зобов’язаний:
* Детально про це читайте у статті «Хочете влітку у відпустку? Плануйте графік відпусток у січні» // «БТ», 2014, № 4, с. 37.
• надати щорічну відпустку демобілізованим працівникам зі статусом учасника бойових дій у зручний для них час (п. 8 ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки);
• надати щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного строку безперервної роботи в перший рік роботи на цьому підприємстві особам, звільненим після проходження військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби. За умови, що після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання (п. 5 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Працівник був мобілізований напередодні чи під час відпустки? Тоді роботодавець повинен перенести на інший період або продовжити щорічну відпустку працівника (п. 2 ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки).
Якщо на вашому підприємстві складався графік відпусток, то роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку його відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком відпусток строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Можливі варіанти повідомлення працівника та форми «відпускних» документів ви можете знайти у Шпаргалці бухгалтера. «Інструкція для бухгалтера: «Як надати відпустку» // «БТ», 2014, № 21, с. 17.
Другий етап оформлення відпусток — складання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Як правило, його оформляють за типовою формою (ф. № П-3). Однак допускається і довільна форма (з дотриманням обов’язкових реквізитів ф. № П-3). Такий наказ складають у двох примірниках: один залишають у відділі кадрів, а другий передають до бухгалтерії. На підставі наказу вносять дані про відпустки до особистої картки працівника (ф. № П-2).
У разі якщо ви вирішили обійтися без графіка, то:
1) працівник подає керівнику підприємства заяву про надання відпустки, погоджену з його безпосереднім керівником. У заяві зазначаються бажана дата виходу у відпустку та її тривалість;
2) відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника, оформляється наказ (розпорядження) про надання відпустки.
«Оформлювальну» частину в пам’яті освіжили. Ідемо далі.
Основне про щорічну відпустку
Мінімальна тривалість щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, — 24 к. дн. Які чинники можуть впливати на тривалість відпустки, читайте на с. 32. Уточнимо, що конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки встановлюється в колективному або трудовому договорі.
Зауважте, що щорічну відпустку можна:
• надати з будь-якого дня тижня, навіть з вихідного, якщо з якихось причин це необхідно. Причому за такий день також обчислюються відпускні;
• поділити на частини (однак лише за бажанням працівника та з відома роботодавця). При цьому основна неподільна її частина має становити не менше 14 к. дн. «Залишок» днів відпустки потрібно використати до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надавалася відпустка;
• відгуляти «оптом», якщо у працівника накопичилися невикористані дні відпустки за декілька років.
Необхідно перенести на інший період або продовжити щорічну відпустку в разі настання причин, зазначених у ч. 2 ст. 11 Закону про відпустки, зокрема, якщо працівник захворів до або під час відпустки.
Пам’ятайте: якщо на період відпустки припадає святковий або неробочий день, то до відпустки додаємо такі дні, однак їх не оплачуємо.
Увага! Дні відпустки не можна замінювати на грошову компенсацію, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону про відпустки (звільнення, відпустка понад 24 дні).
Відпускний лічильник: скільки днів «набігло»?
Щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, обчислення якого починається з дня укладення трудового договору з працівником. Однак не завжди працівник може розраховувати на її повну тривалість. Нюанси наведемо в табл. 1.
Таблиця 1. Право на щорічну відпустку
Тривалість роботи на підприємстві | Тривалість відпустки, на яку «заслуговує» працівник за відпрацьований час |
У перший рік роботи, якщо на підприємстві безперервно відпрацьовано: | |
• 6 і менше місяців | Кількість днів відпустки визначають пропорційно відпрацьованому на підприємстві часу (подробиці див. далі). Виняток із цього правила становлять працівники, зазначені в ч. 7 і 8 ст. 10 Закону про відпустки (їх перелік ви знайдете у «БТ», 2014, № 4, с. 37) |
• більше 6 місяців | Повна |
Другий і наступні роки роботи | Повна. Причому щорічні відпустки надають працівнику в будь-який час* відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки) |
* Наприклад, перший робочий рік тривав для працівника з 01.04.14 р. по 31.03.15 р. Тоді він має право скористатися щорічною відпусткою за другий робочий рік (з 01.04.15 р. по 31.03.16 р.), якщо відпрацює в такому робочому році хоча б один день. | |
Як розрахувати «пропорційну» щорічну основну відпустку? Пропонуємо покрокову інструкцію з «підказками» від Мінсоцполітики (див. лист від 27.03.13 р. № 321/13/84-13).
