Механизм заполнения реквизитов и граф Налогового расчета по ф. № 1ДФ описан в разд. III Порядка заполнения и предоставления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом Минфина от 13.01.15 г. № 4 (далее — Порядок № 4).
Руководствуясь им, налоговый агент в табличной части раздела I Налогового расчета указывает по каждому физическому лицу в гр. 3а и 4а суммы начисленных в месяцах отчетного квартала доходов и НДФЛ соответственно.
В гр. 3 следует отразить сумму фактически выплаченных в отчетном квартале доходов физлицам. Причем, если доход в виде зарплаты выплачивается в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то он также отражается как выплаченный в гр. 3 ф. № 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты. Под установленными сроками следует понимать сроки выплаты зарплаты, указанные в ст. 115 КЗоТ.
При своевременной выплате зарплаты порядки заполнения гр. 4 и гр. 3 идентичны. То есть сумма перечисленного налога на доходы (гр. 4) будет равна сумме начисленного налога (гр. 4а).
При формировании строки с военным сбором в разделе II Налогового расчета необходимо применять правила, аналогичные приведенным выше.
Следовательно, в случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты зарплаты будут совпадать:
• значения гр. 3а и 3, а также значения гр. 4а и 4 раздела I Налогового расчета по ф. № 1ДФ;
• значения граф «Загальна сума нарахованого доходу (грн, коп.)» и «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)», а также значения граф «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» «нарахованого», «перерахованого» строки «Військовий збір» раздела II ф. № 1ДФ.
Если зарплата выплачивается несвоевременно либо выплачивается иной, нежели зарплата, доход, информацию об их начислении (выплате) и начислении (выплате) НДФЛ отражайте в ф. № 1ДФ по факту.
Таким образом, если зарплата, начисленная в 4 квартале 2014 года, была выплачена:
• своевременно в установленные сроки, то сумма такой зарплаты, а также НДФЛ и ВС, уплаченные в бюджет при ее выплате в январе 2015 года, в строки Налогового расчета по ф. № 1ДФ за 1 квартал 2015 года попасть не должны;
• несвоевременно, то сумму выплаченного дохода следует отразить в гр. 3 раздела I и в графе «Загальна сума виплаченого доходу (грн, коп.)» строки «Військовий збір» раздела II ф. № 1ДФ за тот отчетный квартал, в котором произошла выплата зарплаты (в нашем случае — в Налоговом расчете за 1 квартал 2015 года). Аналогично отражаются НДФЛ (гр. 4 раздела I) и ВС (графа «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» «перерахованого» строки «Військовий збір» раздела II ф. № 1ДФ).
В частности, в разделе II ф. № 1ДФ за 1 квартал 2015 года нужно отразить сумму перечисленного ВС, который был удержан из зарплаты за декабрь 2014 года.