Крок 1. Визначаємо стаж роботи, що надає право на відпустку (далі — «відпускний» стаж), у календарних днях без урахування святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП. Не забувайте, що з 2015 року таких днів не 10, а 11 (додався святковий день — 14 жовтня). Що зараховувати до «відпускного» стажу, зазначено у ст. 9 Закону про відпустки, це, зокрема, час:
• фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу);
• коли працівник не працював, але за ним зберігалися місце роботи та зарплата або він отримував соціальну допомогу* (крім дитячої відпустки «до трьох років»).
* До «відпускного» стажу уключають періоди тимчасової непрацездатності та декретну відпустку.
Крок 2. Розраховуємо тривалість відпустки, що припадає на один календарний день «відпускного» стажу (Тк. дн.), за такою формулою:
Тк. дн. = Дв : (К - С),
де Дв — кількість календарних днів відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
К — загальна кількість календарних днів у робочому році, за який надається відпустка (365 календарних днів, а у високосному році — 366);
С — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП в робочому році, за який надається відпустка.
Крок 3. Визначаємо кількість належних працівнику днів щорічної відпустки шляхом множення стажу роботи працівника на цьому підприємстві (у днях) і тривалості відпустки, що припадає на один календарний день «відпускного» стажу (показник Тк. дн.).
Майте на увазі: якщо працівник переведений з іншого підприємства, при цьому на старій роботі не використав щорічні основну та додаткову відпустки (повністю чи частково) і не отримав за них грошову компенсацію, то до «відпускного» стажу на новому підприємстві зараховується час, за який він не використав такі відпустки на попередньому місці роботи.
Нараховуємо відпускні легко та правильно
Для нарахування відпускних розраховують середню заробітну плату згідно з Порядком № 100. Розрахунок відпускних (В) здійснюйте так:
В = Д х ЗПсер,
де Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗПсер — середньоденна зарплата.
У свою чергу, ЗПсер визначайте за формулою:
ЗПсер = В : (Дрп - С - Чн ),
де В — виплати, що включаються до розрахунку відпускних («грязна» сума), нарахованих у розрахунковому періоді (вам допоможе матеріал із «БТ», 2014, № 20, с. 15);
Дрп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за повні 12 відпрацьованих місяців — це 365/366 календарних днів);
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, які припадають на розрахунковий період;
Чн — час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали та за ними не зберігався заробіток або зберігався частково.
Отже, для успішного обчислення суми відпускних* визначте:
* Якщо працівник перебував у відпустці «за свій рахунок», то розрахунок відпускних матиме свої особливості. Не помилитися допоможе стаття «Розрахунок середньої зарплати: як відгукнеться відпустка «за свій рахунок» // «БТ», 2015, № 8, с. 30.
• розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому (див. табл. 2 нижче);
• виплати, нараховані в розрахунковому періоді, які беруть участь у розрахунку середньої зарплати. Про це ми поговоримо на с. 34.
Розрахунковий період — початок початку!
Як визначити розрахунковий період? Читайте в табл. 2.
Таблиця 2. Правила визначення розрахункового періоду
Ситуація | Розрахунковий період(1) | Пояснення |
1 | 2 | 3 |
Працівник відпрацював повний робочий рік | Останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки | Якщо працівник бере щорічну відпустку за попередній період, то розрахунковим періодом все одно будуть 12 календарних місяців, які безпосередньо передують даті надання такої відпустки. Якщо дата початку відпустки припадає на один місяць, а її закінчення — на інший, то розрахунковий період визначається виходячи з 12 календарних місяців роботи, що передують даті початку відпустки |
Приклад. Працівник здійснює трудову діяльність з 2010 року. З 20.04.15 р. йому надано щорічну основну відпустку. Розрахунковим періодом для визначення відпускних є квітень 2014 року — березень 2015 року. | ||
Працівник відпрацював на підприємстві менше робочого року | З 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка | До розрахункового періоду включають фактично відпрацьовані повні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виходу у відпустку. Майте на увазі: якщо працівника прийнято на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем, то такий місяць враховується при визначенні тривалості розрахункового періоду |
Приклад. Трудовий договір з працівником укладений 03.11.14 р. З 18.05.15 р. він бажає скористатися частиною щорічної відпустки. 03.11.14 р. — перший робочий день у листопаді 2014 року, тому цей місяць включаємо до розрахункового періоду. Отже, розрахунковим періодом є 6 місяців: листопад 2014 року — квітень 2015 року. Якщо ж працівник прийнятий, наприклад, з 10.11.14 р., а з 18.05.15 р. іде у відпустку, то тоді розрахунковим періодом будуть 5 місяців: грудень 2014 року — квітень 2015 року. | ||
Працівник не зі своєї вини не мав заробітку в розрахунковому періоді | Умовні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки | Середню зарплату розраховують виходячи з установленого працівнику у трудовому договорі посадового (місячного) окладу |
Приклад. Працівниця підприємства 05.05.15 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З 18.05.15 р. їй надається щорічна відпустка за 2011 — 2012 роки. Протягом 12 календарних місяців, що передували місяцю, в якому працівниця йде в щорічну відпустку, вона не мала заробітку. У зв’язку з цим середня заробітна плата обчислюватиметься виходячи з установленої у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. | ||
(1) Дні, які слід виключити з розрахункового періоду: • святкові та неробочі дні, зазначені у ст. 73 КЗпП; • дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток; • час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6 років — згідно з медвисновком); • час перебування у відпустці «за свій рахунок» як за ст. 25, так і за ст. 26 Закону про відпустки (лист Мінсоцполітики від 26.11.12 р. № 1203/13/84-12 // «БТ», 2013, № 8, с. 10); • робочі дні, протягом яких працівник не працював у зв’язку з переведенням на режим неповного робочого тижня з не залежних від нього причин (див. лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07). Якщо неповний робочий тиждень є ініціативою працівника, то дні, коли він не працює, не виключаються з розрахункового періоду. Не виключають з розрахункового періоду: • дні тимчасової непрацездатності; • дні щорічної відпустки; • дні прогулів і простою з вини працівника; • дні відпустки «за свій рахунок», які перевищують тривалість, установлену ст. 25 і 26 Закону про відпустки; • дні, відпрацьовані в режимі неповного робочого дня. | ||
Не всяка «копійчина» до середньої зарплати потрапляє
Перелік виплат, які беруть участь у розрахунку відпускних, наведений у п. 3 Порядку № 100. А виплати, які не включаються до розрахунку середньої заробітної плати, зазначені в п. 4 цього Порядку. Виплати враховуються в сумі виплат за ті місяці, за які вони нараховані (див. лист Мінсоцполітики від 09.12.2011 р. № 1105/13/81-11). Виняток — премії за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців та інший період, що не перевищує рік. Їх включаємо до заробітку того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю. Зауважте: одноразова винагорода за підсумками роботи за рік і за вислугу років уключається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку за кожний місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.
Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати в тому розмірі, в якому вони нараховані, без вирахування сум ПДФО, ВЗ, ЄСВ у частині утримань, аліментів тощо.
Облікові нюанси
У бухгалтерському обліку нарахування та виплату відпускних відображають на субрахунку 661 «Розрахунки із заробітної плати».
Важливо! Усі підприємства повинні створювати резерв відпусток (свіженьке на цю тему читайте у «БТ», 2015, № 16, с. 20). Використання резерву (нарахування відпускних працівникам) відображають за дебетом субрахунку 471.
Сума відпускних уключається до фонду додаткової зарплати, а тому оподатковується за стандартними зарплатними правилами. Інакше кажучи, із суми відпускних утримуємо ЄСВ, ПДФО та ВЗ, а також нараховуємо ЄСВ. Відпускні враховують при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на застосування ПСП. При цьому перехідні відпускні відносять до місяців, за які вони нараховані. Це потрібно врахувати й у разі надання ПСП, і при порівнянні нарахованої суми зарплати з МЗП (для ЄСВ-цілей). Справляння ПДФО, ВЗ і ЄСВ із суми відпускних показують записом за дебетом субрахунку 661 у кореспонденції з кредитом субрахунків 641 і 651 відповідно.
Що стосується обліку податку на прибуток, то створення резерву відпусток не враховується у вигляді податкових різниць при коригуванні бухгалтерського фінрезультату до оподаткування (п.п. 139.1.1 ПКУ). Детальніше про створення «відпускного» резерву ви можете прочитати у «БТ», 2015, № 16, с. 20.
І насамкінець про найважливіше! Відпускні необхідно виплатити працівнику не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки (лист Мінпраці від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09). Як виняток допускається виплата відпускних в інші строки, якщо щорічна відпустка (її частина) надається у стислі строки (за сімейними обставинами, станом здоров’я тощо) (лист Мінсоцполітики від 05.01.12 р. № 7/13/133-12 // «БТ», 2012, № 23, с. 8).
Приємної всім відпустки!
Документи статті
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
